Møteprotokoll. Arbeidsutvalget. Stokke Andebu Sandefjord. Møtested: Kommunestyresalen i Stokke Dato: Tidspunkt: 08:30-10:30

Transkript

1 Stokke Andebu Sandefjord Arbeidsutvalget Møteprotokoll Møtested: Kommunestyresalen i Stokke Dato: Tidspunkt: 08:30-10:30 Medlemmer tilstede: Leder Bjørn Ole Gleditsch Anne Strømøy Arild Theimann Bjarne Sommerstad Hilde Hoff Håkonsen Erlend Larsen Nils Ingar Aabol Fra administrasjonen: Gudrun Haabeth Grindaker Tina Skarheim Underskrifter: Vi bekrefter med våre underskrifter at møteprotokollen er ført i samsvar med det som ble bestemt på møtet. Bjørn Ole Gleditsch Leder Liss Carin Haugland Møtesekretær

2 Merknader til innkallingen: Ingen Sakslisten: Starter med eventuelt før behandling av sakene. Saknr. 29/2016 GODKJENNING AV MØTEREFERAT Møtereferat for Arbeidsutvalget 29. februar 2016 godkjennes. Vedrørende sak 20/2016: Under behandling: Saken skal ikke behandles i PSU. AUs 29/2016 vedtak: Møtereferat for Arbeidsutvalget 29. februar 2016 godkjennes. Formuleringen under sak 20/2016 rettes opp. Saknr. 30/2016 SAKSLISTE TIL PARTSSAMMENSATT UTVALG OG FELLESNEMND - MØTER 26. APRIL 2016 Arbeidsutvalget legger til grunn at saksliste til PSU og FN blir slik det fremkommer av saksfremstillingen. Hilde Hoff Håkonsen: Sak om gravferd og kirkegårdsforvaltning bør behandles i Partssammensatt Utvalg. Enighet i Arbeidsutvalget om at sak om gravferd og kirkegårdsforvaltning settes opp til behandling i Partssammensatt Utvalg 26.april Nils Ingar Aabol: Ønske om at de tillitsvalgte gis anledning til å orientere for Partssammensatt Utvalg om deres erfaringer med prosessen og annet de er opptatt av. Enighet i Arbeidsutvalget om at prosjektleder inviterer de tillitsvalgte til å orientere i fbm Side2

3 prosjektleders orientering i Partssammensatt Utvalg 26.april Prosjektleders innstilling med endring ble deretter enstemmig vedtatt. AUs 30/2016 vedtak: Arbeidsutvalget legger til grunn at saksliste til PSU og FN blir slik det fremkommer under: AGENDA PSU OG FN 26. APRIL 2016 PSU FN Godkjenne protokoll PSU 15. mars 2016 Godkjenne protokoll FN 15. mars 2016 Organisatorisk plassering av parkvesen og grønt vedlikehold Nærdemokratiordningen Kommunevåpen for nye Sandefjord kommune Gravferd og kirkegårdsforvaltning Orientering fra temakomiteene Orientering fra prosjektleder Avtale med Tønsberg legevakt Valg forliksråd Møtego gjøring/frikjøp Eventuelt Saknr. 31/2016 ORGANISATORISK PLASSERING AV PARKVESEN OG GRØNTVEDLIKEHOLD Arbeidsutvalget anbefaler at Fellesnemda fatter følgende vedtak: 1. Parkvesen og grøntvedlikehold i nye Sandefjord kommune plasseres organisatorisk i kommunalområdet for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling. 2. Organiseringen skal evalueres senest i AUs 31/2016 vedtak: Arbeidsutvalget anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: 1. Parkvesen og grøntvedlikehold i nye Sandefjord kommune plasseres organisatorisk i kommunalområdet for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling. 2. Organiseringen skal evalueres senest i Side3

