MØTEINNKALLING SAKSLISTE

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: FELLESNEMNDA Møtested: Andebu herredshus, kommunestyresalen : Tid: 11:00 Eventuelt forfall meldes til tlf. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Felles orienteringer: SAKSLISTE Innkjøpssjef i Sandefjord kommune, Roger Stampe, orienterer om anskaffelsesprosess for bistand til rekruttering av ny rådmann/prosjektleder Representanter fra personalavdelingen i Sandefjord, Magne Eckhoff, personalsjef, Gro Dvergstein, personalkonsulent og Benedicte Kirkeberg, personalkonsulent, orienterer om ansettelsesprosesser. Rådmennene orienterer om informasjonsarbeidet i kommunene og mulig prosess for etablering av informasjonsstrategi for sammenslåingsprosessen. Rådmennene orienterer om mulighet for frikjøp av person for bistand til Nemnda frem til ny rådmann/prosjektleder er ansatt. Rådmennene orienterer om vurderinger vedr. avtaler og evt. oppsigelse av slike. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 7/15 15/647 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL - MØTE DEN I STOKKE KOMMUNESTYRESAL 8/15 15/505 SPESIFIKASJON AV KONKURRANSE FOR ANSKAFFELSE FOR BISTAND TIL REKRUTTERING 9/15 15/505 KRITERIER FOR DEN NYE RÅDMANNEN/PROSJEKTLEDEREN 10/15 15/370 ROLLEFORSTÅELSE FOR FELLESNEMNDA OG PARTSAMMENSATT UTVALG

2 11/15 15/844 ANSETTELSESUTVALGET - MANDAT OG SAMMENSETNING 12/15 15/844 ARBEIDSUTVALG - MANDAT OG SAMMENSETNING 6/15 15/506 KOMMUNEVÅPEN, ORDFØRERKJEDE OG LOKALDEMOKRATI I NY KOMMUNE - PROSESS 13/15 15/845 INFORMASJONSSTRATEGI 14/15 15/844 TEMAKOMITEER 15/15 15/370 FRIKJØP - NEDSETTING AV FORHANDLINGSUTVALG - MANDAT OG SAMMENSETNING 16/15 15/370 FRIKJØP AV PERSON FOR BISTAND TIL FELLESNEMNDA 17/15 15/848 BLI BEDRE KJENT I KOMMUNENE 18/15 15/848 FAGLIG OG SOSIAL SAMLING EVENTUELT Sandefjord, Bjørn Ole Gleditsch leder

3 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL - MØTE DEN I STOKKE KOMMUNESTYRESAL Sak 7/15 Saksbehandler: Bjørn Ole Gleditsch Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 15/647 7/15 Fellesnemnda Innstilling til Fellesnemnda: Leder anbefaler at fellesnemnda fatter følgende vedtak: Møteprotokollen godkjennes. Side 3 av 15

4 Sak 7/15 Dokumenter i saken: Møteprotokoll fra møte den i Stokke kommunestyresal Side 4 av 15

5 Sak 8/15 SPESIFIKASJON AV KONKURRANSE FOR ANSKAFFELSE FOR BISTAND TIL REKRUTTERING Arkivsaksnr.: 15/505 8/15 Fellesnemnda Informasjon om prosess for ansettelse av prosjektleder/rådmann vedrørende anskaffelse av bistand ved Roger Stampe, innkjøpsavd. i Sandefjord. Fellesnemndas og partssammensatt utvalg får av tilsvarende presentasjon møtet 10. mars 2. Personalavdelingen i Sandefjord redegjorde for fremgangsmåte for rekruttering, prosessen før utlysning/jobbanalyse. Ansettelsesprosess ble presentert av representanter fra personalavdelingen i Sandefjord. Magne Eckhoff, personalsjef, Gro Dvergstein, personalkonsulent og Benedicte Kirkeberg, personalkonsulent. Fellesnemndas og partssammensatt utvalg får en tilsvarende presentasjon møtet 10. mars. Ansettelsesutvalget ber om mandat til å utarbeide jobbanalysen og kravspekk Side 5 av 15

6 Sak 9/15 KRITERIER FOR DEN NYE RÅDMANNEN/PROSJEKTLEDEREN Arkivsaksnr.: 15/505 9/15 Fellesnemnda Ansettelsesutvalget ber om mandat til å utarbeide kravspekk og jobbanalyse Side 6 av 15

7 Sak 10/15 ROLLEFORSTÅELSE FOR FELLESNEMNDA OG PARTSAMMENSATT UTVALG Arkivsaksnr.: 15/370 10/15 Fellesnemnda Klargjøre rolleforståelsen for fellesnemnda og partssammensatt utvalg Side 7 av 15

