INNKALLING. (Anne Marie Kvernsmyr, Andebu MR, døde i sommer. Eldbjørg Johansen er valgt som nytt medlem fra Andebu MR)

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Kirken i Sandefjord INNKALLING Møte: 04/2018 Kirkelig fellesråd i Sandefjord Dato, tid: kl Sted: Landstadsenteret, møterom til høyre (Storgaten 20, Sfj) Til: Eldbjørg Johansen Andebu MR eldbjjoh@online.no Vera Øksne Arnadal MR vera@oksne.net Dagfinn Haugen Bugården MR dagfinn.haugen@felleskjopet.no Hans Skjelbred Høyjord MR skjel@online.no Vigdis Myhre Kodal MR vigmy46@gmail.com Dag Inge Angeltveit Svanes Sandar MR svanes@sfjbb.net Rune Lavergren Sandefjord MR rlavergr@online.no Anders Kristian Kjær Skjee MR tian@tian.no Svanhild Sortland Stokke MR svanhild.sortland@gmail.com Arnt Christian Bryde Vesterøy MR achbr@online.no Bror-Lennart Mentzoni Kommunen bror-lennart.mentzoni@sandefjord.kommune.no Audun Haga vara for prost audun.haga@sandefjord.kirken.no (Anne Marie Kvernsmyr, Andebu MR, døde i sommer. Eldbjørg Johansen er valgt som nytt medlem fra Andebu MR) Forfall: Øyvind Nordin Biskopens repr. onordin@sandefjord.kirken.no Kopi av møteinnkalling og saksframlegg sendes varamedlemmer, kirkekontorene, menighetsrådsledere, revisor og redaksjonen@sb.no. Saksnr Tittel Kort åpning av møtet () FR 20/18 Referat fra møte FR 21/18 Referat fra menighetsrådsmøter FR 22/18 Ansette kirkeverge, u.off jf 25 i Offentleglova. FR 23/18 Konstituere fung. kirkeverge FR 24/18 Status driftsregnskap pr juli 2018 FR 25/18 Budsjettendringer 2018 FR 26/18 Utleie av kirker inntektsfordeling FR 27/18 Budsjettforutsetninger 2019 FR 28/18 Suppleringsvalg AU og administrasjonsutvalg FR 29/18 Referatsaker Eventuelt for Dagfinn Haugen, leder Terje Grevle, Kirkeverge Sandefjord kirkelige fellesråd Side 1 av 9

2 Planlagte møter 2018: 24.1, 4.4 (samarbeidsmøte MR), 18.4, 13.6, 19.9, 7.11 (samarb.møte MR), 14.11, 12.12, kl FR 20/18 Referat fra møte Referat fra møte i Sandefjord kirkelige fellesråd (Sendt ut tidligere) Det har ikke kommet kommentarer til utsendt referat. : Det utsendte referatet godkjennes. FR 21/18 Referat fra menighetsrådsmøter Det gis en muntlig rapport fra hvert menighetsråd på møtet. Referatsaken tas til orientering. FR 22/18 Ansette kirkeverge, u.off jf 25 i Offentleglova. Offentlig søkerliste (vedlagt innkallingen) Kandidater (u.off) Saken er unntatt offentlighet i hht Offentleglova 25. Intervjuutvalget har bestått av Fellesrådets arbeidsutvalg, pluss ansattrepresentant, Erling Grostad. Terje Grevle var sekretær for utvalget. Det kom 14 søknader til stillingen, hvorav 4 ble invitert til intervju. Deretter ble 2 invitert til 2.gangs intervju. Prosten var på tjenestereise da 1. gangs intervju ble gjennomført, men deltok på 2.gangs. Intervjuutvalget legger fram sin innstilling i møtet. I tillegg til innstillingen fra utvalget, bør vedtaket inneholde en fullmakt til fellesrådets leder om å kunne gjennomføre sluttforhandling om lønnsbetingelser med den som får tilbudet. tilbys stillingen som kirkeverge.. Dersom vedkommende ikke takker ja, tilbys stillingen til Fellesrådets leder får fullmakt til å gjennomføre sluttforhandling om lønnsbetingelser med den som får tilbudet. FR 23/18 Konstituere fung. kirkeverge Under forutsetning av at ny kirkeverge ikke kan tiltre , er det behov for en midlertidig løsning fra nåværende kirkeverge slutter, til ny er på plass. Nestleder i fellesrådet, Anders Kristian Kjær, har sagt seg villig til å gå inn som fungerende kirkeverge i perioden, for å ivareta det mest nødvendige og formelle. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 2 av 9

