Sakskart til møte i Administrasjonsutvalget

Transkript

1 Møteinnkalling Sakskart til møte i Administrasjonsutvalget Møtested: Schweigaards gate 4, Galleriet Møterom: Fylkestingssalen Møtedato: Tid: 09:00 1

2 Saksliste Saksnr PS 1/18 Tittel Reviderte rutiner for håndtering av overtallighet 2

3 Saksfremlegg Dato: Arkivref: /17-1 Saksnr Utvalg Møtedato Administrasjonsutvalget Reviderte rutiner for håndtering av overtallighet Innstilling Reviderte rutiner for håndtering av overtallighet vedtas. Sammendrag Gjeldende rutiner for håndtering av overtallighet ble revidert i Det foreslås endringer i rutiner for håndtering av overtallighet på tre områder: Sentraladministrasjonen endres til fylkesadministrasjonen på grunn av navneendringen. Det foreslås endring i ansiennitetsberegningen i pkt. 3.3 og endring i pkt. 4.4, der det foreslås at det skal stå samtale/intervju der det tidligere bare sto intervju. Saksutredning Bakgrunn og saksopplysninger Utdanningsforbundet tok kontakt med HR i september 2017 for å diskutere status for overtallighet og videre arbeid. På bakgrunn av henvendelsen tok HR kontakt med tillitsvalgte for alle organisasjonene og inviterte til et informasjonsmøte i oktober. I dette møtet ble det nedsatt en arbeidsgruppe med representanter fra organisasjonene og fylkesadministrasjonen for å vurdere eventuelle endringer i rutinene. Det var klart at det var behov for noen redaksjonelle endringer, f.eks. knyttet til navneendring fra sentraladministrasjonen til fylkesadministrasjonen. Det var også et ønske om en endring i pkt. 3.3, fordi første kriterium i gjeldende rutiner står i prosatekst, mens de neste utvalgskriteriene kommer som strekpunkt. Etter ønske fra arbeidstakerorganisasjonene ble ordet intervju erstattet av samtale under pkt Utover dette har arbeidsgruppen hatt en grundig diskusjonen knyttet til om det burde foretas endringer i rutinene slik at utvelgelseskretsen ikke er den enkelte skole/virksomhet, men hele fylkeskommunen. Resultatet ble imidlertid at det ikke ble noen endringer i rutinene knyttet til utvelgelseskrets. 3

4 Forslaget fra arbeidsgruppen ble diskutert med arbeidsgiver, som hadde merknader på to punkter. Arbeidsgiver ønsket at «Samlet tjenestetid i likeartede virksomheter i Akershus fylkeskommune» ble strøket i 3.3. Det første kriteriet i ansiennitetsberegningen ble foreslått å være «Samlet tjenestetid i Akershus fylkeskommune». I pkt. 4.4 ble forslaget om etter samtale med den overtallige endret til eventuelt etter intervju, før den ble lagt fram til drøfting med de hovedtillitsvalgte på drøftingsmøte 13. desember. I drøftingsmøtet med de hovedtillitsvalgte var det ingen kommentarer til ansiennitetsvurderingen, men arbeidsgiver fikk en tydelig tilbakemelding fra alle organisasjonene på at de fremdeles ønsket at samtale skulle erstatte ordet intervju. Etter en vurdering er forslaget på pkt. 4.4 i rutiner for håndtering av overtallighet nå endret til: «Virksomheten skal, eventuelt etter samtale/intervju, gi tilbud om stillingen med mindre vedkommende ikke er kvalifisert.» På den måten ønsker en å vise at en samtale med overtallig om en ledig stilling skiller seg vesentlig fra et intervju i en ansettelsesprosess. Ved overtallighet er spørsmålet om den overtallige har minimumskompetanse, ikke om vedkommende er den best kvalifiserte for en stilling. I de fleste tilfeller vil det være klart før en samtale/intervju at den overtallige har undervisningskompetanse i de aktuelle fagene. I andre tilfeller kan det være mer usikkert om en overtallig har minimumskompetanse. I slike tilfeller kan det være riktigere å kalle det et intervju. Fylkesrådmannens anbefalinger Fylkesrådmannen mener at endringene i rutinene vil kunne bidra til å klargjør prosessen, og anbefaler at administrasjonsutvalget vedtar vedlagte forslag til reviderte retningslinjer for håndtering av overtallighet. Oslo, Tron O. Bamrud fylkesrådmann Saksbehandler: Astrid Næss Kjølholdt Vedlegg 1 Reviderte rutiner for håndtering av overtallighet 2 Rutiner for håndtering av overtallighet

