Møteprotokoll KLÆBU KOMMUNE. NB! Godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte.

Transkript

1 Møteprotokoll KLÆBU KOMMUNE NB! Godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Klæbu kommune Møtedato/tid : Onsdag 9. september 2009 kl Møtested/lokaler : Klæbu rådhus, møterom 239 Arkivsak : 273/2009 Møtende medlemmer : Jomar Aftret, leder Ivar Skei, nestleder Ove Lysklett Bjørn Lervold Forfall Møtende varamedlem : Ingeborg Grendstad : Claus Nielsen Innkalling og sakliste : Ingen merknader Andre møtende : Ruth Astrid Mule, rådmann (sak 24) Per Johansen, KonSek Midt-Norge IKS (sak 23) Ann Katharine Gardner, Revisjon Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik, kontrollutvalgssekretær Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: Side 1

2 Sak 21/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Kontrollutvalget /2009 Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Møteboka fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sak 22/2009 Referatsaker Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunal- og regionaldepartementet: Pressemelding av vedrørende Nye regler for kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, med ny forskrift om finansforvaltning m/ikrafttredelse Doffin: Pressemelding av vedrørende Særlig sårbart for korrupsjon. 3. Doffin: Pressemelding av vedrørende Betre internkontroll eit våpen mot regelbrot. 4. Invitasjon til KonSek-samling for kontrollutvalg 6. oktober Kommentarer til ovenstående punkter: Pkt. 4 Claus Nielsen, Ove Lysklett, Bjørn Lervold og Jomar Aftret melder seg på samling for kontrollutvalg. De andre medlemmene gir tilbakemelding til KonSek v/ Eva hvis de ønsker å melde seg på (påmeldingsfrist er satt til 15. september). Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Side 2

3 Sak 23/2009 Offentlige anskaffelser Regelverk og rutiner i Klæbu kommune Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar saken til etterretning. Med bakgrunn i den gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Klæbu kommune, kommunestyrets vedtak i sak KST-10/2008 og prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem, ber kontrollutvalget om at rådmannen fortsatt holder fokus på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av innkjøpsarbeidet i kommunen. Per Johansen, KonSek Midt-Norge IKS, ga en kort orientering i saken og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget hadde etter dette en grundig diskusjon før videre saksgang ble bestemt. Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering i saken på sitt møte i oktober. Kontrollutvalget ønsker at ordfører deltar på dette møtet. Omforent forslag til vedtak: Kontollutvalget viser til den gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Klæbu kommune, kommunestyrets vedtak i sak KST-10/2008 og prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem. Utvalget ber om at rådmannen holder sterkere fokus på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av innkjøpsarbeidet i kommunen. Dette må gjenspeiles i det daglige arbeid. Kontollutvalget viser til den gjennomførte forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlige anskaffelser i Klæbu kommune, kommunestyrets vedtak i sak KST-10/2008 og prosessen knyttet til kjøp av takarbeider ved Klæbu sykehjem. Utvalget ber om at rådmannen holder sterkere fokus på oppfølging av regelverk og egne rutiner for offentlige anskaffelser, dokumentasjon og arkivering av relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen, samt opplæring og intern kvalitetssikring av innkjøpsarbeidet i kommunen. Dette må gjenspeiles i det daglige arbeid. Side 3

4 Sak 24/2009 Orientering fra rådmannen om bruk av regjeringens tiltakspakke Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om regjeringens tiltakspakke og Klæbu kommunes bruk av tiltaksmidlene til orientering. Frie inntekter skal brukes til Enøktiltak på skolene (utskifting av luftbehandlingsanlegg). Konsulentfirma Rambøll bistår kommunen i dette prosjektet, frist for anbud er 24. september. Takarbeider på Klæbu sykehjem er igangsatt. Foreløpig rapportering til Fylkesmannen er gjort innen fristen. Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om regjeringens tiltakspakke og Klæbu kommunes bruk av tiltaksmidlene til orientering. Sak 25/2009 Budsjettkontroll pr Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. Sak 26/2009 Forslag til økonomiplan med budsjett for 2010 for kontrollutvalget Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2010 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Kontrollutvalget ønsker protokoller fra representantskapsmøter i Revisjon Midt-Norge IKS og KonSek Midt-Norge IKS fremlagt som referatsaker. Side 4

5 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2010 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sak 27/2009 Eventuelt Kontrollutvalget /2009 Saken legges frem uten forslag til innstilling. Endring møtedato i oktober. Neste møte i kontrollutvalget flyttes til onsdag 21. oktober Kontrollutvalgets møteprotokoller Kontrollutvalget ber sekretariatet om å oversende protokollene fra kontrollutvalgets møter til kommunestyret som referatsak. Stauts i bestilt forvaltningsrevisjonsprosjekt Ann Katharine Gardner orienterte om status i prosjektet. Kontrollutvalget ber revisjonen om å ta kontakt med Peter Høvik for å få en felles forståelse om kriterier og innfallsvinkel i prosjektet. Når felles forståelse er oppnådd, kan revisjonen starte opp prosjektet. Endring møtedato i oktober. Neste møte i kontrollutvalget flyttes til onsdag 21. oktober Kontrollutvalgets møteprotokoller Kontrollutvalget ber sekretariatet om å oversende protokollene fra kontrollutvalgets møter til kommunestyret som referatsak. Stauts i bestilt forvaltningsrevisjonsprosjekt Kontrollutvalget ber revisjonen om å ta kontakt med Peter Høvik for å få en felles forståelse om kriterier og innfallsvinkel i prosjektet. Når felles forståelse er oppnådd, kan revisjonen starte opp prosjektet. Side 5