NAV i nye Sandefjord - Informasjonsskriv nr

Transkript

1 NAV i nye Sandefjord - Informasjonsskriv nr Kjære kollegaer i nye NAV Sandefjord! Mange av oss er involvert i mange grupper og prosesser knyttet til nytt NAV kontor. Samtidig er det også mange som ikke direkte er deltakende ved å sitte i en arbeidsgruppe eller utvalg. Allikevel er vi alle i like stor grad berørt av kommunesammenslåingen og etablering av et nytt NAV kontor i nye Sandefjord kommune. Det er mye som kan informeres om og vi forsøker å legge all relevant dokumentasjon på fellesområdet. I dette informasjonsskrivet refereres informasjon som er viktig for alle. I dette informasjonsskrivet vil du finne informasjon om: Prosess knyttet til organisering av det nye NAV kontoret Innplassering av ledere og medarbeidere Kartleggingssamtaler Ønsker om andre arbeidssteder Arbeidsgruppene Lokaler Felles arrangementer Jeg oppfordrer alle til å ta kontakt med prosjektleder, tillitsvalgte eller nærmeste leder med spørsmål og innspill i prosessen. Henning F. Johansen Prosjektleder, nye NAV Sandefjord

2 Dokument Innplassering av ansatte i nye NAV Sandefjord Det er utarbeidet et dokument som beskriver personalløpet for ansatte i nye NAV Sandefjord. Dokumentet bygger på de sentrale avtaler som er gjeldende for både statlig og kommunalt ansatte. Dokumentet er godkjent av ny rådmann og fylkesdirektør i NAV. De lokale MBA har drøftet dokumentet og dokumentet skal behandles i fylkets MBA 27. september. Dokumentet som beskriver prosessen knyttet til innplassering av medarbeidere og ledere er lagt ut på fellesområdet for nye NAV Sandefjord og kan leses der. Som tillegg til dokumentet er det laget en aktivitetsoversikt. Dette er en plan for gjennomføring og det er viktig å merke seg at datoer kan bli endret. Det kan også komme endringer i selve dokumentet etter behandling i medbestemmelsesapparat. Dokumentene finnes her: F:\F0706\Felles Filer\Nye NAV Sandefjord\Personalløp Prosess knyttet til organisering av det nye NAV kontoret Den 22/8 ble det gjennomført workshop med organisering som tema. Ledere og tillitsvalgte i NAV SAS var invitert og det ble jobbet i grupper. Intensjonen med workshopen var å få innspill på hva ledere og medarbeidere mener er viktig når organisering skal velges. Oppsummering fra dagen samt presentasjoner som ble vist ligger på fellesområdet her: F:\F0706\Felles Filer\Nye NAV Sandefjord\Workshop Arbeidsgruppene hadde frist til 14. september med å levere sine arbeider og anbefalinger. Den 22. september er det prosjektgruppemøte i Sandefjord hvor gruppene legger frem sine anbefalinger for det enkelte området. Når det skal velges en organisasjonsmodell vil disse anbefalingene være svært viktige innspill. Innspillene fra gruppene bygger på lang erfaring fra alle de tre kontorene. Det er ikke sikkert innspillene fra gruppene er entydige og det ville derfor ikke være mulig å lage en organisering utelukkende ut fra innspillene, fordi det kan være motstridende prinsipper som er lagt til grunn. Allikevel håper jeg at alle som har jobbet i grupper opplever at det som er jobbet frem er gjenkjennbart i en endelig organisasjonsmodell. Beslutninger fra politisk og administrativ ledelse, økonomi, antall ledere osv. er rammer som selvsagt også vil påvirke organisasjonsmodellen. Forslag til organisasjonsmodell skal utarbeides av prosjektleder. Forslaget skal behandles i de lokale MBA før det skal sendes fylkets MBA innen 30. september. Fylkets MBA behandler forslag til organisasjonsmodell den 11. oktober. Forslaget besluttes endelig av styringsgruppa bestående av ny rådmann, fylkesdirektør i NAV og kommunalsjef HSO. Dette innebærer at organisasjonsmodell tidligst vil kunne være endelig klart midt i oktober. Dersom det er behov for ytterligere drøftinger vil dette selvsagt forsinke prosessen.

