Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord

Transkript

1 Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord Sted: Stokke rådhus, kommunestyresalen Tid: 4. desember 2014 kl Møteleder: Erlend Larsen Til stede fra Stokke kommune: Erlend Larsen, ordfører Roy Anders Standal, varaordfører Nils Ingar Aabol Til stede fra Sandefjord kommune: Bjørn Ole Gleditsch, ordfører Vidar Andersen, varaordfører Morten Istre Til stede fra Andebu kommune: Bjarne Sommerstad, ordfører Jan Tore Rui, varaordfører Hilde Hoff Haakonsen For øvrig møtte: Gisle Dahn Ole Sverre Lund Lars Joakim Tveit Stein Rismyhr Eivinn Ueland Møtet var åpent for presse og publikum. ÅPNING Møtestart - ordfører Erlend Larsen ønsket velkommen til møtet. INFORMASJON Eivinn Ueland informerte om arbeidet med informasjonsbrosjyre til innbyggerne. 1 REFERAT FRA MØTET MED KOMMUNALMINISTEREN Det ble gitt en orientering om møtet med statsråd Jan Tore Sanner den hvor det ble bekreftet at de forutsetninger som forhandlingsutvalget har lagt til grunn for videre prosess for å etablere en ny kommune er i henhold til regelverket. Regjeringen vil slutte seg til SAS-kommunenes forutsetninger for sammenslåing slik de ble skissert for statsråden når regjeringen våren 2015 godkjenner en eventuell søknad om sammenslåing. Det vil bli gitt skriftlig tilbakemelding fra departementet innen forhandlingsutvalget avslutter sitt arbeid.

2 SAK 2 FORHANDLINGSUTVALGETS ANBEFALING VERSJON 5 Punkt 2, siste avsnitt: hvor spørsmålet om erstattes med for utarbeidelse av I tillegg avsluttes siste setning med samt kommunens øvrige nye symboler. Foran ordførerkjede og kommunevåpen settes ordene nytt inn. Punkt 4, kulepunkt 2: Følgende legges til: god ledelse samt god internkontroll. Punkt 4: Semikolon fjernes, kommaer i opplistingen fjernes. Intet punktum til slutt i opplistingen. Punkt 5, side 4, formannskapet: Rådmennene legger inn en setning om at formannskapet gir ordfører fullmakt til å opptre på kommunens vegne i selskaper hvor kommunen er eier, jfr. passus under Torp-punktet. Punkt 5: Rekkefølgen skal være kronologisk (starte med første tidspunkt). Punkt 5: Endringer i by- og tettstedsutvikling. Punkt 5, side 6: Det opprettes to separate råd settes inn før setningen. Side 7, punkt 2: Styringsgruppen skal behandle prosjektleders innstilling til organisering av og ansettelser til den øverste administrative ledelse etter Side 7, punkt 6, Styringsgruppen skal etterspørre og avklare alle forhold vedr sammenslåingsprosessen. Side 7, punkt 7: Omformuler setningen positivt i stedet for negativt (ta bort ikke, og skriv hva som er kommunenes ansvar frem til ). Følgende legges til etter beskrivelse av styringsgruppe/nemnd i andre avsnitt (fram til og med ) I forbindelse med de konstituerende kommunestyremøtene gjennomføres det nytt valg til fellesnemnda. Begrepet styringsgruppe og nemnd erstattes med Fellesnemnd i hele dokumentet. Side 9, under Helse og omsorg: Lokalmedisinsk senter i Sandefjord skal komme alle innbyggerne til gode. Dette blir nest siste avsnitt. Side 9, NAV: Det skal være NAV-kontor i Stokke, Andebu og Sandefjord. Øvrige endringer fremkommet i møtet er innarbeides i dokumentet. SAK 3 SØKNAD OM KOMMUNESAMMENSLÅING VERSJON 2 Det ble gitt tilslutning til utkast til søknad om kommunesammenslåing hvor endringer fremkommet i dagens møte innarbeides i søknaden.

3 SAK 4 OPPLEGG FOR GRUPPELEDERSAMLING 9. DESEMBER Ole Sverre Lund orienterte om tankene rundt gruppeledersamlingen 9. desember, jfr. vedlagte plansjer. Andebu foreslo at gruppearbeidet også synliggjør fordelene og ulempene ved kommunesammenslåingen. Det blir to temaer i gruppearbeidene. SAK 5 MØTER I 2015 Ole Sverre Lund orienterte om mulige prinsipper for møtevirksomhet i 2015, jfr. vedlagte plansjer. Presentasjonen ble tatt til orientering. Temaet tas opp på nytt Det fastsettes et møte like etter at søknaden er sendt. SAK 6 EVENTUELT Innbyggermøter: Det avholdes innbyggermøter i Stokke 5. januar (Stokke idrettshall), 7. januar (Vennerød skole) og 8. januar (Vear idrettshall). Det avholdes innbyggermøte 8. januar i Andebu (idrettshallen). I tillegg avholdes møte i regi av Andebu bibliotek 6. januar. Det avholdes innbyggermøte i Sandefjord 12. januar (bystyresalen). Det bør avholdes nettmøte i januar. SAK 7 GODKJENNELSE AV REFERAT Referatet ble opplest og godkjent. Vedlegg sak 2: Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 5 (eget dokument) Vedlegg sak 3: Søknad om sammenslåing versjon 2 Skisse pr ver. 2 Kommunal- og moderniseringsdepartementet v/fylkesmannen i Vestfold