3 Anders Kristian Kjær blir ansatt som fungerende kirkeverge i 50% stilling f.o.m t.o.m. (dato ifht oppstart ny kirkeverge). Kjær får samme lønn som nåværende kirkeverge. Han fratrer fellesrådet og arbeidsutvalget i samme periode. FR 24/18 Status driftsregnskap pr juli 2018 Samlet driftsregnskap t.o.m. juli 2018 (vedlagt innkalling) Driftsregnskap t.o.m. juli 2018 pr finansieringskilde (vedlagt innkalling) Kommentarer til driftsregnskap tom juli 2018 (vedlagt innkalling) Saksframstilling Driftsregnskapet legges fram i to rapporter, en samlet og en delt på finansieringskilde. Det samlede driftsregnskapet til og med juli viser et mindreforbruk på kr , noe som er kr lavere enn kirkevergens periodisering av budsjettet. Sum driftsinntekter er ca kr høyere enn det periodiserte budsjettet. Refusjon fra NAV (sykelønn) på kr , er ikke er budsjettert. Mva-kompensasjonen er høyere enn budsjett. Kostnadene er ca kr høyere enn det periodiserte budsjettet. En del skyldes mvakompensasjon og noe er periodiseringsfeil, men også økte energi- og pensjonskostnader. Årsbudsjettet for energi er sannsynligvis kr for lavt. Årsaken er at budsjett 2018 tok utgangspunkt i videreføring av kostnadsnivået i 2017, uten at det ble oppdaget at store deler av kostnadene i 4. kvartal ble bokført i (ca kr). Forbruket er høyere i 2018 enn i Pensjonskostnadene er høyere enn budsjett fordi det reelle beregningsgrunnlaget (premiegrunnlag og premiereserve) er høyere enn i prognosen fra KLP. Oppussing av kontorene i Sandar menighetshus og flytting av Stokke kirkekontor vil påføre fellesrådet noen kostnader. Samtidig er det forventet ytterligere refusjon for sykelønn fra NAV. Fellesrådet har også et betydelig premiefond som vil bli benyttet. Oppsummert: På tross av ubudsjetterte og ubrukte sykelønnsrefusjoner, ser det ut til at merforbruket vil overstige budsjettert beløp (kr ) i Trolig med Se vedlagte regnskapskommentarer for mer informasjon. Det fremlagte driftsregnskapet pr juli 2018 tas til orientering. FR 25/18 Budsjettendringer 2018 Kirkevergen ber om at det gjøres vedtak om fire budsjettendringer. Egenkapitalinnskuddet i KLP er budsjettert med kr i driftsregnskapet, men dette må flyttes til investeringsregnskapet. Faktura fra KLP viser at beløpet ble kr Sandefjord kirkelige fellesråd Side 3 av 9

