Sandefjord, Andebu og Stokke

Transkript

1 Sandefjord, Andebu og Stokke Erfaringer og lærdom fra sammenslåingsprosessen Bent Aslak Brandtzæg, Rachel Myhr Williksen, Evy Tynes Johnsen og Sondre Groven 1

2 Erfaringer fra sammenslåingsprosessen Utredningen har sett på erfaringer fra ulike faser av sammenslåingsprosessen: Fase 1 Overordnet planlegging av sammenslåingsprosessen Fase 2 Organisering og bemanning av sammenslåingsprosjektet Fase 3 Planlegging og vedtak om politiske og administrative hovedstrukturer Fase 4 Detaljert planlegging av ulike tjeneste- og oppgaveområder Fase 5 Implementering og innfasing av ny organisasjon Fase 6 Oppstart av ny kommune Utredningen ser mer spesifikt på erfaringer på noen utvalgte temaer som det knytter seg spesielle utfordringer og/eller muligheter til, og hvor erfaringene antas å være av særlig interesse. Disse omfatter: IKT/dokumentsenter Interkommunalt samarbeid Arbeidsgiverpolitikk Tverrsektoriell samordning NAV Kulturbygging og kommunikasjon Lokaldemokrati Fase 7 Drift av kommunen i en tidlig fase

3 Hovedinntrykk Arbeidet startet opp i 2015, men det meste av arbeidet gjennomført i løpet av 2016 Det er lagt ned et imponerende arbeid for å komme i mål med nødvendige prosesser og oppgaver før sammenslåingstidspunktet I og med at sammenslåingen er gjennomført i løpet av kort tid, har det vært behov for stramme prioriteringer av hva som måtte være på plass til sammenslåingstidspunktet, og hva som kunne vente til etterpå For kommuner som nå skal i gang med kommunesammenslåingsprosesser, og som har bedre tid på gjennomføringen, vil det være en fordel om flere oppgaver gjennomføres før sammenslåingstidspunktet 3

4 Gode råd knyttet til ulike faser Fase 1: Overordna planlegging av sammenslåingsprosessen Ha en plan for oppgaver og ansvarsfordeling etter vedtak om sammenslåing slik at man unngår en vakuumperiode Dersom rekruttering av ekstern prosjektleder: Lag en plan over kartleggings- og utredningsarbeid som kan gjøres fram til prosjektleder er på plass Vær ryddig i vurderingen av fordeler og ulemper ved å rekruttere ny rådmann kontra å la en av de sittende rådmennene bli rådmann i den nye kommunen Sett i verk prosesser som ivaretar den administrative toppledelsen raskt etter vedtak om sammenslåing usikkerhet og uavklarte roller kan føre til at viktig lederkompetanse forsvinner Lag tydelige framdriftsplaner og planer for hvordan prosesser skal gjennomføres 4

5 Gode råd knyttet til ulike faser Fase 2: Organisering og bemanning av sammenslåingsprosjektet Sørg for klar rolle- og ansvarsfordeling mellom sentrale organer og aktører i sammenslåingsprosessen Etabler en robust prosjektorganisasjon med klar struktur og rollefordeling Sørg for tilstrekkelig med ressurser, og at noen i eller tilknyttet prosjektorganisasjonen har ansvar for å jobbe med prosjektkoordinering, personalspørsmål, sekretæroppgaver, informasjon/kommunikasjon, juss og økonomi Lag en informasjonsplan og bruk tilstrekkelig med ressurser på dette Få påtroppende kommunalsjefer på plass raskt for å sikre god forankring blant ledergruppen Involver tillitsvalgte i prosessene og avklar hvordan medvirkningen skal være 5

6 Gode råd knyttet til ulike faser Fase 3: Planlegging og vedtak om administrative og politiske hovedstrukturer Sørg for tidlig avklaring av administrative og politiske hovedstrukturer fordi disse strukturene danner grunnlag for mer detaljert planlegging og organisering Tilstreb organisatoriske hovedstrukturer som støtter opp om sentrale målsettinger for sammenslåingen Vurder om det er spesielle områder man ønsker å prioritere i den nye kommunen og om det er behov for å etablere egne utvalg/komitéer på disse områdene Legg til rette for en modell som ivaretar behov for effektiv og god samhandling mellom tilgrensende enheter 6

