LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 LINDESNES KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/12 Dato: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Benjamin Le Maitre Arild Tharaldsen, nestleder Henny Heskestad, medlem Edita Schultz, medlem Jon Harald Rømteland, medlem Andre til stede: Økonomisjef Karl B. Ballestad, sak 6 Revisor Silje Djuvik Støle Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Ass. revisjonssjef Lene Rugland, til og med sak 7 Agder Sekretariat v/ Willy Gill Forfall: Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 05/12 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 06/12 ÅRSREGNSKAP 2011 FARMOTUNET KF SAK 07/12 RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL I BRANNVESENET SØR IKS SAK 08/12 OVERORDNET ANALYSE, drøfting/innspill fra kontrollutvalget FASTE POSTER - Nytt fra sekretær og revisor EVENTUELT - Saker meldes til leder i begynnelsen av møtet REFERATER Underskrift: Benjamin Le Maitre Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

2 SAK 05/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 06/12 ÅRSREGNSKAP FARMOTUNET KF Økonomisjef presenterte årsregnskap og styrets årsberetning, samt svarte på spørsmål fra utvalget. Revisor gjennomgikk revisjonsberetning og oppsummeringsbrev. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Farmotunet Lindesnes KF for Sammen med årsregnskapet forelå styrets årsberetning, revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget gjør oppmerksom på revisors presisering og forbehold i revisjonsberetningen angående usikkerhet om fortsatt drift og manglende vedtatt budsjett for Kontrollutvalget vil peke på at det burde vært utarbeidet budsjett for foretaket for Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt styrets årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov.

3 Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 31. mai 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til Farmotunet Lindesnes KF s årsregnskap for Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2011 (utsendt direkte fra kommunens sekretariat) Årsberetningen for 2011 (utsendt direkte fra kommunens sekretariat) Revisjonsberetning, datert Revisjonsberetning, datert Revisjonsbrev, datert Saksopplysninger: Farmotunet Lindesnes KF sitt formål er bygging og salg av leiligheter til personer over 50 år på Farmoen i Lindesnes kommune. Ved utgangen av 2011 er 21 av 22 leiligheter solgt. Driftsregnskapet for 2011 viser et netto driftsresultat på kr , og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Ifølge styrets årsberetning er total byggekostnad er på kr 52 mill, mens totalt budsjett er på 40,6 mill. For nærmere informasjon vises det til styrets årsberetning. Revisors oppsummeringsbrev. Utkast til regnskap ble levert revisjonen 8. mars. Styret avlag regnskap og årsberetning 24. mai. Fristen for levering er hhv. 15. februar og 31.mars. Revisor har kommentert følgende forhold: - Fortsatt drift - akkumulert underskudd/ manglende inndekning på kommunens budsjett/vedtak om oppløsning av foretaket - Budsjett ikke vedtatt budsjett Revisjonsberetningen. Det ble først avgitt revisjonsberetning på fristen Regnskap og årsberetning forelå ikke da. Ny revisjonsberetning ble avgitt 31. mai etter at styret avla regnskap og årsberetning 24. mai.

4 Etter revisors mening er særregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fremstilling av den finansielle stillingen til Farmotunet KF pr. 31. desember 2011, og av resultatet for regnskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge. Revisor presiserer i revisjonsberetningen at det er vesentlig usikkerhet om fortsatt drift. Revisor har også tatt forbehold i revisjonsberetningen vedrørende budsjettet på grunnlag av at foretaket ikke har vedtatt budsjett for For nærmere informasjon vises det til revisjonsberetningen og oppsummeringsbrevet. Det vil bli gitt en egen presentasjon av foretakets årsregnskap og årsberetning i møte 10. juni. Revisor vil også være tilstede i møtet. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet årsregnskapet for Farmotunet Lindesnes KF for Sammen med årsregnskapet forelå styrets årsberetning, revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget gjør oppmerksom på revisors presisering og forbehold i revisjonsberetningen angående usikkerhet om fortsatt drift og manglende vedtatt budsjett for Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt styrets årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 31. mai 2012, har kontrollutvalget ingen merknader til Farmotunet Lindesnes KF s årsregnskap for SAK 07/12 SELSKAPSKONTROLL AV BRANNVESENET SØR IKS Kommunerevisjonen Vest v/lene Rugland presenterte rapporten. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber rådmannen fremme en sak for kommunestyret hvor de anbefalte forslag til endringer følges opp. 2. Kommunestyret ber om at kommunens representantskapsmedlem følger opp anbefalingene knyttet til selskapet. 3. Kommunestyret anbefaler Brannvesenet Sør IKS å vurdere behovet for å utarbeide bruksavtaler til brannstasjoner i de enkelte deltakerkommunene.