5 Rutiner for håndtering av overtallighet 1. Formål og virkeområde Formålet med disse rutinene er at Akershus fylkeskommune gjennom samarbeid, medbestemmelse og medansvar skal håndtere overtallighet på en måte som ivaretar fylkeskommunens behov for omstilling, hensynet til den enkelte arbeidstaker og hensynet til et godt arbeidsmiljø. Rutinene endrer ikke arbeidsgivers og arbeidstakers rettigheter og plikter i henhold til arbeidsrettens generelle regler. Rutinene gjelder alle virksomheter som er underlagt fylkesrådmannen. Øvrige virksomheter i fylkeskommunen kan slutte seg til rutinene etter avtale med fylkesrådmannen. Rutinene er fastsatt av administrasjonsutvalget etter drøfting med de hovedtillitsvalgte for arbeidstakerorganisasjonene i Akershus fylkeskommune. Rutinene erstatter rutinene fastsatt av administrasjonsutvalget Grunnleggende saksbehandlingsprinsipper 2.1 Arbeidsmiljøutvalgets rolle ved håndtering av overtallighet Arbeidsmiljøutvalgets rolle og generelle oppgaver er fastsatt i arbeidsmiljøloven 7-2. Utvalget skal blant annet behandle «planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, herunder planer om rasjonalisering», jf. 7-2 (2) bokstav d). Dette innebærer at arbeidsmiljøutvalget må forelegges dokumentasjon av overdekning/underdekning av arbeidskraft i virksomheten. Behandlingen må være gjennomført før utvelgelse og identifikasjon av overtallige drøftes med de tillitsvalgte, jf. pkt De tillitsvalgtes rolle ved håndtering av overtallighet Arbeidsgivers plikt til å informere og foreta drøftinger med tillitsvalgte er blant annet nedfelt i arbeidsmiljøloven 8-1 og 8-2 og hovedavtalen del B Drøftingsplikten etter disse bestemmelsene omfatter spørsmål av aktuell og forventet betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold, herunder blant annet - utviklingen i virksomhetens aktiviteter og økonomiske situasjon - bemanningssituasjonen og tiltak som vurderes ved endringer i denne - vesentlig endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold 2.3 Hovedprinsipper for behandling av overtallighet Følgende hovedprinsipper gjelder for behandlingen av saker om overtallighet: - arbeidsgiver skal legge til rette for en åpen og trygg prosess - arbeidsgiver skal legge til rette for at alle relevante omstendigheter blir belyst og tatt hensyn til så tidlig i prosessen som mulig - ingen arbeidstaker skal utsettes for vilkårlig personalbehandling - de tillitsvalgte for alle berørte arbeidstakere skal være involvert - det skal gis god informasjon til berørte arbeidstakere og tillitsvalgte under hele prosessen 5

