REFERAT. DEN NORSKE KIRKE Kirken i Sandefjord

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Kirken i Sandefjord REFERAT Møte: 04/2017 Kirkelig fellesråd i Sandefjord Dato, tid: kl Sted: Landstadsenteret, konferanserom til venstre (Storgaten 20, Sfj) Til stede: Anne Marie Kvernsmyr Andebu MR mariekvern@outlook.com Vera Øksne Arnadal MR vera@oksne.net Dagfinn Haugen Bugården MR dagfinn.haugen@felleskjopet.no Hans Skjelbred Høyjord MR skjel@online.no Vigdis Myhre Kodal MR vigmy46@gmail.com Dag Inge Angeltveit Svanes Sandar MR svanes@sfjbb.net Rune Lavergren Sandefjord MR rlavergr@online.no Anders Kristian Kjær Skjee MR tian@tian.no Svanhild Sortland Stokke MR svanhild.sortland@gmail.com Arnt Christian Bryde Vesterøy MR achbr@online.no Øyvind Nordin Biskopens repr. onordin@sandefjord.kirken.no Bror-Lennart Mentzoni Kommunen bror-lennart.mentzoni@sandefjord.kommune.no Monica Kjosavik Assist. Kirkeverge monica.kjosavik@sandefjord.kirken.no Forfall: Kopi av møteinnkalling og saksframlegg sendes varamedlemmer, kirkekontorene, revisor(post@vestfoldkommunerevisjon.no) og redaksjonen@sb.no. Saksnr Tittel Kort åpning av møtet (Arnt Christian) FR 25/17 Referat fra møte FR 26/17 Regnskap første halvår FR 27/17 Evaluering av organisering FR 28/17 Utleie av kirker FR 29/17 Referatsaker Eventuelt for Dagfinn Haugen, leder Terje Grevle, Kirkeverge Planlagte møter 2017: 15.11, (14.12), kl Samarbeidsmøte mellom fellesrådets arbeidsutvalg og menighetsrådsledere: 7.11, kl Sandefjord kirkelige fellesråd Side 1 av 7

2 FR 25/17 Referat fra møte Referat fra møte i Sandefjord kirkelige fellesråd (Sendt ut tidligere) Saksfremstilling Det har ikke kommet kommentarer til utsendt referat. : Det utsendte referatet godkjennes. Det utsendte referatet godkjennes. FR 26/17 Regnskap første halvår Driftsregnskap 1. halvår 2017 totalt (vedlagt innkalling) Driftsregnskap 1. halvår 2017 pr funksjon (vedlagt innkalling) Kommentarer til regnskapet 1. halvår 2017 (vedlagt innkalling) Saksfremstilling Det samlede driftsregnskapet for 1. halvår viser et mindreforbruk på kr , noe som er kr mer enn kirkevergens periodisering av budsjettet. Se kolonner merket med «totalt» på siste side i vedlagte driftsregnskap. Sum driftsinntekter er ca kr høyere enn det periodiserte budsjettet. Det skyldes i hovedsak at refusjon fra NAV (sykepenger) ikke er budsjettert. Refusjonen er på ca kr. Kostnadene er ca kr lavere enn det periodiserte budsjettet. En stor del skyldes periodiseringsfeil i lønnskostnader. Se vedlagte regnskapskommentarer for mer informasjon. Viser spesielt til avsnitt «19 Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l.» som omhandler egenkapitaltilskudd til KLP. Egenkapitaltilskuddet har blitt vesentlig høyere enn budsjettert og det er behov for budsjettjusteringer: Driftsbudsjettet: Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l. reduseres med kr ,-. Avsatt til disposisjonsfond økes med kr ,-. Bruk av disposisjonsfond økes med kr ,- Overført til investeringsbudsjettet økes med kr ,- Investeringsbudsjettet: Overføring fra driftsregnskapet settes til kr ,- Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l. settes til kr ,- Endringen betyr at «underskuddet» for 2017 økes fra ca til ca 1 mill kr. Etter revisors anbefaling, flyttes egenkapitaltilskuddet til investeringsbudsjettet. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 2 av 7