5 Vedlegg: 1. Rapport etter gjennomført selskapskontroll av Brannvesenet Sør IKS datert april 2012 Bakgrunn for saken: Kontrollutvalgene i alle ni eierkommuner bestilte i forrige valgperiode selskapskontroll av Brannvesenet Sør IKS. Selskapet var høyt prioritert i kommunens planer for selskapskontroll. Rapport fra utført selskapskontroll ble levert fra Kommunerevisjonen Vest i april. Dette er en fellesrapport for alle eierkommunene, altså Audnedal, Farsund, Hægebostad, Kvinesdal. Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal og Åseral. Formålet med selskapskontrollen fremkommer i 14 i forskrift om kontrollutvalg. Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll av forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som er omfattet av en slik kontroll, herunder kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser i selskapet gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen tar sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? - Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? - Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? I rapporten fremkommer følgende anbefalinger til Lindesnes kommune. Dette gjelder følgende forhold: 1. Vi (revisjonen) anbefaler at kommunen utarbeider eierskapsmelding og selskapsstrategi. 2. Vi anbefaler Brannvesenet Sør IKS å vurdere behovet for å tinglyse bruksrett til brannstasjoner i de enkelte deltakerkommunene. 3. Vi anbefaler at det gis obligatorisk opplæring av de folkevalgte representantene. Dette gjelder både for styremedlemmer og representantskapsmedlemmer. 4. Det bør vurderes en rutine for å sikre at styret innehar nødvendig kompetanse. Dette innebærer også styrets vurdering av egen kompetanse. 5. Det anbefales at det velges numeriske varamedlemmer til styret, i motsetning til personlige varamedlemmer som i dag. 6. Vi anbefaler at styremedlemmene registrerer sine styreverv i

6 Rapporten inneholder også anbefalinger til selskapet. Dette gjelder følgende forhold: 1. Det anbefales at selskapet foretar selvkostberegning iht. krav i Brann og eksplosjonsvernloven 28 og retningslinjer i rundskriv H-2140, herunder at fond for feiing overføres bundet fond i regnskapet. 2. Det anbefales at skatteplikt løpende vurderes ut fra om virksomheten har erverv som formål. 3. Det anbefales at 4-årig Økonomiplan for drift utarbeides i henhold til Lov om IKS Det anbefales at styret utarbeider styreinstruks og gjennomfører egenvurderinger. 5. Det anbefales at styret utarbeider etiske retningslinjer for selskapsdriften. 6. Det anbefales at det vurderes å opprette en valgkomite ved hvert styrevalg og eventuelt vedtektsfeste dette i selskapsavtalen. 7. Det anbefales at regnskapsoppfølging formelt kommer på sakskartet på styremøtene. 8. Det anbefales at monopolet på feiertjenester konkretiseres i selskapsavtalen. Ordfører i Lindesnes kommune har avgitt høringsuttalelse til rapporten, se side 25 i rapporten. Selskapets styre har også behandlet denne saken og kommentert de ulike anbefalinger til selskapet, se side i rapporten. Det vises for øvrig til selve rapporten og til revisors presentasjon i kontrollutvalgets møte. Vurdering: Etter behandling i kontrollutvalget, skal rapporten videre til kommunestyret sammen med kontrollutvalgets innstilling. Min anbefaling er at kontrollutvalget ber kommunestyret om å følge opp rapportens anbefalinger. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning og ber rådmannen fremme en sak for kommunestyret hvor de anbefalte forslag til endringer følges opp. 2. Kommunestyret ber om at kommunens representantskapsmedlem følger opp anbefalingene knyttet til selskapet. SAK 08/12 OVERORDNET ANALYSE, DRØFTING/INNSPILL FRA KU Konklusjon: Det ble ikke fattet et konkret vedtak i saken, men kontrollutvalget kom med innspill til mulige områder for gjennomføring av forvaltningsrevisjon som revisjonen tok med seg videre i sitt arbeid med utarbeidelse av den overordnede analysen.

7 Vedlegg: Overordnet analyse , utsendt elektronisk Plan for forvaltningsrevisjon , utsendt elektronisk Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har bestilt en Overordnet analyse fra revisjonen som grunnlag for utarbeidelse av en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i inneværende periode. Planen skal vedtas av kommunestyret før nyttår etter innstilling fra kontrollutvalget. Revisjonen er i gang med sitt arbeid med å kartlegge aktuelle områder/tema. Tanken er å involvere kontrollutvalget relativt tidlig i prosessen slik at utvalget selv kan komme med innspill til mulige områder/tema for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. I tillegg kan eventuelt utvalget også komme med synspunkter på hva som revisor så langt har kommet frem til. Jeg vil anbefale utvalget å se på overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon for forrige periode, samt på kapitlene i Kontrollutvalgsboken som omhandler forvaltningsrevisjon for å ha et best mulig grunnlag til å kunne drøfte denne saken. Forslag til vedtak: REFERATER FASTE POSTER Nytt fra sekretær: Møteplan for resten av året for kontrollutvalget. Kontrollutvalget fastsatte følgende møteplan for resten av 2012: 2.oktober, 6. november, 18. desember Viktige vedtak fra kontrollutvalget. Sekretær lager en oversikt over viktige vedtak fra forrige periode som krever oppfølging fra nåværende kontrollutvalg. Nytt fra revisor: EVENTUELT