FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/15 Dato: kl Sted: Rådhuset, Formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Atle Osen, leder Øyvind Johansen Marianne Nuland Andersen Judith Birkeland Morten Birkeland hadde forfall. Dessuten møtte: Rådmann Bernhard Nilsen Økonomisjef Dag Ivar Staurseth (sak 05/15) Roar Hansson (sak 05/15) Revisjonssjef Irene Loka Revisor Helene S. Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 05/15 KOMMUNEREGNSKAPET 2014, FLEKKEFJORD KOMMUNE SAK 06/14 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT Referatsaker: R 05/15 Uavhengighetserklæringer revisor R 06/15 Div. dokumenter IRS R 07/15 Mail fra rådmannen vedr. Fjellgt. 8 R 08/15 Tilsyn arkiv m/vedlegg Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Fast post: Revisor orienterer Eventuelt UNDERSKRIFTER Atle Osen Leder Utskrift sendes elektronisk: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann, revisor, Arne Skage, Avisen Agder. 2

3 Møtebok Flekkefjord kontrollutvalg SAK 04/15 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 2. februar 2015 godkjennes. SAK 05/15 KOMMUNREGNSKAPET 2014, FLEKKEFJORD KOMMUNE Enstemmig vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Flekkefjord kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning og nummerert brev nr. 10 fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil igjen uttrykke sin bekymring for kommunens svake likviditet, og presisere viktigheten av å fortsette å bygge opp nødvendige fondsreserver for å motvirke denne situasjonen. Kontrollutvalget vil også anmode om at revisors anbefalinger i nummerert brev nr. 10 datert følges opp. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 27. april 2015, og oppsummeringsbrev fra revisjonen datert 27. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til Flekkefjord kommunes årsregnskap for Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Sak 05/15 Kommuneregnskapet for 2014, Flekkefjord kommune Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i

4 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2014 utsendes direkte fra kommunens sekretariat Årsberetningen for 2014 utsendes direkte fra kommunens sekretariat Revisjonsberetning, datert Nummerert brev nr. 10 fra revisjonen, datert Saksopplysninger: Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på Årsregnskapet består av balanse per 31. desember 2014, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlig anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. Årsregnskapet er utarbeidet etter de formelle krav som stilles i kommuneloven med tilhørende regnskapsbestemmelser i forskrift for årsregnskap og årsberetning og god regnskapsskikk i Norge. Revisor har i sin beretning tatt med denne presiseringen: Premieavviket ført som omløpsmiddel i balansen er kr 65,8 millioner. Disposisjonsfond er kr 13,9 millioner. Vi viser til omtale i årmeldingen side 13 om nødvendigheten av å fortsette å styrke kommunens fond. Dette forholdet har ingen betydning for vår konklusjon om regnskapet.» Under avsnittet Andre forhold i revisjonsberetningen gjør revisor oppmerksom på at kommunen ikke har behandlet skattetrekksmidlene i samsvar med bestemmelsene i skattebetalingsloven I brev nr. 10 (oppsummeringsbrev fra revisjonen) vedr. regnskapsrevisjonen for 2014, kommenteres følgende forhold: Presisering vedrørende premieavvik Skattetrekkskonto Dokumentasjon av balansen For nærmere informasjon om disse forhold vises det til revisors kommentar i vedlagte nummerert brev nr. 10 (oppsummeringsbrev). Behandling av årsregnskapet Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsmelding - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner regnskapet 4

5 Økonomisjef og revisor vil være til stede under kontrollutvalgets behandling av saken, og kan gi ytterligere kommentarer og svare på eventuelle spørsmål i forbindelse med regnskapet og de forhold som fremkommer i nummerert brev nr. 10. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Flekkefjord kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsmelding fra rådmannen og revisjonsberetning og nummerert brev nr. 10 fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsmelding, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Kontrollutvalget vil igjen uttrykke sin bekymring for kommunens svake likviditet, og presisere viktigheten av å fortsette å bygge opp nødvendige fondsreserver for å motvirke denne situasjonen. Kontrollutvalget vil også anmode om at revisors anbefalinger i nummerert brev nr. 10 datert følges opp. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 27. april 2015, og oppsummeringsbrev fra revisjonen datert 27. april 2015, har kontrollutvalget ingen merknader til Flekkefjord kommunes årsregnskap for SAK 06/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «RUTINER FOR PLANLEGGING OG STYRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER» Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget innbyr bystyret til å gjøre følgende vedtak: Rapporten tas til etterretning. Bystyret ber rådmannen videreutvikle kommunens skriftlige rutiner for investeringsprosjekter i tråd med rapportens anbefalinger. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 06/15 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT «RUTINER FOR PLANLEGGING OG STYRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER» Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport datert april