6 - utvelgelse av overtallige skjer i virksomheten hvor det er overtallighet. Med «virksomhet» menes i disse rutinene den enkelte skole, det enkelte veiledningssenter, det enkelte tannhelsedistrikt, fylkesadministrasjonen eller øvrige enheter som er tilsluttet rutinene. - før noen meldes overtallig, skal det alltid vurderes om overtalligheten kan løses i virksomheten hvor det er overtallighet - omfordeling av arbeidsoppgaver mellom de ansatte skal skje innenfor rammen av arbeidsgivers styringsrett og under hensyn til de kvalifikasjoner som er nødvendige for å utføre arbeidsoppgavene - Arbeidsgiver skal tilstrebe at overtallighet meldes i hele stillinger fremfor at flere arbeidstakere meldes overtallige i deler av sine stillinger - For å søke å unngå overtallighet kan arbeidsgiver tilby en arbeidstaker støtte til kompetansesupplerende tiltak av mindre omfang. 2.4 Dokumentasjon av møter Møteinnkallinger skal være skriftlige, angi hva som skal behandles på møtet og sendes i rimelig tid før møtet finner sted. Ansatte skal informeres om sin rett til å ha med tillitsvalgt eller annen fullmektig. Alle møter skal dokumenteres i et skriftlig referat. Referatet bør dokumentere hovedsynspunkter som har vært tatt opp i møtet. 3. Kriterier for identifikasjon av overtallig 3.1 Utvelgelseskretsen Kretsen av ansatte som den overtallige velges fra (utvelgelseskretsen), består i utgangspunktet av alle ansatte i virksomheten, se pkt. 2.3, siste strekpunkt. Før de ansatte rangeres innbyrdes, jf. pkt. 3.2, kan ansatte holdes utenfor i tråd med pkt og Grupper av ansatte som ikke berøres Hvis en eller flere grupper av ansatte, definert etter arbeidsoppgaver og/eller kompetanse, ikke berøres av overtalligheten, og ingen av de tillitsvalgte bestrider denne vurderingen, kan disse ansatte holdes utenfor uten nærmere rangering. Ved vurderingen må det tas hensyn til muligheten for omfordeling av arbeidsoppgaver, jf. pkt Midlertidig tilsatte Dersom det innen utvelgelseskretsen er arbeidstakere som er tilsatt midlertidig og med avtalt utløpsdato, skal det legges til grunn at disse stillingene utløper til avtalt tid såfremt dette kan tjene til å redusere omfanget av overtalligheten. 3.2 Identifikasjon av overtallig De ansatte i utvelgelseskretsen rangeres etter ansiennitet, se pkt Ansatte som ikke tilfredsstiller lovbestemte kompetansekrav, skal rangeres lavere enn øvrige ansatte. Innbyrdes rangeres også disse etter ansiennitet. Den ansatte som etter dette har lavest ansiennitet, skal identifiseres som overtallig med mindre det foreligger individuelle omstendigheter som nevnt i pkt eller

7 3.2.1 Kompetanse Dersom en arbeidstaker etter arbeidsgivers vurdering av behovet for fagkompetanse ikke kan meldes overtallig uten at det nødvendiggjør ny ansettelse for å erstatte vedkommendes kompetanse, kan denne arbeidstakeren ikke identifiseres som overtallig Individuelle omstendigheter Ekstraordinære helsemessige eller sosiale forhold som gjør at overtallighet vil være særlig byrdefull for en arbeidstaker, skal tas i betraktning og kan føre til at denne arbeidstakeren ikke meldes overtallig, med mindre forhold av denne art gjør seg gjeldende med tilsvarende styrke for den/de andre som risikerer overtallighet i vedkommendes sted. 3.3 Ansiennitetsberegning Ved ansiennitetsberegningen rangeres arbeidstakerne i følgende prioriterte rekkefølge: - samlet tjenestetid i Akershus fylkeskommune - tjenestetid ved den aktuelle virksomheten - total tjenestetid i relevant offentlig eller privat virksomhet - en samlet vurdering av hvem overtalligheten antas å være minst belastende for, med særlig vekt på hver enkelt arbeidstakers potensiale for å få annet arbeid i eller utenfor fylkeskommunen. Tjenestetid for deltidsstillinger under 37,5 % medregnes forholdsmessig. Lov- og tariffavtalefestede permisjoner med og uten lønn regnes med i tjenestetiden. Andre permisjoner medregnes dersom arbeidstakeren hadde hel eller delvis lønn i permisjonstiden. 4. Saksgang 4.1 Drøfting og foreløpig identifikasjon av overtallig Når det er overdekning av ansatte basert på virksomhetens behov for kompetanse, må arbeidsgiver gjennomføre drøfting med de tillitsvalgte for arbeidstakerne i utvelgelseskretsen. Følgende forhold er gjenstand for drøfting: - hvilke funksjoner som berøres - hvordan utvelgelseskretsen er definert - hvilke arbeidstakere virksomheten har innen utvelgelseskretsen - alle kjente forhold som kan ha betydning for identifiseringen av overtallige - forslag til konkret identifisering av overtallige - forslag til eventuelle tiltak for å løse overtalligheten ved egen virksomhet - om saken er godt nok belyst, og om den er blitt behandlet etter de rutiner og prinsipper som gjelder 7

