MØTEINNKALLING. Eventuelt forfall meldes til tlf / Varamedlemmer møter etter nærmere avtale.

Transkript

1 STOKKE KOMMUNE ANDEBU KOMMUNE SANDEFJORD KOMMUNE MØTEINNKALLING Utvalg: PARTSSAMMENSATT UTVALG Møtested: Stokke kommune, kommunestyresalen Møtedato: Tid: 09:00 Eventuelt forfall meldes til tlf / (mette.wiik@sandefjord.kommune.no) Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 59/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET DEN / 15 MØTEPLAN FOR FELELSNEMNDA OG PSU /15 ORIENTERING FRA MØTE I ANSETTELSESUTVALGET 30. NOV /15 ORIENTERING FRA PROSJEKTLEDER 63/15 AVTALER OM VERTSKOMMUNESAMARBEID EVENTUELT Sandefjord, Bjørn Ole Gleditsch leder Side 1 av 6

2 59/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET DEN Saksbehandler: Gudrun Haabeth Grindaker Saksnr.: Utvalg Møtedato 59/15 PSU Møteprotokollen godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll fra møtet Side 2 av 6

3 STOKKE KOMMUNE ANDEBU KOMMUNE SANDEFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Partssammensatt utvalg - SAS Utvalg: PARTSSAMMENSATT UTVALG Møtested: Sandefjord kommune, formannskapssalen Møtedato: Tid: 09:00 11:05 Tilstede på møtet: Funksjon Navn Parti Møtt for Medlem Bjørn Ole Gleditsch H Medlem Tor Steinar Mathiassen H Medlem Anne Strømøy H Forfall Medlem Vidar Andersen FRP Medlem Cathrine Andersen FRP Medlem Bror-Lennart Mentzoni KRF Varamedlem Audun Tjomsland H Karin Virik - V Medlem Arild Theimann AP Medlem Lozan Balisany AP Medlem Bjarne Sommerstad SP Medlem Jan Tore Rui Haugerød H Medlem Hilde Hoff Håkonsen AP Varamedlem Wenche Davidsen AP Erlend Larsen - H Medlem Grethe Østgård H Medlem Nils Ingar Aabol AP Varamedlem Fredrikke Møller SV Roy Standal - FRP Medlem Inga M. Krossøy KRF Organisasjonene Medlem Anne Merete Sørensen Fagfor Medlem Siv Breitve Utdfor Medlem Roar Gunnufsen Fagfor Medlem Bente Wangen Nordengen Utdfor Medlem Arne Antonsen Fagfor Medlem Martin Torhaug Utdfor Behandlede saker: 51/15 57/15 Sandefjord, Bjørn Ole Gleditsch Leder Side 1 av 11

4 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 51/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET DEN /15 ORIENTERING FRA TEMAKOMITEENE 53/15 POLITISK REGLEMENT FOR NYE SANDEFJORD KOMMUNE 54/15 VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL FELLESNEMNDA, PARTSSAMMENSATT UTVALG, ARBEIDSUTVALGET OG ANSETTELSESUTVALGET 55/15 MØTEPLAN FOR FELLESNEMDNA OG PSU 56/15 FREMDRIFTS- /PROSJEKTPLAN 1. VERSJON 57/15 INFORMASJON KOMMUNIKASJONSSTRATEGI 58/15 GODTGJØRELSE TIL PSU OG FELLESNEMD EVENTUELT Side 2 av 11

5 51/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTET DEN Møteprotokollen godkjennes. Møtebehandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Møteprotokollen godkjennes. 52/15 ORIENTERING FRA TEMAKOMITEENE Informasjonen gitt i møtet tas til orientering Møtebehandling: Bjørn Ole Gleditsch fremmet følgende forslag: Saken utgår. Forslag fremmet av Gleditsch ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Saken utgår. 53/15 POLITISK REGLEMENT FOR NYE SANDEFJORD KOMMUNE 1. PSU slutter seg til bestemmelsen om administrasjonsutvalgets sammensetning, det politiske reglementets 29. Side 3 av 11