4 Saknr. 32/2016 NÆRDEMOKRATIORDNINGEN Arbeidsutvalget anbefaler Fellesnemnda å gjøre slikt vedtak: 1. Videre utforming av nærdemokratiordningen i nye Sandefjord kommune baseres på det som fremgår av sakens pkt Temakomiteen bes om å fortsette arbeidet og utarbeide forslag til modell og vedtekter/retningslinjer slik at dette kan vedtas i Fellesnemnda senest i august Nytt saksframlegg ettersendt til medlemmene av Arbeidsutvalget fredag 8. april Dette erstatter saksframstilling som ble sendt ut 6. april Prosjektleders ettersendte innstilling enstemmig vedtatt. AUs 32/2016 vedtak: Arbeidsutvalget anbefaler Fellesnemnda å gjøre slikt vedtak: 1. Videre utforming av nærdemokratiordningen i nye Sandefjord kommune baseres på det som fremgår av sakens pkt Temakomiteen bes om å fortsette arbeidet og utarbeide forslag til modell og vedtekter/retningslinjer slik at dette kan vedtas i Fellesnemnda senest i august Saknr. 33/2016 VALG AV KOMMUNEVÅPEN FOR NYE SANDEFJORD KOMMUNE Heraldiker Jan Eide bør delta på møtet i Fellesnemnda 26. april AUs 33/2016 vedtak: Side4

5 Saknr. 34/2016 ORIENTERING FRA PROSJEKTLEDER - APRIL 2016 AUs 34/2016 vedtak: Saknr. 35/2016 AVTALE OM LEGEVAKT MED TØNSBERG KOMMUNE Samarbeidsavtalen om legevaktstjenester ved Tønsbergregionen legevakt (TRLKAD) for enkelte innbyggere i Andebu og Stokke godkjennes. AUs 35/2016 vedtak: Samarbeidsavtalen om legevaktstjenester ved Tønsbergregionen legevakt (TRLKAD) for enkelte innbyggere i Andebu og Stokke godkjennes. Saknr. 36/2016 VALG AV FORLIKSRÅD NYE SANDEFJORD KOMMUNE 1. Det velges ett forliksråd for «nye Sandefjord kommune» med funksjonstid fra sammenslåingstidspunktet. 2. Fellesnemnda behandler i egen sak valg av forliksråd i «nye Sandefjord kommune» med funksjonstid Side5

6 AUs 36/2016 vedtak: 1. Det velges ett forliksråd for «nye Sandefjord kommune» med funksjonstid fra sammenslåingstidspunktet. 2. Fellesnemnda behandler i egen sak valg av forliksråd i «nye Sandefjord kommune» med funksjonstid Saknr. 37/2016 EVENTUELT - ARBEIDSUTVALGET Prosjektleder Gudrun Haabeth Grindaker: Møtegodtgjøring/frikjøp Det er behov for presisering av hva som inngår i legitimerte utgifter/utgifter til frikjøp, jfr sak om møtegodtgjøring i Fellesnemnda 15.mars Enighet om at prosjektleder forbereder sak om dette til møte i Fellesnemnda 26. april Seminar i Konsberg 6. og 7. juni 2016 Det er nødvendig med en avklaring omkring hvem som skal inviteres til seminaret i juni. Seminaret skal være på Grand Hotel Kongsberg. Enighet om at man raskt sender ut informasjon/invitasjon til de 57 medlemmene i det nye bystyret, samt tillitsvalgte (som møter i PSU), og ledergruppen nye Sandefjord kommune. Videre vil prosjektleder avklare spørsmål omkring oppsett av vararepresentanter til det nye Kommunestyret. Så snart dette er avklart vil det også avklares hvem/hvor mange vararepresentanter som skal inviteres til seminaret. Hilde Hoff Håkonsen: Valg av Kontrollutvalg Spørsmål omkring fremdrift for valg av sekretariatsordning for kontrollutvalg i nye Sandefjord. Det er Fellesnemnda som gjør vedtak om sekretariatsordning. Prosjektleder er i dialog med ledere av dagens tre kontrollutvalg for å sikre at nødvendige vedtak om revisjon og kontrollutvalgssekretariat gjøres i tide før Prosjektleder tar sikte på å orientere (Arbeidsutvalget og) Fellesnemnda i mai 2016 Side6

7 Nils Ingar Aabol: Verbalforslag i vedtatt budsjett 2016 Pkt 11 i budsjett-vedtak Stokke 2016 omhandler ressursfordelingsmodell i skolesektoren i ny kommune. Det er ønskelig med informasjon fra prosjektleder om status og planlagt fremdrift. Konkludert med at Prosjektleder orienterer Fellesnemnda i møte 24.mai 2016 Anne Strømøy: Kommuneplan for nye Sandefjord Ønsker informasjon om arbeid med planstrategi/kommuneplanarbeid. Konkludert med at legger frem sak til (Arbeidsutvalget og) Fellesnemnda i mai 2016 for å orientere om saken. Side7