6 Bakgrunn: Forvaltningsrevisjonsprosjektet Rutiner for planlegging og styring av investeringsprosjekter» er i Plan for forvaltningsrevisjon for perioden prioritert som nr. 4. I møte den 1. september 2014 ba kontrollutvalget Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre prosjektet. I møte 13. oktober 2014 ble prosjektet nærmere beskrevet, og det ble bestemt rammer og problemstillinger som prosjektet skulle baseres på. Problemstillingene var: Har kommunen etablert tilfredsstillende rutiner for planlegging og styring av investeringsprosjekter? Formålet med prosjektet var at det skal bidra til læring og forbedring av rutiner ved gjennomføring av investeringsprosjekter. Prosjektet var stipulert med et timeforbruk på 100 timer. Konklusjon og anbefalinger i rapporten: Kommunen har rutiner for gjennomføring av investeringsprosjekter av relativt ny dato. Revisjonen vurderer at disse rutinene hovedsakelig er på et overordnet nivå og ikke fanger opp fremgangsmåtene som er viktige for å sikre kvalitet og måloppnåelse i prosjekter. Basert på undersøkelsen i et lite og et stort prosjekt, finner revisjonen at kommunen praktiserer mange av de prinsippene og fremgangsmåtene som er viktige for å oppfylle kvalitetsmål i prosjekter. Å inkludere disse på et mer detaljert nivå i den skriftlige rutinen vil kunne bidra til et mer effektivt system for kvalitetsstyring i prosjekter. Revisjonen anbefaler at kommunens skriftlige rutiner for investeringsprosjekter bør videreutvikles og omhandle prosedyrer for: Risikovurderinger og risikohåndtering. Risikostyring bør ivaretas løpende i planlegging. Kostnadskalkyler og usikkerhetsanalyse, samt prosedyre for fastsettelse av budsjettet i arbeidet. Økonomisk oppfølging og sikring av korrekt informasjon om økonomisk status i prosjektet. Etablering av en plan for rapportering og kommunikasjon i prosjekter, samt innhold og frekvens i rapportering. Risiko bør rapporteres sammen med fremtidsvurderingene av prosjektet. Styring av endringer. Rådmannen har i sin høringsuttalelse bl.a. gitt uttrykk for at Flekkefjord kommune de siste årene har hatt økt fokus på økonomistyring i sine investeringsprosjekter. Det er etablert retningslinjer for å sikre at prosjektene gjennomføres i tråd med forutsetningene og rutiner slik at bystyret kan foreta nødvendige vedtak og justeringer når forutsetningene endrer seg. Når det gjelder håndtering av risiko i investeringsprosjekter, har kommunen tatt inn dette som nytt element i den planlagte virksomhetsrapporteringen fra

7 Det vises til den fremlagte rapporten. Rapporten vil bli gjennomgått i møtet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget innbyr bystyret til å gjøre følgende vedtak: Rapporten tas til etterretning. Bystyret ber rådmannen videreutvikle kommunens skriftlige rutiner for investeringsprosjekter i tråd med rapportens anbefalinger. Referatsaker: Disse referatsakene ble tatt til orientering: R 05/15 Uavhengighetserklæringer revisor R 06/15 Div. dokumenter IRS R 07/15 Mail fra rådmannen vedr. Fjellgt. 8 R 08/15 Tilsyn arkiv m/vedlegg Revisor orienterer Eventuelt Neste møtedato: Torsdag 24. september