6 Møtebehandling: Tor Steinar Mathiassen fremmet følgende innspill: Antall medlemmer endres til 9, 7 folkevalgte og 2 tillitsvalgte. Forhandlingssammenslutninger og kommunens ansatte som ikke er representert i utvalget kan delta med en observatør med møte- og talerett. Vidar Andersen fremmet følgende innspill: Kommunale arbeidstakere endres til kommunens ansatte. Leder og nestleder oppnevnes blant formannskapet. Bjørn Ole Gleditsch fremmet følgende forslag: Saken tas til foreløpig orientering og legges frem til behandling i neste møte. Forslag fremmet av Gleditsch ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Partssammensatt utvalg anbefaler at fellesnemnda fatter følgende vedtak: Saken tas til foreløpig orientering og legges frem til behandling i neste møte. 54/15 VALG AV MEDLEMMER OG VARAMEDLEMMER TIL FELLESNEMNDA, PARTSSAMMENSATT UTVALG, ARBEIDSUTVALGET OG ANSETTELSESUTVALGET Innstilling til valg av medlemmer og varamedlemmer i Fellesnemnda, PSU, Arbeidsutvalget og ansettelsesutvalget, godkjennes. Møtebehandling: Bente Wangen Nordengen viste til e-post av hvor hun gjør oppmerksom på at Anja Torbergsen står oppført som medlem i PSU fra Utdanningsforbundet i Sandefjord. Men at det er feil og at det er Bente Wangen Nordengen som har vært i den rollen og fortsetter videre. Side 4 av 11

7 Tonje Wallaker Lunde orienterte i en e-post pr om at hun erstattes av Tove Irene Bækø, som vara for Anne Merethe Sørensen i PSU. Siv Breitve orienterte om at vara for tillitsvalgte fra Andebu er nummererte og ikke personlig vara. Nye varamedlemmer fremkommer i listen under.. Følgende er oppnevnt fra kommunene til FN og PSU: Andebu Medlemmer Personlige varamedlemmer: Kommune FN PSU Bjarne Sommerstad (SP) 1. Lars Viggo Holmen (H) Andebu FN PSU Jan Thore Rui-Haugerød (H) 2. Miriam Hanedalen (KRF) Andebu FN PSU 3. Helene Eriksen (V) Hilde Hoff Håkonsen (AP) 1. Bjørn Orerød (AP) 2. Svein Magnus Sletvold (AP) Andebu FN PSU Anne Merethe Sørensen (Fagforbundet Andebu) Siv Breitve (Utdanningsforbundet Andebu) 1.Tove Irene Bækø (NSF Andebu) 2.Sanele Jakobsen (naturviterne Andebu) 3.Tore Slettvold (Delta Andeu) Andebu PSU Stokke Medlemmer Varamedlemmer (numerisk, ikke personlig) Kommune FN PSU Erlend Larsen (H) 1. Wenche Davidsen (Ap) Stokke FN PSU Nils Ingar Aabol (Ap) 2. Fredrikke Møller (SV) 3. Kåre Pettersen (V) Stokke FN PSU Grethe Østgård (H) 4. Renate Sølversen (H) 5. Per Myrstad Kringen (Ap) Stokke FN PSU Roy A Standaln (FrP) 6. Mette Havnaas (H) Stokke FN PSU Inga M Krossøy (KrF) 1. Jon Folkvord (SP) 2. Nina Brodahl (MDG) Stokke FN PSU Arne Antonsen (Fagforbundet Stokke) Martin Torhaug (Utdanningsforbundet Stokke) Camilla Botne (NSF Stokke) Bente Høibraaten (Delta Stokke) Stokke Stokke PSU PSU Side 5 av 11

