OFFENTLIG MØTEPROTOKOLL

Transkript

1 STOKKE KOMMUNE ANDEBU KOMMUNE SANDEFJORD KOMMUNE OFFENTLIG MØTEPROTOKOLL Partssammensatt utvalg - SAS Utvalg: PARTSSAMMENSATT UTVALG Møtested: Stokke kommune, Stokke bygdetun ( Møtedato: Tid: :15 (busstur 12:15 15:45) Tilstede på møtet: Funksjon Navn Parti Møtt for Medlem Bjørn Ole Gleditsch H Medlem Tor Steinar Mathiassen H Varamedlem Audun Tjomsland H Anne Strømøy Medlem Vidar Andersen FRP Medlem Cathrine Andersen FRP Medlem Bror-Lennart Mentzoni KRF Medlem Karin Virik V Medlem Morten Joel Istre AP Medlem Lozan Balisany AP Medlem Bjarne Sommerstad SP Medlem Jan Tore Rui Haugerød H Medlem Hilde Hoff Håkonsen AP Medlem Erlend Larsen H Medlem Roy Standal FRP Medlem Grethe Østgård H Medlem Nils Ingar Aabol AP Medlem Wenche Davidsen AP Organisasjonene Medlem Anne Merete Sørensen Fagfor Medlem Siv Breitve Utdfor Medlem Roar Gunnufsen Fagfor Medlem Bente Wangen Nordengen Utdfor Medlem Arne Antonsen Fagfor Medlem Ida Marie Torhaug Utdfor Behandlede saker: 12/15 20/15 og referatsak 1/15 Sandefjord, Bjørn Ole Gleditsch leder

2 SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 12/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTENE OG /15 KARTLEGGING (IKT, PERSONALRUTNER M.M) 14/15 UTLYSNING AV INTERNE STILLINGER 15/15 OVERORDNET TIDSPLAN 16/15 SKYGGEBUDSJETT /15 ADMINISTRATIV RESSURSSITUASJON FOR FELLESNEMNDA OG PSU 18/15 REKRUTTERINGSPROSESS PROSJEKTLEDER/RÅDMANN 19/15 VALG, TEMAKOMITE NÆRDEMOKRATI 20/15 BETINGELSER PROSJEKTLEDER/NY RÅDMANN Felles referatsaker orienteringer Referatsaker: R 1/15 RESSURSHEFTE FOR TILLITSVALGTE UTDANNINGSFORBUNDET OG KOMMUNEREFORMEN EVENTUELT Side 2 av 10

3 12/15 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTENE OG Møteprotokollene fra møtene og godkjennes. Innstilling ble enstemmig vedtatt. Møteprotokollene fra møtene og godkjennes. 13/15 KARTLEGGING (IKT, PERSONALRUTNER M.M) 1. I nært samarbeid med rådmennene får koordinator fullmakt til å starte kartleggingsarbeidet i de 3 kommunene innen områdene a. IKT b. Personal/HR c. Interkommunalt samarbeid og interkommunalt eierskap d. Arkiv 2. Innenfor hvert kartleggingsområde opprettes det arbeidsgrupper med representanter fra hver kommune. 3. Ansattes representanter inviteres til å delta i arbeidsgruppene. 4. Arbeidsgruppe personal/hr utarbeider utkast til omstillingsavtale. Siv Breitve, fremmet følgende forslag: jfr pkt 3 ordet inviteres utgår, innkalles settes inn. Det ble votert over forslag fremmet av Breitve. Forslag fremmet av Breitve ble enstemmig vedtatt. Innstilling ble enstemmig vedtatt med endringsforslag. Side 3 av 10