8 Hvis det oppstår uenighet i drøftingsmøtet, kan lokal tillitsvalgt varsle at saken blir tatt opp med hovedtillitsvalgt. Dersom hovedtillitsvalgt finner grunn til å ta opp spørsmålet med fylkesrådmannen, må arbeidsgiver informeres, og partene må snarest mulig drøfte saken på fylkeskommunalt nivå. 4.2 Møte med arbeidstakeren Arbeidsgiver skal avholde møte med den arbeidstakeren som er identifisert som overtallig. Hensikten med møtet er - å kvalitetssikre informasjonen om de forhold som er lagt til grunn ved identifiseringen - å undersøke om den ansatte påberoper seg andre forhold som kan tillegges vekt. Den ansatte bør uttrykkelig spørres om det er særlige helsemessige/sosiale forhold som bør tillegges vekt ved identifiseringen, jf. pkt å drøfte eventuelle tiltak som kan løse overtalligheten innen egen virksomhet - å fylle ut kompetansekartleggingsskjema Den ansatte skal informeres om sin rett til å ha med tillitsvalgt eller annen fullmektig i møtet, og det skal føres referat fra møtet, se pkt Dersom det i møtet kommer frem nye opplysninger av mulig betydning for identifiseringen av overtallig, bør arbeidsgiver søke å avklare sakens fakta gjennom ytterligere drøfting med tillitsvalgte, jf. pkt. 4.1, og evt. møter med ansatte som risikerer overtallighet i vedkommendes sted, jf. pkt Arbeidsgiver tar deretter stilling til om identifiseringen skal opprettholdes eller om en annen skal identifiseres som overtallig. 4.3 Melding om overtallige til fylkesadministrasjonen Eventuell beslutning om å gi melding om overtallige til fylkesadministrasjonen, treffes av arbeidsgiver når saksbehandlingen i forhold til de berørte arbeidstakerne og deres tillitsvalgte er gjennomført, og det ikke er mulig å løse overtalligheten innenfor rammen av virksomheten. Når arbeidsgiver beslutter at en ansatt meldes overtallig til fylkesadministrasjonen, skal den ansatte informeres skriftlig om beslutningen og om hva den innebærer, kontaktperson i fylkesadministrasjonen og hvilke rettigheter den ansatte har som overtallig. Meldingen til fylkesadministrasjonen skal inneholde en kort oppsummering av grunnlaget for at vedkommende er overtallig. Følgende dokumenter skal vedlegges: - sakspapirer og vedtak fra arbeidsmiljøutvalget, jf. pkt referat fra drøftingsmøtet med de tillitsvalgte, jf. pkt referat fra møtet med arbeidstaker, jf. pkt kompetansekartleggingsskjema - annen dokumentasjon i saken Dersom det er vesentlige mangler ved dokumentasjonen, saksbehandlingen eller de vurderingene som er gjort, kan fylkesadministrasjonen returnere overtallighetssaken til virksomheten for ytterligere behandling. 8