8 Sandefjord Medlemmer Varamedlemmer Kommune FN PSU Bjørn Ole Gleditsch (H) Audun Tjomsland (H) Sandefjord FN PSU Tor Steinar Mathiassen (H) Anders Sperre (H) Sandefjord FN PSU Anne Strømøy (H) Hanne Børresen Johansen (H) Sandefjord FN PSU Cathrine Andersen (FrP) Yllka Neziri (H) Sandefjord FN PSU Vidar Andersen (FrP) Øyvind Lorentzen (FrP) Sandefjord FN PSU Karin Virik (V) Ole Trygsland Hoelseth (FrP) Sandefjord FN PSU Bror-Lennart Mentzoni (KrF) Ida Cathrine Nilsen (SP) Sandefjord FN PSU Arild Theimann (AP) Charlotte Jahren Øverbye (SV) Sandefjord FN PSU Lozan Balizany (AP) Helge William Myrseth (MDG) Sandefjord FN PSU Birgit Pettersen (AP) Sandefjord FN PSU Morten Joel Istre (AP) Sandefjord FN PSU Roar Gunnufsen Per Erik Larsen Sandefjord PSU (Fagforbundet) Bente Wangen Nordengen (Utdanningsforbundet) (NITO Sandefjord) Cecilie Hofstad Opheim (NSF Sandefjord) Sandefjord PSU Arbeidsutvalg (AU) Medlemmer: Bjørn Ole Gleditsch Bjarne Sommerstad Hilde Hoff Håkonsen Nils Ingar Aabol Anne Strømøy Arild Theimann Erlend Larsen Varamedlemmer: Det er også oppnevnt personlige vararepresentanter for medlemmene i AU. Ansettelsesutvalg (ANS) Medlemmer: Bjørn Ole Gleditsch Hilde Hoff Håkonsen Bjarne Sommerstad Erlend Larsen Nils Ingar Aabol Roar Gunnufsen, fagforbundet Sandefjord Varamedlemmer: Endret innstilling ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer. Side 6 av 11

9 Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: Følgende er oppnevnt fra kommunene til FN og PSU: Andebu Medlemmer Personlige varamedlemmer: Kommune FN PSU Bjarne Sommerstad (SP) 4. Lars Viggo Holmen (H) Andebu FN PSU Jan Thore Rui-Haugerød (H) 5. Miriam Hanedalen (KRF) Andebu FN PSU 6. Helene Eriksen (V) Hilde Hoff Håkonsen (AP) 3. Bjørn Orerød (AP) 4. Svein Magnus Sletvold (AP) Andebu FN PSU Anne Merethe Sørensen (Fagforbundet Andebu) Siv Breitve (Utdanningsforbundet Andebu) 1.Tove Irene Bækø (NSF Andebu) 2.Sanele Jakobsen (naturviterne Andebu) 3.Tore Slettvold (Delta Andeu) Andebu PSU Stokke Medlemmer Varamedlemmer (numerisk, ikke personlig) Kommune FN PSU Erlend Larsen (H) 7. Wenche Davidsen (Ap) Stokke FN PSU Nils Ingar Aabol (Ap) 8. Fredrikke Møller (SV) 9. Kåre Pettersen (V) Stokke FN PSU Grethe Østgård (H) 10. Renate Sølversen (H) 11. Per Myrstad Kringen (Ap) Stokke FN PSU Roy A Standaln (FrP) 12. Mette Havnaas (H) Stokke FN PSU Inga M Krossøy (KrF) 3. Jon Folkvord (SP) 4. Nina Brodahl (MDG) Stokke FN PSU Arne Antonsen (Fagforbundet Stokke) Martin Torhaug (Utdanningsforbundet Stokke) Camilla Botne (NSF Stokke) Bente Høibraaten (Delta Stokke) Stokke Stokke PSU PSU Side 7 av 11

10 Sandefjord Medlemmer Varamedlemmer Kommune FN PSU Bjørn Ole Gleditsch (H) Audun Tjomsland (H) Sandefjord FN PSU Tor Steinar Mathiassen (H) Anders Sperre (H) Sandefjord FN PSU Anne Strømøy (H) Hanne Børresen Johansen (H) Sandefjord FN PSU Cathrine Andersen (FrP) Yllka Neziri (H) Sandefjord FN PSU Vidar Andersen (FrP) Øyvind Lorentzen (FrP) Sandefjord FN PSU Karin Virik (V) Ole Trygsland Hoelseth (FrP) Sandefjord FN PSU Bror-Lennart Mentzoni (KrF) Ida Cathrine Nilsen (SP) Sandefjord FN PSU Arild Theimann (AP) Charlotte Jahren Øverbye (SV) Sandefjord FN PSU Lozan Balizany (AP) Helge William Myrseth (MDG) Sandefjord FN PSU Birgit Pettersen (AP) Sandefjord FN PSU Morten Joel Istre (AP) Sandefjord FN PSU Roar Gunnufsen Per Erik Larsen Sandefjord PSU (Fagforbundet) Bente Wangen Nordengen (Utdanningsforbundet) (NITO Sandefjord) Cecilie Hofstad Opheim (NSF Sandefjord) Sandefjord PSU Arbeidsutvalg (AU) Medlemmer: Bjørn Ole Gleditsch Bjarne Sommerstad Hilde Hoff Håkonsen Nils Ingar Aabol Anne Strømøy Arild Theimann Erlend Larsen Varamedlemmer: Det er også oppnevnt personlige vararepresentanter for medlemmene i AU. Ansettelsesutvalg (ANS) Medlemmer: Bjørn Ole Gleditsch Hilde Hoff Håkonsen Bjarne Sommerstad Erlend Larsen Nils Ingar Aabol Roar Gunnufsen, fagforbundet Sandefjord Varamedlemmer: Om det ikke er enstemmighet i saker om tilsettingsprosesser i ansettelsesutvalget, skal saken fremmes for fellesnemnda. Side 8 av 11

