Veileder for innplassering av ledere i Agder fylkeskommune. 27. september 2018

Transkript

1 Veileder for innplassering av ledere i Agder fylkeskommune 27. september

2 Innhold 1. Veileder for innplassering av ledere i Agder fylkeskommune Hensikt Premisser og føringer Vurdering av rettigheter Utvalgsområde Vurderingskriterier Kandidatprofil med kompetansekrav Roller i prosessen Prosessbeskrivelse - innplassering av ledere Fremdriftsplan

3 1. Veileder for innplassering av ledere i Agder fylkeskommune 1.1 Hensikt Hensikten med denne veilederen er å beskrive prosessen, steg for steg, for hvordan innplassering av alle ledere skal foregå i Agder fylkeskommune. Veilederen skal bidra til en mest mulig åpen, forutsigbar og forsvarlig prosess. Prosessen skal resultere i ledere som, sammen med sine ansatte, har evne til å bygge en ny organisasjon som løfter landsdelen, jf. samfunnsoppdraget vårt. 1.2 Premisser og føringer Veilederen bygger på Retningslinjer for bemanningsstyring fram til og innplassering av ansatte i Agder fylkeskommune som ble vedtatt i felles hovedsamarbeidsutvalg 4. april I disse retningslinjene er det henvist til rettsgrunnlag og andre aktuelle kilder som gjelder for innplassering av ledere. Andre viktige føringer for prosessen er: Overordnet administrativ struktur Førende prinsipper for Agder fylkeskommune o Samhandling på tvers, internt og eksternt o Kvalitet i leveransene og brukeren i sentrum o En robust og fleksibel fylkeskommune o En synlig fylkeskommune o Tydelig strategisk retning, og god gjennomføring o Innovasjon og kontinuerlig forbedring o Bruke fylkeskommunens samlede kompetanse o Åpenhet og tillit o En attraktiv og framoverlent fylkeskommune Kjennetegn for Agder fylkeskommune o Vi skal ha gode analyser av samfunnsutfordringene o Vi skal levere gode tjenester o Vi skal arbeide på tvers av fagområdene o Vi skal være en attraktiv samarbeidspartner og regional pådriver o Vi skal ta koordinatorroller o Vi skal ha god styring o Vi skal være en god arbeidsgiver 1.3 Vurdering av rettigheter Ved en virksomhetsoverdragelse er ansatte sikret arbeid som er likest mulig det de har ved overdragelsestidspunktet. Arbeidsgiver har plikt til å finne annet passende arbeid. Som en konsekvens av fylkessammenslåingen, vil flere ledere bli overtallige fordi det kun er én person som kan ha funksjonen som ligger til stillingen. Hvis det er flere som konkurrerer om samme stilling eller dersom arbeidsgiver ønsker å utlyse stillingen eksternt, må det først vurderes om noen har rettskrav på stillingen. 2

4 For at en leder skal kunne hevde rettskrav på en stilling, skal stillingen i den nye fylkeskommunen være vesentlig lik tilsvarende stilling i nåværende fylkeskommune både med tanke på ansvar, arbeidsoppgaver og omfang/kompleksitet. KS-advokatene har gjort vurderinger av grunnlag for rettskrav i flere sammenslåingsprosesser i fylkeskommuner og kommuner, og konkluderer med at det svært sjelden er grunnlag for å hevde rettskrav i disse prosessene nettopp fordi ansvarsområder, omfang og kompleksitet endres når man danner en ny og større organisasjon. Sannsynligheten for at grunnlaget for å hevde rettskrav er til stede er større når den ene kommunen/fylkeskommunen er vesentlig større enn den andre. 1.4 Utvalgsområde Et utvalgsområde er i denne sammenheng et område der det oppstår overtallighet. Innplassering av ledere i Agder fylkeskommune vil skje i to etapper; først fylkesrådmannens lederteam og deretter øvrige ledere. De to fylkeskommunene er i dag ulikt organisert, spesielt i nivået under øverste ledergruppe. Det er rådgivere i den ene fylkeskommunen som har tilsvarende ansvar og oppgaver som fagledere og enkelte ledere i den andre fylkeskommunen, og motsatt. Ved valg av hvem som er med i et utvalgsområde, er det derfor viktig å vurdere stillingens innhold i tillegg til stillingstittel og -kode. For å få en mest mulig ryddig prosess er det valgt å definere to utvalgsområder; et utvalgsområde for innplassering av fylkesrådmannens lederteam og et utvalg for øvrige ledere. Utvalgsområde for øvrige ledere defineres når fylkesrådmannens lederteam er etablert. Utvalgsområde 1 - fylkesrådmannens lederteam Utvalget er ledergruppene og seksjonslederne i Aust-Agder fylkeskommune og Vest-Agder fylkeskommune. Konstituerte ledere er ikke med i utvalgsområdet. Utvalgsområde 2 - øvrige ledere Utvalget er ledere fra utvalgsområde 1 som ikke blir en del av fylkesrådmannens lederteam, øvrige ledere med personalansvar, konstituerte/midlertidige ledere, fagledere og rådgivere med tilsvarende ansvar og arbeidsoppgaver som fagledere eller ledere med personalansvar. 1.5 Vurderingskriterier Ledere vurderes utfra samlet kompetanse (formal- og realkompetanse) samt lederegenskaper som beskrives for kandidatprofiler for ledere. Dersom kandidatene ellers stiller likt, vil tjenestetid hos henholdsvis Aust-Agder fylkeskommune eller Vest-Agder fylkeskommune være utslagsgivende. 1.6 Kandidatprofil med kompetansekrav Det utarbeides kandidatprofiler med kompetansekrav for alle lederstillinger i Agder fylkeskommune. Kompetansekravene som beskrives i kandidatprofilen vil være grunnlaget for utvelgelse av ledere. For fylkesrådmannens lederteam er det laget en felles kandidatprofil. Lederteamet har deretter ansvar for å utarbeide kandidatprofil for neste ledernivå. 3

