Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder

Transkript

1 Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/13 Dato: kl Sted: Formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Jan Kleppe, leder Atle Osen, nestleder Judith Birkeland Jan Lester Nilsen, 1. varamedlem Randi Jacobsen Mygland hadde forfall Atle Osen var møteleder. Dessuten møtte: Revisjonssjef Irene Loka Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 09/13 GODKJENNING AV MØTEBOK Referatsaker: Uavhengighetserklæringer fra revisor Fast post: Revisor orienterer Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post:

2 UNDERSKRIFTER Jan Kleppe Leder Atle Osen Nestleder Utskrift sendes elektronisk: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, ordfører, rådmann, revisor, Arne Skage, Avisen Agder. 2

3 Møtebok Flekkefjord kontrollutvalg SAK 09/13 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboken fra 15. mai 2013 godkjennes. Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre selskapskontroll i IRS Miljø IKS. Det legges til grunn at de andre eierkommunene også gjør vedtak om selskapskontroll i selskapet. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Bakgrunn for saken: I Plan for selskapskontroll for Flekkefjord kommune er gjennomføring av selskapskontroll i selskapet IRS Miljø IKS prioritert som 1. prioritet. Selskapet har kommunene Sirdal, Kvinesdal, Flekkefjord og Lund som eiere. Selskapet skal sikre at kommunen gjennomfører sitt samfunnsansvar innen renovasjon overfor den enkelte av innbyggerne i sine eierkommuner. Flekkefjord kommune har en eierandel på 38,9 % i selskapet. Formålet med selskapskontrollen er å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger og i henhold til aktuelle lover og regler. Kontrollutvalget har i sitt budsjett for timer til disposisjon for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det anses som realistisk at kostnaden forbundet med selskapskontrollen kan dekkes innenfor årets budsjett til revisjon. Det legges til grunn at alle eierkommunene gjør vedtak om selskapskontroll. Signalene fra de andre kontrollutvalgene er positive til dette, men det er enda ikke gjort formelle vedtak i disse kommunene, (bortsett fra Sirdal) Normalt sett vil kostnadene fordeles etter eierandelen i selskapet. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre selskapskontroll i IRS Miljø IKS. 3

4 Det legges til grunn at de andre eierkommunene også gjør vedtak om selskapskontroll i selskapet. Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å lage en prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Gjennomgang av kvaliteten i byggesaksbehandlingen. Prosjektplanen forventes ferdig innen utgangen av året. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden for Flekkefjord kommune prioriteres følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: 1. Gjennomgang av kvaliteten i byggesaksbehandlingen 2. Se på kommunens rutiner for midlertidige ansettelser 3. Vurdere om kommunen har et tilfredsstillende system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen 4. Gjennomgå kommunens rutiner for prosjektstyring av store investeringer 5. Se på arbeidet som blir gjort mot mobbing i den enkelte skole, sammenstilt med hvor stor andel elever som føler seg mobbet En vil foreslå at kontrollutvalget ber Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å påbegynne arbeidet med et nytt prosjekt. Utvalget må drøfte hvilket prosjekt som skal velges, eventuelt om det er andre prosjekt som er mer aktuelle. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest om å lage en prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet. Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er 30. september Referatsak 4

5 Uavhengighetserklæringer fra revisor ble referert. Fast post - Revisor orienterer Eventuelt Kontrollutvalget ønsker å invitere rådmann/økonomisjef til møte 30. september for å bli informert om likviditetssituasjonen, budsjettreguleringer og rutiner omkring disse. Neste møte i kontrollutvalget er etter møteplanen mandag 30. september. 5