INNKALLING. Kopi av møteinnkalling og saksframlegg sendes varamedlemmer, kirkekontorene, menighetsrådsledere, revisor og

Transkript

1 DEN NORSKE KIRKE Kirken i Sandefjord INNKALLING Møte: 06/2017 Kirkelig fellesråd i Sandefjord Dato, tid: kl Sted: Landstadsenteret, møterom til høyre (Storgaten 20, Sfj) Til: Anne Marie Kvernsmyr Andebu MR mariekvern@outlook.com Vera Øksne Arnadal MR vera@oksne.net Dagfinn Haugen Bugården MR dagfinn.haugen@felleskjopet.no Hans Skjelbred Høyjord MR skjel@online.no Vigdis Myhre Kodal MR vigmy46@gmail.com Dag Inge Angeltveit Svanes Sandar MR svanes@sfjbb.net Rune Lavergren Sandefjord MR rlavergr@online.no Anders Kristian Kjær Skjee MR tian@tian.no Svanhild Sortland Stokke MR svanhild.sortland@gmail.com Arnt Christian Bryde Vesterøy MR achbr@online.no Bror-Lennart Mentzoni Kommunen bror-lennart.mentzoni@sandefjord.kommune.no Øyvind Nordin Biskopens repr. onordin@sandefjord.kirken.no Forfall: Kopi av møteinnkalling og saksframlegg sendes varamedlemmer, kirkekontorene, menighetsrådsledere, revisor og redaksjonen@sb.no. Saksnr Tittel Kort åpning av møtet (Øyvind) FR 40/17 Referat fra møte FR 41/17 Budsjett 2018 FR 42/17 Evaluering av organisering av fellesrådet FR 43/17 Høring om forslag til ny lov om tros- og livssynssamfunn (var sak 34/17) FR 44/17 Referatsaker Eventuelt for Dagfinn Haugen, leder Terje Grevle, Kirkeverge Planlagte møter 2018: 24.1, 4.4 (samarbeidsmøte MR), 18.4, 13.6, 19.9, 7.11 (samarb.møte MR), 14.11, 12.12, kl FR 40/17 Referat fra møte Referat fra møte i Sandefjord kirkelige fellesråd (Sendt ut tidligere) Saksfremstilling Sandefjord kirkelige fellesråd Side 1 av 5

2 Fornavn på forslagsstiller til valg var skrevet feil. Han heter Arnt Christian og ikke Arnt Kristian. Det har ikke kommet andre kommentarer til utsendt referat. : Det utsendte referatet, med korreksjon av forslagsstillers fornavn, godkjennes. FR 41/17 Budsjett 2018 Forslag til budsjett 2018 totalt og pr funksjon og pr finansieringskilde Forslag til budsjett 2018 sammenlignet med 2017 Kommentarer til budsjett 2018 Viser til sak 40/17 Budsjettforberedelser 2018 i forrige møte, samt vedlagte Kirkevergen legger fram forslag til budsjett for 2018, uten at kommunestyret har gjort endelig behandling av tilskuddssatser for neste år. Slik rådmannens forslag foreligger, gir det en nedgang på 0,7% i tilskudd fra Eventuelle endringer i kommunens vedtak legges fram på første møte i Det vedlagte forslaget til budsjett viser et merforbruk (underskudd) på kr ,-. Se vedlagte budsjettoppstilling og kommentarer. Fra det vedlagte kommentardokumentet gjentas forutsetningene for budsjettforslaget og en forklaring på oppbyggingen av budsjettet: Kirkevergens budsjettforutsetninger: 2,5% lønnsøkning er lagt inn fra Sykelønnsrefusjon er budsjettert med kr 0. Kommunalt tilskudd 0,7% under 2017-tilskuddet. Vedlikehold av kirker og kapeller dekkes av tjenesteytingsavtalen med kommunen. Ingen egenfinansiering. Fjerner tilskudd til Andebu, Høyjord og Kodal på kr til adm.støtte og kr til musikk. Bruk av disposisjonsfond til dekning av merforbruk på ca kr i ordinær drift i I tillegg brukes disposisjonsfond eller øremerkede fond til dekning av aktiviteter i trosopplæring. Oppbygging av budsjettet I økonomireglement for fellesrådet er det bestemt at aktiviteter skal budsjetteres på funksjonsnivå. Dvs 41 - Kirkelig administrasjon 42 Kirker 43 Gravplasser 44 Annen kirkelig virksomhet, inkludert Trosopplæring Tiltak finansiert av MR/MISK/Kristian 45 Barnehager Forslag til budsjett på ovennevnte funksjoner er vist i vedlegg. I tillegg vises budsjettet oppdelt i forhold til finansieringskilder: Vesterøy menighetsbarnehage (selvfinansierende) Trosopplæring (øremerkede tilskudd fra bispedømmet) Tiltak som finansieres av menighetsråd, MISK eller Stiftelsen Kristian Kommunalt tilskudd og tilskudd fra bispedømmet til kateket/diakon Sandefjord kirkelige fellesråd Side 2 av 5

