ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK

Transkript

1 Møte nr. 03/13 Dato: kl Sted: Rådhuset, kommunestyresalen ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Lars Odin Engeli, leiar Britt Enny Haugland, nestleiar Arild Forgard, medlem Elling Åsland, 2. varamedlem (sak 4) Andre til stede: Revisor Monica Nilsen Revisor Helene Egeland Revisor Silje Djuvik Støle Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: SAKSLISTE SAK 04/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Utsatt fra tidligere møte SAK 08/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 09/13 ÅRLIG KONTROLL AV FINANSFORVALTNINGEN - BESTILLING I forbindelse med utarbeidelse av prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Styring av byggeprosjekter, ønsker revisor at det settes av litt tid til drøfting av denne saken. Det er ønskelig at dere tenker igjennom prosjektet og hva utvalget ønsker svar på (spisse prosjektet). Det er begrenset antall timer tilgjengelig og derfor er det viktig å avklare best mulig på forhånd hva man ønsker å undersøke. Faste poster: Nytt fra revisor: Informasjon om planlegging av revisjonsarbeidet Nytt fra sekretær: Planlegging av høstens møter, følge opp brannvesen og hår EVENTUELT REFERATER Ref. 08/13 Agder Sekretariat, uttalelse fra fellesmøte for ledere av kontrollutvalg Ref. 09/13 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæring fra regnskapsrevisor Ref. 10/13 Kommunestyret, suppleringsval til kontrollutvalet UNDERSKRIFTER Lars Odin Engeli Leiar Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

2 Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. Leiar og nestleiar fratrådte som følge av inhabilitet i sak 4. Arild Forgard tok over møteledelsen. Elling Åsland tiltrådte som varamedlem SAK 04/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Revisor Monica Nilsen orienterte om forslag til plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Åseral kommune , der følgende selskaper prioriteres: Bortelid Alpinsenter AS Åseral Industrier AS Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll datert Bakgrunn: Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra , er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommuneloven 77 nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll), og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av en plan for selskapskontroll og denne planen skal vedtas av kommunestyret minst en gang i løpet av valgperioden. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper (aksjeselskaper og interkommunale selskaper), herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. I forrige periode ble det gjennomført selskapskontroll i følgende selskaper i regi av Åseral kontrollutval: Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap IKS

3 Brannvesenet Sør IKS Konklusjon: Det er i forslag til Plan for selskapskontroll for Åseral kommune foreslått følgende prioritering av eierskapskontrollen for planperioden : Bortelid Alpinsenter AS Åseral Industrier AS Prioriteringen er basert på selskapenes tjenestetilbud til kommunens innbyggere, selskapenes samfunnsmessige ansvar, kommunens eierandel, økonomisk gevinst- og tapspotensial og kommunens motiv for eierskapet. Forslag til innstilling: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Åseral kommune , der følgende selskaper prioriteres: Bortelid Alpinsenter AS Åseral Industrier AS Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Leiar og nestleiar tiltrådte møtet igjen. Elling Åsland fratrådte møtet. SAK 08/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. 3