3 Innplassering av ledere og medarbeidere i nytt NAV kontor Innplassering kan først skje når en organisering er på plass. Forutsatt at organiseringen er klar skal ledere være innplassert innen 21. oktober. Det er ledere i faste stillinger som innplasseres. Det er ikke endelig avklart hvordan det rekrutteres til eventuelle ledige lederstillinger. Dette vil prosjektleder drøfte med styringsgruppa og komme tilbake til. Innplassering av medarbeidere må skje etter at ledere er innplassert. Prosjektleder vil samarbeide med ledere om en bemanningsplan slik at alle medarbeidere er innplassert i ny organisering innen 4. november. Fra organisering er besluttet frem til alle er innplassert er det korte frister og det får konsekvenser dersom det blir forsinkelser. Det er kort tid fra alle medarbeidere er innplassert og til fysisk flytting skal skje 9. desember. Kartleggingssamtaler Selv om dokumentet som beskriver personalløpet ikke er endelig besluttet startes det i disse dager med kartleggingssamtaler. Dette er nødvendig for å nå de milepæler som er satt. Medlemmer i fylkets MBA er orientert om at gjennomføring av kartleggingssamtaler startes. Prosjektleder gjennomfører kartleggingssamtaler med alle nåværende ledere i uke 37 og 38. Alle medarbeidere skal gjennomføre kartleggingssamtaler med sin nåværende leder. Det vil være ulikt når den enkelte leder har mulighet til å gjennomføre samtalene men alle samtaler skal være gjennomført innen 21. oktober. Utgangspunktet for samtalen er et kartleggingsskjema. Skjemaet skal være utfylt og underskrevet når samtalen er gjennomført og det kan derfor være en fordel at den enkelte ser gjennom skjemaet, tenker gjennom temaene og helst også starter utfyllingen av skjemaet før samtalen. Skjemaet har et punkt for «kompetanse». Her er det ikke meningen at du skal fylle inn en «CV». Før opp viktig formell kompetanse og beskriv øvrig nøkkelkompetanse du innehar som er relevant for arbeidet. Ansatte har rett til å la seg bistå i samtalen av tillitsvalgt eller annen person. Det er den ansatte selv som eventuelt avtaler dette. Skjema for kartleggingssamtale sendes av den enkelte leder men finnes også på fellesområdet: F:\F0706\Felles Filer\Nye NAV Sandefjord\Personalløp Ønske om annet arbeidssted Det er tidligere sendt ut informasjon om kartlegging av ansatte som ønsker å bli overført Tønsberg relatert til andelen som utgjør Vear. Tre statlige medarbeidere har meldt seg i tillegg til en

