REFERAT. Møte: Partssammensatt utvalg i Stokke, Andebu og Sandefjord Dato, tid: kl Sted: Kodal kirkestue

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Stokke, Andebu og Sandefjord REFERAT Møte: Partssammensatt utvalg i Stokke, Andebu og Sandefjord Dato, tid: kl Sted: Kodal kirkestue Til stede: Forfall: Anders Kristian Kjær, Kai Moholt (Stokke) Hans Skjelbred, Anne Marie Kvernsmyr (Andebu) Dagfinn Haugen, Anne Sollie Hem (Sandefjord) Arnt Frode Strandskogen (vara arbeidstakerrepresentant Stokke) Line Brynjulfsen (arbeidstakerrepresentant Andebu) Jeanette Eika (fellestillitsvalgt Sandefjord) Terje Grevle (prosjektleder, sekretær) Grete Granerød (arbeidstakerrepresentant Stokke) Orientering om Kodal menighet v/ Jan-Agnar Stålerød. Saksnr Tittel PU 08/16 Referat fra møte i Partssammensatt utvalg PU 09/16 Innplassering av kirkevergene i ny organisasjon Saken omhandler tilsettingssak/personalsak og behandles i lukket møte i henhold til offentleglovas 25 (1). PU 10/16 Grunnlag for budsjett Eventuelt for Dagfinn Haugen Leder i Kirkelig Fellesnemnd Terje Grevle, prosjektleder Partssammensatt utvalg Side 1 av 6

2 PU 08/16 Referat fra møte i Partssammensatt utvalg Saksdokumenter Referat fra møte Saksfremstilling Det har ikke kommet kommentarer til referatet. Forslag til vedtak Partssammensatt utvalg godkjenner referatet fra Møtebehandling Saken ble enstemmig vedtatt. Vedtak Partssammensatt utvalg godkjenner referatet fra Dok. å finne sendt ut tidligere PU 09/16 Saksdokumenter Kartlegging v1.1 pr Innplassering av kirkevergene i ny organisasjon Dok. å finne vedlagt. Saksframstilling Saken omhandler tilsettingssak/personalsak og bør behandles i lukket møte i henhold til offentleglovas 25 (1). Kirkevergene i Andebu og Stokke har ingenting i mot at saksframstillingen sendes ut, men prosjektleder ønsker at saken unntas offentlighet inntil den er behandlet i lukket møte i Partssammensatt utvalg og Kirkelig fellesnemnd. Etter anbefaling fra KA, legges ikke saksframstillingen ut på nett før den er behandlet. I sak «KF 03/16 Forberedende sak om organisering» ble det gjort følgende vedtak: Kirkelig fellesnemnd godkjenner prosjektleders forslag til prinsipper for den innledende planleggingen av ny organisasjon, med unntak av punkt om lokal ledelse. Lokal ledelse utredes nærmere, ansattes oppfatning om dagens ledelse kartlegges og tas hensyn til i forslag om framtidig ledelse. Følgende punkt settes inn i Framdriftsplanens fase 3: Planlegge endring av nytt stillingsinnhold og stillingsbetegnelse for kirkevergene, så snart som mulig. Det ble klarlagt at lokale kirkekontor skal opprettholdes, at organisering i staber/enheter må ta hensyn til lokale forhold og at ansattes oppfatning av dagens ledelse skal tas hensyn til i forslag om framtidig ledelse. Vedlagte dokument, Kartlegging v 1.1, inneholder tilbakemeldinger fra menighetsråd (vedlegg 5), ansattes tilbakemeldinger og ansattes oppfatning av dagens ledelse(vedlegg 6). Kartleggingen har dokumentert at både menighetsråd og ansatte er fornøyd med dagens situasjon - grovt sett, men at det er ønskelig med flere ressurser til menighetenes arbeid. Forslag til ny organisering er ikke ferdig diskutert i prosjektgruppa. Det var bl annet et ønske å få med resultatene fra Kirkemøtet i april, før videre behandling av forslaget. Prosjektleder og hver av kirkevergene i Andebu og Stokke har hatt flere samtaler om deres framtidige arbeidsoppgaver. Det er enighet om forslag til nytt stillingsinnhold og -betegnelse for begge. Partssammensatt utvalg Side 2 av 6