5 1.7 Roller i prosessen Prosjektleder/ kommende fylkesrådmann o Hovedansvar for innplasseringsprosessen o Etablere fylkesrådmannens lederteam Fylkesrådmannens lederteam o Etablere lederstruktur o Innplassere ledere i lederstrukturen Bemanningsteamet o Koordinere innplasseringsprosessen o Inngå i innplasseringsutvalget for fylkesrådmannens lederteam o Bistå i utarbeidelse av kandidatprofil o Delta i omstillingssamtaler og drøftingsmøter HR-rådgivere o Bistå ledere i prosessen o Inngå i innplasseringsutvalg for utvalgsområde 2 o Delta i omstillingssamtaler og drøftingsmøter Ansattrepresentanter o Felles hovedsamarbeidsutvalg o Inngår i innplasseringsutvalg Tillitsvalgte o Deltar i omstillingssamtaler og drøftinger ved behov Juridisk bistand o Interne jurister bistår i drøftingsmøter og vurdering av rettskrav o KS-advokatene deltar ved vurdering av rettskrav Ekstern rådgiver o Deltar som rådgiver i innplasseringsutvalget for fylkesrådmannens lederteam 1.8 Prosessbeskrivelse - innplassering av ledere Prosessbeskrivelsen omfatter prosessen fra definert utvalgsområde til ledere er besluttet innplassert. Det er prosjektleder/kommende fylkesrådmann i Agder fylkeskommune som har ansvar for å etablere sitt lederteam. Det nye lederteamet har ansvar for å etablere videre lederstruktur. Hovedprosesstrinn: 1. Utvelgelse av aktuelle kandidater Utgangspunktet for utvelgelse av kandidater er det definerte utvalgsområdet. Ledere i utvalgsområdet gir tilbakemelding om de ønsker å være med i prosessen eller ikke, og om de hevder rettskrav innen gitt tidsfrist. Kandidater som ønsker å være med i prosessen mulige kandidater - blir vurdert opp mot kompetansekravene i kandidatprofilen. 4

6 De kandidatene som tilfredsstiller krav i kandidatprofilen er aktuelle kandidater som blir invitert til intervju.. Utvalgsområde Kandidat- profil UA Mulige kandidater 2. Tilbakemelding til mulige kandidater som ikke blir invitert til intervju Kandidater som ikke blir vurdert som aktuelle for intervju får beskjed om dette samtidig med at aktuelle kandidater inviteres til intervju. 3. Intervju Aktuelle kandidater blir invitert til intervju der kandidatenes kompetanse blir vurdert opp mot kompetansekravene. Intervjuene gjennomføres av et "innplasseringsutvalg". Innplasseringsutvalget består av leder for det aktuelle området, en ansattrepresentant og en HR-rådgiver. For intervjuene til fylkesrådmannens lederteam deltar i tillegg en ekstern rådgiver. 4. Tilbakemelding etter foreløpig innplassering Alle kandidater som har gjennomført intervju skal ha en tilbakemelding når foreløpig innplassering er klar. Leder med ansvar for innplasseringen gjennomfører en samtale med den enkelte. 5. Gjennomføre avklaringssamtale/omstillingssamtaler For kandidater som ikke blir innplassert blir det gjennomført en omstillingssamtale for å vurdere annet passende arbeid. HR-rådgiver gjennomfører samtalene sammen med kandidaten. Tillitsvalgt deltar ved behov. Det skrives referat fra samtalene som arkiveres i personalmappen. 6. Ved behov, gjennomføre drøftingsmøter, jf.arbeidsmiljøloven 15-1 Dersom en kandidat ikke godtar arbeidsgivers tilbud om annet passende arbeid, innkalles kandidaten til drøftingsmøte før eventuell beslutning om endringsoppsigelse, jf. arbeidsmiljøloven Beslutte innplassering ledere Etter at alle samtaler og eventuelle drøftingsmøter er gjennomført, vurderes det om det må gjøres endringer i foreløpig innplassering. Dersom det ikke finnes kvalifiserte kandidater i det aktuelle utvalgsområdet, kan innplasseringsutvalget vurdere om det finnes andre kvalifiserte kandidater utenfor utvalgsområdet. Alternativt skal stillingen lyses ut eksternt. Aktuelle kandidater kankankandidater 5

7 1.9 Fremdriftsplan Fylkesrådmannens lederteam Aktivitet Informasjon om prosess på allmøter i fylkeskommunene Informasjonsmøte med kandidater i utvalgsområde 1 Tilbakemelding fra kandidater (aktuell for prosess, rettskrav) Vurdere mulige kandidater opp mot kandidatprofil Oversikt over aktuelle kandidater Tilbakemelding til kandidater som ikke er aktuelle Intervju med aktuelle kandidater - innplasseringsutvalg Foreløpig innplassering fylkesrådmannens lederteam Tilbakemeldinger til kandidater Eventuelle oppfølgingssamtaler og drøftingsmøter (aml 15-1) ved behov Beslutning innplassering av fylkesrådmannens lederteam Tidsrom/tidsfrist 25. sept 27. sept + 4. okt 11. okt 12. okt 12. okt 12. okt 15. okt 2. nov 2. nov nov innen 23. nov Innen 1. des Øvrige ledere. Prosessen for innplassering av øvrige ledere vil være tilsvarende prosessen som er beskrevet for fylkesrådmannens lederteam, men vil skje i tidsrommet etter 1. desember når fylkesrådmannens lederteam er besluttet innplassert. 6