SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/15 MØTEBOK Møtedato: 22. september 2015 kl Sted: Kulturhuset Tilstede: Morten Ovedal, leder Anne Grethe Liland Reidun Byberg Haughom Dessuten møtte: Revisor Marianne Gustavsen Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 09/15 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 10/15 BESTILLING AV OVERORDNET ANALYSE SAK 11/15 BESTILLING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL SAK 12/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 SAK 13/15 OPPSUMMERINGSNOTAT Referatsaker: R 05/15 Representantskapsmøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS R 06/15 Møtebøker styret Agder Sekretariat R 07/15 Kopi av brev til kommunestyret Jørgen Tjørhom Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 UNDERSKRIFTER Morten Ovedal Anne Grethe Liland Reidun Byberg Haughom Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1 varamedlem, ordfører, rådmann, revisorer og avisen Agder. 2

3 Møtebok 22. september 2015 Sirdal kontrollutvalg SAK 09/15 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboken fra 26. mai 2015 godkjennes. SAK 10/15 BESTILLING AV OVERORDNET ANALYSE Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse av kommunens virksomhet for å kunne identifisere hvilke sektorer og områder hvor det kan være behov for å gjøre forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ønsker å være en aktiv medspiller underveis i dette arbeidet. Sak 10/15 BESTILLING AV OVERORDNET ANALYSE Bakgrunn: I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 10 fremgår det at kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for forvaltningsrevisjon på de ulike sektorer og virksomheter. Vurdering: Formålet med den overordnede analysen er å fremskaffe relevant informasjon om kommunens virksomhet, slik at det er mulig for kontrollutvalget å legge en plan for forvaltningsrevisjon og å prioritere mellom ulike områder hvor det kan være aktuelt å gjøre forvaltningsrevisjon. Målet er å avdekke indikasjoner på avvik eller svakheter i forvaltningen sett i forhold til lover, forskrifter, kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I begrepet risiko- og vesentligheter ligger det at det gjøres en vurdering av på hvilke områder av kommunens virksomhet det er risiko for vesentlige avvik i forhold til vedtak, regelverk, forutsetninger og mål som er satt for virksomheten. Det er viktig i arbeidet med analysen at en sikrer bred involvering når en innhenter informasjon. Kontrollutvalget bør spille en aktiv rolle underveis i arbeidet med analysen. En finner det naturlig at den overordnede analysen gjennomføres av kommunens revisor, selv om den etter forskriften også kan utføres av andre. Sekretariatet utarbeider forslag til plan for 3

4 forvaltningsrevisjon, basert på analysen og eventuelle innspill fra utvalgets medlemmer og/eller rådmannen. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse av kommunens virksomhet for å kunne identifisere hvilke sektorer og områder hvor det kan være behov for å gjøre forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget ønsker å være en aktiv medspiller underveis i dette arbeidet. SAK 11/15 BESTILLING AV PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden SELSKAPSKONTROLL BESTILLING AV PLAN Bakgrunn: Kontrollutvalget har plikt til å påse at det føres tilsyn med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Formålet er å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser gjør dette i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. I forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner fremgår det i 13 at: Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens eller fylkeskommunens interesser i selskaper m.m. Kontrollutvalget skal minst en gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av kommunenes eller fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av kommunestyret eller fylkestinget selv som kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget avgjør selv hvem som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontroll. 4

5 I 14 heter det: Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av eierinteressene i de selskaper som omfattes av slik kontroll, herunder å kontrollere om den som utøver kommunens eller fylkeskommunens eierinteresser gjør dette i samsvar med kommunestyrets/fylkestingets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Kontrollutvalget skal, med utgangspunkt i planen for gjennomføring av selskapskontroll, avgi rapport til kommunestyret om hvilke kontroller som er gjennomført samt om resultatet av disse. I forrige periode var det Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS som utarbeidet forslag til plan for selskapskontroll. Kontrollutvalget ber Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden SAK 12/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for Kontroll og Tilsyn for 2016 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret. SAK 12/15 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2016 Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, styrets forslag til representantskapet 2. Agder Sekretariat, styret sak 06/15 Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget skal etter 18 i forskrift om kontrollutvalg utarbeide forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. I merknadene heter det at budsjettet skal omfatte både kontrollutvalgets og revisjonens samlede virksomhet. Kontrollutvalgssekretariatets budsjettforslag Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte , og legger opp til at driftstilskuddet fra eierne økes fra kr i 2015 til kr i

6 Kommunerevisjonens budsjettforslag Sekretariatet har mottatt styrets budsjettforslag for 2016 fra Kommunerevisjonen Vest, Vest- Agder IKS. Dette skal til endelig behandling i representantskapet Sirdal kommune sin andel av budsjettet til revisjonsdistriktet økes med 3,5% fra kr i 2014 til kr for Dette er antatt ressursbruk. Den endelige årsavregningen gjøres etter det timeforbruket som den enkelte kommune har hatt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Denne posten er lik fjorårets budsjett. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Foreslått budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2016 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2016 Budsjettforslag 2016 Vedtatt budsjett 2015 Vedtatt budsjett 2014 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr Kr Kr utgifter Totalbudsjett Kr Kr Kr Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for Kontroll og Tilsyn for 2016 på kr ,-. 2 Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret. SAK 13/15 OPPSUMMERINGSNOTAT Notatet tas til orientering. Notatet blir fremlagt i første møte i nytt kontrollutvalg. 6

7 Sak 13/15 Oppsummering kontrollutvalgets arbeid i valgperioden Vedlegg: Notat fra Agder Sekretariat Agder Sekretariat har laget en kort oppsummering av kontrollutvalgets arbeid i denne valgperioden basert på årsmeldingene for årene samt de saker som har vært behandlet i Notatet tas til orientering. Notatet blir fremlagt i første møte i nytt kontrollutvalg. Referatsaker: Disse sakene ble referert og tatt til orientering: R 05/15 Representantskapsmøte i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS R 06/15 Møtebøker styret Agder Sekretariat R 07/15 Kopi av brev til kommunestyret Arvid Tjørhom Eventuelt 7