Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord

Transkript

1 Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord Sted: Andebu herredshus, kommunestyresalen Tid: 19. desember 2014 kl Møteleder: Bjarne Sommerstad Til stede fra Stokke kommune: Erlend Larsen, ordfører Roy Anders Standal, varaordfører Nils Ingar Aabol Til stede fra Sandefjord kommune: Bjørn Ole Gleditsch, ordfører Vidar Andersen, varaordfører Morten Istre Til stede fra Andebu kommune: Bjarne Sommerstad, ordfører Jan Tore Rui, varaordfører Hilde Hoff Haakonsen For øvrig møtte: Erling Lae, fylkesmann i Vestfold Petter Lodden, fagdirektør fylkesmannen i Vestfold Gisle Dahn, rådmann i Sandefjord kommune Ole Sverre Lund, rådmann i Andebu kommune Lars Joakim Tveit, rådmann i Stokke kommune Stein Rismyhr, påtroppende rådmann i Andebu kommune Eivinn Ueland, informasjonsrådgiver Sandefjord kommune Møtet var åpent for presse og publikum. ÅPNING Møtestart - ordfører Bjarne Sommerstad ønsket velkommen til møtet. Sak 1 Forhandlingsutvalgets utredning versjon 8 Dokumentet ble gjennomgått, og det ble foretatt endringer i dokumentet. Dokumentet ble deretter enstemmig tiltrådt. Dokumentet sendes separat. Sak 2 Utkast til pressemelding Eivinn Ueland orienterte om utkast til pressemelding. Pressemeldingen ble godkjent med noen endringer.

2 Sak 3 Gjennomgang av svarbrev fra kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) Gisle Dahn orienterte om at KMD besvarte brevet fra forhandlingsutvalget Departementet slutter seg til en søknad med de premissene forhandlingsutvalget har lagt til grunn. Brevet er tidligere utsendt til forhandlingsutvalgets medlemmer. Dersom de økonomiske rammebetingelsene for en sammenslåing blir bedre etter at den nye kommunen er etablert vil også disse rammebetingelsene komme den nye kommunen til gode. Sak 4 Søknad om kommunesammenslåing versjon 3 Gisle Dahn orienterte om utkast til søknad om kommunesammenslåing. Det ble gitt tilslutning til utkastet med noen endringer som fremkom i møtet. Sak 5 Orientering om praktisk gjennomføring av prosessen frem til og med 6. februar Lars Joakim Tveit orienterte om planlagt møtevirksomhet og planlagt informasjon frem til , jfr. vedlagte plansjer. Forhandlingsutvalget tok informasjonen til orientering. Den er det fastsatt møte for å forberede sammensetningen av fellesnemnda. Den enkelte kommune forbereder møtet. Sak 6 Agenda for forhandlingsutvalgets møter og Ole Sverre Lund orienterte om temaene for møtene og , jfr. vedlagte plansje. Følgende møtedatoer ble fastsatt for fellesnemnda våren 2015: kl Andebu, kommunestyresalen kl Stokke, kommunestyresalen kl Sandefjord kl Fylkesmannen, møterom Jarlsberg bygg I kl Fylkesmannen, møterom Laurvig bygg I kl Sandefjord vil det være en fordel å holde av hele dagen, da kommuneproposisjonen legges frem. Sak 7 Eventuelt Nils Ingar Aabol tok opp spørsmålet om det i innbyggerundersøkelsen burde vært et eget spørsmål om Stokke fortsatt skal være egen kommune. Erlend Larsen tok opp spørsmålet om delvis frikjøp av fellesnemndas medlemmer. Spørsmålet vil bli tatt opp senere og forutsettes avklart ved kommunestyrenes behandling i februar 2015.

3 Sak 8 Møtereferat Referatet fra dagens møte ble opplest og godkjent i møtet. Referatet fra møte i Sandefjord, hvor også gruppeledere og hovedtillitsvalgte deltok, ble godkjent. Sak 9 Signering av dokumentet «Forhandlingsutvalgets utredning» Forhandlingsutvalget signerte den endelige versjonen av Forhandlingsutvalgets utredning. Vedlegg Sak 2 Pressemelding etter endringer Pressemelding fra Forhandlingsutvalget i Stokke Andebu Sandefjord Et viktig skritt mot ny kommune Fredag 19. desember tok Stokke, Andebu og Sandefjord et viktig skritt mot en mulig kommunesammenslåing. Da undertegnet alle medlemmene i det tverrpolitiske forhandlingsutvalget fra de tre kommunene sin utredning om etablering av en ny kommune. Dersom kommunestyrene går inn for sammenslåing i uke 6 i 2015 og departementet svarer positivt på søknaden fra de tre kommunene, vil landet få sin første nye kommune som følge av kommunereformen, 1. januar Forhandlingsutvalget har vært politisk styrt og bestått av kommunenes ordførere, varaordførere samt ledere for de største opposisjonspartiene. Likeverdighet har ligget som en grunnverdi i alle deler av utvalgets arbeid. Gjennom høsten har utvalget drøftet en rekke temaer og blitt enige om viktige prinsipper og føringer for en videre sammenslåingsprosess samt rammer for politisk organisering og tjenestetilbud i en ny kommune (se kapittel 5 og 6 i Forhandlingsutvalgets utredning). Utredningen som nå er signert bygger på de vurderinger Forhandlingsutvalget har lagt til grunn fram til 19. desember. I påfølgende periode, fram til kommunestyrenes behandling av utredningen i uke 6, skal det gjennomføres en medvirkningsprosess med folkemøter, nettmøte med ordførerne og en felles innbyggerundersøkelse i alle tre kommuner. Pressekontakter: Ordfører i Stokke, Erlend Larsen, mob: Ordfører i Andebu, Bjarne Sommerstad, mob: Ordfører i Sandefjord, Bjørn Ole Gleditsch, mob:

4 Vedlegg Sak 4 Søknad om kommunesammenslåing versjon 3 etter endringer Kommunal- og moderniseringsdepartementet v/fylkesmannen i Vestfold 6. februar 2015 SØKNAD OM SAMMENSLÅING Med dette søkes det om at Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner slås sammen til en kommune med virkning fra 1. januar Den sammenslåtte kommunen skal ha Sandefjord som kommunenavn. Søknaden forutsetter at sammenslåingen kan forberedes av en fellesnemnd med sammensetning og mandat som angitt i vedlegg 1. I perioden fra 1. januar 2017 til kommunevalget i 2019 skal den nye kommunen styres av ett kommunestyre, formannskap og hovedutvalg med representasjon som det fremgår av vedlegg 2. Søknaden forutsetter videre at sammenslåingsprosessen gis økonomiske rammevilkår slik det fremgår av brev fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet, datert Denne søknaden er basert på en omfattende prosess hvor bl.a. innbyggerne har blitt informert og involvert gjennom folkemøter og spurt om sine meninger ved spørreundersøkelser. Prosessen har endt opp i likelydende vedtak i Stokke kommunestyre den 2. februar 2015, Andebu kommunestyre den 3. februar 2015 og i Sandefjord bystyre den 5. februar Det ble deretter gjennomført felles kommunestyremøte i Sandefjord den 5. februar I etterkant av dette ble det fattet endelige vedtak i de tre kommunestyrene samme dag. Protokoller fremgår av vedlegg 3. Med vennlig hilsen Erlend Larsen Bjarne Sommerstad Bjørn Ole Gleditsch Ordfører Stokke kommune Ordfører Andebu kommune Ordfører Sandefjord kommune Vedlegg 1: Sammensetning av fellesnemnd perioden Fellesnemnda skal bestå av 13 personer, henholdsvis 3 fra Stokke, 3 fra Andebu og 7 fra Sandefjord, og skal ha følgende mandat: Fellesnemnda skal ansette prosjektleder for sammenslåingsprosessen. Prosjektleder ansettes som rådmann i den nye kommunen straks nytt kommunestyret er konstituert. Fellesnemnda skal behandle prosjektleders innstilling til organisering av og ansettelser til den øverste administrative ledelse etter 1. januar Fellesnemnda skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/-bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene blir ivaretatt.

5 Fellesnemndas medlemmer skal også utgjøre arbeidsgivers representanter i partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Fellesnemnda skal ta stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de tre kommunene. Fellesnemnda skal etterspørre og avklare alle prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen. Kommunene har i perioden frem til 1.januar 2017 ansvar for sin ordinære drift, men spørsmål som kan ha betydning for den nye kommunen bør først drøftes i fellesnemnda. Fellesnemnda kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunes ordinære utvalg frem til den nye kommunen er etablert og som fellesnemnda anser for å kunne ha konsekvenser for sammenslåingen. Fellesnemnda har et spesielt ansvar for å vurdere saker med økonomiske konsekvenser og forberede budsjett for 2017 og økonomiplan Det er imidlertid det nye formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til det nye kommunestyret. Fellesnemnda skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal fellesnemnda vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Vedlegg 2: Sammensetning av kommunestyre, formannskap og utvalg - perioden Prinsippet for sammensetning av kommunestyret, formannskapet og hovedutvalgene i overgangsperioden er at det settes sammen fra tre valgkretser, der henholdsvis Andebu, Stokke og Sandefjord velger et gitt antall representanter med utgangspunkt i valgresultatet i Sammensetningen blir som følgende: Kommunestyret skal bestå av 57 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 39, Stokke 11 og Andebu 7. Formannskapet skal bestå av 19 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 11, Stokke 5 og Andebu 3. Hovedutvalgene skal bestå av 19 representanter i overgangsperioden, der Sandefjord har 11, Stokke 5 og Andebu 3. Alle andre valg til posisjoner og utvalg for perioden frem til nye valg etter kommunevalget i 2019 gjøres av det nye kommunestyret, enten selv eller etter delegering, iht. de regler som gjelder og reglementer som fastsettes. Vedlegg 3: Protokoller

6 Vedlegg Sak 5 Orientering om praktisk gjennomføring av prosessen frem til og med 6. februar

7

8

9

10 Vedlegg Sak 6 Agenda for forhandlingsutvalgets møter