4 6. februar 2015 SØKNAD OM SAMMENSLÅING Med dette søkes det om at Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner slås sammen til en kommune med virkning fra 1. januar Den sammenslåtte kommunen skal ha Sandefjord som kommunenavn. Søknaden forutsetter at sammenslåingen kan forberedes av en styringsgruppe/nemnd med sammensetning og mandat som angitt i vedlegg 1. I perioden 2017 til kommunevalget i 2019 skal den nye kommunen styres av et kommunestyre, formannskap og hovedutvalg med representasjon som det fremgår av vedlegg 2. Søknaden forutsetter videre at sammenslåingsprosessen gis økonomiske rammevilkår slik det fremgår av brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, datert xx Denne søknaden er basert på en omfattende prosess hvor bl.a. innbyggerne har blitt informert og involvert gjennom folkemøter og spurt om sine meninger ved spørreundersøkelser. Prosessen har endt opp i likelydende vedtak i Stokke kommunestyre den 2. februar 2015, Andebu kommunestyre den 3. februar 2015 og i Sandefjord bystyre den 5. februar Det ble deretter gjennomført felles kommunestyremøte i Sandefjord den 5. februar I etterkant av dette ble det fattet endelige vedtak i de tre kommunestyrene samme dag. Protokoller fremgår av vedlegg 3. Med vennlig hilsen Erlend Larsen Bjarne Sommerstad Bjørn Ole Gleditsch Ordfører Stokke kommune Ordfører Andebu kommune Ordfører Sandefjord kommune Vedlegg 1: Sammensetning av styringsgruppe/nemnd perioden Styringsgruppen/nemda skal bestå av 13 personer, henholdsvis 3 fra Stokke, 3 fra Andebu og 7 fra Sandefjord, og skal ha følgende mandat: Styringsgruppen skal ansette prosjektleder for sammenslåingsprosessen. Prosjektleder ansettes som rådmann i den nye kommunen straks nytt kommunestyret er konstituert. Styringsgruppen skal godkjenne prosjektleders beslutning om sammensetning av den øverste administrative ledelse etter

5 Styringsgruppen skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/-bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene blir ivaretatt. Styringsgruppens medlemmer skal også utgjøre arbeidsgivers representanter i partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Styringsgruppen tar stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de tre kommunene. Styringsgruppen skal avklare alle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen som er av prinsipiell karakter som prosjektleder legger frem til behandling. Forhold som har konsekvenser for kommunene i perioden frem til kan ikke avgjøres av styringsgruppen uten behandling i kommunenes ordinære organer. Styringsgruppen kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunes ordinære utvalg frem til den nye kommunen er etablert og som styringsgruppen anser for å kunne ha konsekvenser for sammenslåingen. Styringsgruppen har et spesielt ansvar for å vurdere saker med budsjettmessige konsekvenser og forberede budsjett for 2017 og økonomiplan. Det er imidlertid det nye formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til det nye kommunestyret. Styringsgruppen/nemnda sørger for at alle politiske utvalg kan avgi uttalelse om budsjett 2017 og økonomiplan i løpet av høsten Styringsgruppen skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Styringsgruppen vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Vedlegg 2: Sammensetning av kommunestyre, formannskap og utvalg - perioden Prinsippet for sammensetning av kommunestyret, formannskapet og hovedutvalgene i overgangsperioden er at det settes sammen fra tre valgkretser, der henholdsvis Andebu, Stokke og Sandefjord velger et gitt antall representanter med utgangspunkt i valgresultatet i Sammensetningen blir som følgende: Kommunestyret skal bestå av 57 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 39, Stokke 11 og Andebu 7.

6 Formannskapet skal bestå av 19 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 11, Stokke 5 og Andebu 3. Hovedutvalgene skal bestå av 19 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 11, Stokke 5 og Andebu 3. Alle andre valg til posisjoner og utvalg for perioden frem til nye valg etter kommunevalget i 2019 gjøres av det nye kommunestyret, enten selv eller etter delegering, iht. de regler som gjelder og reglementer som fastsettes. Vedlegg 3: Protokoller Vedlegg sak 4: Opplegg for gruppeledersamling 9. desember Vedlegg sak 5: Møter i 2015

7