3 Etter kirkevergens oppfatning gir sistnevnte oppdeling et bedre styringsgrunnlag for fellesrådet enn oppdeling pr funksjon. Hovedtall: Budsjett 2018 Finansieringskild Hovedposter 01 Kommune /stat 02 Trosopplæring 03 MR/andre 04 Barnehage Totalsum 01 Brukerbetaling, salg, avgifter og leieinntekt Refusjoner/Overføringer Statlige tilskudd Rammeoverføring/Tilskudd fra egen kommu Andre tilskudd, gaver, innsamlede midler Sum driftsinntekter Lønn- og sosiale utgifter Kjøp av varer og tjenester Tilskudd og gaver Sum driftsutgifter BRUTTO DRIFTSRESULTAT Bruk av disposisjonsfond Merforbruket knyttet til ordinær drift er høyt og kan ikke fortsette på samme nivå i 2019 og fremover. Merforbruket må reduseres til null eller lavere. Når kommunen har vedtatt tilskuddet for 2018 gir det en indikasjon på hvor mye som må spares på ordinær drift. Etter kirkevergens oppfatning er det nødvendig å redusere lønnskostnadene, fortrinnsvis i forbindelse med naturlig avgang. Samt gjennomgå posten Kjøp av varer og tjenester for å finne innsparingsmuligheter. Det fremlagte driftsbudsjettet for 2018, som viser et merforbruk på kr ,- godkjennes. Merforbruk knyttet til trosopplæring i Bugården, kr ,- dekkes fra disposisjonsfond «Bugården trosopplæring», resten, kr ,-, dekkes av det ordinære disposisjonsfondet. FR 42/17 Evaluering av organisering Høringsnotat vedr evaluering av organisering av fellesrådet (vedlagt innkalling) Alle høringssvar om evaluering av organisering (vedlagt innkalling) Saken ble første gang behandlet i sak FR 27/17 Evaluering av organisering fra , der det ble gjort følgende vedtak: Det fremlagte høringsnotatet sendes til alle menighetsråd, prost, tillitsvalgte, hovedverneombud, ansatte i begge arbeidsgiverlinjer. Kirkevergen legger fram alle tilbakemeldinger og anbefaling om eventuelle videre tiltak i en egen sak i fellesrådsmøtet den Vedlagte høringsnotat ble sendt ut til alle menighetsråd, prost, tillitsvalgte, hovedverneombud og til alle ansatte. Det har kommet svar fra alle menighetsråd, fellesuttalelser fra to staber (Stokke og Sandar) og fra 8 ansatte. Svarene er vist i sin helhet i vedlegget. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 3 av 5

