Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord

Transkript

1 Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord Sted: Andebu herredshus, kommunestyresalen Tid: 4. november 2014 kl Møteleder: Bjarne Sommerstad Til stede fra Stokke kommune: Erlend Larsen, ordfører Roy Anders Standal, varaordfører Nils Ingar Aabol Til stede fra Sandefjord kommune: Bjørn Ole Gleditsch, ordfører Vidar Andersen, varaordfører Morten Istre Til stede fra Andebu: Bjarne Sommerstad, ordfører Jan Tore Rui, varaordfører Hilde Hoff Haakonsen For øvrig møtte: Gisle Dahn Ole Sverre Lund Lars Joakim Tveit Stein Rismyhr Møtet var åpent for presse og publikum. ÅPNING Møtestart - ordfører Bjarne Sommerstad ønsket velkommen til møtet. SAK 1 - REFERAT FRA MØTE I STOKKE Referatet ble enstemmig godkjent. SAK 2 - SAMMENSETNING AV KOMMUNESTYRE OG FORMANNSKAP I NY KOMMUNE (NY BEHANDLING) Ole Sverre Lund orienterte om ulike modeller for sammensetning av kommunestyre og formannskap i ny kommune fra ut valgperioden.

2 Det ble enighet om følgende: En arbeidsgruppe bestående av ordførerne og Hilde Hoff Håkonsen nedsettes for å utarbeide et forslag til prinsipper for sammensetning av kommunestyre, øvrige politiske utvalg m.m. i perioden 1. januar 2017 frem til kommunevalget 2019, herunder fellesnemnd mm. SAK 3 - BREV TIL KOMMUNAL- OG MODERNISERINGSMINISTER JAN TORE SANNER (NY BEHANDLING) Gisle Dahn informerte om brevutkastet til statsråd Jan Tore Sanner. Arbeidsgruppen (nedsatt under punkt 2) tar initiativ til å fastsette dato for møte med statsråden. Henvendelsen var allerede gjort overfor departementet da referatet ble skrevet. De som representerer SAS i møte med statsråden er ordførerne og Nils Ingar Aabol. I tillegg deltar rådmann Gisle Dahn. SAK 4 - UTVIKLING AV TORP ØST Gisle Dahn orienterte om utviklingen av Torp Øst, jfr vedlagte plansjer. Det var enighet om følgende: Den nye kommunen bør: Arbeide aktivt med å sikre jernbanestasjon på Torp. Arbeide aktivt med å sikre nye tilførselsveier og annen nødvendig infrastruktur til og fra flyplassen. Utvikle arealene på Torp Øst til regionens mest attraktive næringsarealer gjennom o å tiltrekke attraktive bedrifter og virksomheter til å etablere seg på området o å utvikle et kommersielt konsept for eiendomsutvikling o å prioritere rask videreføring av fysiske planlegging og avklaring av prosess for kommunedelplan/reg.plan. SAK 5 - PLANLAGTE INVESTERINGER Stein Rismyhr orienterte om planlagte investeringer slik de fremgår av rådmennenes respektive budsjettforslag i de tre kommunene. Informasjonen ble tatt til orientering. Økonomiplanene som blir vedtatt av kommunestyrene desember 2014 bør legges til grunn for prioriteringene i den nye kommunen.

3 SAK 6 - FORHANDLINGSUTVALGENES DRØFTINGSDOKUMENT VERSJON 3 Dokumentet ble gjennomgått, og endringer er innarbeidet i ny versjon 4. SAK 7 - PLAN FOR GJENSTÅENDE MØTER Sak om ansettelse av ny prosjektleder/rådmann utgår fra gjenstående temaer. Temaet tas opp på nytt etter at søknaden er sendt. På gruppelederseminaret i Sandefjord 9. desember inviteres de samme tillitsvalgte som ble invitert til Oslo. Plan for gjenstående møter ble oppdatert og gjennomgås på nytt i neste møte. SAK 8 EVENTUELT Erlend Larsen informerte om Stokke kommunestyres vedtak av om Vear- Hogsnes/Bjelland. Bjarne Sommerstad orienterte om sak om retningsvalg i kommunestrukturspørsmålet som Andebu kommunestyre skal behandle senere i dag. Ole Sverre Lund er nominert på Tønsberg Høyres kommunevalgsliste fra Det var ingen motforestillinger til at Ole Sverre Lund kunne stå som kandidat på en liste for et politisk parti i en annen kommune og samtidig være rådmann i SAS-møtene. SAK 9 GODKJENNING AV REFERAT Referatet ble opplest og godkjent.

4 Vedlegg sak 1 - Referat fra møte i Stokke 29. oktober 2014 Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord Sted: Stokke rådhus, kommunestyresalen Tid: 29. oktober 2014 kl Møteleder: Erlend Larsen Til stede fra Stokke kommune: Erlend Larsen, ordfører Roy Anders Standal, varaordfører Nils Ingar Aabol Til stede fra Sandefjord kommune: Bjørn Ole Gleditsch, ordfører Vidar Andersen, varaordfører Morten Istre Til stede fra Andebu: Bjarne Sommerstad, ordfører Jan Tore Rui, varaordfører Hilde Hoff Haakonsen For øvrig møtte Gisle Dahn Ole Sverre Lund Lars Joakim Tveit Stein Rismyhr Trondar Lien Møtet var åpent for presse og publikum. ÅPNING Møtestart - ordfører Erlend Larsen ønsket velkommen til møtet. SAK 1 - REFERAT FRA MØTE I SANDEFJORD (LARS) Under diskusjonen om referatet foreslo Nils Ingar Aabol at referatet skulle godkjennes med følgende endringer: Skolestruktur: Nytt punkt 5: Vear skole opprettholdes som barne- og ungdomsskole. Nytt punkt 6: Melsom skole opprettholdes. Opprinnelig punkt 5 blir nytt punkt 7. Referatet ble godkjent med endringsforslagene fra Nils Ingar Aabol.