11 55/15 MØTEPLAN FOR FELLESNEMDNA OG PSU Møteplan for 1. halvår 2016 godkjennes. Møtebehandling: Hilde Hoff Håkonsen fremmet følgende innspill: Det legges møtedatoer 14 dager mellom arbeidsutvalget og FN / PSU. Bjørn Ole Gleditsch fremmet følgende forslag: Møteplan for 1. halvår for 2016 tas foreløpig til orientering. Forslag fremmet av Gleditsch ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Møteplan for 1. halvår for 2016 tas foreløpig til orientering. 56/15 FREMDRIFTS- /PROSJEKTPLAN 1. VERSJON Prosjektleders informasjon og presentasjon av fremdriftsplan/ prosjektplan pr tas til orientering. Møtebehandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: Prosjektleders informasjon og presentasjon av fremdriftsplan/ prosjektplan pr tas til orientering. Side 9 av 11

12 57/15 INFORMASJON KOMMUNIKASJONSSTRATEGI 1. Godt kommunikasjonsarbeid og en god kommunikasjonsstrategi bidrar til å skape oppslutning og tillit til prosessen. Fellesnemnda ser derfor behovet for å styrke kapasiteten på området. 2. Kommunikasjonsstrategien tas til orientering. Møtebehandling: Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Partssammensatt utvalg sitt vedtak: Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: 1. Godt kommunikasjonsarbeid og en god kommunikasjonsstrategi bidrar til å skape oppslutning og tillit til prosessen. Fellesnemnda ser derfor behovet for å styrke kapasiteten på området. 2. Kommunikasjonsstrategien tas til orientering. 58/15 GODTGJØRELSE TIL PSU OG FELLESNEMD 1. Saken legges frem uten innstilling Møtebehandling: Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: 1. Fellesnemnda anbefaler Arbeidsgruppens forslag (vedlegg) til godtgjørelser for PSU og Fellesnemnda. 2. Saken sendes kommunestyrene i Andebu og Stokke og bystyret i Sandefjord for endelig avgjørelse. Forslag til ny innstilling ble enstemmig vedtatt med 26 stemmer. Side 10 av 11

13 Fellesnemndas vedtak: Partssammensatt utvalg anbefaler at Fellesnemnda fatter følgende vedtak: 1. Fellesnemnda anbefaler Arbeidsgruppens forslag (vedlegg) til godtgjørelser for PSU og Fellesnemnda. 2. Saken sendes kommunestyrene i Andebu og Stokke og bystyret i Sandefjord for endelig avgjørelse. EVENTUELT: Bjørn Ole Gleditsch etterlyser at dokumentene legges i en «app» slik at møtedokumentene kan jobbes med elektronisk. Nils Ingar Aabol, orienterte om saken fristilling av Vear og møtet med statsråden. Side 11 av 11