4 kommunal. Knyttet til statlige medarbeidere som ønsker seg overført er det foreløpig ikke besluttet omfang og kriterier for utvelgelse. De involverte vil få beskjed så snart det er klart. Øvrige seksjoner i nye Sandefjord kommune er i samme prosess som NAV. De fleste seksjoner er kommet lenger enn NAV og har et organisasjonskart klart. Det er mulig for kommunale medarbeidere i NAV å melde seg dersom man ønsker å bli vurdert for oppgaver i andre seksjoner. Dersom noen ønsker dette må det tas kontakt med prosjektleder. Det er prosjektleder for NAV i samråd med prosjektleder i aktuell seksjon som vurderer om den ansatte er relevant kvalifisert og kan få en kartleggingssamtale. Eventuell interesse må meldes prosjektleder svært snarlig da øvrige seksjoner er i prosess med innplassering. Organisering av øvrige seksjoner i kommunalområde Helse- sosial og omsorg Organisering av øvrige seksjoner er drøftet med tillitsvalgte og besluttet. Det er lagt ut referat fra dette på fellesområdet, her: F:\F0706\Felles Filer\Nye NAV Sandefjord\Informasjon\Informasjon - øvrige seksjoner og etater Arbeidsgruppene Arbeidsgruppene hadde frist til 14. september for å levere sine arbeider og anbefalinger. Den enkelte gruppa har lagt inn dette på fellesområdet og det oppfordres til å gå inn og sette seg inn i det som er jobbet med. Den 22. september skal gruppene legge frem sitt arbeid i prosjektgruppemøtet. Anbefalingene fra gruppene vil være vurderingsgrunnlag når organisering skal velges og det vil også være grunnlag for å jobbe videre med i den nye organisasjonen på de områder det passer med besluttet organisering. NAV tjenester i Stokke og Andebu I styringsgruppemøte 22. august ble mandatet til gruppe 13 «kommunale NAV tjenester i Stokke og Andebu» drøftet på ønske fra styringsgruppa. Det ble besluttet å se «NAV tjenester» i en større sammenheng enn kun kommunale og prosjektleder ble bedt om å sette arbeidsgruppa på vent. Prosjektleder ble gitt i oppdrag å lage et notat til neste styringsgruppemøte som gir rammer for hvordan NAV tjenester kan leveres i Stokke og Andebu uavhengig av statlig og kommunale og i tråd med kanalstrategien. I ettertid har prosjektleder hatt møte med Lars Petter Kjær som skal lede prosessen knyttet til servicetorgene. Det kom frem at det foreløpig ikke er definert rammer for utformingen eller hvordan tjenestene og innholdet i servicetorgene skal være. Det er derfor vanskelig også for NAV å være konkrete på dette tidspunktet i forhold til hva og hvordan NAV tjenester i servicetorgene skal være.

5 Det etableres en prosjektgruppe bredt sammensatt av involverte tjenesteområder som ledes av Kjær. NAV er oppfordret til å stille med representant som har god kompetanse og erfaring med veiledningssenter og selvbetjeningsløsninger i NAV slik at prosjektet kan dra nytte av erfaringer gjort i NAV. Det skal også etableres en referansegruppe som er bredt sammensatt av brukere av ulike kommunale tjenester. Oppsummert er det altså mye som er uklart knyttet til servicetorg og NAV tjenester. Det må mer konkrete rammer på plass før vi kan jobbe videre med innholdet NAV skal levere. Det er beklagelig at arbeidsgruppa knyttet til «kommunale NAV tjenester i Stokke og Andebu» måtte settes på vent men jeg ber om forståelse for at det ville være unyttig bruk av gruppas tid å jobbe videre med noe som ikke blir relevant. Prosjektleder kommer tilbake med mer informasjon når det er noe å melde om knyttet til servicetorg og NAV funksjoner. Planlagte felles arrangement 12. oktober Den 12. oktober er alle ansatte innkalt til felles arrangement fra kl hvor det blir informasjon fra ny rådmann, fylkesdirektør og prosjektleder. Etter det formelle programmet inviteres alle medarbeidere i nye NAV Sandefjord til et sosialt arrangement. Kulturgruppa er utfordret på å lage det uformelle programmet og rammer for at det skal bli en hyggelig kveld for alle. Både den formelle delen fra og det påfølgende sosiale arrangementet vil bli gjennomført i lokalene til nye NAV Sandefjord. Kontorene stenger tidligere denne dagen slik at alle vil ha mulighet til å delta. Mer informasjon om innhold og påmelding kommer. Felles julebord Det blir felles julebord 2. desember. Det nedsettes julebordkomité med ansatte fra de tre kontorene. Lokaler Som kjent utvides lokalene NAV Sandefjord i dag disponerer med 130 kvadratmeter som vil gi 13 kontorplasser. Videre vil et areal i dagens veiledningssenter gjøres om til et kontorlandskap med 6 plasser. I tillegg til dette er 3. etasje i bygget gjennomgått og det er bestilt noen bygningsmessige

6 endringer. Dette gjør at de to største kontorene hvor det i dag sitter 2 personer i hvert utvides ved å flytte vegger slik at hvert av kontorene kan romme 4-5 plasser.