Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Transkript

1 Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 06/16 MØTEBOK Møtedato: 21. november 2016 kl Sted: Rådhuset, møterom formannskapssalen Tilstede: Ole Erik Vestøl Endrerud, leder Laila Helleberg, nestleder Åslaug Karin Fidjeland, medlem Dessuten møtte: Revisjonssjef Irene Loka Revisor Marianne Gustavsen Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 18/16 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 19/16 RAPPORT VEDR. KJØP AV AREALER TONSTAD SENTRUM SAK 20/16 ÅRSPLAN FOR 2017 SAK 21/16 SVAR PÅ NUMMERERT BREV NR. 10 FRA REVISOR SAK 22/16 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: E-post: Saksbehandler Willy Gill Telefon E-post:

2 UNDERSKRIFTER Ole Erik Vestøl Endrerud Laila Helleberg Åslaug Karin Fidjeland Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann, revisorer, Lars Sigbjørn Nedland og avisen Agder. 2

3 Møtebok 21. november 2016 Sirdal kontrollutvalg SAK 18/16 GODKJENNING AV MØTEBOK Møtebok fra 12. september 2016 godkjennes. SAK 19/16 RAPPORT VEDR. KJØP AV AREALER TONSTAD SENTRUM Saken utsettes. Rådmannen inviteres til neste møte for å orientere om saksgangen ved kjøp av de aktuelle eiendommene. Kontrollutvalget ønsker en nærmere orientering om: Hvor kom prisen på næringstomten fra? Få en oversikt over saksgangen før behandling i formannskap og kommunestyre Hvem har vært involvert i forhandlingene ved begge kjøpene? Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 19/16 RAPPORT VEDR. KJØP AV AREALER TONSTAD SENTRUM Vedlegg Rapport fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bakgrunn Kontrollutvalget vedtok i møte å bestille en undersøkelse om kommunens kjøp av arealer ved Tonstad skule og i Tonstad sentrum. Bakgrunnen for vedtaket var at kommunestyret i møte gjorde følgende vedtak. «.. Kommunestyret sender over sak om kjøp av arealer ved Tonstad skule til kontrollutvalget for å se om takstene legger til grunn rette reguleringsbestemmelser». Rapporten I rapporten fremgår det at følgende forhold er vurdert basert på gjennomgang av aktuelle dokumenter og reguleringsplaner: o Hvilke retningslinjer finnes? o Er disse retningslinjene etterlevd? o Foreligger det takster? 3

4 o Ligger de rette reguleringsbestemmelsene og eventuelt andre forhold til grunn for takstene? I rapportens oppsummering fremgår det at: Det foreligger ingen retningslinjer knyttet til gjennomføring av grunnerverv og dermed ikke noe å etterleve. Det foreligger to takster i forbindelse med kjøpet av Ommund Fintland. Det foreligger ingen takst for kjøpet av arealet i sentrum. Begge takstene er basert på at det dreier seg om boligtomt som kan utnyttes til flere enheter. I henhold til gjeldende reguleringsplan er arealet regulert til to eneboligtomter samt noe veggrunn. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget innbyr kommunestyret til å gjøre slikt vedtak: Rapporten tas til orientering. SAK 20/16 ÅRSPLAN FOR 2017 Kontrollutvalget godkjenner årsplanen for Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 20/16 ÅRSPLAN FOR 2017 Vedlegg: Forslag til årsplan for Sekretariatet har laget et forslag til årsplan for Det foreslås 5 møter i Det kan bli aktuelt å endre på datoer, fordi bl.a. behandling av årsregnskapet for kommunen kan bli forskjøvet av forskjellige årsaker. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner årsplanen for

5 Årsplan for kontrollutvalget 2017 Mål for kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget ønsker å bidra på sitt felt til at den kommunale virksomheten drives på en best mulig måte. Målsettingen for kontrollutvalget som kommunestyrets kontrollorgan, er å være en aktiv og troverdig samarbeidspartner. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt med både kommunestyret og det politiske miljø, samt med kommunens administrasjon. 2. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er kommunestyrets organ for kontroll og tilsyn med forvaltningen, jf kommunelovens 77. Oppgavene er nærmere regulert i forskrift om kontrollutvalg av 1. juli Kontrollutvalget har blant annet følgende oppgaver: Påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte Påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gir fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer Påse at det blir gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret Kontrollutvalget skal rapportere administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 3. Møteplan Dato Saker til behandling (foreløpig oversikt) Mandag Årsmelding for 2016 Bestilling av prosjektplan/forvaltningsrevisjon Aktuelle saker Tirsdag Aktuelle saker Kommuneregnskapet for 2016? Årsregnskapet for 2016 Sirdalsvekst KF? Mandag Aktuelle saker Forvaltningsrevisjonsrapport? Mandag Budsjett for Kontroll og tilsyn 2018 Aktuelle saker 5

6 Mandag Årsplan for kontrollutvalget 2018 Aktuelle saker 4. Kurs og konferanser NKRF sin kontrollutvalgskonferanse i Oslo 1. og 2. februar SAK 21/16 SVAR PÅ NUMMERERT BREV NR. 10 Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding om gjennomføring av tiltak for å sikre en betryggende internkontroll av momsområdet til etterretning. Saksfremstilling: Saksbehandler Kjell Ivar Hommen SAK 21/16 SVAR PÅ NUMMERT BREV NR. 10 Vedlegg: Rådmannens svar på nummerert brev nr. 10. Bakgrunn: Kontrollutvalget behandlet nummerert brev nr. 10 fra revisor i sitt møte I brevet ble det tatt opp forhold (feil og mangler) ved krav om kompensasjon av merverdiavgift. Revisor bemerket at feilene kan tyde på at internkontrollen knyttet til kontering og kontroll av bilag kan forbedres, og anbefalte at administrasjonen foretok en gjennomgang av interne rutiner og iverksatte nødvendige tiltak for å sikre en betryggende internkontroll av momsområdet. Kontrollutvalget gjorde slikt vedtak: «Kontrollutvalget vil be rådmannen om å gi skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget innen 10. november d.å. om hvordan brev nr. 10 fra revisor blir fulgt opp.» I sitt svar, datert , opplyser rådmannen at det er gjennomført en rekke tiltak for å sikre en betryggende internkontroll av momsområdet. De gjennomførte tiltak fremgår av vedlagte brev fra rådmannen. 6

7 Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding om gjennomføring av tiltak for å sikre en betryggende internkontroll av momsområdet til etterretning. SAK 22/16 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å lage en prosjektplan for prosjektet Ulike temaer under oppfølging av regler på personalområdet.» Problemstillinger defineres i neste møte i kontrollutvalget som etter planen er Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 22/16 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden , vedtatt av Sirdal kommunestyre i møte , er følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt anbefalt: Ulike temaer under oppfølging av regler på personalområdet Planlegging og styring av eiendomsforvaltningen Vurdere kommunens rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser Ansvarsfordeling mellom kultur og næringsavdelingen En vil foreslå at kontrollutvalget foretar bestilling av et forvaltningsrevisjonsprosjekt. Kommunestyret har i sitt vedtak av planen gitt kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å lage en prosjektplan for prosjektet..» 7

8 Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er Eventuelt Revisor orienterte om planleggingen av revisjonen omkring årsregnskapet for Leder og nestleder deltar på Kontrollutvalgskonferansen 1. og 2. februar