7 Gode råd knyttet til ulike faser Fase 4: Detaljert planlegging av ulike tjenesteområder Overordna organisering før man går i gang med detaljert planlegging I Sandefjord planla man etter hvert som tjenesteområdene ble utviklet og bemannet Det ble prioritert å få på plass kommunalsjefer og stabsledere som fungerte som delprosjektledere med ansvar for å planlegge og organisere sine områder etter et definert opplegg for gjennomføring av prosessene For kommuner som har bedre tid, kan det være en fordel å utarbeide en helhetlig organisasjonsplan før kommunalsjefene blir tilsatt Sørg for involverende prosesser og tydelige milepeler Organiserings- og bemanningsprosesser bør være avsluttet senest ni måneder før sammenslåingstidspunktet 7

8 Gode råd knyttet til ulike faser Fase 5: Implementering og innfasing av ny organisasjon Vær oppmerksom på at det er mange beslutninger og prosesser som skal gjennomføres i siste fase før sammenslåingen, og at det lett kan oppstå uforutsette problemer Gjennomfør ROS-analyser for å avdekke risikofaktorer og for å forebygge disse Sørg for at ulike typer reglementer er på plass i god tid før sammenslåingen Avklar lokalisering og flytteprosess tidlig, slik at eventuelle utfordringer knyttet til dette er ryddet av veien før innspurten i sammenslåingsprosessen I siste fase bør de gamle kommunene ha fokus på avslutning og i minst mulig grad belaste administrasjonen med nye oppgaver 8

9 Gode råd knyttet til ulike faser Fase 6: Oppstart av ny kommune Vær bevisst på at sammenslåingen ikke er over ved sammenslåingstidspunktet I oppstarten vil det være viktig å ha tilstrekkelig med ressurser til bygging, utvikling og implementering av den nye kommunen Det er ikke realistisk å hente ut store effektiviseringsgevinster det første året 9

10 Gode råd knyttet til spesielle temaer IKT Velfungerende digitale løsninger er avgjørende for å realisere gevinster i form av bedre og mer effektive tjenester Benytt gjerne anledningen til å gjennomføre et digitalt løft Start prosesser tidlig og sørg for nok tid til uttesting og implementering av nye løsninger Det er spesielt viktig å ta stilling til sak- og arkivsystem tidlig, slik at dette fungerer ved overgangen til ny kommune Ikke glem arbeidet med digital organisasjonsutvikling og opplæring Planlegg samarbeidet med systemleverandørene godt 10

11 Gode råd knyttet til spesielle temaer Interkommunalt samarbeid Få raskt oversikt over interkommunalt samarbeid og samarbeidsavtaler Ta stilling til hvordan disse skal håndteres i en ny kommune Vær oppmerksom på oppsigelsesfrister Start grunnlagsarbeidet med eierskapsmelding 11

12 Gode råd knyttet til spesielle temaer Arbeidsgiverpolitikk Lag tidlig en omstillingsavtale som beskriver hvordan prosessene skal gjennomføres, og hvordan ledere og medarbeidere skal ivaretas i prosessen skap forutsigbarhet Vurder frikjøp av ledere og medarbeidere som har større roller i sammenslåingsprosessen Avklar hvilke personalpolitiske spørsmål som skal være gjenstand for drøfting De tillitsvalgte bør organisere seg etter hovedsammenslutningsmodellen Avklar hva som menes med «å ta det beste fra hver kommune» 12