4 Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 09/13 ÅRLIG KONTROLL AV FINANSFORVALTNINGEN - BESTILLING Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller årlig kontroll av finansforvaltningen i samsvar med ISAE Kopi av vedtaket sendes rådmannen til informasjon. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Finansforskriften Bakgrunn for saken: I kontrollutvalgets møte orienterte administrasjonen om kommunens finansforvaltning. Utvalget bestilte deretter en sak som omhandler den årlige kontrollen av kommunens finansforvaltning. Denne saken legges nå frem for kontrollutvalget. Gjeldende finansforskrift regulerer kommunenes finansforvaltning. Finansforskriften ble fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 9. juni 2009 og trådte i kraft 1. juli Den nye forskriften regulerer kravene til kommunens reglement, rutiner og rapportering på området, og den tydeliggjør ansvarsdelingen mellom lokalpolitikere og administrasjonen. Forskriften slår fast at kommunen skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst én gang i løpet av valgperioden. Den presiserer også at kommunens finansreglement må samsvare med egen kunnskap på feltet. I tillegg stilles det noe mer detaljerte krav til innhold i reglementet, og kravene til rapportering er styrket. Administrasjonssjefen skal minst to ganger årlig legge fram rapporter om status for finansforvaltningen for kommunestyret. Videre er også kravene til de administrative rutinene for å vurdere og å håndtere risiko særlig presisert i den nye forskriften. Kommunestyret skal på sin side påse at en uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene og at disse rutinene er etablert og etterleves. 5 i forskriften gjelder kvalitetssikring av reglementet og den lyder som følger: Kommunestyret og fylkestinget skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i denne forskrift. Vurderingen skal skje før reglementet vedtas i kommunestyret og fylkestinget. 8 i forskriften gjelder rutiner for finansforvaltningen og den lyder som følger: 4

5 Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og denne forskrift, og at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Det skal herunder etableres rutiner for vurderingen og håndtering av finansiell risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Kommunestyret skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene. Kommunestyret skal også påse at slike rutiner er etablert og etterleves. Kontrollutvalget er kommunestyrets tilsynsorgan og det tilligger utvalget å føre tilsyn med kommunens finansforvaltning. Vurderinger: Det vil være praktisk at en vurdering av den årlige finansforvaltningen skjer ved utgangen av hvert år i forbindelse med årsoppgjøret ellers i kommunen. En slik gjennomgang må avtales særskilt med Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder som er kommunens revisor. Med utgangspunkt i kommunens finansreglement, forskriftens og kommunelovens krav, vil revisor årlig kontrollere om gjeldende bestemmelser og rutiner for finansforvaltningen etterleves. Revisjonen tilbyr en kontroll som utføres i samsvar med ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk økonomisk informasjon. Rapport fra gjennomgangen vil bli forelagt kontrollutvalget og kommunestyret. For å følge opp gjeldende regelverk anbefaler jeg kontrollutvalget å bestille årlig kontroll av finansforvaltningen. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller årlig kontroll av finansforvaltningen i samsvar med ISAE Kopi av vedtaket sendes rådmannen til informasjon. FASTE POSTER: Nytt fra revisor: STYRING AV BYGGEPROSJEKTER Revisor Helene Egeland orienterte om saken og ba utvalget om å komme med innspill til konkretisering av problemstillinger. Innspill fra kontrollutvalet: - Hva skyldes behovet for tilleggsbevilgninger, for dårlig planlegging eller manglende økonomisk oppfølging? - Er organisering god nok med klar ansvarsfordeling, for eksempel når det gjelder prosjektleder, byggekomite etc.? - Se på området på overordnet nivå, forbedringspotensiale, rutiner, prosjektmanual? - Hvordan forbedre prosjektstyringen? Revisor utarbeider forslag til prosjektplan som legges frem for utvalget i neste møte. 5

6 PLANLEGGING AV REVISJONSARBEIDET - Er i gang og skal ha oppstartsmøte Endring i revisjonsteam - Ny informasjon om planleggingen i neste møte Nytt fra sekretær: Planlegging av høstens møter 16. oktober og 27. november: - Følge opp Brannvesenet Sør og HÅR vedrørende selskapenes oppfølging av gjennomførte selskapskontroller. Sekretær sender ut brev og rapporterer tilbake til utvalget. - Orienteringer fra administrasjonen: Samhandlingsreformen, eventuelt kommunal beredskap. EVENTUELT REFERATER Ref. 08/13 Agder Sekretariat, uttalelse fra fellesmøte for ledere av kontrollutvalg Ref. 09/13 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæring fra regnskapsrevisor Ref. 10/13 Kommunestyret, suppleringsval til kontrollutvalet Sekretær orienterte om prosess omkring mulig innlemming av nye kommuner i Agder Sekretariat. Referatene ble tatt til etterretning. 6