5 SAK 2 - REFERAT FRA MØTE I OSLO (LARS) Referatet ble godkjent med følgende endringer: I 3. avsnitt om kommunestruktur byttes årstallet 2016 med I setningen etter innledningen fra de tillitsvalgte innspill settes inn: innspillene fra de tillitsvalgte etter ordet rundt. Det var enighet om at den nye kommunens folkevalgte forsamling skal benevnes kommunestyre. Det var bred enighet om at kommunenavnet skulle være Sandefjord. Navnet Gokstad ble også foreslått. Veistrekningen nevnt under kommunebane foreslås fra Kodal til Fokserød (ikke til Sandefjord). Veistrekningen Borgeskogen Andebu ble også tatt opp, samt et utbedret buss- og togtilbud. SAK UTKAST TIL FORHANDLINGSUTVALGETS ANBEFALING VERSJON 2 Under punkt 2 (prinsipper for sammenslåingsprosessen) endres prinsippene Å informere hverandre til Kommunene skal informere hverandre Det ble utdelt en ny versjon av dokumentet Overordnet drøftingsdokument fra Andebu kommune. Det ble understreket at det skal være et administrasjonsutvalg i den nye kommunen. I opplistingen i forhandlingsutvalgets anbefaling står administrasjonsutvalget mellom formannskapet og hovedutvalgene. Under hovedutvalget Miljø- og plansaker inntas også punktet trafikksikkerhet og infrastruktur. Det ble konkludert med at hovedutvalgene skal ha 11 medlemmer (ikke 9-11). Det ble gjort følgende endringer i overskrift 5 - Skolestruktur: Nytt punkt 5: Vear skole opprettholdes som barne- og ungdomsskole: Nytt punkt 6: Melsom skole opprettholdes. Eksisterende punkt 5 blir nytt punkt 7. Kapittel 9: Kommunens øverste politiske organ benevnes kommunestyre. varaordførerkjede settes inn etter ordet ordførerkjede. Kapittel 10: Forhandlingsutvalget sluttet seg til foreslåtte formuleringer med følgende endringer: Overskriften endres fra Kommunebane til Kommunikasjon. Ny vei fra Kodal til Sandefjord omtales som Ny fylkesvei 305 fra Kodal til Fokserød. I tillegg til fylkesvei 305 skal følgende veistrekninger inkluderes: Sandefjord, Torp øst, Tassebekk, Stokke. Fylkesvei Borgeskogen Andebu 1 Nils Ingar Aabol ønsket protokollført at han ikke var fornøyd med formuleringene i pkt 11 Eierskap Sandefjord Lufthavn AS

6 I tillegg til vei skal det også arbeides aktivt videre med følgende forhold: Kollektivtrafikk, herunder bedret busstilbud og togtilbud Bredbånd og mobildekning i hele den nye kommunen Torp Øst, herunder jernbanestasjon Jernbanestasjon i Stokke En god løsning på trafikkutfordringene Vear/Hogsnes (Hogsnesbakken) Ny versjon av Overordnet drøftingsdokument ble fremlagt fra Hilde Hoff Håkonsen på vegne av Andebu. Rådmennene fikk i oppdrag å vurdere samkjøring av dette dokumentet med Forhandlingsutvalgets anbefaling. SAK 4 - MOMENTER TIL AVKLARING I SNARLIG MØTE STATSRÅD SANNER Gisle Dahn informerte om skisse til brev til statsråd Jan Tore Sanner for å avklare mulige prinsipper for sammensetning av kommunestyre og andre politiske utvalg, jfr vedlagte presentasjon og utkast til brev med notat. Forhandlingsutvalget konkluderte som følger: I brevforslaget endres begrepet forutsetning I møtet med statsråd Jan Tore Sanner møter ordførerne, en representant fra AP og en rådmann. Nytt punkt til avklaring: Spørsmålet om kommunetilhørighet for området Vear-Hogsnes-Bjelland er til vurdering. Det er et spørsmål om resultatet av de prosessene som pågår i hhv SAS, TNT og andre mulige kommunestrukturer der Tønsberg inngår bør avklares før grensespørsmålet avklares. Det ble lagt frem alternative forslag fra Sandefjord, Andebu og Stokke. Forslaget fra Sandefjord fremgår av vedlegg. Forslaget fra Stokke var (for perioden ) å øke antall representanter i kommunestyret til 57 med følgende fordeling: Sandefjord 39, Stokke 11, Andebu 7 samt at formannskapet har 17 representanter med følgende fordeling: 9, 5, 3. Forslaget fra Andebu var å øke antall representanter i kommunestyret (for perioden ) til 59 med følgende fordeling: Sandefjord 39, Stokke 13, Andebu 7. Spørsmålet vurderes videre på neste møte Brevutkastet til statsråd Jan Tore Sanner drøftes også på nytt neste møte med endringer som fremkom i møtet. Rådmennene anmodes om å beregne partifordelingen for de ulike forslagene basert på 2011-valget. Det gjennomføres ikke valg i Politisk sammensetning av kommunestyret i perioden valg 2019 sammensettes på bakgrunn av valgresultatet i Fellesnemnda sørger for at alle politiske utvalg kan avgi uttalelse om budsjett 2017 og økonomiplan i løpet av høsten SAK 5 - PRINSIPPER OG PLAN FOR MEDVIRKNING FORELØPIG BEHANDLING Ole Sverre Lund orienterte, jfr vedlagte plansjer.

7 Det var enighet om at rådmennene kan drøfte kommunestrukturspørsmålet og momentene slik de fremgår av den viste presentasjonen med de tillitsvalgte. SAK 6 - OVERORDNET ADMINISTRATIV ORGANISERING FORELØPIG BEHANDLING Ole Sverre Lund orienterte, jfr vedlagte plansjer. Rådmennene kan drøfte spørsmålet om overordnet administrativ organisering med de tillitsvalgte for å få innspill. SAK 7 - PLAN FOR TEMA I GJENSTÅENDE MØTER Plan for gjenstående møter endres i tråd med diskusjonen i møtet slik at temaene blir slik: Referat fra møte Brev til statsråd Jan Tore Sanner fornyet behandling Sammensetning av kommunestyre og øvrige politiske utvalg fornyet behandling Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 3, herunder vurdering av overordnet drøftingsdokument Oversikt over planlagte og vedtatte investeringer Tema for gjenstående møter Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 4 Søknad om kommunesammenslåing versjon 1 Drift av virksomheter og tjenesteytelse Informasjonsarbeid - Informasjonsarbeid i kommunene - Informasjonsbrosjyre til innbyggerne Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 5 Administrativ organisering foreløpig behandling Ansattes stiling i omorganiseringen foreløpig behandling Medbestemmelse foreløpig behandling Ansettelse av prosjektleder/ny rådmann prosess og kriterier foreløpig behandling Effekter av sammenslåingen, effektiviseringspotensialet Planlegging møter våren GRUPPELEDERMØTE Kort orientering om prosessen: - Frem til søknad sendes - Fra søknad er sendt til søknad er godkjent - Fra søknad er godkjent til Fra til (kommunevalg) Gjennomgang av de tre søknadsdokumentene Forhandlingsutvalgets anbefaling Søknad om kommunesammenslåing

8 Saksutredningen Innspill til forhandlingsutvalget Gruppearbeid Gjennomgang av de tre søknadsdokumentene etter innspillene fra gruppeledermøtet 9. desember. SAK 8 - FYLKESMANNENS STØTTE BRUK/FORDELING Lars Joakim Tveit redegjorde for midlene som gis av Fylkesmannen i Vestfold til kommunestrukturarbeidet, jfr vedlagte plansjer. Forhandlingsutvalget sluttet seg til skissen slik den fremgår av plansjene. Vedlegg sak 1: Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord Sted: Sandefjord rådhus, bystyresalen Tid: 24. september 2014 kl Møteleder: Bjørn Ole Gleditsch Til stede fra Stokke kommune: Erlend Larsen, ordfører Roy Anders Standal, varaordfører Nils Ingar Aabol Til stede fra Sandefjord kommune: Bjørn Ole Gleditsch, ordfører Vidar Andersen, varaordfører Morten Istre Til stede fra Andebu: Bjarne Sommerstad, ordfører Jan Tore Rui, varaordfører Hilde Hoff Haakonsen For øvrig møtte Gisle Dahn Ole Sverre Lund Lars Joakim Tveit Stein Rismyhr Trondar Lien Lise Tanum Aulie, Sandefjord kommune Vidar Andersen, Stokke kommune Møtet var åpent for presse og publikum. ÅPNING Møtestart - velkommen v/ordfører Bjørn Ole Gleditsch. Presentasjon av påtroppende rådmann i Andebu, Stein Rismyhr. GODKJENNING AV REFERAT FRA FORRIGE MØTE Under sak 6 - Eventuelt ble formuleringen utgår fra kommunestyrene endret til uttrykket kommunestyret sammensettes blant representantene som velges til kommunestyrene ved kommunevalget i september 2015.