9 4.4 Kobling av overtallige til ledige stillinger Alle ledige stillinger med varighet ut over seks måneder skal meldes til fylkesadministrasjonen. Innen åtte dager fra fylkesadministrasjonen har mottatt melding om en ledig stilling, skal fylkesadministrasjonen gi virksomheten en oversikt over aktuelle overtallige med dokumentasjon av utdanning og praksis. Virksomheten skal, eventuelt etter samtale/intervju, gi tilbud om stillingen med mindre vedkommende ikke er kvalifisert. Ved konkurranse mellom flere overtallige er ansiennitet avgjørende for hvem som får tilbud om stillingen, jf. pkt Dersom det ikke er overtallige som er aktuelle for stillingen, skal fylkesadministrasjonen gi virksomheten beskjed om at stillingen kan kunngjøres. Lederstillinger skal likevel som hovedregel besettes etter offentlig kunngjøring og konkurranse mellom søkerne. Tilbud om ledig stilling gis skriftlig med sju dagers frist for aksept. Dersom den overtallige ikke besvarer henvendelsen, anses tilbudet som avslått. Virksomheten skal gi fylkesadministrasjonen tilbakemelding om resultatet av behandlingen. Tilbakemeldingen skal omfatte - kopi av tilbudsbrev - kopi av aksept eller avslag på tilbud om ledig stilling - skriftlig redegjørelse for hvorfor den overtallige evt. ikke ble ansett kvalifisert for stillingen. Ledige stillinger som ikke er besatt ved omplassering av overtallige, frigis ikke for kunngjøring før fylkesadministrasjonen har mottatt virksomhetens tilbakemelding og bestemt at stillingen kan kunngjøres. 4.5 Midlertidig omplassering Arbeidstaker som mottar tilbud om en midlertidig stilling i en annen virksomhet i fylkeskommunen, regnes ikke lenger som overtallig og har permisjon fra sitt faste arbeidsforhold inntil den midlertidige stillingen utløper. Når permisjonen utløper, tilbakeføres arbeidsgiveransvaret til den virksomheten hvor vedkommende har sitt faste arbeidsforhold. 4.6 Oppsigelse Når det er gått tre måneder etter at det ble gitt melding om en overtallig til fylkesadministrasjonen, skal oppsigelse normalt vurderes. Oppsigelse kan vurderes tidligere dersom den overtallige avslår tilbud om en ledig stilling eller ikke medvirker til prosessen med å finne annen stilling i fylkeskommunen. Fylkesadministrasjonen har ansvar for å koble arbeidstakeren til ledige stillinger også i oppsigelsestiden. Beslutning om oppsigelse treffes av den fylkesdirektøren som har ansvar for virksomheten, etter saksbehandling i tråd med arbeidsmiljølovens regler. Dersom fylkesrådmannen ikke treffer beslutning om oppsigelse, skal saken normalt sendes tilbake til virksomheten for fornyet vurdering. 9

10 5. Arbeidsgiverfunksjonen Virksomheten ivaretar arbeidsgiverfunksjonen, dvs. arbeidsgivers plikter og rettigheter, også når den ansatte er meldt overtallig til fylkesadministrasjonen. Hvis den ansatte fortsatt er overtallig åtte måneder etter at virksomheten har meldt vedkommende overtallig, jf. pkt. 4.3, dekker fylkesadministrasjonen lønnsutgiftene. 10

11 Rutiner for håndtering av overtallighet 1. Formål og virkeområde Formålet med disse rutinene er at Akershus fylkeskommune gjennom samarbeid, medbestemmelse og medansvar skal håndtere overtallighet på en måte som ivaretar fylkeskommunens behov for omstilling, hensynet til den enkelte arbeidstaker og hensynet til et godt arbeidsmiljø. Rutinene endrer ikke arbeidsgivers og arbeidstakers rettigheter og plikter i henhold til arbeidsrettens generelle regler. Rutinene gjelder alle virksomheter som er underlagt fylkesrådmannen. Øvrige virksomheter i fylkeskommunen kan slutte seg til rutinene etter avtale med fylkesrådmannen. Rutinene er fastsatt av administrasjonsutvalget etter drøfting med de hovedtillitsvalgte for arbeidstakerorganisasjonene i Akershus fylkeskommune. Rutinene erstatter de tidligere Prinsipper for å håndtere overtallighet med vedlegg og Retningslinjer for stillingspoolen. 2. Grunnleggende saksbehandlingsprinsipper 2.1 Arbeidsmiljøutvalgets rolle ved håndtering av overtallighet Arbeidsmiljøutvalgets rolle og generelle oppgaver er fastsatt i arbeidsmiljøloven 7-2. Utvalget skal blant annet behandle «planer som kan få vesentlig betydning for arbeidsmiljøet, herunder planer om rasjonalisering», jf. 7-2 (2) bokstav d). Dette innebærer at arbeidsmiljøutvalget må forelegges dokumentasjon av overdekning/underdekning av arbeidskraft i virksomheten. Behandlingen må være gjennomført før utvelgelse og identifikasjon av overtallige drøftes med de tillitsvalgte, jf. pkt De tillitsvalgtes rolle ved håndtering av overtallighet Arbeidsgivers plikt til å informere og foreta drøftinger med tillitsvalgte er blant annet nedfelt i arbeidsmiljøloven 8-1 og 8-2 og hovedavtalen del B Drøftingsplikten etter disse bestemmelsene omfatter spørsmål av aktuell og forventet betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold, herunder blant annet - utviklingen i virksomhetens aktiviteter og økonomiske situasjon - bemanningssituasjonen og tiltak som vurderes ved endringer i denne - vesentlig endring i arbeidsorganisering eller ansettelsesforhold 2.3 Hovedprinsipper for behandling av overtallighet Følgende hovedprinsipper gjelder for behandlingen av saker om overtallighet: - arbeidsgiver skal legge til rette for en åpen og trygg prosess 11