4 1. I nært samarbeid med rådmennene får koordinator fullmakt til å starte kartleggingsarbeidet i de 3 kommunene innen områdene a. IKT b. Personal/HR c. Interkommunalt samarbeid og interkommunalt eierskap d. Arkiv 2. Innenfor hvert kartleggingsområde opprettes det arbeidsgrupper med representanter fra hver kommune. 3. Ansattes representanter innkalles til å delta i arbeidsgruppene. 4. Arbeidsgruppe personal/hr utarbeider utkast til omstillingsavtale. 14/15 UTLYSNING AV INTERNE STILLINGER Frem til den nye Sandefjord kommune er etablert 1.januar 2017 skal Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner informere hverandre før tilsetting i nye og ledige leder- og stabsstillinger og vurdere samarbeid der det er mulig. Gjelder følgende stillinger: 1. Rådmann og dennes ledergruppe (kommunalsjefer, etatsjefer, økonomisjefer, personal- og organisasjonssjefer) 2. Lederstillinger over avdelingsledernivå eller enhetsnivå (seksjonssjefer, fagsjefer) 3. Rådgivernivå, saksbehandlere og konsulenter i typiske rådhusfunksjoner, stabsfunksjoner og etatsfunksjoner Rutine for rekruttering av nye og ledige stillinger i Stokke, Andebu og Sandefjord 1. Den lederen som får ledighet i en stilling i sin enhet bør vurdere om det kan foretas en intern konstituering i stillingen i påvente av sammenslåingen. Orientering gis rådmannen i den kommunen som har ledighet, samt prosjektleder/rådmann i nye Sandefjord kommune. 2. Tillitsvalgte orienteres og involveres etter de rutiner som gjelder i den enkelte kommune. 3. Om leder vurderer at det må rekrutteres til stillingen bør vedkommende leder først vurdere om stillingen skal lyses ut internt i de tre kommunene eller om samarbeid på annen måte er mulig. Deretter kan stillingen lyses ut eksternt. 4. Rådmannen i den kommunen som har ledighet er ansvarlig for beslutningen. Han orienterer prosjektleder/rådmann i nye Sandefjord kommune. Side 4 av 10

5 Ida Marie Torhaug, fremmet følgende forslag: Endring til pkt 1 under rutiner, den lederen som får ledighet i en stilling i sin enhet bør først vurdere, sammen med tillitsvalgte om det kan foretas en intern utlysning eller konstituering i egen kommune i påvente av sammenslåingen. Endring til pkt 3 under rutiner, om leder og tillitsvalgte vurderer at det må rekrutteres til stillingen bør vedkommende leder først vurdere om stillingen skal lyses ut internt i de tre kommunene eller om samarbeid på annen måte er mulig. Deretter kan stillingen lyses ut eksternt. Cathrine Andersen, fremmet følgende forslag: Vedtaket oversendes kommune/bystyrene i Stokke, Andebu og Sandefjord til orientering. Det ble votert over forslag fremmet av Torhaug. Forslag fremmet av Torhaug falt med 11 mot 12 stemmer. Forslag fremmet av Andersen ble enstemmig vedtatt. Frem til den nye Sandefjord kommune er etablert 1.januar 2017 skal Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner informere hverandre før tilsetting i nye og ledige leder- og stabsstillinger og vurdere samarbeid der det er mulig. Gjelder følgende stillinger: 1. Rådmann og dennes ledergruppe (kommunalsjefer, etatsjefer, økonomisjefer, personal- og organisasjonssjefer) 2. Lederstillinger over avdelingsledernivå eller enhetsnivå (seksjonssjefer, fagsjefer) 3. Rådgivernivå, saksbehandlere og konsulenter i typiske rådhusfunksjoner, stabsfunksjoner og etatsfunksjoner Rutine for rekruttering av nye og ledige stillinger i Stokke, Andebu og Sandefjord 1. Den lederen som får ledighet i en stilling i sin enhet bør vurdere om det kan foretas en intern konstituering i stillingen i påvente av sammenslåingen. Orientering gis rådmannen i den kommunen som har ledighet, samt prosjektleder/rådmann i nye Sandefjord kommune. Side 5 av 10