9 Referatet ble godkjent med ovennevnte endring. PLANER FOR LOKALMEDISINSK SENTER GEVINSTER VED SAMMENSLÅING Lise Tanum Aulie orienterte om planene for nytt lokalmedisinsk senter, jfr vedlagte plansjer. Konklusjon: Forhandlingsutvalget tok informasjonen til orientering. Utvalget ønsker å drøfte konsekvenser av planene, f.eks. håndtering av synergieffekter og prinsipper for lokalisering av tjenester når disse temaene er på dagsorden for utvalget. SKOLESTRUKTUR Ole Sverre Lund orienterte om den samlede skolestrukturen i SASkommunene, jfr. vedlagte plansjer. Konklusjon: Nåværende og gjeldende vedtak om skolestruktur opprettholdes (skoleplassering). Skolekretsgrenser i en ny kommune bør optimaliseres. Spørsmål om skolefaglig emner og eierforhold tas opp i senere drøftinger. Høyjord skole opprettholdes. Elever på Bjelland og Hogsnes tilbys skoleplass på Vear skole, også om Bjelland og Hogsnes ikke blir en del av Stokke kommune. Vear skole opprettholdes som barne- og ungdomsskole. OVERORDNET DRØFTINGSDOKUMENT ENDRINGSPROSESSER Bjarne Sommerstad innledet. Informasjon var utsendt på forhånd og er vedlagt referatet. Konklusjon Forhandlingsutvalget anser at forslaget til overordnet drøftingsdokument er en nyttig referanseramme for den videre diskusjonen i utvalget. Utvalget ønsker å vurdere på et senere tidspunkt om det bør utarbeides et dokument som er egnet for distribusjon til innbyggerne hvor elementer i dette dokumentet sammen med viktige momenter i forhandlingsutvalgets anbefaling fremkommer. PRINSIPPER FOR LOKALISERING AV PUBLIKUMSRETTEDE TJENESTER Lars Joakim Tveit innledet, jfr vedlagte presentasjon.

10 Konklusjon En rasjonell, effektiv og publikumsrettet tjenesteproduksjon opprettholdes lokalt, gevinster tas ut i form av bedre tjenester til innbyggerne. Publikum får basistjenester nær der de bor. Blant slike er bibliotek, NAV, helsestasjon og frivillighet. Stokke rådhus og herredshuset i Andebu benyttes til virksomhet som passer inn der. Øvrige lokaliseringsspørsmål avklares i den videre prosessen. TEMA TIL DRØFTING I FORHANDLINGSUTVALGETS GJENSTÅENDE MØTER Lars Joakim Tveit innledet, jfr. vedlagte presentasjon. Forhandlingsutvalget sluttet seg i hovedsak til forslag til tema i de gjenstående møtene. Utvalget ønsket også at følgende tema blir diskutert: Økonomiforvaltning Forventing til den nye kommunen (jfr. overordnet drøftingsdokument) Hvordan håndtere pågående og framtidige investeringsprosjekt Konsekvenser av helhetsplan for Torp lufthavn INNSPILL TIL OSLO-SEMINARET OKTOBER Ordfører i Sandefjord samordner og oversender spørsmål til statsråd Jan Tore Sanner. Foreløpig er følgende spørsmål formulert: Når kan svar på søknad forventes å komme dersom det sendes inn søknad i februar? Vil partistøtte til lokalpartiene opprettholdes eller blir dette slått sammen ved en sammenslåingsprosess? Kan det komme mer penger til oss som pilotkommuner, som f.eks på bakgrunn av at vi er svært raskt ute og ikke har fått utredningsstøtte? Kan tidsplanen utvides dersom vi ikke enige? Kan departementet gi bistand til videre prosess med å utvikle nærmiljødemokrati? Hva er konsekvensene dersom det ikke oppnås enighet om Vear-Hogsnes/Bjelland-området? Den enkelte i forhandlingsutvalget kan selv sende spørsmål til statsråden direkte til Bjørn Ole Gleditsch innen 9. oktober. Bjørn Ole oversender alle spørsmål samlet til statsråden.

11 Vedlegg sak 2 Referat fra politisk møte Stokke - Andebu - Sandefjord Sted: Bristol hotel, Oslo Tid: 20. oktober 2014 kl oktober 2014 kl Til stede: Se vedlagte deltageroversikt INNLEDNING Bjørn Ole Gleditsch ønsket velkommen og gikk gjennom programmet. KOMMUNESTRUKTUR Kommunalminister Jan Tore Sanner orienterte om kommunestrukturreformen og svarte på forberedte spørsmål. Statsråden oppfordret til at det utarbeides et notat fra kommunene til departementet hvor viktige uavklarte spørsmål reises slik at det kan avholdes et møte mellom statsråden/departementet og kommunene innen kort tid. Statsråden orienterte om at en søknad som sendes innen februar kan forventes behandlet innen sommeren ORIENTERING OM FORHANDLINGSUTVALGETS ARBEID Erlend Larsen orienterte om forhandlingsutvalgets arbeid frem til 20. oktober 2014, herunder - Tidsplan - Resultatet av forhandlingsutvalgets arbeid. Sluttprodukt - «Overordnet drøftingsdokument» - Tema til drøfting KULTURBYGGING Bjarne Sommerstad innledet om viktigheten av kulturbygging. Egil Hjertaker holdt foredraget «Brobygging over ulike kulturer. Hvordan skape ny kultur?», jfr vedlegg. Han anbefalte at det arbeides med følgende trinn: Klargjøre hvilken felles kultur vi ønsker å utvikle Identifisere de elementene vi ønsker å starte med Utivkle felles styringsdokumenter

