NAV i nye Sandefjord - Informasjonsskriv nr

Transkript

1 NAV i nye Sandefjord - Informasjonsskriv nr Kjære kollegaer i nye NAV Sandefjord! Prosessen med å etablere vårt nye NAV-kontor går fremover, og de siste to ukene har vi nådd mange viktige milepæler i prosjektet. Kartleggingssamtaler med alle medarbeidere er gjennomført. Organisasjonskartet og de overordnede prinsippene for organisering ble endelig besluttet i fylkets medbestemmelsesapparat den 18. oktober og innplassering av ledere er i gang. I dette informasjonsskrivet vil du finne mer informasjon om: Organisering av nye NAV Sandefjord Innplassering av ledere og medarbeidere Kartleggingssamtaler NAV tjenester i Stokke og Andebu Medbestemmelse i nye NAV Sandefjord IKT Felles arrangementer Jeg oppfordrer alle til å ta kontakt med prosjektleder, tillitsvalgte eller nærmeste leder med spørsmål og innspill i prosessen. Henning F. Johansen Prosjektleder, nye NAV Sandefjord

2 KICK - OFF 12. oktober Den 12. oktober gjennomførte vi den første offisielle samlingen med alle medarbeidere fra Andebu, Stokke og Sandefjord. Ettermiddagen inneholdt både retningsgivende innlegg fra våre oppdragsgivere, brukerhistorier, informasjon fra prosjektet og sosial hygge for alle medarbeidere. Middag ble servert til alle medarbeidere og etter middagen var det rebusløp for å bli kjent med både hverandre og lokalene til nye NAV Sandefjord. Mange medarbeidere har uttalt at dagen var viktig for felleskap i det nye kontoret og for å bli kjent med nye kolleger. Arrangementet resulterte i flotte oppslag i Sandefjord Blad og på Navet. mensl%c3%a5ing/nye+sandefjord/f%c3%b8rpremiere-p%c3%a5-nye-nav-sandefjord Organisering Organisasjonskartet og de overordnede prinsippene for organisering av nye NAV Sandefjord er besluttet etter behandling i kommunalt medbestemmelsesutvalg (kommunale hovedtillitsvalgte) og fylkets medbestemmelsesapparat. De tillitsvalgte har vært positive til både forslaget og prosessen og har ikke hatt store innsigelser. Følgende modell er valgt blant annet fordi den ansees som effektiv ut fra et ledelses-, medarbeider- og brukerperspektiv. Besluttet modell skal legge til rette for korte beslutningslinjer og nødvendig styring og ledelse i henhold til forventninger fra

3 oppdragsgiver. Det var viktig å lage en organisasjon med operative ledere og begrenset lederspenn for å oppnå ønsket utvikling. Organisasjonsmodellen skal legge til rette for helhetlig oppfølging av brukerne og preges av et tydelig arbeidsfokus. Modellen skisserer de overordnede prinsippene for nye NAV Sandefjord. Det er fremdeles mye som skal på plass i de ulike avdelingene knyttet til gråsoner/rutiner/samhandling med mer, men organisasjonskartet er rammeverket og førende for det videre arbeidet. Mer informasjon om organisering av det nye NAV kontoret finner du på: F:\F0706\Felles Filer\Nye NAV Sandefjord\Organisering Medbestemmelse i nye NAV Sandefjord Når det nye Nav kontoret opprettes skal det også opprettes et nytt MBA. Dette vil bli gjort på følgende måte; Det vil bli sendt ut en mail til alle ansatte hvor det bes om at en fra hver organisasjon melder antall medlemmer tilbake til prosjektleder. Deretter vil det ses nærmere på sammensetningen ihht Hovedavtalen i Staten 9 og Hovedavtalen i kommunen. Dette vil være utgangspunktet, men det er like viktig at vi finner praktiske løsninger som gjør samhandlingen mest mulig rasjonell og involverende mellom MBA og arbeidsgiver. Arbeidsgiver vil derfor legge frem et forslag til sammensetning av nytt MBA hvor organisasjonene har mulighet til å komme med innspill. Innplassering av ledere i nytt NAV kontor Innplassering av ledere i faste stillinger er vurdert. Det er dokumentet «Innplassering av ansatte i nye NAV Sandefjord» som ligger til grunn for innplasseringene. Prosjektleder har vært i dialog med alle faste ledere underveis i vurderingene som er gjort. Innplasseringene er drøftet med representant fra FYMBA samt kommunale hovedtillitsvalgte og er som følger:

4 Innplasseres i stilling Navn Nåværende stilling Nåværende kommune Tilsettingsforhold Assisterende NAV leder Jessica Sørensen NAV leder Stokke Kommunal Leder Stab Anita Aashildrød Leder Stab Sandefjord Sandefjord Kommunal Leder Markedsavdeling Svein Greger NAV leder Andebu Statlig Leder NAV Integrering Solfrid Hammersmark Leder NAV integrering Sandefjord Kommunal Leder Jobbsenter Heidi Thorstein Leder veiledningssenter Sandefjord Statlig Leder Oppfølging ungdom Maria Roland Eriksen Leder Oppfølgingsavdeling Stokke Kommunal En presentasjon av den enkelte leder finnes på siste side i dette informasjonsskrivet. På bakgrunn av denne innplasseringen vil følgende lederstillinger lyses ut internt i NAV SAS: Leder oppfølging ung Leder oppfølging voksne, 2 avdelinger Leder sosiale tjenester Leder spesialistfunksjoner Utlysning av stillingene skjer i egen epost. Målet er å tilsette ledere innen uke 43. Innplassering av medarbeidere i nytt NAV kontor Prosjektleder vil sammen med ledere utarbeide en bemanningsplan slik at alle medarbeidere er innplassert i ny organisering innen 4. november. Det er dokumentet knyttet til personalløpet og kartleggingssamtalene med den enkelte medarbeider som vil ligge til grunn. Innen 22. november skal nåværende leder ha gjennomført innplasseringssamtale med alle medarbeidere

5 Ny leder skal ha første omstillingssamtale med alle medarbeidere innen 15. desember. Fra organisering er besluttet frem til alle er innplassert er det korte frister og det får konsekvenser dersom det blir forsinkelser. Det er kort tid fra alle medarbeidere er innplassert og til fysisk flytting skal skje 9. desember. Kartleggingssamtaler Kartleggingssamtaler skal nå være gjennomført med alle medarbeidere. Disse samtalene vil bli et viktig dokument i det videre arbeidet når avdelingslederne skal innplassere medarbeidere i de ulike avdelingene. Informasjon til brukerne av NAV Det er besluttet at det ikke blir sendt ut brev til brukere angående sammenslåingen av NAV kontorene. Den viktigste informasjonskanalen vil være veilederne ved NAV kontorene, og den informasjonen som skal gis er følgende: - NAV kontorene i Stokke og Andebu stenger 9.des. - Fra og med 12. desember vil nytt NAV kontor være NAV Sandefjord, besøksadresse Thor Dahlsgt Du vil mest sannsynlig få ny veileder fra Nærmere informasjon om dette får du av din nye veileder når dette er avklart. NAV tjenester i Stokke og Andebu I disse dager henger NAV Andebu og NAV Stokke opp plakater med informasjon om at NAV kontorene stenger den 9.desember og at brukerne fra og med 12. desember må henvende seg til NAV Sandefjord, dette oppleves som problemfritt for de fleste av våre brukere, men det vil være noen unntak som må håndteres. I påvente av hva som blir den endelige løsningen i forhold til NAV-tjenester i Andebu og Stokke vil det bli opprettet en midlertidig løsning med fysisk bemanning av NAV ansatte i de tidligere kommunesentra. Det legges frem et forslag til rådmennene i Stokke og Andebu knyttet til hva som kan aksepteres som en løsning i perioden 12. desember og frem til 30. desember. Det vil bli gitt ytterligere informasjon om dette når løsning foreligger.