12 - arbeidsgiver skal legge til rette for at alle relevante omstendigheter blir belyst og tatt hensyn til så tidlig i prosessen som mulig - ingen arbeidstaker skal utsettes for vilkårlig personalbehandling - de tillitsvalgte for alle berørte arbeidstakere skal være involvert - det skal gis god informasjon til berørte arbeidstakere og tillitsvalgte under hele prosessen - utvelgelse av overtallige skjer i virksomheten hvor det er overtallighet. Med «virksomhet» menes i disse rutinene den enkelte skole, det enkelte veiledningssenter, det enkelte tannhelsedistrikt, sentraladministrasjonen eller øvrige enheter som er tilsluttet rutinene. - før noen meldes overtallig, skal det alltid vurderes om overtalligheten kan løses i virksomheten hvor det er overtallighet - omfordeling av arbeidsoppgaver mellom de ansatte skal skje innenfor rammen av arbeidsgivers styringsrett og under hensyn til de kvalifikasjoner som er nødvendige for å utføre arbeidsoppgavene - Arbeidsgiver skal tilstrebe at overtallighet meldes i hele stillinger fremfor at flere arbeidstakere meldes overtallige i deler av sine stillinger - For å søke å unngå overtallighet kan arbeidsgiver tilby en arbeidstaker støtte til kompetansesupplerende tiltak av mindre omfang. 2.4 Dokumentasjon av møter Møteinnkallinger skal være skriftlige, angi hva som skal behandles på møtet og sendes i rimelig tid før møtet finner sted. Ansatte skal informeres om sin rett til å ha med tillitsvalgt eller annen fullmektig. Alle møter skal dokumenteres i et skriftlig referat. Referatet bør dokumentere hovedsynspunkter som har vært tatt opp i møtet. 3. Kriterier for identifikasjon av overtallig 3.1 Utvelgelseskretsen Kretsen av ansatte som den overtallige velges fra (utvelgelseskretsen), består i utgangspunktet av alle ansatte i virksomheten, se pkt. 2.3, siste strekpunkt. Før de ansatte rangeres innbyrdes, jf. pkt. 3.2, kan ansatte holdes utenfor i tråd med pkt og Grupper av ansatte som ikke berøres Hvis en eller flere grupper av ansatte, definert etter arbeidsoppgaver og/eller kompetanse, ikke berøres av overtalligheten, og ingen av de tillitsvalgte bestrider denne vurderingen, kan disse ansatte holdes utenfor uten nærmere rangering. Ved vurderingen må det tas hensyn til muligheten for omfordeling av arbeidsoppgaver, jf. pkt Midlertidig tilsatte Dersom det innen utvelgelseskretsen er arbeidstakere som er tilsatt midlertidig og med avtalt utløpsdato, skal det legges til grunn at disse stillingene utløper til avtalt tid såfremt dette kan tjene til å redusere omfanget av overtalligheten. 12