12 Tilføre kompetanse på noen viktige områder Starte arbeidet med å implementere Deretter var det diskusjoner i 6 grupper. Følgende innspill ble nevnt etter gruppearbeidet: Det er en berikelse at det er er kulturforskjeller mellom kommunene Små kommuner kan ha kortere vei til beslutningene Kulturforskjeller kan være en styrke ved en eventuell sammenslåing, men man må bygge en felles administrativ kultur i den nye kommunen Det er fint om vi kan ivareta dagens kulturer, men vi må også være åpne for å endre kulturen Vi tror det er mulig å danne en ny kultur i den nye kommunen INNSPILL FRA HOVEDTILLITSVALGTE De hovedtillitsvalgte innledet med temaet «Hva skal til for å lykkes med etableringen av den nye kommunen?» Arne Antonsen snakket på vegne av Fagforbundet i det tre kommunene. De ga uttrykk for at: de tre fagforbundene har tro på sammenslåingsprosjektet de tre fagforbundene ønsker et administrasjonsutvalg hvor de ansattes representanter møter formannskapet i den nye kommunen at det å bare ta overordnede beslutninger på nåværende tidspunkt kan være risikofylt, da det vil være mange uavklarte spørsmål samt at engasjementet kunne vært større om flere spørsmål ble drøftet de tillitsvalgte må delta som gode deltakere og rådgivere i prosessen det må bli gode overgangsordninger det må lages en god og fleksibel framdriftsplan det må lages gode personalpolitiske retningslinjer det må være en god og forutsigbar prosess det er viktig å skape engasjement prosessen ikke må ta for lang tid Siv Breitve snakket på vegne av Utdanningsforbundet i de tre kommunene. De ga uttrykk for at: de ønsker å være deltagende aktør de ønsker reell medbestemmelse de ønsker å være med på tidligst mulig tidspunkt de ønsker en plan for involvering av tillitsvalgte de ønsker å spille på lag, og de ønsker å bli brukt aktivt de ønsker å bidra til å finne de beste løsningene de ønsker å få med det beste fra hver kommune man lytter til fagmiljøene god kommunikasjon er viktig Det var en generell diskusjon rundt. Forhandlingsutvalget vil drøfte en plan for involvering av de tillitsvalgte. ØKONOMIFORVALTNING OG ØKONOMISTYRING

13 Gisle Dahn innledet om prinsipper for økonomiforvaltning og økonomistyring, jfr vedlagte presentasjon. Det viktigste prinsippet i økonomistyringen er å sette tæring etter næring. Det var enighet om å slutte seg til rådmennenes forslag til innspill til forhandlingsutvalget. KOMMUNENAVN OG SYMBOLER Ole Sverre Lund innledet. Det var en generell debatt om kommunenavnet. De fleste innspill til forhandlingsutvalget var at den nye kommunens navn skal være Sandefjord. Det foreslås at det igangsettes en prosess hvor spørsmålet om kommunens symboler og ordførerkjede avklares. KOMMUNEBANE Lars Joakim Tveit innledet om mulig etterbruk av dagens jernbanetrase til ny kommunebane. Det ble en generell debatt om temaet. Følgende ble uttalt fra seminaret: Det vurderes å benytte eksisterende jernbanetrase til kommunebane når ny jernbanetrase er bygget i Vestfold. I tillegg til teknisk løsning, kostnader og tidsplan skal også miljøhensyn og samfunnsøkonomisk lønnsomhet vurderes. Saken tas opp i Plattform Vestfold. Det må aktivt arbeides med spørsmålet om ny vei fra Kodal til Sandefjord. EIERSKAP SANDEFJORD LUFTHAVN TORP Gisle Dahn innledet om eierskapet i Sandefjord lufthavn AS. En juridisk betenkning fra PwC fastslår følgende: En sammenslåing av Sandefjord og Stokke kommuner innebærer ikke en overgang av aksjer etter vedtektene. Øvrige aksjonærer har derfor ikke innløsningsrett.

14 Mulige prinsipper for forvaltning av eierskapet, jfr vedlagte presentasjon, ble drøftet. TEMA I GJENSTÅENDE MØTER I FORHANDLINGSUTVALGET Lars Joakim Tveit redegjorde for møteplanen i forhandlingsutvalget ut året, samt for de planlagte temaene på de fastsatte møtene. Det ble gitt innspill om at forhandlingsutvalgene også drøfter: Administrativ organisering Plan for tillitsvalgtes medvirkning Spørsmål som skal sendes kommunalministeren og planlegging av møte med han Oppvekstspørsmål Drift og tjenesteyting FOLKEVALGTES RAMMEBETINGELSER Ole Sverre Lund delte ut en skisse til reglement for godtgjørelser og andre rammevilkår for folkevalgte i ny SAS-kommune Skissen drøftes i forhandlingsutvalget 4. november Eventuelle innspill sendes ordførerne. FORHANDLINGSUTVALGETS ANBEFALING Lars Joakim Tveit delte ut første utkast til dokumentet Forhandlingsutvalgets anbefaling. Det ble en generell debatt om temaet. Når det gjelder punktet politisk organisering ble det gitt innspill om at ordning med medbestemmelse (evt administrasjonsutvalg), eldreråd og brukerråd blir avklart. INFORMASJONSBROSJYRE TIL INNBYGGERE Lars Joakim Tveit orienterte om tankene om å utarbeide informasjonsbrosjyre til samtlige husstander i de tre kommunene. Han foreslo å bruke pengene fra Fylkesmannen i Vestfold til dette. Det ble gitt tilslutning til ideen om informasjonsbrosjyre. Det ble gitt innspill om at innbyggerne kan inviteres til å komme med forslag/ideer til nytt kommunevåpen. Det ble også gitt innspill om et eventuelt samarbeid med Sandefjords Blad

15 om utarbeidelse av brosjyren. OPPSUMMERING Bjørn Ole Gleditsch ba om tilbakemeldinger til prosessen. Det ble en generell diskusjon rundt prosessen om kommunesammenslåing og om seminaret i Oslo. De tillitsvalgte ønsket å være en positiv bidragsyter i kommunesammenslåingsprosessen, og de ønsket at det skal være et administrasjonsutvalg i den nye kommunen. Forhandlingsutvalget vil forsøke å finne en dato før jul hvor gruppeledere og tillitsvalgte kan møtes for å drøfte siste versjon av forhandlingsutvalgets anbefaling. Gruppelederne og tillitsvalgte skal kunne gis innspill til temaer til denne samlingen. Det er ønskelig å vite konsekvensene av å utsette vedtakene i kommunestyrene en måned. Fremtidige investeringer og investeringsbehov er et ønsket tema på de gjenværende tema.

16 Vedlegg sak 3 KOMMUNESTRUKTUR FORHANDLINGSUTVALGENES ANBEFALING ENDRINGER FRA VERSJON 1 ER INNTATT MED RØD SKRIFT INNLEDNING På bakgrunn av vedtak i Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner, slik de fremgår av vedlegg 1, vil ordførerne, varaordførerne og gruppelederne for de største opposisjonspartiene i de tre kommunene foreslå for sine respektive kommunestyrer at kommunene slås sammen til en ny kommune basert på den enigheten som fremgår av dette dokumentet. PRINSIPPER FOR SAMMENSLÅINGSPROSESSEN Følgende overordnede prinsipper skal blant annet legges til grunn for prosessen: Kommunene er ulike, men likevel likeverdige Likeverdighet, raushet og forståelse for hverandres ståsted skal legges til grunn ved utredninger og forhandlinger Kommunenes forhandlingsutvalg tar stilling til hva som må være utredet og fremforhandlet før bystyret/kommunestyrene i 2015 tar stilling til om kommunene skal slå seg sammen til en kommune Ny kommune skal etableres, driftes og videreutvikles med utgangspunkt i hver av de gamle kommunenes tradisjoner, fortrinn, sterke sider og utfordringer Struktur, organisasjonskultur og systemer skal vektlegges Utvikling av nærdemokrati skal gis høy prioritet Å informere hverandre fortløpende om kommunenes investeringsprogrammer og finansieringsløsninger i forslag til økonomiplaner, og vurdere samarbeid der det er mulig Å informere hverandre før tilsetting i lederstillinger og spesialiststillinger, og vurdere samarbeid der det er mulig Gjeldende planverk i kommunene skal gjelde som kommunedelplaner inntil nytt felles planverk blir vedtatt i ny kommune I ny kommune skal innbyggere, næringsliv, lag og foreninger motta tjenester av god kvalitet innenfor gitte rammebetingelser og lov- og regelverk Kommunene skal forholde seg til og være lojale i forhold til omforente overordnede tidsplaner FOLKEVALGT ORGANISERING Fra og med er den politiske organiseringen av kommunen slik: Fra og med kommunevalget i 2019 er den politiske organisering av kommunen slik:

17 Kommunestyret skal ha 45 medlemmer. Kommunestyret behandler bl.a. overordnede planer, budsjett- og økonomiplan, reguleringsplaner og andre overordnede saker. Formannskapet skal ha 11 medlemmer og skal ivareta det løpende folkevalgte ansvar. Formannskapet innstiller til kommunestyret i alle saker og skal ha et særskilt ansvar for kommuneplanprosessen. Formannskapet behandler bl.a. saker som berører saksområder til flere hovedutvalg eller har betydning for kommunens økonomi. Hovedutvalgene skal ha 9-11 medlemmer. Utvalgene skal ha omfattende delegert sektoransvar/beslutningsmyndighet og avgi uttalelser i saker som berører utvalgets saksområder før disse behandles i formannskap/bystyre. Ansvarsområdene skal være: Helse, sosial og omsorg (X medlemmer) Institusjoner Hjemmetjeneste/bemannede boliger Samhandlingsreform NAV (herunder flyktninger) Rus/psykiatri Helsestasjon Barnevern Legevakt/legetjenester Tiltak for funksjonshemmede Øvrige helsetjenester Oppvekst og kunnskap (X medlemmer) Skoler Barnehager Voksenopplæring PPT Kulturskole Næringsutvikling og eiendom (X medlemmer) Start Næringsutvikling Næringstomter Byggeprosjekt Drift/vedlikehold kommunal eiendom Salgs- og skjenkebevillinger Landbruk (unntatt landbruksforvaltning) Reiseliv Kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling (X medlemmer) Kultur Folkehelse og forebyggende arbeid Nærmiljø Frivillighet Lag/foreninger Idrett Stedsutvikling Nærmiljøutvalg

18 Bibliotek Friluftsliv By- og tettstedsutvikling Miljø- og plansaker (X medlemmer) Kommunalteknikk Brann og beredskap Byggesak Miljø Barnerepresentasjon, jfr pbl 3-3 Arealplanlegging GEO-data Landbruksforvaltning Veier Parker/Grøntanlegg Øvrige råd og utvalg: Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer. Leder velges av opposisjonen. Det opprettes et administrasjonsutvalg hvor sammensetningen fastsettes etter medbestemmelse våren Det opprettes råd for eldre og brukere med nedsatt funksjonsevne hvor sammensetningen fastsettes etter innspill fra berørte organisasjoner våren Det etableres ungdomsråd hvor sammensetningen fastsettes etter innspill fra barn og unge våren FOLKEVALGTES RAMMEVILKÅR Reglement for folkevalgtes rammevilkår fremgår av vedlegg X. SKOLESTRUKTUR Nåværende og gjeldende vedtak om skolestruktur opprettholdes (skoleplassering). Skolekretsgrenser i en ny kommune bør optimaliseres. Spørsmål om skolefaglig emner og eierforhold tas opp i senere drøftinger. Høyjord skole opprettholdes. Elever på Bjelland og Hogsnes tilbys skoleplass på Vear skole, også om Bjelland og Hogsnes ikke blir en del av Stokke kommune. Vear skole opprettholdes som barne- og ungdomsskole. LOKALISERING AV TJENESTETILBUD En rasjonell, effektiv og publikumsrettet tjenesteproduksjon opprettholdes lokalt, gevinster tas ut i form av bedre tjenester til innbyggerne. Publikum får basistjenester nær der de bor. Blant slike er bibliotek, NAV, helsestasjon og frivillighet. Stokke rådhus og herredshuset i Andebu benyttes til virksomhet som passer inn der.

19 Øvrige lokaliseringsspørsmål avklares i den videre prosessen. FREMDRIFTSPLAN Det legges til grunn en overordnet fremdriftsplan med følgende milepæler: Sak om kommunesammenslåing behandles i kommunestyrene i februar Kommunen etableres med virkning fra og med 1. januar ØKONOMIFORVALTNING Det er enighet om følgende prinsipper for den nye kommunens økonomiforvaltning: Kommunens økonomi skal være i balanse og robust i et langsiktig perspektiv. Budsjett og økonomiplan har som mål: Stabilt tjenestetilbud. Unngå bruk av ressurser til unødvendige, midlertidige omstillinger. Økonomiplan bør innrettes slik at: Etatenes netto driftsutgifter ikke er større enn frie inntekter Kraftfondet opprettholdes. Avkastning brukes til å (med-)finansiere investeringer, -ikke til drift. Samlet gjeld bør ikke øke på sikt. Netto driftsresultat er i samsvar med TBUs anbefaling (tidligere 3 % av driftsinntektene under vurdering pga moms) Budsjett- og økonomiplan skal baseres på grundige vurderinger av kommuneprp, statsbudsjett og kommunens økonomiske rammevilkår. Kommuneplanen skal være styrende for innretning av budsjett- og økonomiplan. Saksutredninger generelt skal synliggjøre økonomiske konsekvenser av alternative valg og vise budsjettdekning for foreslått løsning der dette er aktuelt. Forslag som fremmes skal vise budsjettdekning der dette er relevant. Alle kommunens virksomheter skal utvise budsjettdisiplin, lojalt til kommunestyrets budsjettvedtak. Kommunen skal ha et program for effektivisering basert på: Kultur for kontinuerlig forbedring Prosjektbaserte gjennomganger av virksomhetsområder Prinsipper og oppnådde resultater vurderes en gang i valgperioden. Prosjekter defineres i budsjettsammenheng eller i egne saker. Avkastningen av fondet skal benyttes til å finansiere investeringer uavhengig av tidligere kommunegrenser Prinsipper for finansforvaltningen vurderes av kommunestyret en gang pr. valgperiode. Kraftfondets forvaltning skal sikre at krav til avkastning er tilpasset kommunens evne til å håndtere risiko: Profesjonell, diversifisert forvaltning med definert mandat Kursreguleringsfond tilpasset risikoprofilen Ekstern uavhengig risikovurdering av forvaltningen Investeringsprosjekter innarbeidet i de tidligere kommunenes økonomiplaner når søknad om sammenslåing vedtas, prioriteres i den nye kommunens

