Å bygge en ny kommune. erfaringer fra SAS

Transkript

1 Å bygge en ny kommune erfaringer fra SAS Statsetatsjefsmøte Vestfold 8. april 2016 Gudrun Haabeth Grindaker Prosjektleder/ny rådmann

2 Målene med reformen Styrke lokaldemokratiet Gode og likeverdige tjenester Økonomisk bærekraftige og robuste kommuner Helhetlig og samordnet utviklingsperspektiv

3 Oppdraget Den nye kommunen skal sikre alle innbyggere gode tjenester der de bor De beste tjenestene får vi ved å hente og utnytte det beste fra hver kommune 1. januar 2017 legges Sandefjord, Andebu og Stokke kommune ned. En helt ny kommune etableres, med et velkjent navn Sandefjord.

4 Nærhet til tjenester Hverdagen enklere Målene Effektivitet og gevinster Kapasitet Kompetanse Lokal identitet Næringsliv Regional konkurransekraft Samfunns- og tettstedsutvikling Arbeidsplasser Medvirkning Aktivt lokaldemokrati

5 Nye Sandefjord før 1.januar 2017 Fellesnemnd frem til konst. kommunestyre Arbeidsutvalg, Ansettelsesutvalg, Partssammensatt utvalg og fire temakomiteer (reglement, kommunevåpen, bli kjent, nærdemokrati) Fellesnemnda hjemlet i inndelingsloven Sammensatt av kommunestyrerepresentanter Andebu 3, Stokke 5, Sandefjord 9 Kommunestyret i nye Sandefjord fra til Kommunal autonomi

6 Nye Sandefjord etter 1.januar 2017 Konstituerende kommunestyre Tar beslutninger på den nye kommunens vegne før , blant annet budsjett og reglementer Nytt kommunestyre, 57 representanter: Andebu 7, Stokke 11, Sandefjord 39 Ordinært kommunevalg kommunestyrerepresentanter i neste valgperiode

7 Aktivitet Rekruttering ledergruppe IKT operativt og strategisk HR/personal både operativt og strategisk Økonomi mye forberedelser både mht drift og for forsvarlig kommuneøkonomi Helhetlig styring, betryggende kontroll, beredskap Bygninger, lokasjoner Samarbeid og avtaler Avtaler, interkommunale, leverandører, Samarbeidsavtaler, partnerskap Eierskap INFORMASJON Folkevalgte Innbyggere Ansatte DEN STORE JOBBEN Organisering og ledelse Tjenester og brukere Medarbeiderinvolvering FOLKEVALGTE FN, PSU AU, ANS Temakomiteer

8 Status april 2016 Kommunalområdene i gang Besluttet organisasjonsstruktur to kommunalområder Prosesser på å beslutte mål, organisering og innplassering/tilsetting av ledere Kartverkets samordnende funksjon; Kartverket tilfører 0,5 årsverk til nye Sandefjord for å følge/støtte prosjektet. Betydning for viktige registre og grunndata (matrikkel/eiendomsregister) Stor etterspørsel, andre kommuner, forskere, studenter mm

9 Prosess Nytt organisasjonskart Kommunalområde Oppvekst og kunnskap 1.feb 1: Mål for kommunalområdet Sammenfatte eksisterende mål Utarbeide en målstruktur 2: Forslag organisasjonskart Involvere Vurdere 3: Beslutning organisasjonskart 4: Innplassering nye ledere Struktur fra hovedprosjekt benyttes Stillingsprofiler 31.mars 5: Igangsette delprosjekt Mandat Fremdrift Deltakere

10 Viktige oppmerksomhetsområder Kritiske faktorer Valg av IKT-løsninger. Viktig med liten risiko for nedetid og negative konsekvenser for tjenester. Avtaler og IKT. Utfordring at lov om off anskaffelser betinger anbudsprosess som tar lang tid. Dette øker risiko for at my kommune ikke rekker å anskaffe og implementere før Forsvarlige tjenester og gode overganger fra dagens kommuner til ny kommune. Følgeevaluering Prioritering

11 Ansvarsdeling mellom dagens og ny kommune Hva er prosjektets mandat Roller og ansvar Prosjektet styrer ikke personell eller prioriteringer i de nåværende kommunene Vedtak mai 2015 om å holde stillinger ubesatt ved vakans, særlig «rådhusoppgaver» Politiske bestillinger, utredninger, tidsbruk, og retningsvalg Er det mulig å gjøre mindre av noe i prosjektperioden?