13 3.2 Identifikasjon av overtallig De ansatte i utvelgelseskretsen rangeres etter ansiennitet, se pkt Ansatte som ikke tilfredsstiller lovbestemte kompetansekrav, skal rangeres lavere enn øvrige ansatte. Innbyrdes rangeres også disse etter ansiennitet. Den ansatte som etter dette har lavest ansiennitet, skal identifiseres som overtallig med mindre det foreligger individuelle omstendigheter som nevnt i pkt eller Kompetanse Dersom en arbeidstaker etter arbeidsgivers vurdering av behovet for fagkompetanse ikke kan meldes overtallig uten at det nødvendiggjør ny ansettelse for å erstatte vedkommendes kompetanse, kan denne arbeidstakeren ikke identifiseres som overtallig Individuelle omstendigheter Ekstraordinære helsemessige eller sosiale forhold som gjør at overtallighet vil være særlig byrdefull for en arbeidstaker, skal tas i betraktning og kan føre til at denne arbeidstakeren ikke meldes overtallig, med mindre forhold av denne art gjør seg gjeldende med tilsvarende styrke for den/de andre som risikerer overtallighet i vedkommendes sted. 3.3 Ansiennitetsberegning Ved ansiennitetsberegningen rangeres arbeidstakerne etter sin samlede tjenestetid i likeartede virksomheter i Akershus fylkeskommune. Dersom flere arbeidstakere stiller likt ved en slik rangering, skal disse rangeres innbyrdes etter nedenstående kriterier, i prioritert rekkefølge: - tjenestetid ved den aktuelle virksomheten - total tjenestetid i Akershus fylkeskommune - total tjenestetid i relevant offentlig eller privat virksomhet - en samlet vurdering av hvem overtalligheten antas å være minst belastende for, med særlig vekt på hver enkelt arbeidstakers potensiale for å få annet arbeid i eller utenfor fylkeskommunen. Tjenestetid for deltidsstillinger under 37,5 % medregnes forholdsmessig. Lov- og tariffavtalefestede permisjoner med og uten lønn regnes med i tjenestetiden. Andre permisjoner medregnes dersom arbeidstakeren hadde hel eller delvis lønn i permisjonstiden. 4. Saksgang 4.1 Drøfting og foreløpig identifikasjon av overtallig Når det er overdekning av ansatte basert på virksomhetens behov for kompetanse, må arbeidsgiver gjennomføre drøfting med de tillitsvalgte for arbeidstakerne i utvelgelseskretsen. Følgende forhold er gjenstand for drøfting: - hvilke funksjoner som berøres - hvordan utvelgelseskretsen er definert - hvilke arbeidstakere virksomheten har innen utvelgelseskretsen - alle kjente forhold som kan ha betydning for identifiseringen av overtallige - forslag til konkret identifisering av overtallige 13

14 - forslag til eventuelle tiltak for å løse overtalligheten ved egen virksomhet - om saken er godt nok belyst, og om den er blitt behandlet etter de rutiner og prinsipper som gjelder Hvis det oppstår uenighet i drøftingsmøtet, kan lokal tillitsvalgt varsle at saken blir tatt opp med hovedtillitsvalgt. Dersom hovedtillitsvalgt finner grunn til å ta opp spørsmålet med fylkesrådmannen, må arbeidsgiver informeres, og partene må snarest mulig drøfte saken på fylkeskommunalt nivå. 4.2 Møte med arbeidstakeren Arbeidsgiver skal avholde møte med den arbeidstakeren som er identifisert som overtallig. Hensikten med møtet er - å kvalitetssikre informasjonen om de forhold som er lagt til grunn ved identifiseringen - å undersøke om den ansatte påberoper seg andre forhold som kan tillegges vekt. Den ansatte bør uttrykkelig spørres om det er særlige helsemessige/sosiale forhold som bør tillegges vekt ved identifiseringen, jf. pkt å drøfte eventuelle tiltak som kan løse overtalligheten innen egen virksomhet - å fylle ut kompetansekartleggingsskjema Den ansatte skal informeres om sin rett til å ha med tillitsvalgt eller annen fullmektig i møtet, og det skal føres referat fra møtet, se pkt Dersom det i møtet kommer frem nye opplysninger av mulig betydning for identifiseringen av overtallig, bør arbeidsgiver søke å avklare sakens fakta gjennom ytterligere drøfting med tillitsvalgte, jf. pkt. 4.1, og evt. møter med ansatte som risikerer overtallighet i vedkommendes sted, jf. pkt Arbeidsgiver tar deretter stilling til om identifiseringen skal opprettholdes eller om en annen skal identifiseres som overtallig. 4.3 Melding om overtallige til sentraladministrasjonen Eventuell beslutning om å gi melding om overtallige til sentraladministrasjonen, treffes av arbeidsgiver når saksbehandlingen i forhold til de berørte arbeidstakerne og deres tillitsvalgte er gjennomført, og det ikke er mulig å løse overtalligheten innenfor rammen av virksomheten. Når arbeidsgiver beslutter at en ansatt meldes overtallig til sentraladministrasjonen, skal den ansatte informeres skriftlig om beslutningen og om hva den innebærer, kontaktperson i sentraladministrasjonen og hvilke rettigheter den ansatte har som overtallig. Meldingen til sentraladministrasjonen skal inneholde en kort oppsummering av grunnlaget for at vedkommende er overtallig. Følgende dokumenter skal vedlegges: - sakspapirer og vedtak fra arbeidsmiljøutvalget, jf. pkt referat fra drøftingsmøtet med de tillitsvalgte, jf. pkt referat fra møtet med arbeidstaker, jf. pkt kompetansekartleggingsskjema - annen dokumentasjon i saken Dersom det er vesentlige mangler ved dokumentasjonen, saksbehandlingen eller de vurderingene som er gjort, kan sentraladministrasjonen returnere overtallighetssaken til virksomheten for ytterligere behandling. 14

