Møtereferat 4 / Interimsnemnd

Transkript

1 Møtereferat 4 / Interimsnemnd Arbeidsområde/prosjekt : Kommunereform Møtedato/tid : Onsdag , kl Møtested/lokale Nemnd - deltagere Sekretariat Forfall : Kommunestyresalen, Hammerfest : Leder, varaordfører Marianne Næss Nestleder, ordfører Terje Wikstrøm Varaordfører Jan Arvid Johansen Repr Ingar Eira Repr Harald Bredesen Repr Alf Sakshaug Vararepr. Kurt Mehti Repr Berit Hågensen Vararepr. Reidar Johansen Jorunn Mikkelsen Fagforbundet/Kvalsund Gunn Inger Skog Fagforbundet/Hammerfest Rådmann Leif Vidar Olsen Rådmann Gunnar Lillebo : Repr Vetle Langedahl (ikke møtt), repr. Alf E. Jakobsen, repr. Katrine Prydz, repr. Arne Myrseth, vararepr. Turid Lien. Saksdokumenter til møte ble sendt ut torsdag Innkalling og saker ble enstemmig godkjent. Saker: Godkjenning av protokoll fra Protokollen ble enstemmig godkjent. Møtedag i protokoll endres fra til Saker til gjensidig informasjon fra representanter og rådmenn o Framdriftsplan o Prosessen med kommunevåpen og kommunenavn Fristen utsettes til Det har kommet få forslag. Skolene skal oppfordres til å delta, samt at media skal forsøkes brukes på nytt. o Kort om seminarene som har vært o Brev om infrastrukturmidler Det skal søkes på midler. Sekretariatet får i oppgave å utforme søknaden som skal godkjennes av interimsnemda. o Søknadsprosessen prosjektkoordinator side 1 av 6

2 Prosjektkoordinatoren ansettes av interimsnemda. Følgende gruppe nedsettes for å jobbe med prosessen, samt å innstille for interimsnemda; interimsnemdas leder Marianne S. Næss, rådmenn Gunnar Lillebo og Leif Vidar Olsen og htv Fagforbundet Gunn Inger Skog. o Svar på forespørsel om forsøksordning ved kommunestyrevalget Departementet svarte blant annet følgende. Dette anses som et avslag: Departementet legger til grunn at kommunestyret i den nye kommunen skal representere hele kommunen. Det er i utgangspunktet partienes oppgave å sikre geografisk representasjon internt i valgdistriktet, gjennom nominasjonsprosessen. Regjeringen skal sette ned et valglovutvalg som skal foreta en helhetlig gjennomgang av valgloven og valgordningen. Etter departementets vurdering er det ikke ønskelig å initiere endringer av regelverket for kommunestyrevalg på nåværende tidspunkt. Sak 12/17. Arbeidsgruppe utarbeidelse av forslag til administrativ organisering for nye Hammerfest/Kvalsund kommune Interimnemnda nedsetter en arbeidsgruppe hvis formål er å utarbeide et forslag til ny administrativ ledelse av nye Hammerfest/Kvalsund kommune. Gruppen skal bestå av like mange medlemmer fra hver kommune og ledes av rådmennene i begge kommunene. Rådmennene utpeker nødvendig kompetanse til arbeidsgruppen. Når ny rådmann er utnevnt overtar vedkommende arbeidet i gruppen administrativ ledelse, «nye Hammerfest/Kvalsund kommune». Tillitsvalgt fra begge kommunene skal være representert i gruppen. Forslaget til ny administrativ ledelse skal være til behandling i fellesnemnda senest innen 30. juni Sak 13/17. Arbeidsgruppe utarbeidelse av forslag til politisk ledelse for nye Hammerfest/Kvalsund kommune Interimnemnda begynner arbeidet med en politisk struktur og organisering, som danner grunnlag for videre debatt. Interimnemnda innhenter forslag fra begge kommunestyrene på forslag til størrelse og struktur for det nye kommunestyret, og anmoder om innspill før Forslaget til ny politisk struktur og ledelse skal være til behandling i fellesnemnda senest innen 30. juni side 2 av 6

3 Sak 14/17. Seminar partssamhandling Interimsnemda vedtar at det skal gjennomføres et partsseminar til høsten. Seminaret planlegges av administrasjonen i nært samarbeid med politisk ledelse og hovedtillitsvalgte. Sak 15/17. Foreløpig budsjett - interimsnemd/fellesnemd Midlene til engangskostnadene i forbindelse med reformarbeidet overføres Hammerfest kommune som øremerker midlene til kommunereformarbeidet. Hammerfest kommune fører regnskap for bruk av midlene Sak 16/17. Fullmakt og myndighet til interimnemnd og fellesnemnd Interimnemnda innstiller følgende til kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund: Interimnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker som angår kommunesammenslåingen for nye Hammerfest/Kvalsund kommune. Interimnemnda gis følgende fullmakt og myndighet etter kommuneloven 28-1c: Innstillingsmyndighet i saker som angår kommunesammenslåing til kommunestyrene i Hammerfest og Kvalsund Arbeide med relevante saker som har betydning for sammenslåinga av de to kommunene. Avgjøre saker i kommunesammenslåingen som er av ikke prinsipiell art side 3 av 6