12 Nye Sandefjord Grunnlag for endring og forbedring Det beste fra de tre Krav om effektiviseringsgevinst

13 Fremdrifts-/ prosjektplan Følgende aktiviteter er vedtatt og fastsatt fremover: 19. oktober 2015: Prosjektleder tiltrer stillingen. November 2015: Arbeidet med å nedsette prosjektorganisasjon igangsettes. November 2015: Arbeidet med å etablere administrativ ledergruppa igangsettes. Desember 2015: Omstillingsplan utarbeides 8. desember 2015:Sak om skyggebudsjett for 2016 legges frem Våren 2016: Reglement mm for folkevalgte ferdig Juni 2016: Nærdemokratimodellen avklares 19. oktober 2016: Konstituerende kommunestyremøte Oktober 2016: Arbeidsavtaler for alle ansatte i ny kommune på plass November 2016: Beredskapsplan for ny kommune Desember 2016: Budsjett for ny kommune vedtas Desember 2016: Kommunevåpen klar til profilering

14 Utfordringer Den formelle myndigheten overføres ikke før Kommunene gjør egne vedtak ut 2016 Saker med konsekvenser for den nye kommunen, særlig saker med økonomisk betydning Noe må behandles i hver kommune, deretter i FN Noe vedtas i kommunene med forbehold om tilslutning i FN Noe behandles kun i nye Sfj/FN

15 Klare roller og ansvar Mellom prosjektleder og dagens rådmenn Mellom administrativt og folkevalgt nivå Mellom dagens ledere og nye ledere Mellom ledelse og tillitsvalgte Faste møter prosjektleder hovedtillitsvalgte Faste møter prosjektleder rådmenn

16 Informasjon og kommunikasjon Utarbeidet kommunikasjonsstrategi Klart budskap Ikke bare «kommunikasjonsfaglig», men også prosjektleders/ny rådmann sin kanal! Oppslutning og tillitt til prosessen Entusiasme og felles identitet Målsettinger, prosesser, konsekvenser og resultater Ulike målgrupper: Innbyggere, ansatte og folkevalgte Ulike plattformer: Nettsider, Facebook, Nyhetsbrev

17 når vi tar beslutninger og valg Bevissthet på at det er noe som legges ned og noe nytt som skal pakkes opp Fristille fra det gamle Ikke videreføre noe du er glad i eller har bygget opp Fordeler og ulemper med «ny» rådmann Ny = lettere å bygge nytt, ingen stiller spm ved lojalitet Gammel = manøvrerer lettere, både for vedkommende og omgivelsene Stor-liten Ulike driftsformer og løsninger i utgangspunktet Hensiktsmessighet fremover tilsier at løsninger fra stor ofte må velges «Går inn i» eller ikke

18 Fremad i alle retninger Organisering, ledelse og praksis vil skape engasjement og støy underveis Planlegge og håndtere slik at uro og utrygghet ikke forsinker eller forsurer unødvendig

19 Kompleksiteten og volumet En kommune er en svært kompleks organisasjon! Alt henger sammen med alt Kl 23 nr 2 NAV Brukere Organisering IKT-løsninger Gevinster Beredskap Fjernarkiv Prostier Ledergruppe Matrikkel Eldreråd Seilingstider Pluss 157 avtaler unntatt IKT Nytt budsjett Pluss ansatte som skal ha nye arbeidsavtaler

20 Det går ikke an å ikke rekke det! Tydelige mål Klare ambisjoner Vilje og engasjement Tørre å gå videre selv om vi ikke har alle fakta Ta beslutninger selv om beslutningsgrunnlaget kan være mangelfullt Rom for å gjøre feil og revurdere Bevissthet og risikovurderinger

21 Fremdriftsplan «Det haster» Legitimitet Oppslutning Resultat Involvering Medvirkning Prosesser Nye Sandefjord kommune

22 Dilemmaene Benytte anledningen til å «tenke nytt» i tjenestene Må balanseres mot tidsperspektivet Være modig - men samtidig bevisst på risikoene Ikke bare risiko liv og helse, men også energilekkasjer, motkrefter og tidsspille «Det beste fra de tre» Hva betyr det egentlig? Rom for faglig utvikling Hva skal vi oppnå? Bevissthet på mål og ønsket effekt som premisser for organisering og utforming Organisasjon og ledelse Lederstrukturer Organisasjonsstruktur Organisasjonskultur skal også etableres, eksemplifiseres og internaliseres! Mange ledere og nøkkelmedarbeidere føler lojalitet både til gammel og ny Usikkerhet? Respekt og åpenhet i prosessen avgjørende! Informasjon! Få på plass prosjektledergruppen så raskt som mulig Dessuten viktig å ha en prosjektorganisasjon med dedikerte ressurser (både faglig og merkantilt) Fristill kapasitet Reduser aktiviteten i "gammel" kommune mtp større saker

23 Oppsummert Ha det formelle på plass mht tilsettinger og innplassering Ryddighet og klarhet mht roller og ansvar Forutsigbare prosesser Passe mye planlegging, og tilstrekkelig fleksibilitet Åpenhet og redelighet eks reell medvirkning Forholdet mellom dagens kommuner og ny kommune Tilstrekkelig kapasitet og kompetanse i prosjektet

24 Samfunnsutviklerrollen Gjensidig avhengighet og respekt mellom stat og kommune Involvere kommunene tidlig for å avklare ønsker, status, utfordringer Viktige premisser for utviklingen legges i infrastruktur; Vei og bane men også IKT! Betryggende kontroll - hindre statlig detaljstyring og rapportering, mer oppmerksomhet på resultater og effekt Overføringsverdi mellom kommunereform og store omstillingsprosjekter i staten?? Fylkesmannsembeter, politireform??

25 Takk for oppmerksomheten