13 Gode råd knyttet til spesielle temaer Tverrsektoriell samordning Ha bevissthet om at en sammenslåing innebærer behov for etablering av nye tverrfaglige samarbeidsformer Plasser det overordnede ansvaret for oppgaver i rådmannens stab På områder hvor det er spesielt behov for sammenhengende tjenester bør man vurdere om det er behov for egne samordningsprosjekter, f.eks. når det gjelder tjenester mot utsatte barn og unge Gjennomfør evalueringer og vurder behov for tilpasninger 13

14 Gode råd knyttet til spesielle temaer NAV Vær oppmerksom på at det er to styringslinjer i NAV Det er derfor spesielt viktig med avklarte ansvarsforhold, gode informasjonskanaler og samtidig informasjon Rutiner for vurdering av fortrinnsrett og rekruttering av NAV-leder ved sammenslåing av NAVkontor, må være avklart og samstemt på alle nivå i NAV-organisasjonen Det bør legges til rette for at statlige og kommunalt ansattes rett til medbestemmelse ivaretas på like premisser, selv om hovedavtalene ikke er identiske på dette punktet Bruk sjekklister som KS og Arbeids- og velferdsdirektoratet har utarbeidet for å få oversikt over hvilke aktiviteter som må til ved sammenslåing av NAV-kontor i forbindelse med kommunesammenslåing 14

15 Gode råd knyttet til spesielle temaer Kulturbygning og kommunikasjon Det bør være et politisk eierskap til arbeidet med å bygge felles kultur Det er viktig med aktiviteter, arrangementer, symboler og seremonier som kan skape en «vifølelse» Arbeidet bør rettes mot både innbyggere og ansatte i kommuneorganisasjonene Sett av tilstrekkelig med ressurser til informasjonsarbeidet Sørg for åpenhet og samtidig informasjon tilgjengelig all informasjon på ett sted Avklar informasjonsansvar mellom sammenslåingsprosjektet og linjen Nyhetsbrev er nyttig Ikke undervurder behovet for direkte informasjon 15

16 Gode råd knyttet til spesielle temaer Lokaldemokrati Gjennomfør en lokaldemokratiundersøkelse Vurder behovet for nærdemokratiordninger Evaluer hvordan lokaldemokratiet fungerer over tid 16

17 Gode råd knyttet til drift av kommunen i en tidlig fase Gjennomfør så mange oppgaver som mulig før sammenslåingen for å lette overgangen til ny kommune for unngå minst mulig «pukkeleffekt» når det gjelder arbeidsoppgaver Bruk nok tid og ressurser på utvikling og implementering av ny kommune Avklar lokaliseringsspørsmål i god tid før sammenslåingen. Prioriter samlokalisering av tjenester hvor dette er spesielt viktig Start tidlig på kommuneplanarbeidet viktig for å binde den nye kommunen sammen og for å realisere ønskede gevinster Ha gjerne en helhetlig plan for drift, utvikling, realisering og dokumentasjon av gevinster Kan redusere sannsynligheten for at det oppstår urealistiske forventinger som det er vanskelig å innfri i oppstartfasen av en ny kommune Dokumenter også gevinster som realiseres før sammenslåingstidspunktet 17

18 De viktigste rådene Gjennomfør en overordnet ROS-analyse Unngå vakuumperiode Avklar den administrative toppledelsens rolle i prosessen raskt etter vedtak om sammenslåing Etabler en robust prosjektorganisasjon som skal lede sammenslåingsarbeidet Vurder behov for nærdemokratiordninger Sørg for en åpen prosess med god informasjon til ansatte og innbyggere Legg til rette for at tillitsvalgte er godt representert på ulike arenaer i prosessen Avslutt organiserings- og bemanningsprosesser senest ¾ år før sammenslåingstidspunktet Start arbeidet med samkjøring av økonomi og IKT så tidlig som mulig Lag en plan for gevinstrealisering uten for store forventinger om gevinstrealisering fra dag én Sørg for å ha delegeringsreglementer og politiske reglementer på plass i god tid før konstituering av nytt kommunestyre Avklar tidlig ansvars- og rollefordeling mellom den nye kommunen og de gamle kommunene 18

19 Takk for oppmerksomheten! 19