4 Engasjere prosjektkoordinator. Endelig ansettelse av prosjektkoordinator skjer i fellesnemda. Ivareta medvirkning fra de ansatte i nemndas virke. Utarbeide prosjektplan og budsjett for sammenslåingen av kommunene. Utarbeide prinsippdokumenter for selve sammenslåingen, til behandling i fellesnemnda. Utarbeide et sett av verdier som skal bidra til å bygge en felles, positiv kultur for samarbeidet mellom folkevalgte, mellom folkevalgte og administrasjonen, og mellom innbyggerne og kommunen. Tilrettelegge for god dialog med alle berørte om hva sammenslåing kan bety for dem. Det gjelder både innbyggere, ansatte, næringsliv og frivillige organisasjoner. Politisk koordinering i de to kommunene fram til fellesnemnda er operativ Sikre politisk koordinering av saker som berører kommunesammenslåingen, kommunale tjenester, organisering og struktur. Nemnda kan nytte administrative ressurser i kommunene for å ivareta nevnte oppgaver. Fellesnemnda skal tilstrebe konsensus i alle saker som angår kommunesammenslåingen for nye Hammerfest/Kvalsund kommune. Fellesnemnda gis fullmakt og myndighet etter Inndelingslova og Kommuneloven: Inngå avtaler på vegne av den nye kommunen Treffe vedtak i enkeltsaker og saker som ikke er av prinsipiell art Adgang til å delegere videre myndighet til utvalg eller komiteer opprettet av fellesnemnda Disponere tildelte ressurser og reformstøtte(engangsstøtte) fra staten i forbindelse med kommunesammenslåingen Avgjørelse i valg av hovedmodell for den politiske organiseringen av den nye kommunen. Herunder reglement for de nye politiske og administrative organene og reglement for arbeidsvilkårene i den nye kommunen. Avgjørelse i valg av hovedmodell for administrativ organisering av den nye kommunen. side 4 av 6

5 Vedta nytt kommunenavn og kommunevåpen for den nye kommunen. Godkjenne framdriftsplan i sammenslåingsprosessen. Vedta budsjett for sammenslåingsprosessen. Ansvar for det forberedende arbeidet med budsjettet for det første driftsåret etter at sammenslåingen er satt i verk (2020). Gi uttalelser til Fylkesmannen om budsjett og økonomi- og handlingsplan for de to kommunene. Avgjørelse i spørsmål som gjelder lokaliseringen av ulike administrative og tjenesteproduserende enheter i den nye kommunen. Ansette rådmann og revisor i den nye kommunen. Fullmakt til overføring av personell til den nye kommunen. Foreta mindre justeringer i organisering og beskrivelse av prosjektet. Avgjørelse i andre spørsmål knyttet til sammenslåingsprosessen og forhold knyttet til ny kommune. Ansvar for informasjonsarbeid og involvering av innbyggerne under utvikling av den nye kommunen. Uttale seg om saker som er til behandling i folkevalgte organ i kommunen, når sakene blir vurdert å ha betydning for den nye kommunen Konkrete oppgaver til fellesnemnda: Etterspørre og avklare prinsipielle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen Ivareta ansatte og tillitsvalgtes medvirkning i sammenslåingsprosessen Fastsette arbeidsgiverpolitikk i den nye kommunen i tråd med medbestemmelse og AML Utgjøre arbeidsgiversiden i felles partssammensattutvalg Utarbeide omstillingsdokument, som legger grunnlag for arbeidsgiverpolitiske momenter til prosessen Foreslå nye satser for offentlige avgifter, gebyrer og egenbetalinger Utarbeide delegeringsreglement for det nye kommunestyret Utarbeide beredskapsplan for den nye kommunen Opprette partsammensattutvalg Ivareta revisjonsordningen for den nye kommunen etter innstilling fra begge kontrollutvalgene side 5 av 6

6 Holde kommunestyrene i begge kommunene orientert om sitt arbeid Legge til rette for godt samarbeid mellom kommunestyrene og administrasjonene i begge kommunene fram mot sammenslåing. Saker til neste møte Kommunevåpen og kommunenavn - informasjon Ansettelse av prosjektkoordinator Fellesnemd forslag på sammensetning Dato fellesnemd med Fylkesmannen Infrastrukturmidler søknad i tråd med brev fra departementet. Møtet avsluttet kl Leif Vidar Olsen referent side 6 av 6