14 60/ 15 MØTEPLAN FOR FELELSNEMNDA OG PSU 2016 Saksbehandler: Gudrun Haabeth Grindaker Saksnr.: Utvalg Møtedato 60/15 PSU /15 Fellesnemnda Ingen innstilling. Bakgrunn for saken: Arbeidsutvalget fremmet følgende forslag til møteplan for året Det er gitt føringer for at det skal, så godt som det er mulig, legges minimum 14 dagers mellomrom mellom møtet i arbeidsutvalget og PSU/Fellesnemd. Arbeidsutvalg (AU) og Ansettelsesutvalg (ANS) AU: ANS: AU: ANS: AU: ANS: AU: ANS: AU: ANS: AU: ANS: AU: ANS: AU: ANS: AU: ANS: Partssammensatt utvalg (PSU) og Fellesnemnd (FN) PSU: FN: PSU: FN: PSU: FN: PSU: FN: PSU: FN: PSU: FN: PSU: FN: PSU: FN: PSU: FN: Møtested og klokkeslett vil fremkomme i møteinnkalling til det enkelte møte. Side 3 av 6

15 61/15 ORIENTERING FRA MØTE I ANSETTELSESUTVALGET 30. NOV 2015 Saksbehandler: xx Saksnr.: Utvalg Møtedato 61/15 PSU /15 Fellesnemnda Informasjon gitt i møtet tas til orientering Side 4 av 6

16 62/15 ORIENTERING FRA PROSJEKTLEDER Saksbehandler: Gudrun Haabeth Grindaker Saksnr.: Utvalg Møtedato 62/15 PSU /15 Fellesnemnda Informasjon gitt i møtet tas til orientering Side 5 av 6

17 63/15 AVTALER OM VERTSKOMMUNESAMARBEID Saksbehandler: Gudrun Haabeth Grindaker Saksnr.: Utvalg Møtedato 63/15 PSU /15 Fellesnemnda Prosjektleder anbefaler at fellesnemnda fatter følgende vedtak: Fellesnemnda stiller seg positiv til at det inngås vertskommuneavtaler som foreslått. Bakgrunn for saken: Andebu kommune har henvendt seg til Sandefjord med ønske om bistand til tjenester innenfor teknisk sektor, primært arealplanlegging, byggesaksbehandling og oppmåling/geodata. Tilsvarende har Stokke kommune anmodet om at Sandefjord kommune sørger for feietjenesten i Stokke kommune frem til kommunesammenslåingen. Etter dialog er det utformet et forslag til avtaler om administrativt vertskommunesamarbeid iht. bestemmelsene i kommuneloven. Inngåelse av slik avtale forutsetter godkjennelse av kommunestyrene og bystyret. Saken legges frem for PSU og Fellesnemnda til uttalelse før endelig behandling i kommunene. Forslag til avtaler: Forslag til avtaler mellom Sandefjord og Andebu (vedlegg) regulerer rettigheter og plikter ved at Sandefjord kommune frem til kommunesammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner utfører de angitte oppgaver for Andebu kommune og Stokke kommune. Ytterligere informasjon fremgår av vedlagte avtaleforslag. Prosjektleders vurdering og anbefaling: Prosjektleder mener samarbeidet på en god måte legger til rette for den forestående sammenslåingsprosessen, og at fellesnemnda bør stille seg positiv til at det inngås avtaler som foreslått. Vedlegg: 1. Avtale Andebu 2. Avtale - Stokke Side 6 av 6