8 Sak 11/15 ANSETTELSESUTVALGET - MANDAT OG SAMMENSETNING Arkivsaksnr.: 15/844 11/15 Fellesnemnda Ansettelsesutvalget anbefaler for PSU og Fellesnemnda følgende forslag til mandat. Ansettelsesutvalget skal med bistand fra rekrutteringsfirma legge frem forslag for Partssammensatt utvalg og Fellesnemnda til hvem som skal ansettes som rådmann i den nye kommunen og som også skal være prosjektleder for sammenslåingsprosessen. Ansettelsesutvalget kan som del av sitt arbeid ta stilling til valg av rekrutteringsfirma etter en konkurranseprosess iht. lov om off. anskaffelser. Videre kan utvalget med bistand fra rekrutteringsfirma fastsette ønsket kompetanseprofil, avklare omfang av utlysning og evaluere aktuelle kandidater. Utvalget skal også avklare lønns- og arbeidsvilkår for den kandidat som utvalget anbefaler ansatt. Kostnader til utvalgets arbeid dekkes over midler avsatt til Fellesnemndas arbeid. Bjørn Ole Gleditsch undersøker med rådmennene vedrørende lovlighet om fellesnemda har mandat til å ansette ny rådmann iden nye kommunen. Midlertidig ansettelsesutvalg anbefaler partssammensatt utvalg å velge følgende kandidater til ansettelsesutvalget: Ansettelsesutvalg Ansettelsesutvalget består av 4 medlemmer + ansattes representant Bjørn Ole Gleditsch (leder) Bjarne Sommerstad Erlend Larsen Hilde Håkonsen Roar Gunnufsen Side 8 av 15

9 Sak 6/15 ARBEIDSUTVALG - MANDAT OG SAMMENSETNING Arkivsaksnr.: 15/844 12/15 Fellesnemnda Sammensetningen fastsettes av Fellesnemnda på nytt etter at resultat av kommunevalget i 2015 foreligger. Arbeidsutvalgets hovedoppgave er å fastsette agenda for Fellesnemndas møter. Prosjektleder kan avklare med utvalget hvilke saker som er av prinsipiell karakter og dermed krever behandling i Fellesnemnda. Arbeidsutvalget har innstillingsrett til Fellesnemnda. Videre skal arbeidsutvalget fremme forslag om sammensetning og mandat for folkevalgte temakomiteer som nedsettes av Fellesnemnda. Det foreslås at arbeidsutvalget skal bestå av 6 medlemmer, 2 fra hver kommune. Side 9 av 15

10 Sak 13/15 INFORMASJONSSTRATEGI Arkivsaksnr.: 15/845 13/15 Fellesnemnda Rådmennene orienterer om tanker rundt fremtidig samarbeid vedrørende felles informasjonsstrategi i neste møte i Fellesnemda. Rådmennene drøfter mulighet for å samle all informasjon og om det er mulig å samle dette hos person. Slik at informasjonen i størst mulig grad kan koordineres for de tre kommunene, og at dette særlig skal gjelde for info til ansatte/tillitsvalgte. Side 10 av 15

11 Sak 14/15 TEMAKOMITEER Arkivsaksnr.: 15/844 14/15 Fellesnemnda Det foreslås at fellesnemda nedsetter temakomiteer for Kommunevåpen og Ordførerkjede Reglement for folkevalgtes godtgjørelse m.m Nærdemokrati Det foreslås at komiteene skal bestå av 3 til 6 medlemmer, minst en fra hver kommune. Kommunen velger selv sine kandidater. Side 11 av 15

12 Sak 15/15 FRIKJØP - NEDSETTING AV FORHANDLINGSUTVALG - MANDAT OG SAMMENSETNING Arkivsaksnr.: 15/370 15/15 Fellesnemnda Det nedsettes et forhandlingsutvalg 2. Mandat for forhandlingsutvalget 3. Sammensetning av folkevalgte til forhandlingsutvalget Side 12 av 15

13 Sak 16/15 FRIKJØP AV PERSON FOR BISTAND TIL FELLESNEMNDA Arkivsaksnr.: 15/370 16/15 Fellesnemnda Frikjøp av person for bistand til Nemnda frem til ny rådmann/prosjektleder er ansatt ansettelsesutvalget rolle. Side 13 av 15

14 Sak 17/15 BLI BEDRE KJENT I KOMMUNENE Arkivsaksnr.: 15/848 17/15 Fellesnemnda Arbeidsutvalget setter ned en mindre gruppe som får i oppdrag å utarbeide et program. Side 14 av 15

15 Sak 18/15 FAGLIG OG SOSIAL SAMLING Arkivsaksnr.: 15/848 18/15 Fellesnemnda Midlertidig arbeidsutvalg forslår for fellesnemnda å arrangere: Faglig og sosial samling for fellesnemnda og partssammensatt utvalg april 2015 kl kl andre dagen. Arbeidsutvalget fremmet forslag om møtested og agenda. Side 15 av 15