3 Kirkevergen ønsker å avvente resultatet fra 2. tertial før ytterligere budsjettendringer legges fram for fellesrådet. Det fremlagte driftsregnskapet for første halvår tas til orientering. Det gjøres følgende budsjettendringer: Driftsbudsjettet: Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l. reduseres med kr ,-. Avsatt til disposisjonsfond økes med kr ,-. Bruk av disposisjonsfond økes med kr ,- Overført til investeringsbudsjettet økes med kr ,- Investeringsbudsjettet: Overføring fra driftsregnskapet settes til kr ,- Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l. settes til kr ,- Arnt Christian spurte etter størrelse på disposisjonsfondene, som burde vært lagt fram. (Kirkevergen sjekket etter møtet, og det var ca 9 mill kr på disposisjonsfondene ved utgangen av 2016.) Det fremlagte driftsregnskapet for første halvår tas til orientering. Det gjøres følgende budsjettendringer: Driftsbudsjettet: Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l. reduseres med kr ,-. Avsatt til disposisjonsfond økes med kr ,-. Bruk av disposisjonsfond økes med kr ,- Overført til investeringsbudsjettet økes med kr ,- Investeringsbudsjettet: Overføring fra driftsregnskapet settes til kr ,- Utlån, kjøp av aksje, andeler o.l. settes til kr ,- FR 27/17 Evaluering av organisering Høringsnotat vedr evaluering av organisering av fellesrådet (vedlagt innkalling) Saksframstilling Da nye Sandefjord kirkelige fellesråd ble opprettet lå det som en forutsetning at organiseringen skal evalueres i løpet av 4. kvartal For å få en bred evaluering foreslår Kirkevergen at alle menighetsråd, prost, tillitsvalgte og hovedverneombud inviteres til å gi sin tilbakemelding til fellesrådet. I tillegg bør alle ansatte i begge arbeidsgiverlinjer gis anledning til å komme med sine personlige tilbakemeldinger. Se vedlagte forslag til høringsnotat. Det fremlagte høringsnotatet sendes til alle menighetsråd, prost, tillitsvalgte, hovedverneombud, ansatte i begge arbeidsgiverlinjer. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 3 av 7

4 Kirkevergen legger fram alle tilbakemeldinger og anbefaling om eventuelle videre tiltak i en egen sak i fellesrådsmøtet den Det fremlagte høringsnotatet sendes til alle menighetsråd, prost, tillitsvalgte, hovedverneombud, ansatte i begge arbeidsgiverlinjer. Kirkevergen legger fram alle tilbakemeldinger og anbefaling om eventuelle videre tiltak i en egen sak i fellesrådsmøtet den FR 28/17 Utleie av kirker Forslag til reglement for utleie av kirkebygg (vedlagt innkalling) Saksframstilling Brukerbetalinger og regler for leie av kirkebygg bør harmoniseres. Brukerbetalinger skal godkjennes av biskopen. Utleie av kirkebygg til konserter og eventuelt andre arrangementer er regulert i forskrift «Regler for bruk av kirkene». Der står det bl annet at menighetsrådene kan låne ut kirkene til 7. Utlån til medlemmer av Den norske kirke Til medlemmer av Den norske kirke kan menighetsrådet låne ut kirken til a) gudstjenester, b) oppbyggelige møter, c) trosopplæring, diakoni, kirkemusikk, d) stillhet, lystenning og bønn, e) omvisning og turistbesøk, f) konserter, utstillinger, og andre kirkelige og kulturelle arrangementer som faller inn under formålet i 1 og som ikke strider mot 4 tredje til syvende ledd. 11. Betaling for bruk av kirken Innenfor de rammer som er satt i kirkeloven 20 første og annet ledd, kan kirkelig fellesråd kreve betaling for bruk av kirken etter nærmere regler godkjent av bispedømmerådet. Kirkelovens 20: For benyttelse av kirken til gudstjeneste eller annen oppbyggelse tas det ikke betaling. Det samme gjelder kirkelige handlinger som utføres i forbindelse med en gudstjeneste. For benyttelse til andre formål eller kirkelige handlinger utenfor gudstjeneste kan kirkelig fellesråd kreve betaling etter nærmere regler godkjent av bispedømmerådet. Kirkemøtet gir nærmere bestemmelser om bruk av kirkene. Det er kirkelig fellesråd som kan kreve betaling for bruk av kirken/kirkerommet, men det er Menighetsrådet som avgjør om kirken/kirkerommet skal lånes/leies ut. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 4 av 7