20 budsjett og økonomiplan. Det er en forutsetning at prosjektene er fullfinansiert i balansert budsjett/økonomiplan. KOMMUNENAVN OG SYMBOLER Kommunens navn er Sandefjord. Etter at søknad om kommunesammenslåing er sendt igangsettes det en prosess hvor spørsmålet om kommunevåpen, ordførerkjede og kommunens øvrige symboler avklares. KOMMUNEBANE Det vurderes å benytte eksisterende jernbanetrase til kommunebane når ny jernbanetrase er bygget i Vestfold. I tillegg til teknisk løsning, kostnader og tidsplan skal også miljøhensyn og samfunnsøkonomisk lønnsomhet vurderes. Saken tas opp i Plattform Vestfold. Det må aktivt arbeides med spørsmålet om ny vei fra Kodal til Sandefjord. EIERSKAP SANDEFJORD LUFTHAVN AS Eierskapet i Sandefjord lufthavn behandles i sammenheng med eierskapsmeldingen i hver kommunevalgperiode. Kommunestyret behandler spørsmål av stor betydning for kommunen. Formannskapet avklarer kommunens eierposisjon i aktuelle spørsmål. Sandefjord Lufthavn AS videreutvikles innenfor forsvarlige miljømessige og økonomiske rammer. Lufthavna bør være: En motor i næringsutvikling Attraktivt tilbud til innbyggere Ved valg av styre bør følgende prinsipp vektlegges: Kompetanse tilpasset selskapets utfordringer Styret som kollegium må ha komplementær kompetanse Finansiering: Legge til rette for ønsket utvikling Økonomisk utbytte - over tid - iht. de verdier som selskapet representerer Areal/kommuneplan legge til rette for ønsket utvikling xx xx

21 Andebu/Sandefjord/Stokke den xx.xx.20 Ordfører Andebu Ordfører Sandefjord Ordfører Stokke Varaordfører Andebu Varaordfører Sandefjord Varaordfører Stokke Gruppeleder Andebu Gruppeleder Sandefjord Gruppeleder Stokke

22 Vedlegg sak 4

23

24 Skisse pr Statsråd Sanner Kommunesammenslåing anmodning om snarlig møte Takk for ditt innlegg og etterfølgende dialog på vårt seminar den 20. oktober vedrørende mulig sammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord kommuner. Som avtalt sender vi et kortfattet notat som grunnlag for et snarlig møte hvor vi håper på å få avklart følgende: Det ser ut til at vi kan komme til enighet om at kommunene i februar 2015 vedtar å sende søknad om å slå seg sammen med virkning fra 1. januar Det er imidlertid en forutsetning av at vi kan sette sammen det nye kommunestyret, nye formannskap og utvalg på den måten som fremgår av vedlegg. Vi ønsker en dialog om vi kan legge til grunn at denne løsningen blir godkjent i løpet av våren 2015, evt. hvilke justeringer vi bør drøfte videre. Vi noterte oss at du mente det er viktig å holde styringsfart. En god prosess videre mener vi bør tilsi at vi kan komme i gang med gjennomføring allerede fra det tidspunkt søknaden er sendt, uten å avvente den formelle godkjenningen. Bl.a. ønsker vi å kunne ansette prosjektleder/fremtidig rådmann så raskt som mulig, noe som vi foreløpig ikke har avsatt midler til. Det er også behov for administrativ prosjektstøtte til dette arbeidet. Videre har vi behov for å konkretisere så raskt som mulig hvordan vi skal utvikle ordninger for nærdemokrati. Vi ønsker derfor å drøfte hvilke muligheter vi har for å kunne søke departementet om ekstraordinært tilskudd til deler av det arbeidet vi skal gjøre fremover. Partistøtten er viktig for det politiske arbeidet. Vi oppfatter etter seminaret i oktober at denne ikke vil bli redusert dersom partigruppene i de tre kommunene slår seg sammen i perioden Ettersom det fremkom noe usikkerhet om spørsmålet i vårt seminar, vil det være fint om vi i vårt møte kan få bekreftet vår forståelse av dette. Vi ser frem til å møte deg på nytt. Denne henvendelsen er sendt med bakgrunn i møte 29. oktober i forhandlingsutvalget bestående av ordførere, varaordførere og gruppeledere for største opposisjonsparti i de tre kommunene. Vi ønsker alle å kunne delta i dialogen med deg, og sammen med rådmennene blir vi da inntil 12 personer. På vegne av forhandlingsutvalget ber jeg om å bli kontaktet, gjerne pr. telefon, så raskt som mulig for å avklare tidspunkt for et snarlig møte.

25 Med vennlig hilsen Vedlegg: Skisse pr. xx vedr. sammensetning av kommunestyre m.m. Skisse pr Sammensetning av kommunestyre og utvalg ved sammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord. Kommunestyrene i de tre kommunene vedtar i februar 2015 å sende søknad om sammenslåing, med følgende premisser for søknaden: Det gjennomføres ordinært kommunevalg i 2015 til tre kommunestyrer med hhv. 29, 25 og 39 medlemmer i Stokke, Andebu og Sandefjord. Disse kommunestyrene vil fungere frem til sammenslåing av kommunene pr. 1. januar Valg av formannskap, utvalg og posisjoner gjøres på ordinær måte, men med funksjonstid frem til 1. januar Basert på resultatet av kommunevalget i 2015 avgjøres i tilegg sammensetningen av kommunestyret for den sammenslåtte kommunen for perioden på følgende måte: Basert på resultatet av kommunevalget i Sandefjord i 2015 velges 39 representanter og vararepresentanter. Disse vil være som for det ordinære kommunestyret. Basert på resultatet av kommunevalget i Stokke velges 10 representanter og vararepresentanter. Beregningen gjøres etter samme metode som for det ordinære valget, men til et tenkt kommunestyre med kun 10 medlemmer. For Andebu velges 6 representanter og vararepresentanter på tilsvarende måte som for Stokke. Antallet representanter fra tidligere Stokke og Andebu er fastsatt slik at det blir (tinærmet) like mange innbyggere fra de tre tidligere kommunene bak hver representant i kommunestyret for den nye kommunen. Vararepresentantene sikrer at dette forholdet opprettholdes i perioden. (Med utgangspunkt i 39 representanter fra tidligere Sandefjord ville en oppskalering basert på innbyggertall pr. 1. januar 2014 iht. nykommune.no tilsi 54 representanter med fordeling 39, 10, og 5 til hhv. Sandefjord, Stokke og Andebu. For å oppnå oddetall er antallet økt til 55 ved å øke med 1 representant fra Andebu. 39, 10 og 6 utgjør hhv. 71 %, 18 % og 11 %, mens antall innbyggere pr. 1. januar 2014 er hhv. 72 %, 19 % og 9 %.) Dette innebærer at antallet representanter i det nye kommunestyret blir 55 i