4 Bruk av disposisjonsfond «Særavtale kantor». Det er gitt et utdanningstilskudd til Bjørg T. Bang på kr og det bør vedtas. Flygel til gravkapellene. En komité samler inn midler til flygler i Orelund og Ekerberg kapell. Fellesrådet bør vedta at dette budsjetteres som en investering og at finansieringen vil være via innsamlede midler. Det er pr dd er kjøpt et flygel til kr eks mva. Kompensere for energikostnader Jf sak om status driftsregnskap pr juli 2018.Årsbudsjettet for energi er sannsynligvis kr for lavt. Årsaken er at budsjett 2018 tok utgangspunkt i videreføring av kostnadsnivået i 2017, uten at det ble oppdaget at store deler av kostnadene i 4. kvartal ble bokført i (ca kr). Samt at forbruker er høyere i 2018 enn i Budsjettert egenkapitalinnskudd på kr flyttes fra driftsregnskapet til investeringsregnskapet og økes til kr Differansen finansieres ved bruk av premiefond i KLP. Det er gitt et utdanningstilskudd til Bjørg T. Bang på kr og det finansieres ved bruk av Fondet « Disp.fond særavtale kantor. Kjøp av flygler til Orelund og Ekerberg budsjetteres som investering og finansieres av innsamlede midler. Budsjettbeløp eks mva. Kirkevergen får fullmakt til å endre budsjettpostene, dersom det blir samlet inn midler til det andre flygelet. Budsjettpost 11 Kjøp av varer og tjenester for funksjon 42 Kirker økes fra kr til kr Kostnaden finansieres ved å øke budsjettpost 27 Bruk av disposisjonsfond med kr , til kr FR 26/18 Utleie av kirker inntektsfordeling I sak FR 33/17 Utleie av kirker, ble det gjort følgende vedtak: Under forutsetning av bispedømmerådets godkjenning, vedtar fellesrådet de foreslåtte satsene for leie av kirker/kirkerom. Leieinntekter og tilhørende kostnader føres normalt i fellesrådets regnskap. Inntektsfordeling mellom fellesråd og menighetsråd tas opp igjen i forbindelse med budsjett Utleie av andre rom enn kirkerommet ivaretas av det enkelte menighetsråd i arbeidskirkene. Det fremlagte reglementet for utleie av kirker, datert godkjennes og tas i bruk fra Saken dreide seg om hvorvidt overskudd/underskudd fra arrangementer (=konserter) skulle tilfalle menighetsråd eller fellesråd. Kirkevergens opprinnelige forslag var «Leieinntekter og tilhørende kostnader føres normalt i fellesrådets regnskap. Netto inntekt eller netto kostnad overføres til/fra menighetsrådets regnskap.». Da kommunen valgte å redusere tilskuddet til kirkelige fellesråd i 2018, ble saken utsatt, slik vedtaket avspeiler. I kommunens rammesak om budsjett 2019 har de lagt opp til at budsjettområdet «Tros- og livssynssamfunn, inklusiv Den norske kirke», kun får kompensasjon for ordinær lønns- og prisvekst. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 4 av 9

5 Kirkevergen anbefaler derfor at vedtaket fra FR 33/17 videreføres. Leieinntekter og tilhørende kostnader føres normalt i fellesrådets regnskap. FR 27/18 Budsjettforutsetninger 2019 Kommunens behandling av sak om beregning av tilskudd (vedlagt innkalling) Økonomiplan (vedlagt innkalling) Budsjett 2019 fra økonomiplan (vedlagt innkalling) Oversikt over fond pr (vedlagt innkallingen) Saksframstilling Rammene for budsjett 2019 er inkludert i Økonomiplan , som fellesrådet godkjente Saksnr. FR 07/18 Årsmelding og årsregnskap Økonomiplanen inneholder fellesrådets økonomiske målsetting: å styrke de faglige ressursene, slik at medlemmene i Kirken og befolkningen i Sandefjord får et best mulig tilbud. Økonomien skal forvaltes med lav risiko og aktivitetsnivået skal tilpasses inntektsnivået. Økonomiplanen inneholder også en anbefaling om at kommunen øker tilskuddet med kr ,- for å kompensere lønns- og prisveksten fra 2017 til Samt at kommunen øker tilskuddet til vedlikehold av kirkebyggene med 5 mill. kr, til 6 mill, og at fellesrådet bruker fra øremerket fond, for å utføre ekstra vedlikehold på middelalderkirkene. Kommunestyret har både behandlet en sak om beregning av tilskudd (se vedlegg) og rammesak for sitt budsjett for Det er ikke lagt inn kompensasjon for vår lønns- og prisvekst fra 2017 til Heller ikke forslag om ekstraordinært vedlikehold av kirkebyggene. Videre framover, vil kommunen benytte nåværende beregning av tilskudd: Tilskuddet til alle tros- og livssynssamfunn, inklusiv Dnk, følger normal lønns- og prisvekst. Tilskuddet fordeles etter antall medlemmer pr tros- og livssynssamfunn. For vår del vil det trolig bety en liten nedgang pr år fremover. I økonomiplanen er det for 2019 lagt inn kr i reduksjon på posten Lønn og sosiale utgifter, men det var ikke lagt inn budsjett for refusjon av sykefravær eller budsjettert med bruk av premiefond i KLP (pensjon). I tillegg, er det oppdaget at et betydelig budsjettavvik på Energi, jf sak FR 15/18 Regnskap første tertial 2018 i forrige møte. Størrelsesorden kr. Den økonomiske utfordringen for fellesrådet kan oppsummeres med at det er behov for å styrke budsjettet med kr til ordinær drift og 6 mill kr til vedlikehold av byggene. Mer om den økonomiske nåsituasjonen. Kirkevergen viser til vedlagte budsjett for 2019 som er klippet ut fra økonomiplanen. Postene er splittet etter finansieringskilde, som er litt annerledes enn i den vedtatte økonomiplanen. Etter kirkevergens oppfatning, gir det en mer hensiktsmessig oversikt over påvirkbare inntekter og kostnader. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 5 av 9