5 Det har kommet ønske fra flere menighetsråd/stabsledere om at netto leieinntekter skal tilfalle menighetsrådets regnskap og ikke fellesrådets. Samt at kirketjener som benyttes skal finansieres direkte av leieinntektene. Sandefjord kirke har mye utleie i løpet av året, mens det er noe utleie av de andre kirkene, spesielt i desember. I fellesrådets budsjettet for 2017 er det lagt inn ca kr i brutto leieinntekter. Priser for utleie av kirkerom Leie av kirkerom til øvelse. Leie av kirkerom til arrangement, uten salg av billetter Stokke Andebu Sandefjord Forslag / 1200 / 700* Leie av kirkerom med salg av billetter, innenbys arrangør. % av billettinntekt 10% (min 1000) 1200 / 700* 2 10% (min 1800) 10% (min 2000) Leie av kirkerom med salg av billetter, utenbys arrangør. % av billettinntekt 20% (min 2000) 20% (min 1500) 20% (min 1800) 20% (min 2500) Tillegg for renhold, kr/time Tillegg for kirketjener, kr/time 310/380* Tillegg for kantor/organist kr/time inkl øvelse 310/380* 3 avtales spes. * 1 0 for innenbygds for Andebu, 700 for Høyjord og Kodal for utenbygds. * for Andebu, 700 for Høyjord og Kodal. * kr pr time for dagtid og 380 for kveldstid. For å gi menighetsrådene mulighet til å bruke utleie av kirkene som inntektskilde, anbefaler kirkevergen at netto inntekt overføres til menighetsrådets regnskap. Netto inntekt til menighetsråd beregnes på følgende måte: Inntekt i hht prisliste ovenfor. - Kostnad til renhold i hht prisliste ovenfor. - Kostnad til kirketjener i hht prisliste ovenfor kr ved konserter eller 500 ved leie til øvelse. (Fast beløp som kompensasjon for økt energiutgift, forbruksmateriell mm, som føres i fellesrådets regnskap) = Netto inntekt/netto kostnad overføres/belastes menighetsrådets regnskap Arrangementer eller utleieforhold som menighetsråd eller fagutvalg tar initiativ til, skal ikke belaste fellesrådets regnskap med økte kostnader. Dvs at menighetsråd/fagutvalg må bære den økonomiske risikoen for arrangementet/utleieforholdet. Administrasjonen bruker en del tid til håndtering av avtaler, kontakt med leietakere, innhenting av informasjon om billettinntekter, utsending og oppfølging av faktura. Med nåværende omfang av utleie, anbefaler kirkevergen at det ikke belastes administrative kostnader på det enkelte arrangement. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 5 av 7

6 Fellesrådets administrasjon vil i utgangspunktet ikke inngå utleieavtaler i egen regi. Spesielt for arbeidskirkene. Arbeidskirkene har flere rom til mulig utleie enn de andre kirkene. De kan, i denne sammenheng, sammenlignes med menighetshus og kirkestuer. Det bør derfor være opp til det enkelte menighetsråd å beslutte utleiepriser og å håndtere uteleieforholdene. Inntekter og kostnader føres i menighetens regnskap. Kirkevergens foreløpige forslag til vedtak: Under forutsetning av bispedømmerådets godkjenning, vedtar fellesrådet de foreslåtte satsene for leie av kirker/kirkerom. Leieinntekter og tilhørende kostnader føres normalt i fellesrådets regnskap. Netto inntekt eller netto kostnad overføres til/fra menighetsrådets regnskap. Utleie av andre rom enn kirkerommet ivaretas av det enkelte menighetsråd i arbeidskirkene. Det fremlagte reglementet for utleie av kirker, datert xx godkjennes og tas i bruk fra Det har kommet signaler om at enkelte menighetsråd ønsker å uttale seg om denne saken før den sluttbehandles i fellesrådet. Saken tas opp igjen i neste møte, slik at menighetsrådene får tid til å diskutere saken før den realitetsbehandles. Det må komme fram at MR kan velge en annen pris enn det som står i prisoversikten. Saken tas opp igjen i neste møte, slik at menighetsrådene får tid til å diskutere saken før den realitetsbehandles. FR 29/17 Referatsaker 1. Referat fra menighetsrådsmøter Det gis en muntlig rapport fra hvert menighetsråd på møtet. 2. Aktuelle rapporter Muntlig rapport på møtet fra: Prosten Kommunens representant i Fellesrådet Kirkevergen 3. Referat fra vedtak i fellesrådets arbeidsutvalg Referatsakene tas til orientering. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 6 av 7

7 Referatsakene tas til orientering. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 7 av 7