HEMNE KOMMUNE. Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL. Møtende medlemmer: Geir Rostad leder unntatt sak 3 /2009 Ellen Ødegård

Transkript

1 HEMNE KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 27. februar 2009 kl Møtested: Hemne rådhus, møterom Formannskapssalen. Saknr: 1/2009-9/2009. Arkivsaknr.: 068/2009. Møteleder: Geir Rostad Møtende medlemmer: Geir Rostad leder unntatt sak 3 /2009 Ellen Ødegård Møtende varamedlemmer: Eldbjørg Røstvold Forfall: Erik Snekvik nestleder Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: a 9b 7 8 9c 9d /2009. Andre møtende: Per O. Johansen møtesekretær Ann Jorid Hyttnes Revisjon Midt-Norge IKS Torger Aarvaag rådmann sak 9a, 9b og 9d /2009 Merknader til innkallingen: Ingen merknader Møtestart ble flyttet frem fra kl til kl

2 Sak 1/2009 Godkjenning av protokoll fra møte Kontrollutvalget /2009 fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Geir Rostad fremmet følgende forslag. 1. fra kontrollutvalgets møte den godkjennes med følgende endring: Siste del av setningen under Orienteringer v/rådmannen øverst på side 2 i protokollen endres fra bruken av vikarer i Hemne kommune til bruken av vikarer ved Sodin skole. Forslaget ble enstemmig vedtatt. fra kontrollutvalgets møte den godkjennes med følgende endring: Siste del av setningen under Orienteringer v/rådmannen øverst på side 2 i protokollen endres fra bruken av vikarer i Hemne kommune til bruken av vikarer ved Sodin skole. Sak 2/2009 Referatsaker Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Regjeringens tiltakspakke 2009 for å stimulere aktiviteten i kommunesektoren Fylkesvis oversikt. 2. Kommunal rapport : Krever kontroll med tiltakspakken. 3. Kommunal- og regionaldepartementet : Rundskriv H-03/09 Kommunedelen av tiltakspakken. 4. Kommunal- og regionaldepartementet : Arbeidsgruppe om egenkontroll i gang. 5. Skatteetaten : Kontrollrapport 2008 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Hemne kommune. 2

3 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Sak 3/2009 Kontrollutvalgets leder Avklaring av habilitet Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret for å avklare hvor vidt kommunestyret fortsatt har tillitt til kontrollutvalgets leder som følge av hans svogerskap med rådmannen. Kontrollutvalget fremmer saken overfor kommunestyret uten innstilling. Geir Rostad viste til at saken dreier seg om hans person og erklærte seg inhabil. Kontrollutvalget sluttet seg til lederens vurdering, og Rostad forlot møtet under behandlingen av saken. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret for å avklare hvor vidt kommunestyret fortsatt har tillitt til kontrollutvalgets leder som følge av hans svogerskap med rådmannen. Kontrollutvalget fremmer saken overfor kommunestyret uten innstilling. Sak 4/2009 Forvaltningsrevisjonsrapport: Offentlige anskaffelser Følges regelverket? Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Hemne kommune til etterretning. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser følges regelverket? til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å sikre at anskaffelser av tjenester i driftsregnskapet blir i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Revidere malen for anskaffelsesprotokoll iht kravene i anskaffelsesforskriften. 3

4 Ann Jorid Hyttnes fra Revisjon Midt-Norge IKS gjennomgikk revisors arbeid og funn i forvaltningsrevisjonsrapporten "Offentlige anskaffelser følges regelverket?" og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Hemne kommune til etterretning. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser følges regelverket? til etterretning og ber rådmannen følge opp rapporten med vekt på å sikre at anskaffelser av tjenester i driftsregnskapet blir i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Revidere malen for anskaffelsesprotokoll iht kravene i anskaffelsesforskriften. Sak 5/2009 Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak i Hemne kommune Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Hemne kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Kontrollutvalget viser til oppfølgingen av politiske vedtak i Hemne kommune som fremgår av saken og til medlemmenes egen oppfølging som tas opp i møtet. Utvalget tar saken til etterretning og vedtar plan for videre oppfølging slik den fremgår av kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. 4

5 Sak 6/2009 Kontrollutvalget Eventuell utvidelse fra 3 5 medlemmer Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering og vil arbeide videre med saken med sikte på å øke antall medlemmer i utvalget. Kontrollutvalget legger opp til å fremme en sak til kommunestyret mot slutten av valgperioden, med forslag om å øke antall representanter i utvalget fra 3 5 i neste valgperiode. Kontrollutvalget tar saken til foreløpig orientering og vil arbeide videre med saken med sikte på å øke antall medlemmer i utvalget. Kontrollutvalget legger opp til å fremme en sak til kommunestyret mot slutten av valgperioden, med forslag om å øke antall representanter i utvalget fra 3 5 i neste valgperiode. Sak 7/2009 Forum for kontroll og tilsyn Eventuelt medlemskap for kontrollutvalget Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget vedtar å søke om medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn som er et forum for kontrollutvalg i Norge. Medlemskontingenten på kr pr år finansieres over kontrollutvalgets budsjett. Kontrollutvalget vil innen utløpet av 2009 evaluere nytteverdien av å være medlem i Forum for kontroll og tilsyn, med sikte på hvorvidt medlemskapet skal videreføres eller ikke. Kontrollutvalget vedtar å søke om medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn som er et forum for kontrollutvalg i Norge. Medlemskontingenten på kr pr år finansieres over kontrollutvalgets budsjett. Kontrollutvalget vil innen utløpet av 2009 evaluere nytteverdien av å være medlem i Forum for kontroll og tilsyn, med sikte på hvorvidt medlemskapet skal videreføres eller ikke. 5

6 Sak 8/2009 Kontrollutvalgets sekretariat tidsbruk i 2008 Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar statusrapportering fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS over tidsforbruk i 2008 i Hemne kommune til orientering. Kontrollutvalget tar statusrapportering fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS over tidsforbruk i 2008 i Hemne kommune til orientering. Sak 9/2009 Eventuelt Kontrollutvalget /2009 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Følgende saker ble tatt opp under eventuelt: a) Vikarordningen ved Sodin skole Rådmann Torger Aarvaag orienterte om situasjonen med sykefravær og vikarbruk ved Sodin skole og svarte på spørsmål. b) Kompetanseplan for Hemne kommune Rådmann Torger Aarvaag orienterte om det forestående arbeidet med utarbeiding av kompetanseplan i skolen og generelt blant ansatte i Hemne kommune. c) Forespørsel om orienteringer fra rådmannen i neste møte Kontrollutvalget ønsker i sitt neste møte som er berammet til den 8. mai 2009 orienteringer om følgende saker: Offentliggjøring av kommunale gebyrer og avgifter. Kriterier for når det stilles krav om utarbeidelse av reguleringsplan. Gruppeinndeling i mattematikkfaget i ungdomsskolen, jf. Plan for regneferdigheter i grunnskolen i Hemne. d) Orienteringer fra rådmannen Rådmann Torger Aarvaag orienterte om det pågående arbeidet i prosjektet Styring etter kvalitetsindikatorer Konsekvenser for administrativ og politisk styring i Hemne kommune. 6