6 Kort beskrivelse av inndelingen: Tilskudd fra kommunen og bispedømmet (50% diakon og 200% kateket) Skal dekke administrasjon; kirkebyggene og den gudstjenestelige virksomhet som foregår i kirkene; drifts- og vedlikeholdskostnader for kapellene; undervisning, ekskl trosopplæring, diakoni, kirkemusikk og andre liknende tiltak. Trosopplæringstilskudd fra bispedømmet Øremerkede midler, knyttet til trosopplæringsplaner i menighetene. Menighetsråd og andre Aktiviteten er i stor grad knyttet til frikjøp av kantor i Sandefjord for å drive MISK (Musikk i Sandefjord kirke), hel eller delvis finansiering av stillinger i Bugården, Vesterøy og Stokke kirkekontor og finansiering av pensjonskostnader fra tidligere aktivitet i Bugården og Sandefjord menigheter. Posten påvirker ikke driftsresultatet til fellesrådet. Vesterøy menighetsbarnehage Omfatter lønnsutgifter til ansatte i Vesterøy menighetsbarnehage. Fellesrådet er arbeidsgiver for de ansatte i barnehagen, selv om barnehagen eies av menigheten. Lønnsutgifter føres i fellesrådet. Øvrige utgifter og inntekter synliggjøres i budsjettet til Vesterøy menighet. Lønnsutgifter og andel av administrative kostnader refunderes fra menighetens budsjett. Posten påvirker ikke driftsresultatet til fellesrådet. Nøkkeltall fra budsjett 2019 i økonomiplanen: Nøkkeltall Kommune og bispedømme Trosopplæring Menighetsråd og andre Vesterøy menighetsbarnehage Totalt Endring 01 Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinntekter Statlige tilskudd Rammeoverføring/tilskudd fra egen kommune Renteinntekter og utbytte Lønn og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Lønn og sosiale utgifter, finansiert av kommune og bispedømme, ekskl trosopplæring, dekker 6,9 årsverk ledelse og administrasjon, honorar FR og 15,6 åv kirkefaglige stillinger. Hvorav bispedømmet dekker 2,5 åv kirkefaglige stillinger. Honorar FR er budsjettert til Trosopplæring dekker 3,6 årsverk kirkefaglige stillinger og menighetene 1,4. Kjøp av varer og tjenester, finansiert av kommune og bispedømme, ekskl trosopplæring, er på 6,4 mill. 65% av kostnadene kan, grovt sett, fordeles på denne måten: De største postene i Kjøp av varer og tjenester (ca) Årsbeløp ca Energi (D) Ekstern regnskapsføring (D) Forsikringer (D) Renhold og vaskeri- og vaktmestertjenester (D) Leie av lokaler og grunn (D) Møteannonser (D) Honorar selvstendig næringsdrivende (D) Vikartjenester (D) Kontingenter (D) Revisjonshonorar (D) Andre kostnader (D) Sykefraværsrefusjon 2017 og 1. tertial 2018 fordeler seg slik: Sandefjord kirkelige fellesråd Side 6 av 9