18 Skisse pr Avtale om vertskommunesamarbeid _ Arealplan, byggesak og geodata 1. Bakgrunn og formål: Bakgrunnen for avtalen er at Andebu kommune pga. ressurssituasjon m.m. ønsker bistand til arealplanlegging, byggesaksbehandling og oppmåling/geodata. Dette innebærer offentlig myndighetsutøvelse og at avtalen utformes iht. bestemmelsene i kommuneloven. Formål med avtalen er å regulere rettigheter og plikter ved at Sandefjord kommune frem til kommunesammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner utfører de angitte oppgavene for Andebu kommune. 2. Samarbeidsform: Kommunene inngår i et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28-1b. Denne avtale følger bestemmelsen i kommuneloven 28e om oppretting av skriftlig samarbeidsavtale for vertskommunesamarbeid. 3. Samarbeidskommuner: Vertskommune er Sandefjord kommune. Andebu kommune er samarbeidskommune. 4. Avtalens gyldighet: Vertskommunesamarbeidsavtalens gyldighet forutsetter godkjenning i Andebu kommunestyre og Sandefjord Bystyre. Videre forutsettes at rådmannen i Andebu fatter vedtak om delegering av myndighet til rådmannen i Sandefjord. Rådmannen i Sandefjord vil videredelegere som for tilsvarende fagområder i Sandefjord og i samsvar med prinsipper for delegasjon i Sandefjord. Vertskommunesamarbeidsavtalen gjelder fra 1. januar 2016 frem til kommunesammenslåing 1. januar Andebu kommune som ansvarlig for tjenestene kan trekke tilbake delegert myndighet iht. vanlige prinsipper for delegering av myndighet. For øvrig kan ikke denne vertskommuneavtalen sies opp i avtaleperioden. 5. Sandefjord kommunes ansvar: 5.1. Arealplanlegging: Sandefjord kommune skal sørge for saksbehandling av private reguleringsforslag som fremmes i Andebu kommune på tilsvarende måte som saksbehandling av private reguleringsforslag gjøres i Sandefjord kommune. Dette innebærer bl.a. veiledning og dialog med forslagsstiller og utarbeidelse av saksfremlegg til behandling i Andebu kommunes folkevalgte organer. Sandefjord kommune skal følge opp kommuneplanens arealdel, herunder videreføre Side 1 av 4

19 Skisse pr arbeidet med «Områdeplan for Andebu sentrum» og igangsette «Områdeplan for Kodal». Arbeidet skal utføres i dialog med rådmannen i Andebu. Eventuell bistand fra Sandefjord kommune til utarbeidelse av kommunale reguleringsplaner forutsetter at det er avklart at det er kapasitet og ressurser til dette. Innstilling i saker innenfor arealplan skal utformes i rådmannen i Andebus navn og skal innholdsmessig avklares med ham. Kjøp av tjenester for å utarbeide planer eller fremskaffe underlag for disse, skal gjøres av Sandefjord kommune iht. Lov om offentlig anskaffelse, Sandefjord kommunes anskaffelsesregler og innenfor vedtatt budsjett Behandling av byggesaker: Sandefjord kommune skal behandle de byggesaker som fremmes i Andebu kommune iht. plan- og bygningslovens regler og i samsvar med de til enhver tid rettskraftige planer. Saksbehandlingen skal utføres på tilsvarende måte som i Sandefjord kommune. Dette omfatter også veiledning og dialog med publikum. Rådmannen i Sandefjord kommune delegeres kompetanse (myndighet) til å fatte vedtak i henhold til plan- og bygningslovens regler i saker som er å anse som ikkeprinsipielle. I tvilstilfelle om en sak er av prinsipiell karakter avgjøres dette av rådmannen i Andebu, evt. etter dialog med ordfører eller utvalgsleder. Byggesaker som er av prinsipiell karakter som skal avgjøres ved folkevalgt behandling skal forberedes av Sandefjord kommune i dialog med rådmannen i Andebu. Innstilling skal utformes i rådmannen i Andebus navn og skal innholdsmessig avklares med ham. Andebu saksbehandlingssystem skal benyttes, men maler for vedtaksutforming etc. kan tilpasses praksis i Sandefjord. Eventuelle kjøp av tjenester for å forberede byggesaker skal gjøres av Sandefjord kommune iht. Lov om offentlig anskaffelse, Sandefjord kommunes anskaffelsesregler og innenfor vedtatt budsjett Behandling av klage på byggesaker: Ved klage på vedtak om byggetillatelse skal Sandefjord kommune vurdere argumentene i klagen og fatte nytt vedtaket dersom klagen tilsier dette. Vurderes klagen slik at det opprinnelige vedtaket bør opprettholdes, skal saken legges frem for behandling i Miljø- og planutvalget som tar stilling til om vedtaket skal opprettholdes og sendes fylkesmannen for endelig avgjørelse. Innstilling i klagesaker skal utformes i rådmannen i Andebus navn og skal innholdsmessig avklares med ham Oppmåling/geodata: Sandefjord kommune skal gjennomføre kartforretninger, grensejusteringer, sørge for ajourhold av kartverk og matrikkel og saksbehandle saker iht. lovgivning på Side 2 av 4

