Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Transkript

1 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalgets medlemmer: Lars Arnfinn Flatelid, leder Karl Inge Thomassen, nestleder Kristin Skaiaa Varamedlemmer: Evelyn Molle Honnemyr 1. varamedlem Aslak Øyna, 2. varamedlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid: Torsdag 28. mars 2019 kl Sted: Kommunehuset, møterom Posten Saksliste: SAK 01/19 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/19 ÅRSPLAN FOR 2019 SAK 03/19 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGER FRA REVISOR Drøftingssak: Brev fra Olav Nilsen Rådmannen er invitert for å orientere om avvik på sprinkleranlegg Faste poster: Nytt fra revisor Eventuelt Iveland, 20. mars 2019 Lars Arnfinn Flatelid Leder Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Kopi sendt elektronisk til: Iveland kommune Ordfører Rådmann Revisor Finn Terje Uberg Setesdølen Eventuelle forfall bes meldt til Kjell Ivar Hommen tlf

3 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: IVELAND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/18 Dato: 7. november 2018 kl Sted: Kommunehuset, møterom Posten Tilstede: Lars Arnfinn Flatelid, leder Karl Inge Thomassen Kristin Skaiaa Dessuten møtte: Rådmann Sten A. Reisænen (sak 12/18) Pedagogisk leder Bente Voreland (sak 12/18) Rektor Ole Kristen Hægeland (sak 12/18) Revisjonssjef Tor Ole Holbek Revisor Tommy Pytten Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen MØTEBOK Det var ikke merknader til innkalling og saksliste SAKSLISTE: SAK 10/18 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 11/18 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL SAK 12/18 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - tilbakemelding Faste poster: Nytt fra revisor Eventuelt Iveland, Kjell Ivar Hommen Utvalgssekretær Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

4 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Utskrift sendes elektronisk til: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Iveland kommune, ordfører, rådmann, revisor, Setesdølen, og Finn Terje Uberg. 2

5 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Møtebok 7. november 2018 Iveland kontrollutvalg SAK 10/18 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møtebok fra 12. september 2018 godkjennes. SAK 11/18 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Enstemmig vedtak: Iveland kontrollutvalg ønsker at det gjennomføres en felles selskapskontroll i Konsesjonskraft IKS. Gjennomføringen skjer i tråd med fremlagt prosjektplan. Utvalget forutsetter at en stor andel av de øvrige eierne blir med på selskapskontrollen. Rapport til kontrollutvalget forventes innen første halvår Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 11/18 BESTILLING AV SELSKAPSKONTROLL Vedlegg: 1. Mail fra Aust-Agder Revisjon IKS 2. Prosjektplan for selskapskontroll i Konsesjonskraft IKS Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har mottatt mail fra Aust-Agder Revisjon IKS, hvor de redegjør for planlagt selskapskontroll i Konsesjonskraft IKS. Det er utarbeidet prosjektplan, og denne har som utgangspunkt at det gjennomføres en felles eierskapskontroll for alle eierkommunene. Følgende problemstillinger er planlagt undersøkt: Sikrer eierkommunene at deres eierinteresser blir ivaretatt i selskapets styrende organer? Rapporteres selskapets aktiviteter tilbake til de respektive eierkommunene i tråd med gitte anbefalinger? Er fordelingsprinsippene for selskapets forvaltning av ressurser i tråd med de krav som stilles i lov og styringsdokumenter? Og gjennomføres utbetalingene i tråd med de føringer som ligger til grunn? Konsesjonskraft IKS har som formål å være en ledende nasjonal forvalter av konsesjonskraft. Konsesjonskraft IKS omsetter eierkommunene sin konsesjonskraft. Eiere er Vest-Agder fylkeskommune, Aust-Agder fylkeskommune, og en rekke kommuner på Agder. 3