3 Assisterende kirkeverge (nåv kirkeverge i Stokke) vil ha følgende hovedoppgaver: Ansvar for gravferdsforvaltningen Stedfortreder for kirkeverge Ansvar for økonomifunksjonen Andre lederfunksjoner (avklares nærmere i behandling av sak om ny organisering) Assisterende kirkeverge rapporterer til kirkevergen. Eiendomssjef (nåv kirkeverge i Andebu) vil ha følgende hovedoppgaver: Hovedansvar for forvaltning og vedlikehold av kirker og kapeller Arbeid med gravferd Andre lederfunksjoner (avklares nærmere i behandling av sak om ny organisering) Eiendomssjefen rapporterer til kirkevergen og har ansvar for kontakt med riksantikvaren, kommunens fagavdelinger, som for eksempel bygg- og vedlikeholdsavdelingen, og andre relevante instanser. Han vil ha et særskilt ansvar for å dokumentere rutiner og viktige forhold knyttet til vedlikehold av middelalderkirkene og gravferdsforvaltningen i Andebu. I hht gjeldende tariffavtale, Hovedtariffavtalen for KAs tariffområde , er lederes lønnsutvikling beskrevet i kapittel 5 lokalt lønns- og stillingsregulativ. Assisterende kirkeverge og Eiendomssjef bør omfattes av kap.5 og derigjennom sikres en årlig lønnsutvikling. Forslag til vedtak Nåværende kirkeverge i Stokke får tilbud om stilling som assisterende kirkeverge fra i den nye organisasjonen, med de arbeidsoppgaver som er beskrevet i saksframlegget. Nåværende kirkeverge i Andebu får tilbud om stilling i 50% som eiendomssjef fra i den nye organisasjonen, med de arbeidsoppgaver som er beskrevet i saksframlegget. Begge beholder lønns- og arbeidsvilkår, inklusiv resultat av årets lønnsoppgjør. Videre lønnsutvikling følger av hovedtariffavtalens kap.5. Møtebehandling Saken ble ført for lukkede dører i henhold til offentleglovas 25 (1). Vedtak Nåværende kirkeverge i Stokke får tilbud om stilling som assisterende kirkeverge fra i den nye organisasjonen, med de arbeidsoppgaver som er beskrevet i saksframlegget. Nåværende kirkeverge i Andebu får tilbud om stilling i 50% som eiendomssjef fra i den nye organisasjonen, med de arbeidsoppgaver som er beskrevet i saksframlegget. Begge beholder lønns- og arbeidsvilkår, inklusiv resultat av årets lønnsoppgjør. Videre lønnsutvikling følger av hovedtariffavtalens kap.3. Partssammensatt utvalg Side 3 av 6

4 PU 10/16 Grunnlag for budsjett Saksdokumenter Økonomiplan SAS kirkelig fellesråd Dok. å finne vedlagt. Saksframstilling Den kommunale fellesnemnda behandler en sak om Grunnlag for budsjett den Det er kommunal prosjektleder som fremmer saken, også om forhold knyttet til rammeoverføring til kirkelig aktivitet. For at kommuneadministrasjonen skal få rimelig tid til saksforberedelser, er det nødvendig at kirkelig fellesnemnd oversender sitt grunnlag for budsjettet i månedsskiftet april/mai. Samt at prosjektleder og leder i kirkelige fellesnemnd får tid til å presentere og presisere innholdet før kommuneadministrasjonen starter saksbehandlingen. Kommunal prosjektleder har bekreftet at slikt møte kan finne sted. Vedlagte økonomiplan for har tatt utgangspunkt i de tre fellesrådenes økonomiplaner for Økonomiplanen inneholder en kort beskrivelse av kirkelig virksomhet, aktuelle lovhenvisninger, beskrivelse av uavklarte forhold, forslag til innhold i ny tjenesteytingsavtale og konkrete behov for økning i den økonomiske rammen. Prosjektleder har utarbeidet forslag til økonomiplan og har hatt et nært samarbeid med de to andre kirkevergene om saken. Av tidsmessige årsaker, har ikke prosjektgruppa behandlet saken, men har fått presentert prinsipper og hovedprioriteringer. Det er flere forhold knyttet til sammenslåingen som ikke er avklart og som kan få betydning for den økonomiske situasjonen. Det gjelder spesielt Grensejustering mellom Stokke kommune og Tønsberg kommune (Vear) Pensjonskostnader Arbeidsfordeling mellom ny kommune og nytt fellesråd i gravferdstjenesten Innhold i ny tjenesteytingsavtale Hvert punkt er beskrevet i økonomiplanen. Arbeidet med økonomiplanen har klargjort at den økonomiske situasjonen i det nye fellesrådet blir stram og at det er mange udekkede behov. Behovene er dokumentert i økonomiplanen. Oppsummering av behov som ikke er dekket innenfor dagens økonomiske ramme: Beløp i 1000 NOK Drift Inv Drift Inv Drift Inv Drift Inv Kompensasjon for lønns- og prisvekst Kompensasjon for overtagelse av adm. oppgaver fra kommunen (Andebu og Stokke) Kompensasjon for endring i gravferdsforvaltningen. Må utredes nærmere Oppgradering av data/it system 225 Dekke etterslep på vedlikehold av Stokke og Skjee kirker Oppjustere løpende vedlikehold av kirker og kapeller Tjenesteyting i stedet for økning i ramme Økning av fagstillinger Partssammensatt utvalg Side 4 av 6