20 Skisse pr tilsvarende måtes som i Sandefjord. Rådmannen i Sandefjord kommune delegeres kompetanse til å fatte vedtak i saker som er å anse som ikke-prinsipielle. I tvilstilfelle om en sak er av prinsipiell karakter avgjøres dette av rådmannen i Andebu, evt. etter dialog med ordfører eller utvalgsleder. Eventuelle kjøp av tjenester innenfor oppmåling/geodata skal gjøres av Sandefjord kommune iht. Lov om offentlig anskaffelse, Sandefjord kommunes anskaffelsesregler og innenfor vedtatt budsjett. 6. Personalforhold: Andebu beholder arbeidsgiveransvar og forestår lønnsutbetaling for medarbeider i Andebu som på tidspunkt for inngåelse av denne avtale arbeider med arealplan og byggesaksbehandling med kontorsted Andebu herredshus. I avtaleperioden vil medarbeideren ha sin kontorarbeidsplass i Sandefjord kommune og faglig rapportere til den i Sandefjord som delegeres ansvar, jf. pkt. 4, for de aktuelle oppgavene, jf. pkt Økonomi: Sandefjord kommunes kostnader ved utøvelsen oppgaver regulert i denne avtale dekkes ved at Sandefjord kommune sender månedlig faktura for faktisk utført arbeid, som forfaller til betaling med 14 dagers frist. Kostnaden skal beregnes basert på faktisk medgått tid, aktuell lønn inkl. sos. kostnader og med et påslag på 20 % for administrasjon, kontorhold etc. Bruk av bil faktureres pr. km etter statens satser. Utgifter ved kjøp av tjenester viderefaktureres uten påslag. I budsjett for 2016 i Andebu kommune innarbeides totalt 3,5 mill. kroner som antatt totalkostnad for gjennomføring av avtalen. I tillegg kommer lønn til medarbeider som Andebu har arbeidsgiveransvar for, jf. pkt. 6. Sandefjord kommunes tidsforbruk og kjøp av tjenester skal ikke medføre at dette beløpet overskrides, med mindre rådmannen i Andebu skriftlig samtykker til dette. Andebu kommune sørger selv for å fakturere og innkreve gebyrer fra publikum. Sandefjord kommune beregner ikke fortjeneste for gjennomføring av avtalen. Andebu kommune har det økonomiske ansvaret, herunder for eksempel ved krav om erstatning for handlinger utført med bakgrunn i avtalen. 8. Styringsdialog: Det skal gjennomføres løpende dialog om utførelsen av denne avtale, herunder om omfang av oppgavene, status i økonomi/budsjett og kvalitet i utførelsen. Rådmannen i Andebu har ansvar for å innkalle til regelmessige statusmøter med ledelsen i Sandefjord kommune. Side 3 av 4

21 Skisse pr Signatur: Avtalen er vedtatt av kommunestyret i Andebu og bystyret i Sandefjord som bekreftes med dette: Kommune: Sak nr.: Dato: Rådmannens signatur: Andebu kommunestyre Sandefjord bystyre Side 4 av 4

22 Skisse pr Avtale om vertskommunesamarbeid _ Feiing og tilsyn av piper og ildsteder 1. Bakgrunn og formål: Bakgrunnen for avtalen er at Stokke kommune ønsker bistand til feiing og tilsyn av piper og ildsteder. Dette innebærer offentlig myndighetsutøvelse og at avtalen utformes iht. bestemmelsene i kommuneloven. Formål med avtalen er å regulere rettigheter og plikter ved at Sandefjord kommune frem til kommunesammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner utfører de angitte oppgavene for Stokke kommune. 2. Samarbeidsform: Kommunene inngår i et administrativt vertskommunesamarbeid etter kommuneloven 28-1b. Denne avtale følger bestemmelsen i kommuneloven 28e om oppretting av skriftlig samarbeidsavtale for vertskommunesamarbeid. 3. Samarbeidskommuner: Vertskommune er Sandefjord kommune. Stokke kommune er samarbeidskommune. 4. Avtalens gyldighet: Vertskommunesamarbeidsavtalens gyldighet forutsetter godkjenning i Stokke kommunestyre og Sandefjord Bystyre. På grunn av at samarbeidskommunene har felles brannsjef fra før, er nytt delegeringsvedtak av myndighet ikke nødvendig. Vertskommunesamarbeidsavtalen gjelder fra 1. januar 2016 frem til kommunesammenslåing 1. januar Stokke kommune som ansvarlig for tjenestene kan trekke tilbake delegert myndighet iht. vanlige prinsipper for delegering av myndighet. For øvrig kan ikke denne vertskommuneavtalen sies opp i avtaleperioden. 5. Sandefjord kommunes ansvar: Sandefjord kommune skal sørge for at feiertjenester i Stokke kommune blir utført etter gjeldene lover og forskrifter. Dette innebærer bl.a. følgende oppgaver: o o Etablere og ajourholde register over piper og ildsteder. Registeret skal være elektronisk og ved inngåelse av avtalen benyttes feiesystemet som Sandefjord kommune benytter. Føre tilsyn med, og sørge for feiing av, piper og ildsteder i kommunen. Feiing og tilsyn skal være behovsprøvd, jf. Forskrift om brannforebyggende tiltak og tilsyn 7-3, og utføres minst hvert fjerde år. I snitt skal det feies/føres tilsyn med ca piper og føres tilsyn med ca ildsteder pr. år. Side 1 av 3