7 Kommune og bispedømme Trosopplæring Vesterøy menighetsbarnehage tertial Premiefond i KLP var på 2 mill kr pr Det kan kun benyttes til betaling av fremtidig premie. Årlig premie til KLP er ca 3,9 mill. Det bør også nevnes at flere menighetsråd ønsker mer administrativ støtte enn de får med dagens organisering, at det er ønske om mer satsning på sosial nettverk og markedsføring, at lønnskostnadene vil øke i takt med høyere utdanningsnivå (master), at det er liten grad av kompetansehevende tiltak i budsjettet, at ivaretakelse av arkivlovens forpliktelser er nedprioritert, og at IKT-systemene har behov for oppgradering. MISK s søknad om refusjon av 10% kantorstilling bortfaller i denne omgang, da kommunen ikke har bevilget støtte til 20% av stillingen. Disposisjonsfond Oversikt over disposisjonsfond er vist i vedlegg, men kan oppsummeres slik: Oppsummert: Type fond Pr Disp 2018 Bundet Drift Investering Øremerket Totalsum Bundne fond kan kun benyttes til det som giver har bestemt. «Drift» er ubundet disposisjonsfond, mens «Investering» er øremerkede investeringsfond. «Øremerket» er ubunde fond som fellesrådet, i prinsippet, kan omdisponere. Kirkebyggene Fellesrådet har følgende prioritering av bygningsmessig vedlikehold: 1. HMS-forhold og personsikkerhet 2. Hindre vanninntrenging 3. Brannforebyggende tiltak 4. Utvendig og innvendig vedlikehold (maling, vasking etc) 5. Utvendig og innvendig oppgradering Det er dokumentert at vedlikeholdsetterslepet er på mer enn 80 mill kr. Følgende, større vedlikeholdsoppgaver er under planlegging eller igangsatt pr juli 2018: Brannsikring av Kodal kirke. Teknisk underlag utredes. Tjæring av Høyjord stavkirke. Tilbud behandles. Kalking av Skjee kirke. Anbudspapirer behandles. Varmeanlegg i Sandefjord kirke. Ombygging starter i august. Vurdering Å hente inn et driftsunderskudd på og sette av 6 mill kr til vedlikehold av kirkebygg i 2019 er en krevende oppgave. Driftsunderskuddet for 2019 kan fjernes ved å budsjettere med noe sykefraværsrefusjon og bruk av premiefondet i KLP. Vedlikeholdsbehovet på 6 mill kr år kan tas av øremerkede fond og driftsfond. Dette ville føre til at omtrent alle reserver blir borte og at problemet blir stort i Kirkevergen vil ikke anbefale denne løsningen. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 7 av 9

8 Det bør settes i verk konkrete tiltak og/eller lages en prioritert plan for å komme i driftsmessig balanse så raskt som mulig. Kirkevergen må minne fellesrådet om at de forvalter byggene og har et selvstendig ansvar for at byggene ikke er til fare for liv og helse. Uavhengig av om kommunen setter av midler til vedlikehold eller ikke. Bekymringene går spesielt på fare for at løse deler kan falle ned fra spir/tak/vegg og for brann i gamle, elektriske anlegg. Kirkevergen vil gjennomgå brannsikkerhetsrutiner i utsatte kirkebygg og eventuelt styrke brannberedskap. Fellesrådet bør sette av midler til gjennomføring av midlertidig sikring av tak/spir/vegg på Sandar og Sandefjord kirker. Spiret i Arnadal bør prioriteres i 2019 og finansieres av fellesrådets driftsfond. Kostnadsoverslag: ,- Fellesrådet bør diskutere hvor mye av fondsmidlene som kan benyttes til kirkebyggene og bør diskutere hvor raskt vi skal komme i driftsmessig balanse. (2019, 2020, 2021,?) Den nye kirkevergen bør få noe tid til forberedelser, før Fellesrådet diskuterer rammer og retning for arbeidet med å tilpasse driften til tilskuddsnivået. Kirkevergen utarbeider budsjett 2019, basert på nåværende driftssituasjon. Samt legger inn forslag til ekstraordinære vedlikeholdstiltak på inntil en mill kr. Driften må komme i økonomisk balanse i Den nye kirkevergen legger fram forslag til videre arbeid med å komme i økonomisk balanse i forbindelse med behandling av økonomiplan Fellesrådet tar ny kontakt med kommunepolitikerne om situasjonen for kirkebyggene. FR 28/18 Suppleringsvalg AU og administrasjonsutvalg Saksframstilling Anne Marie Kvernsmyr var vararepresentant til AU og personlig vararepresentant for Hans Skjelbred i administrasjonsutvalget. Hennes erstattere bør velges. Kirkevergen gir ikke forslag til vedtak i valgsaker.. FR 29/18 Referatsaker Status vedlikehold pr til fellesrådet (vedlagt innkalling) 1. Aktuelle rapporter Muntlig rapport på møtet fra: Prosten Kommunens representant i Fellesrådet Kirkevergen 2. Referat fra vedtak i fellesrådets arbeidsutvalg Sandefjord kirkelige fellesråd Side 8 av 9

9 Orientering om møtet med politikerne Saksframstilling Status for vedlikehold av kirker og kapeller ligger vedlagt. Referatsakene tas til orientering. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 9 av 9