6 Felles julebord Det blir felles julebord 2. desember. Det er nedsatt en julebordkomité med ansatte fra de tre kontorene. Juleferie Det er ikke avklart hvor mye bemanning vi trenger i desember, men det er fint om alle kan komme med sine ferie- og avspaseringsønsker innen 1. november slik at vi kan begynne å se på det. Det er besluttet at NAV kontoret holder stengt den 30. desember fordi datasystemene skal konverteres, så dette blir den dagen i romjula alle får fri med lønn. Andre fridager i romjula må tas med ferie/avspasering etter avklaring med leder. Flytting Den 9. desember er flyttedag. Det er nødvendig at medarbeidere og brukere i minst mulig grad «går i veien» for flyttefolkene. De som er involvert og har oppgaver knyttet til flyttingen vil være tilstede i Sandefjord, Stokke og Andebu. Dagen vil kunne benyttes til planlegging for avdelinger det er hensiktsmessig for. Medarbeidere som skal jobbe denne dagen vil bli tildelt plass på NAV Sandefjord i områdene som ikke berøres av flytting. Deler av uke 49 må det påregnes at noe av arbeidstiden går bort til nedpakking og merking av utstyr. Det er viktig at hver og en planlegger for dette. I henhold til prosjektplanen skal plassering i det nye NAV kontoret være på plass innen

7 Tilpasning av lokaler Tilleggsarealet i 2. etasje på 130 kvadrat vil gi rom for 13 arbeidsplasser inkludert to kontorer. Arealet i veiledningssenteret som bygges om vil gi plass til 7 arbeidsplasser. I tillegg etableres 2 mindre landskap i byggets 3. etasje som vil gi oss 4-5 ekstra arbeidsplasser. Tegninger av det nye kontorlandskapet og ombyggingen av veiledningssenteret i NAV Sandefjord ligger på fellesområdet. Illustrasjon av lokalet «jobbsenter» og mulig innredning av dette ser slik ut:

8 Tilleggsarealet som nærmer seg ferdig kan bli seende slik ut: STATLIGE IKT SYSTEMER Direktoratet har kontroll på IKT systemene, og en god plan for hvordan testing og konvertering skal foregå. Testere fra Andebu, Stokke, Sandefjord og Tønsberg skal teste Infotrygd, GOSYS, Arena og Modia i hele neste uke, i tillegg til å delta i en akseptansetest nyttårshelgen. Det viktigste for medarbeiderne blir å rydde i ARENA og GOSYS, ferdigstille åpne oppgaver og ikke ha flere oppgaver på benken enn det som er nødvendig, fordi det vil føre til merarbeid både ved fordeling og når ny veileder skal overta porteføljen. Alle veiledere beholder NAV identen sin på første nivå, men identer i Infotrygd og Arena blir nye fordi de vil inneholde nytt kommunenr som er 0710.

9 Presentasjon av ledere innplassert i organisering Svein Greger Leder Markedsavdeling Svein har vært NAV leder i Andebu siden etableringen og har også fungert som NAV leder i Sandefjord. Jessica Sørensen Assisterende NAV leder Jessica overtok som NAV leder i Stokke etter Steinar Hansen og var før dette avdelingsleder. Hun har også erfaring fra NAV forvaltning. Maria Roland Eriksen Leder Oppfølging ung Maria jobber i dag som avdelingsleder for oppfølgingsavdelingen i Stokke. Hun har lang erfaring fra NAV og de fleste fagområder.

10 Anita Aashildrød Leder Stab Anita har jobbet som leder av Stab i NAV Sandefjord siden etableringen. Hin jobbet før dette i Sosialtjenesten i Sandefjord. Heidi Thorstein Leder Jobbsenter Heidi er i dag leder for veiledningssenteret i Sandefjord. Hun har lang erfaring fra NAV og tidligere aetat hvor hun har jobbet med kompetanse og utvikling. Solfrid Hammersmark Leder Integrering Solfrid har jobbet i NAV Sandefjord siden etableringen. Hun er i dag leder for NAV integrering i Sandefjord. Solfrid har vært leder for ulike fagområder og har bred kompetanse.