6 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Iveland.kommunes eierandel i selskapet er 1,69 %. Tidsbruken for hele prosjektet er anslått til ca. 100 timer, og kostnaden går av det ordinære budsjettet til revisjon. Prosjektet skal gjennomføres av Aust-Agder Revisjon IKS i samarbeid med Agder Kommunerevisjon IKS. Forslag til vedtak: Iveland kontrollutvalg ønsker at det gjennomføres en felles selskapskontroll i Konsesjonskraft IKS. Gjennomføringen skjer i tråd med fremlagt prosjektplan. Utvalget forutsetter at en stor andel av de øvrige eierne blir med på selskapskontrollen. Rapport til kontrollutvalget forventes innen første halvår SAK 12/18 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT TILBAKEMELDING Skriftlig tilbakemelding ble sendt medlemmene Rådmann, pedagogisk leder og rektor gikk gjennom tilbakemeldingen i møtet. Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget tar tilbakemeldingen fra rådmannen til orientering. Det vil være aktuelt å evaluere oppfølgingen av rapporten på et senere tidspunkt. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 12/18 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT - tilbakemelding Bakgrunn for saken: I møte 14. februar 2018 ble forvaltningsrevisjonsrapporten «Inkluderende læringsmiljø i Ivelandskolen» behandlet i kontrollutvalget. I rapporten fremkom det noen anbefalinger som kontrollutvalget og senere kommunestyret ba rådmannen følge opp. Disse var: Iveland kommune bør videreføre det utviklings- og implementeringsarbeidet innenfor oppvekstsektoren som man allerede er godt i gang med. Iveland kommune bør gå gjennom ressurstildelingsmodellen til skolen med tanke på om den kan innrettes på en måte som ikke gir skolen insentiver til å klientifisere elevene gjennom enkeltvedtak om spesialundervisning. I kommunestyrets vedtak fremkom det at rådmannen ble bedt om å gi kontrollutvalget tilbakemelding om arbeidet med å følge opp rapportens anbefalinger innen utgangen av oktober Pr. dato er det ikke mottatt tilbakemelding fra rådmannen. Denne ettersendes så snart den foreligger. Saken legges frem uten forslag til vedtak. 4

7 Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Revisor orienterer Revisor orienterte om status for regnskapsrevisjon og enkeltforhold som det blir satt fokus på. Eventuelt Tilsynsrapport vedr. Iveland Bygdeheim sendes medlemmene. Bestilling av innsyn Løpenr. 1939/2018 Tittel: Fortsatt manglende utbedring av avvik etter tilsyn Sekretær avtaler med leder dato for neste møte. 5

8 Kontrollutvalget i Iveland kommune Sak 02/19 Møtedato: Saksbehandler: kih SAK 02/19 ÅRSPLAN FOR 2019 Vedlegg: Forslag til årsplan for Sekretariatet har laget et forslag til årsplan. Det foreslås? møter i Det kan bli aktuelt å endre på datoer, fordi bl.a. behandling av årsregnskapet for kommunen kan bli forskjøvet av forskjellige årsaker. Det planlegges ikke møtedatoer for nytt kontrollutvalg. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner årsplan for 2019.

9 Iveland kommune Årsplan for kontrollutvalget 2019

10 Årsplan for Iveland kontrollutvalg Mål for kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget ønsker å bidra på sitt felt til at den kommunale virksomheten drives på en best mulig måte. Målsettingen for kontrollutvalget som kommunestyrets kontrollorgan, er å være en aktiv og troverdig samarbeidspartner. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt med både kommunestyret og det politiske miljø, samt med kommunens administrasjon. 2. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er kommunestyrets organ for kontroll og tilsyn med forvaltningen, jf kommunelovens 77. Oppgavene er nærmere regulert i forskrift om kontrollutvalg av 1. juli Kontrollutvalget har blant annet følgende oppgaver: Påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte Påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gir fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer Påse at det blir gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret Kontrollutvalget skal rapportere administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 3. Møteplan Dato (foreløpig) Saker til behandling (foreløpig oversikt) Torsdag Årsplan for 2019 Uavhengighetserklæringer fra revisor Aktuelle saker Onsdag Kommuneregnskapet for 2018 Aktuelle saker Onsdag ?? Aktuelle saker Selskapskontroll Konsesjonskraft IKS???????? Budsjett for Kontroll og Tilsyn 2020 Aktuelle saker?????????? Årsplan for kontrollutvalget 2020 Aktuelle saker Sekretariat for kontrollutvalgene på Agder

11 Årsplan for Iveland kontrollutvalg Kurs og konferanser Kontrollutvalgskonferanse NKRF 7-8. februar Sekretariat for kontrollutvalgene på Agder

12 Kontrollutvalget i Iveland kommune Sak 03/19 Møtedato: Saksbehandler: kih SAK 03/19 UAVHENGIGHETSERKLÆRINGER FRA REVISOR Vedlegg: Uavhengighetserklæringer fra oppdragsansvarlig revisorer Tor Ole Holbek og Tommy Pytten. Saksopplysninger Oppdragsansvarlig revisor skal i henhold til revisjonsforskriften 15 hvert år avgi en skriftlig egenvurdering om sin uavhengighet til kontrollutvalget. Kontrollutvalget må vurdere om revisors egenvurdering tilsier at revisor tilfredsstiller de krav til uavhengighet som fremgår i kommuneloven og revisjonsforskriften. Forslag til vedtak: Basert på revisors egenvurdering av sin uavhengighet mener kontrollutvalget at det kan konkluderes med at revisor tilfredsstiller kommuneloven og revisjonsforskriftens krav til uavhengighet.

13

14

15

16