4 Tilbakemeldingene viser at mye kan videreføres, men også at det er behov for å ta tak i de utfordringene som er kommet fram. Det gjelder spesielt 1. Koordinering av administrative ressurser, jf åpningstid ved Andebu kirkekontor og ønske om mer adm.ressurser til menighetsrådene. Kirkevergens kommentarer: Det er neppe mulig å øke administrative ressurser, men det bør settes i verk en mer detaljert kartlegging av arbeidsoppgaver og ressursbruk. Samt, i samarbeid med administrativt personell, vurdere muligheter for endring i arbeidsoppgaver, koordinering og samarbeid. 2. Bedre samhandling mellom kirkeverge/eiendomssjef og menighetsråd om endringer i kirkebyggene. Kirkevergens kommentarer: Kirkevergen/eiendomssjef tar initiativ til nærmere samarbeid med MR, spesielt når det skal gjøres endringer som påvirker bruk av kirkerom eller øvrig bruk av kirkene. 3. Sokneprest som stabsleder Både Sandar MR og stab, Vesterøy MR og en ansatt (nr 7) har mange innvendinger til sokneprestens rolle som stabsleder. En ansatt (nr 8) ønsker ikke sokneprest som stabsleder. Soknepresten er stabsleder i stabene i Bugården, Sandar, Sandefjord og Vesterøy, og har hatt tilsvarende rolle i flere år. Kirkevergens kommentarer: I utgangspunktet skulle rollen videreføres, uten store endringer. Tilbakemeldingene kan tyde på at det oppleves at det har skjedd store endringer i noen staber. Det er derfor behov for å gå gjennom situasjonen i hver stab og søke nye løsninger. Samt klargjøre rutiner for konflikthåndtering/interessemotsetninger. 4. Klargjøring av roller (stabsleder, stabsleders overordnede, assisterende kirkeverge, daglig leder). Etterspørres av både Sandar MR og stab og flere ansatte. Kirkevergens kommentarer: På tilbakemeldingene virker det som behovet i stor grad er knyttet til sokneprest som stabsleder, men at det også er behov for å klargjøre forskjellen mellom stabsledelse, personalansvar og personaladministrative oppgaver. : Saken tas til orientering. Kirkevergen bes om å finne løsninger på utfordringer som er nevnt i saken og komme tilbake med en orientering til fellesrådet FR 43/17 Høring om forslag til ny lov om tros- og livssynssamfunn Forslag-2 til svar på høringsspørsmål om ny lov (vedlagt innkallingen) Høringsbrev (sendt ut tidligere) Høringsnotat (sendt ut tidligere) Saken ble første gang behandlet som sak 34/17 den Det ble deretter gitt informasjon om det nye lovforslaget i møte mellom fellesråd og alle menighetsråd den Leder og nestleder i fellesrådet, kirkeverge og prost var på orienteringsmøte om samme sak i regi av Tunsberg bispedømme og Tunsberg kirkevergelag. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 4 av 5

5 Forslag til fellesrådets svar på høringsspørsmålene er juster noe i forhold til forslaget som ble lagt fram i forrige møte. Kirkevergen har i sitt høringsforslag lagt spesielt vekt på fire forhold: Det er en fordel med en rammelov, uten for mange, detaljerte bestemmelser om Den norske kirke. Kirkemøtet bør ha vide fullmakter til å organisere kirkelig virksomhet. Dagens løsning med delt finansiering mellom stat og kommune bør opprettholdes. Forslag til lovtekst om finansiering fra stat eller kommune må bli mer spesifikt og også omtale diakoni, kirkemusikk, kirkelig undervisning (trosopplæring/ konfirmantarbeid) og andre kirkelige tiltak. Se vedlegg for utfyllende høringssvar. Fellesrådet godkjenner det fremlagte høringssvaret. FR 44/17 Referatsaker 1. Referat fra menighetsrådsmøter Det gis en muntlig rapport fra hvert menighetsråd på møtet. 2. Aktuelle rapporter Muntlig rapport på møtet fra: Prosten Kommunens representant i Fellesrådet Kirkevergen 3. Referat fra vedtak i fellesrådets arbeidsutvalg Referatsakene tas til orientering. Sandefjord kirkelige fellesråd Side 5 av 5