26 perioden Basert på valgresultatet i 2015 avgjøres også sammensetning av formannskapet for den sammenslåtte kommunen for perioden på følgende måte: Det nye kommunestyret i Sandefjord etter valget i 2015 velger representanter og vararepresentanter som til et tenkt formannskap med kun 7 medlemmer. Tilsvarende velges 4 og 2 representanter og vararepresentanter fra hhv. tidligere Stokke og Andebu kommuner. Antallet representanter fra de tidligere kommunene er fastsatt slik at det blir forholdsmessig (%-vis) flere representanter fra tidligere Stokke og Andebu kommuner enn hva folketallet tilsier. (7, 4 og 2 utgjør hhv. 54 %, 31 % og 15 %, mens antall innbyggere er hhv. 72 %, 19 % og 9 %.). Denne fordelingen mellom de tidligere kommunene forutsettes opprettholdt gjennom valg av vararepresentanter. Dette innebærer at det nye formannskapet for perioden består av totalt 13 representanter. Sammensetning av hovedutvalg for den sammenslåtte kommunen for perioden gjøres på samme måte som for formannskap. Samtidig som det vedtas å søke om sammenslåing, vedtar kommunestyrene i de tre kommunene å nedsette en Styringsgruppe og at det skal etableres et partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Styringsgruppen skal fungere som Nemnd iht. 26 i inndelingsloven. Styringsgruppen skal ha følgende sammensetning og mandat: Styringsgruppen består av 9 medlemmer, bestående av ordfører, varaordfører og gruppeleder for det største opposisjonspartiet i de tre kommunene. Styringsgruppen nedsettes straks, og en eventuell endring i posisjoner som følge av valgresultatet i 2015 vil da gi endring i hvilke personer som deltar. Styringsgruppen har følgende mandat: Styringsgruppen skal ansette prosjektleder for sammenslåingsprosessen. Prosjektleder ansettes som rådmann i den nye kommunen straks nytt kommunestyret er konstituert. Styringsgruppen skal godkjenne prosjektleders beslutning om sammensetning at den øverste administrative ledelse etter Styringsgruppen skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/-bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene blir ivaretatt. Styringsgruppens medlemmer skal også utgjøre arbeidsgivers representanter i partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen.

27 Styringsgruppen tar stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de tre kommunene. Styringsgruppen skal avklare alle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen som er av prinsipiell karakter som prosjektleder legger frem til behandling. Forhold som har konsekvenser for kommunene i perioden frem til kan ikke avgjøres av styringsgruppen uten behandling i kommunenes ordinære organer. Styringsgruppen kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunes ordinære utvalg frem til den nye kommunen er etablert og som styringsgruppen anser for å kunne ha konsekvenser for sammenslåingen. Styringsgruppen har et spesielt ansvar for å vurdere saker med budsjettmessige konsekvenser og forberede budsjett for 2017 og økonomiplan. Det er imidlertid det nye formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til det nye kommunestyret. Styringsgruppen skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Styringsgruppen vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Sammensetning og mandat for partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen avklares etter medvirknings/-bestemmelsesprosess straks søknaden er sendt. Alle andre valg til posisjoner og utvalg for perioden frem til nye valg etter kommunevalget i 2019 gjøres av det nye kommunestyret, enten selv eller etter delegering, iht. de regler som gjelder og reglementer som fastsettes. Det nye kommunestyret for den sammenslåtte kommunen har sitt konstituerende møte i oktober Her stadfestes/velges sammensetning av formannskap, utvalg og posisjoner for den nye kommunen i samsvar med den forutsetning som lå til grunn ved søknaden. I desember 2016 gjennomføres første møte for å vedta budsjett 2017 og økonomiplan. Det nye formannskapet for den sammenslåtte kommunen har sitt første møte i november 2016 for å kunne avgi innstilling i budsjett for 2017 og økonomiplan. Øvrige nye utvalg har sine første møter i 2017 etter at ny kommune er etablert. Fra og med kommunevalget 2019 vil kommunestyret bestå av 45 representanter. Tilsvarende vil formannskapet fra 2019 bestå av 11 representanter, mens hovedutvalgene vil ha 9-11 representanter. Forslag fra Bjørn Ole Gleditsch, fremlagt i møtet: Skisse pr Sammensetning av kommunestyre og utvalg ved sammenslåing av Stokke, Andebu og Sandefjord. Kommunestyrene i de tre kommunene vedtar i februar 2015 å sende søknad om sammenslåing, med følgende premisser for søknaden:

28 Det gjennomføres ordinært kommunevalg i 2015 til tre kommunestyrer med hhv. 29, 25 og 39 medlemmer i Stokke, Andebu og Sandefjord. Disse kommunestyrene vil fungere frem til sammenslåing av kommunene pr. 1. januar Valg av formannskap, utvalg og posisjoner gjøres på ordinær måte, men med funksjonstid frem til 1. januar Basert på resultatet av kommunevalget i 2015 avgjøres i tilegg sammensetningen av kommunestyret for den sammenslåtte kommunen for perioden på følgende måte: Basert på resultatet av kommunevalget i Sandefjord i 2015 velges 39 representanter og vararepresentanter. Disse vil være som for det ordinære kommunestyret. Basert på resultatet av kommunevalget i Stokke velges 10 representanter og vararepresentanter. Beregningen gjøres etter samme metode som for det ordinære valget, men til et tenkt kommunestyre med kun 10 medlemmer. For Andebu velges 6 representanter og vararepresentanter på tilsvarende måte som for Stokke. Antallet representanter fra tidligere Stokke og Andebu er fastsatt slik at det blir (tilnærmet) like mange innbyggere fra de tre tidligere kommunene bak hver representant i kommunestyret for den nye kommunen. Vararepresentantene sikrer at dette forholdet opprettholdes i perioden. (Med utgangspunkt i 39 representanter fra tidligere Sandefjord ville en oppskalering basert på innbyggertall pr. 1. januar 2014 iht. nykommune.no tilsi 54 representanter med fordeling 39, 10, og 5 til hhv. Sandefjord, Stokke og Andebu. For å oppnå oddetall er antallet økt til 55 ved å øke med 1 representant fra Andebu. 39, 10 og 6 utgjør hhv. 71 %, 18 % og 11 %, mens antall innbyggere pr. 1. januar 2014 er hhv. 72 %, 19 % og 9 %.) Dette innebærer at antallet representanter i det nye kommunestyret blir 55 i perioden Basert på valgresultatet i 2015 avgjøres også sammensetning av formannskapet for den sammenslåtte kommunen for perioden på følgende måte: Det nye kommunestyret for den nye kommunen (55 representanter) velger representanter og vararepresentanter til et det nye formannskapet. Valget gjennomføres i konstituerende møte høsten 2016 på ordinær måte. Det skal tilstrebes at det velges 7, 4 og 2 representanter og vararepresentanter fra hhv. tidligere Sandefjord, Stokke og Andebu kommuner. Antallet representanter fra de tidligere kommunene er fastsatt slik at det blir forholdsmessig (%-vis) flere representanter fra tidligere Stokke og Andebu