6 2. Tillitsvalgte orienteres og involveres etter de rutiner som gjelder i den enkelte kommune. 3. Om leder vurderer at det må rekrutteres til stillingen bør vedkommende leder først vurdere om stillingen skal lyses ut internt i de tre kommunene eller om samarbeid på annen måte er mulig. Deretter kan stillingen lyses ut eksternt. 4. Rådmannen i den kommunen som har ledighet er ansvarlig for beslutningen. Han orienterer prosjektleder/rådmann i nye Sandefjord kommune. Vedtaket oversendes kommune/bystyrene i Stokke, Andebu og Sandefjord til orientering. 15/15 OVERORDNET TIDSPLAN Sak om fremdriftsplan behandles på nytt når prosjektleder/ny rådmann har tiltrådt. Bjarne Sommerstad fremmet følgende forslag: 1. Overordnet tidsplan bør oppdateres av koordinator og legges frem for PSU og Fellesnemnda i hvert møte. 2. Sak om fremdriftsplan behandles på nytt når prosjektleder/ny rådmann har tiltrådt. Det ble votert over forslag fremmet av Sommerstad. Forslag fremmet av Sommerstad ble enstemmig vedtatt. 1. Overordnet tidsplan bør oppdateres av koordinator og legges frem for PSU og Fellesnemnda i hvert møte. 2. Sak om fremdriftsplan behandles på nytt når prosjektleder/ny rådmann har tiltrådt. 16/15 SKYGGEBUDSJETT 2016 Side 6 av 10

7 Det utarbeides et skyggebudsjett for 2016 i samsvar med koordinators vurderinger. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Det utarbeides et skyggebudsjett for 2016 i samsvar med koordinators vurderinger. 17/15 ADMINISTRATIV RESSURSSITUASJON FOR FELLESNEMNDA OG PSU Saken legges frem uten forslag til vedtak. Bjørn Ole Gleditsch fremmet følgende forslag: Administrativ ressurs, Lars Joakim Tveit øker fra 20% til 50% frikjøp. Det ble votert over forslag fremmet av Gleditsch. Forslag fremmet av Gleditsch ble enstemmig vedtatt. Administrativ ressurs, Lars Joakim Tveit øker fra 20% til 50% frikjøp. 18/15 REKRUTTERINGSPROSESS PROSJEKTLEDER/RÅDMANN Side 7 av 10

8 Informasjonen gitt i PSUs/Fellesnemndas møte 19. mai 2015 tas til orientering. Bjørn Ole Gleditsch orienterte om ansettelsesprosessen av prosjektleder/rådmann. Informasjonen gitt i PSUs/Fellesnemndas møte 19. mai 2015 tas til orientering. 19/15 VALG, TEMAKOMITE NÆRDEMOKRATI Anne Strømøy fritas for sitt verv som medlem av temakomiteen for nærdemokrati. Saken trekkes. Saken trukket. Lukket møte: 20/15 Unntatt offentlighet 12, 1. ledd BETINGELSER PROSJEKTLEDER/NY RÅDMANN Saken legges frem uten innstilling. ********* Side 8 av 10

9 ********** Side 9 av 10

10 REFERATSAKER: R 1/15 RESSURSHEFTE FOR TILLITSVALGTE UTDANNINGSFORBUNDET OG KOMMUNEREFORMEN Saken ble referert. EVENTUELT: «Politiske hovedutvalgs ansvarsområder» sak 31/15, Fellesnemnda. Erlend Larsen foreslo at pkt 2 endres til: Hovedutvalgenes ansvarsområder vedtas i samsvar med modellen som følger saken. Lars Joakim Tveit fremmet følende forslag: Nytt pkt: 3. Saken legges frem for PSU og Fellesnemnda når prosjektleder /rådmann er på plass. Forslag til endring fremmes for Fellesnemnda. Side 10 av 10