5 Tilrettelegging for gjennomf. av konfirmantundervisning Tjæring Høyjord stavkirke 800 Brannsikring Kodal Kirke Vedlikehold av utvendig kledning. Sandar kirke? Utvending vedlikeh Vesterøy k. 150 Lys- og lydanlegg i Sandefjord kirke 275 Parkeringsplass Bugården kirke 650 Ombygging Vesterøy kirke Ny tilhenger 100 Navnet minnelund Stokke øvre 250 Forprosjekt for utvidelse av Stokke kirkegård. 100 Forprosjekt for utvidelse av Skjee kirkegård. 100 Ny gressklipper Kodal 150 Utv. parkeringsplass Høyjord. 250 Steingjerde Kodal kirkegård Samlet behov for økning av driftsmidler i 2017 er foreløpig beregnet til 3,7 mill kroner, eksklusiv lønns- og prisvekst og eksklusiv konsekvens av endringer i gravferdsforvaltningen. Det er behov for 4,9 mill kroner til investeringsmidler i 2017 og Prosjektleder anbefaler at følgende tiltak prioriteres: 1. Kompensasjon for lønns- og prisvekst 2. Kompensasjon for overtagelse av adm. oppgaver fra kommunen (Andebu og Stokke) 3. Kompensasjon for endring i gravferdsforvaltningen 4. Oppgradering av data/it system 5. Dekke etterslep på vedlikehold av Stokke og Skjee kirker 6. Oppjustere løpende vedlikehold av kirker og kapeller 7. Økning av fagstillinger Forslag til vedtak Den framlagte økonomiplanen for godkjennes og oversendes til administrasjonen i den nye kommunen. Kirkelig fellesnemd presiserer at det er spesielt viktig at kommunen øker den økonomiske rammen, og at følgende punkter blir prioritert: 1. Kompensasjon for lønns- og prisvekst 2. Kompensasjon for overtagelse av adm. oppgaver fra kommunen (Andebu og Stokke) 3. Kompensasjon for endring i gravferdsforvaltningen 4. Oppgradering av data/it system 5. Dekke etterslep på vedlikehold av Stokke og Skjee kirker 6. Oppjustere løpende vedlikehold av kirker og kapeller 7. Økning av fagstillinger Møtebehandling Saken ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalg Side 5 av 6

6 Vedtak Den framlagte økonomiplanen for godkjennes og oversendes til administrasjonen i den nye kommunen. Kirkelig fellesnemd presiserer at det er spesielt viktig at kommunen øker den økonomiske rammen, og at følgende punkter blir prioritert: 1. Kompensasjon for lønns- og prisvekst 2. Kompensasjon for overtagelse av adm. oppgaver fra kommunen (Andebu og Stokke) 3. Kompensasjon for endring i gravferdsforvaltningen 4. Oppgradering av data/it system 5. Dekke etterslep på vedlikehold av Stokke og Skjee kirker 6. Oppjustere løpende vedlikehold av kirker og kapeller 7. Økning av fagstillinger Partssammensatt utvalg Side 6 av 6