Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Transkript

1 Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 01/17 Dato: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen MØTEBOK Tilstede: Torbjørn Klungland, leder Charlotte Tangvald Larsen Judith Birkeland Ann Sylvi Vikeså Einar Sand (personlig varamann for Sigmund Kroslid) Sigmund Kroslid hadde forfall Dessuten møtte: Revisjonssjef Irene Loka Revisor Helene S. Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/17 ÅRSMELDING FOR 2016 SAK 03/16 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON SAK 04/17 NUMMERERT BREV NR. 13 FRA REVISOR NY SAK Fast post: Revisor orienterer Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: E-post: Saksbehandler Willy Gill Telefon E-post:

2 UNDERSKRIFTER Torbjørn Klungland Leder Utskrift sendes elektronisk: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Flekkefjord kommune, ordfører, rådmann, revisorer, Ingvild Hookway Storm, Avisen Agder. 2

3 Møtebok 23. januar 2017 Flekkefjord kontrollutvalg SAK 01/17 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboken fra 14. november 2016 ble godkjent. SAK 02/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 Årsmeldingen for 2016 vedtas. Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 02/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2016 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2016 Sekretær har utarbeidet forslag til årsmelding for Flekkefjord kontrollutvalg Forslag til vedtak: Årsmeldingen for 2016 vedtas. SAK 03/17 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Det ble fremlagt to forslag til forvaltningsrevisjonsprosjekt. Ann Sylvi Vikeså foreslo «Arbeid med sykefravær», og Charlotte Tangvald Larsen foreslo «Kommunens rutiner for erfaringsoverføring mellom investeringsprosjekter.» Forslaget fra Ann Sylvi Vikeså fikk en stemme, og forslaget fra Charlotte Tangvald Larsen fikk fire stemmer. Vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å lage en prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet Kommunens rutiner for erfaringsoverføring mellom investeringsprosjekter. 3

4 Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er 24. april Saksutredning: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 03/17 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden for Flekkefjord kommune prioriteres følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt: Kommunens rutiner for erfaringsoverføring mellom investeringsprosjekter Kommunens håndtering av husleiekontrakter Ordningen med egen pensjonskasse Arbeid med sykefravær Selvkost En vil foreslå at kontrollutvalget ber Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å påbegynne arbeidet med et nytt prosjekt. Utvalget må drøfte hvilket prosjekt som skal velges, eventuelt om det er andre prosjekt som er mer aktuelle. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest, Vest-Agder IKS om å lage en prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet. Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er 24. april SAK 04/17 NUMMERERT BREV NR 13 FRA REVISOR - ny sak Kontrollutvalget ber rådmannen om å gi en skriftlig tilbakemelding om hva som er gjort med de forhold som er anbefalt i brev nr. 13 fra revisor innen Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget mottok nummerert brev nr. 13, datert , etter at innkalling til møtet var sendt til medlemmene, og ble lagt frem i møtet uten innstilling. 4

5 I brevet fra revisor fremkommer det fortsatt enkelte mangler ved gjennomgang av kontanthåndtering i kommunen. Revisor anbefaler at det etableres rutine som sikrer god internkontroll ved kontantsalget som foregår av kjøkkentjenesten på Sundeheimen, og at salget dokumenteres iht. bokføringsloven. Videre fremkommer det ved kontroll av anvisning og attestering av variable lønnsbilag i 2016 at det fremdeles var bilag som var anvist av ansatte uten delegert fullmakt. Revisjonen anbefaler at den nye rutinen gjøres kjent i organisasjonen slik at alle ansatte er oppmerksom på at formell delegasjon må være på plass for å anvise. Videre at det etableres internkontroll ved lønnsavdelingen der det påses rett anvisning før utbetaling. Det anbefales også at det innarbeides i økonomireglementet hvilket ansvar attestasjon og anvisning innebærer. Referatsak R01/17 Informasjon om status i prosess om etablering av ny revisjonsenhet Kopi av brev fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS ble utdelt i møtet og tatt til orientering. Fast post: Revisor orienterer Revisor orienterte om gjennomføringen av internrevisjonen Eventuelt Etter møteplanen er neste møte i kontrollutvalget 24. april