Andre deltagere : Ole Edvard Meland, teknisk fagleder (sak 18) Eva J. Bekkavik, møtesekretær, KonSek Midt-Norge IKS

Transkript

1 Møteprotokoll NB! Godkjennes endelig i kontrollutvalgets neste møte. Utvalg/styre/råd : Møte i kontrollutvalget Agdenes kommune Møtedato/tid : Mandag 28. september 2009 kl 09:00-10:15 Møtested/lokaler :Rådhuset, Formannskapssalen Arkivsak : Møtende medlemmer : Martin Vatn, leder Line Ølstøren, nestleder Per Arne Brevik Knut Arne Selbekk Møtende varamedlemmer: Anne B. Jørgensen, 1. vara Forfall : Ann Mari Talsnes Andre deltagere : Ole Edvard Meland, teknisk fagleder (sak 18) Eva J. Bekkavik, møtesekretær, KonSek Midt-Norge IKS Innkalling og sakliste : Ingen merknader Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: Side 1

2 Sak 16/2009 Godkjenning av protokoll fra møte den Kontrollutvalget /2009 Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Sak 17/2009 Referatsaker Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Kommunal- og regionaldepartementet: Pressemelding av vedrørende Nye regler for kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, med ny forskrift om finansforvaltning m/ikrafttredelse Doffin: Pressemelding av vedrørende Særlig sårbart for korrupsjon. 3. Doffin: Pressemelding av vedrørende Betre internkontroll eit våpen mot regelbrot. Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering. Sak 18/2009 Orientering fra rådmannen om bruk av regjeringens tiltakspakke Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om regjeringens tiltakspakke og Agdenes kommunes bruk av tiltaksmidlene til orientering. Teknisk fagleder, Ole Edvard Meland, orienterte i saken og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget. Ventilasjonsanlegg trygdepensjonatene på Mølnhaugen og Hamnahaugen, delt opp i 2 prosjekt, direkte anskaffelser. Hamnahaugen prosjektet ventes ferdig i uke 40. Mølnhaugen prosjektet ventes ferdig i løpet av oktober. Side 2

3 Renovering av 4 leiligheter, aldersboliger på Hamnahaugen, direkte anskaffelse, 4 nye kjøkken inkl. malerarbeid og elektro. En leilighet er ferdigstilt, leilighet nr. 2 er 50 % ferdig (mangler malerarbeid), arbeidet på de to siste leilighetene igangsettes samtidig. Ferdigstilles mest sannsynlig i løpet av oktober. Oppussing av korridor på helsesenteret, arbeidet er ferdig. Utskifting av varmtvannsberedere på helsesenteret, blir ferdigstilt i løpet av uke 41. Foreløpig rapportering til Fylkesmannen er gjort innen fristen. Kontrollutvalget tar framlagt informasjon om regjeringens tiltakspakke og Agdenes kommunes bruk av tiltaksmidlene til orientering. Sak 19/2009 Forvaltningsrevisjon revisjonsåret 2009 Kontrollutvalget /2009 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Særutskrift fra kontrollutvalget i Orkdal sin sak om bestilling av forvaltningsrevisjon ble utdelt i møtet. Sekretariatet orienterte om et forvaltningsrevisjonsprosjekt innen barnevern som ble gjort i Melhus kommune i Hovedproblemstillingen og delproblemstillingene i prosjektet i Melhus ble lest opp for kontrollutvalget og de sluttet seg til en lignende innretning på prosjektet. Følgende omforent forslag til vedtak ble fattet: Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Agdenes kommune for 2009 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på Barne- og familietjenesten i Agdenes kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 180 timer ut fra de forutsetningene som fremgår av saken. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen mars Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget Kontrollutvalget viser til Plan for forvaltningsrevisjon for Agdenes kommune for 2009 og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på Barne- og familietjenesten i Agdenes kommune. Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil 180 timer ut fra de forutsetningene som fremgår av saken. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen mars Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget Side 3

4 Sak 20/2009 Budsjettkontroll pr kontrollutvalget Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. Kontrollutvalget tar budsjettkontroll pr til orientering. Sak 21/2009 Forslag til økonomiplan med budsjett for 2010 for kontrollutvalget Kontrollutvalget /2009 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2010 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for og budsjett for 2010 med en netto ramme på kr , inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Sak 22/2009 Eventuelt Kontrollutvalget /2009 Saken legges frem uten forslag til vedtak Brev fra Tor Olav Meland Kontrollutvalget mottok den 1. september et brev fra Tor Olav Meland. Kontrollutvalget fikk utdelt kopi av brevet fra Meland i møtet. Kontrollutvalget diskuterte den videre saksgangen og følgende omforent forslag til vedtak ble fattet: Side 4

5 Kontrollutvalget ber om en orientering i saken fra rådmannen på sitt neste møte, den 23. november. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sende et brev til Meland med underretning om videre saksgang i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møte i november Kontrollutvalgets møte i november flyttes til mandag 23. november kl. 09:00. Samling for kontrollutvalg 6. oktober Ingen fra kontrollutvalget i Agdenes kan delta på samlingen. Nye reiseregninger Nye reiseregninger pr ble utdelt i møtet. Husk å levere reiseregninger inkl. krav om tapt arbeidsfortjeneste osv. innen gjeldende regnskapsår. Brev fra Tor Olav Meland Kontrollutvalget ber om en orientering i saken fra rådmannen på sitt neste møte, den 23. november. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å sende et brev til Meland med underretning om videre saksgang i kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møte i november Kontrollutvalgets møte i november flyttes til mandag 23. november kl. 09:00. Side 5