15 4.4 Kobling av overtallige til ledige stillinger Alle ledige stillinger med varighet ut over seks måneder skal meldes til sentraladministrasjonen. Innen åtte dager fra sentraladministrasjonen har mottatt melding om en ledig stilling, skal sentraladministrasjonen gi virksomheten en oversikt over aktuelle overtallige med dokumentasjon av utdanning og praksis. Virksomheten skal, eventuelt etter intervju, gi den overtallige tilbud om stillingen med mindre vedkommende ikke er kvalifisert. Ved konkurranse mellom flere overtallige er ansiennitet avgjørende for hvem som får tilbud om stillingen, jf. pkt Dersom det ikke er overtallige som er aktuelle for stillingen, skal sentraladministrasjonen gi virksomheten beskjed om at stillingen kan kunngjøres. Lederstillinger skal likevel som hovedregel besettes etter offentlig kunngjøring og konkurranse mellom søkerne. Tilbud om ledig stilling gis skriftlig med sju dagers frist for aksept. Dersom den overtallige ikke besvarer henvendelsen, anses tilbudet som avslått. Virksomheten skal gi sentraladministrasjonen tilbakemelding om resultatet av behandlingen. Tilbakemeldingen skal omfatte - kopi av tilbudsbrev - kopi av aksept eller avslag på tilbud om ledig stilling - skriftlig redegjørelse for hvorfor den overtallige evt. ikke ble ansett kvalifisert for stillingen. Ledige stillinger som ikke er besatt ved omplassering av overtallige, frigis ikke for kunngjøring før sentraladministrasjonen har mottatt virksomhetens tilbakemelding og bestemt at stillingen kan kunngjøres. 4.5 Midlertidig omplassering Arbeidstaker som mottar tilbud om en midlertidig stilling i en annen virksomhet i fylkeskommunen, regnes ikke lenger som overtallig og har permisjon fra sitt faste arbeidsforhold inntil den midlertidige stillingen utløper. Når permisjonen utløper, tilbakeføres arbeidsgiveransvaret til den virksomheten hvor vedkommende har sitt faste arbeidsforhold. 4.6 Oppsigelse Når det er gått tre måneder etter at det ble gitt melding om en overtallig til sentraladministrasjonen, skal oppsigelse normalt vurderes. Oppsigelse kan vurderes tidligere dersom den overtallige avslår tilbud om en ledig stilling eller ikke medvirker til prosessen med å finne annen stilling i fylkeskommunen. Sentraladministrasjonen har ansvar for å koble arbeidstakeren til ledige stillinger også i oppsigelsestiden. Beslutning om oppsigelse treffes av den fylkesdirektøren som har ansvar for virksomheten, etter saksbehandling i tråd med arbeidsmiljølovens regler. Dersom fylkesrådmannen ikke treffer beslutning om oppsigelse, skal saken normalt sendes tilbake til virksomheten for fornyet vurdering. 15

16 5. Arbeidsgiverfunksjonen Virksomheten ivaretar arbeidsgiverfunksjonen, dvs. arbeidsgivers plikter og rettigheter, også når den ansatte er meldt overtallig til sentraladministrasjonen. Hvis den ansatte fortsatt er overtallig åtte måneder etter at virksomheten har meldt vedkommende overtallig, jf. pkt. 4.3, dekker sentraladministrasjonen lønnsutgiftene. 16