29 kommuner enn hva folketallet tilsier. (7, 4 og 2 utgjør hhv. 54 %, 31 % og 15 %, mens antall innbyggere er hhv. 72 %, 19 % og 9 %.). Denne fordelingen mellom de tidligere kommunene forutsettes opprettholdt gjennom valg av vararepresentanter. Dette innebærer at det nye formannskapet for perioden består av totalt 13 representanter. Sammensetning av hovedutvalg for den sammenslåtte kommunen for perioden gjøres på samme måte som for formannskap. Samtidig som det vedtas å søke om sammenslåing, vedtar kommunestyrene i de tre kommunene å nedsette en Styringsgruppe og at det skal etableres et partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Styringsgruppen skal fungere som Nemnd iht. 26 i inndelingsloven. Styringsgruppen skal ha følgende sammensetning og mandat: Styringsgruppen består av 13 medlemmer. 9 av disse er ordfører, varaordfører og gruppeleder for det største opposisjonspartiet i de tre kommunene. I tillegg består Styringsgruppen av en representant fra hver av de 4 partiene representert i kommunestyrene som ikke er representert av de 9. Det er en forutsetning at disse partiene kommer til enighet om en fordeling som gir 2, 1 og 1 representanter fra hhv. Sandefjord, Stokke og Andebu. Styringsgruppen nedsettes straks, og en eventuell endring i posisjoner som følge av valgresultatet i 2015 vil da gi endring i hvilke personer som deltar. Dersom antall partier i kommunestyrene endres som følge av valgresultatet i 2015, endres sammensetning av Styringsgruppen tilsvarende. Styringsgruppen har følgende mandat: Styringsgruppen skal ansette prosjektleder for sammenslåingsprosessen. Prosjektleder ansettes som rådmann i den nye kommunen straks nytt kommunestyret er konstituert. Styringsgruppen skal godkjenne prosjektleders beslutning om sammensetning at den øverste administrative ledelse etter Styringsgruppen skal se til at regler og avtaler om ansattes og tillitsvalgtes medvirkning/-bestemmelse i forhold som gjelder sammenslåing av kommunene blir ivaretatt. Styringsgruppens medlemmer skal også utgjøre arbeidsgivers representanter i partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen. Styringsgruppen tar stilling til revisjonsordning for den nye kommunen etter innstilling fra kontrollutvalgene i de tre kommunene. Styringsgruppen skal avklare alle forhold vedrørende sammenslåingsprosessen som er av prinsipiell karakter som prosjektleder legger frem til behandling. Forhold som har konsekvenser for kommunene i perioden frem til

30 kan ikke avgjøres av styringsgruppen uten behandling i kommunenes ordinære organer. Styringsgruppen kan uttale seg i saker som er til behandling i kommunes ordinære utvalg frem til den nye kommunen er etablert og som styringsgruppen anser for å kunne ha konsekvenser for sammenslåingen. Styringsgruppen har et spesielt ansvar for å vurdere saker med budsjettmessige konsekvenser og forberede budsjett for 2017 og økonomiplan. Det er imidlertid det nye formannskapet som skal avgi budsjettinnstilling til det nye kommunestyret. Styringsgruppen skal søke å oppnå konsensus i alle avgjørelser. Ved uenighet skal Styringsgruppen vurdere om spørsmålet kan utsettes til etter at nytt kommunestyre er konstituert. Forhold som likevel vurderes som nødvendig å ta stilling til avgjøres med alminnelig flertall. Sammensetning og mandat for partsammensatt utvalg for sammenslåingsprosessen avklares etter medvirknings/-bestemmelsesprosess straks søknaden er sendt. Alle andre valg til posisjoner og utvalg for perioden frem til nye valg etter kommunevalget i 2019 gjøres av det nye kommunestyret, enten selv eller etter delegering, iht. de regler som gjelder og reglementer som fastsettes. Det nye kommunestyret for den sammenslåtte kommunen har sitt konstituerende møte i oktober Her stadfestes/velges sammensetning av formannskap, utvalg og posisjoner for den nye kommunen i samsvar med den forutsetning som lå til grunn ved søknaden. I desember 2016 gjennomføres første møte for å vedta budsjett 2017 og økonomiplan. Det nye formannskapet for den sammenslåtte kommunen har sitt første møte i november 2016 for å kunne avgi innstilling i budsjett for 2017 og økonomiplan. Øvrige nye utvalg har sine første møter i 2017 etter at ny kommune er etablert. Fra og med kommunevalget 2019 vil kommunestyret bestå av 45 representanter. Tilsvarende vil formannskapet og hovedutvalgene fra 2019 bestå av 11 representanter.

31 Vedlegg sak 5

32 Vedlegg sak 6

33 Vedlegg sak 7 SAS-SAMARBEIDET. MØTEPLAN OKTOBER DESEMBER OKTOBER KL : FORHANDLINGSUTVALG KOMMUNESTYRESALEN STOKKE Referat fra møte i Sandefjord (Lars) Referat fra møte i Oslo (Lars) Forhandlingsutvalgets konklusjoner på tema drøftet i seminar i Oslo - Utkast til forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 2 (Lars) Momenter til avklaring i snarlig møte statsråd Sanner (Gisle) - Sammensetning av nytt kommunestyre og nye utvalg fra Sammensetning og mandat for 26 Nemnd - Søknad om prosjektstøtte - Partistøtte Prinsipper og plan for medvirkning foreløpig behandling (Ole Sverre/Stein) Overordnet administrativ organisering foreløpig behandling (Ole Sverre/Stein) Plan for tema i gjenstående møter (Lars) Fylkesmannens støtte Bruk/fordeling 4. NOVEMBER KL : FORHANDLINGSUTVALG ANDEBU KOMMUNE Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 3 Konsekvenser av helhetsplan Torp Planlagte og vedtatte investeringer oversikt Folkevalgtes rammebetingelser (jfr referat fra Oslo-seminar) Drift av virksomheter og tjenesteytelser: Barnehager. Full barnehagedekning/lokalisering Sykehjem Lokal medisinsk senter Hjemmetjeneste, organisering Frivillighetssentralen Frisklivssentralen Lærings- og mestringssenter Hvilke tema kan utgå til etter at søknaden er sendt? 19. NOVEMBER KL : FORHANDLINGSUTVALG SANDEFJORD KOMMUNE Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 4 Søknad om kommunesammenslåing versjon 1 Drift av virksomheter og tjenesteytelse Folkevalgt reglement Informasjonsarbeid - Informasjonsarbeid i kommunene - Informasjonsbrosjyre til innbyggerne Departementets verktøy for prosess-støtte Kirken 4. DESEMBER KL : FORHANDLINGSUTVALG KOMMUNESTYRESALEN STOKKE Forhandlingsutvalgets anbefaling versjon 5

34 Administrativ organisering foreløpig behandling Ansattes stiling i omorganiseringen foreløpig behandling Medbestemmelse foreløpig behandling Bør ledende stillinger som blir ledige vurderes konstituert/ledet av leder fra nabokommune? foreløpig behandling Ansettelse av prosjektleder/ny rådmann prosess og kriterier foreløpig behandling Effekter av sammenslåingen Planlegging møter våren DESEMBER KL : GRUPPELEDERSEMINAR, SANDEFJORD Orientering om prosessen: - Frem til søknad sendes - Fra søknad er sendt til søknad er godkjent - Fra søknad er godkjent til Fra til (kommunevalg) Gjennomgang av de tre søknadsdokumentene Forhandlingsutvalgets anbefaling Søknad om kommunesammenslåing Saksutredningen Innspill til forhandlingsutvalget 19. DESEMBER FORHANDLINGSUTVALG, ANDEBU Gjennomgang av de tre søknadsdokumentene etter innspillene fra gruppeledermøtet 9. desember. Vedlegg sak 8

35