23 Skisse pr o o o Ansvar for kommunikasjon med tjenestemottakere i Stokke, herunder varsle om tilsyn og feiing, dialog om når feiing gjennomføres og oppfølging av pålegg. I tillegg til lovpålagte oppgaver, kan det inngås avtale med privatpersoner om enkeltoppdrag, for eksempel feiing av enkeltobjekter, hytter (ikke lovpålagt), befaring/rådgivning til huseiere/entreprenører. Sandefjord kommune skal utarbeide årsrapport over forrige års aktiviteter. Grunnlaget skal inneholde følgende opplysninger: Antall gjennomførte tilsyn av piper og ildsteder. Antall feide piper. Oversikt over antall bestillingsoppdrag. Oppgaven skal utføres i henhold til et system for kvalitetsstyring/internkontroll som skal dokumenteres skriftlig. Systemet skal holdes oppdatert av Sandefjord kommune og skal gjøres tilgjengelig for Stokke kommune og tilsynsmyndigheter på forespørsel. 6. Økonomi: Sandefjord kommunes kostnader ved utøvelsen av oppgaver regulert i denne avtale dekkes ved at Sandefjord kommune sender faktura på kr eks. mva. med betalingsfrist 1. juli Kostnader for konvertering av data, lisens og vedlikeholdsavtale på kr eks. mva. kommer i tillegg. Kostnaden er basert på driftsutgifter, lønnsutgifter inkl. sos. kostnader og med et påslag på 20 % for administrasjon, kontorhold etc. Driftsutgiftene dekker bilhold, drivstoffutgifter og nødvendig utstyr. Prisene er basert på dagens forskriftskrav til feie- og tilsynsfrekvens. Dersom forskriftene endres tas en eventuell justering av pris opp i det årlige evalueringsmøtet. For bestillingsarbeider, som for eksempel feiing av enkeltobjekter, hytter (ikke lovpålagt), befaring/rådgivning til huseiere/entreprenører, kan Sandefjord kommune i tillegg fakturere etter medgått tid, kr. 400,- eks mva pr time. Oppmøte av feier, men hvor feiing ikke kunne utføres pga forhold som skyldes eier, faktureres som utført feiing. Stokke kommune sørger selv for å fakturere og innkreve gebyrer fra publikum. Sandefjord kommune beregner ikke fortjeneste for gjennomføring av avtalen. Stokke kommune har det økonomiske ansvaret, herunder for eksempel ved krav om erstatning for handlinger utført med bakgrunn i avtalen. 7. Styringsdialog: Det skal gjennomføres løpende dialog om utførelsen av denne avtale, herunder om omfang av oppgavene, status i økonomi/budsjett og kvalitet i utførelsen. Rådmannen i Stokke har ansvar for å innkalle til regelmessige statusmøter med ledelsen i Sandefjord kommune. Side 2 av 3

24 Skisse pr Signatur: Avtalen er vedtatt av kommunestyret i Stokke og bystyret i Sandefjord som bekreftes med dette: Kommune: Sak nr.: Dato: Rådmannens signatur: Stokke kommunestyre Sandefjord bystyre Side 3 av 3