Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Transkript

1 Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: FLEKKEFJORD KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 06/16 Dato: kl Sted: Byggeskikksenteret, 2. etasje MØTEBOK Tilstede: Torbjørn Klungland, leder Sigmund Kroslid, nestleder Charlotte Tangvald Larsen Judith Birkeland Ann Sylvi Vikeså Dessuten møtte: Rådmann Bernhard Nilsen (orientering) Kommunalsjef Steinar Næss (orientering) Revisjonssjef Irene Loka Revisor Helene S. Egeland Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 19/16 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 20/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON SAK 21/16 ÅRSPLAN FOR 2017 Orientering: Rådmannen orienterte om forhold omkring mulig interessekonflikt og habilitetskonflikt knyttet til ansatte i kommunen som også har andre roller/engasjement som privatpersoner. Fast post: Revisor orienterer Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 UNDERSKRIFTER Torbjørn Klungland Leder Sigmund Kroslid Nestleder Utskrift sendes elektronisk: Kontrollutvalgets medlemmer og varamedlemmer, Flekkefjord kommune, ordfører, rådmann, revisorer, Ellen Frisell, Avisen Agder. 2

3 Møtebok 14. november 2016 Flekkefjord kontrollutvalg SAK 19/16 GODKJENNING AV MØTEBOK Møteboken fra 19. september 2016 ble godkjent. SAK 20/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget innbyr bystyret til å gjøre slikt vedtak: Bystyret slutter seg til den fremlagte Plan for forvaltningsrevisjon for Flekkefjord kommune » Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 20/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Flekkefjord kommune Overordnet analyse Flekkefjord kommune Bakgrunn for saken: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av bystyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og 3

4 virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 24. september 2015 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I møte 19. september 2016 kom utvalget med innspill til områder som det er ønskelig tatt med i analysen. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon for Flekkefjord kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: Kommunens rutiner for erfaringsoverføring mellom investeringsprosjekter Kommunens håndtering av husleiekontrakter Ordningen med egen pensjonskasse Arbeid med sykefravær Selvkost Kontrollutvalget vil i løpet av planperioden prøve å få gjennomført flest mulig prosjekt innenfor de budsjettrammer som blir gitt av kommunestyret. Forslag til innstilling: Bystyret slutter seg til den fremlagte Plan for forvaltningsrevisjon for Flekkefjord kommune » Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. SAK 21/16 ÅRSPLAN FOR 2017 Kontrollutvalget godkjenner årsplanen for Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 21/16 ÅRSPLAN FOR 2017 Vedlegg: Forslag til årsplan for Sekretariatet har laget et forslag til årsplan for Det foreslås 5 møter i

5 Det kan bli aktuelt å endre på datoer, fordi bl.a. behandling av årsregnskapet for kommunen kan bli forskjøvet av forskjellige årsaker. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget godkjenner årsplanen for Årsplan for kontrollutvalget Mål for kontrollutvalgets virksomhet Kontrollutvalget ønsker å bidra på sitt felt til at den kommunale virksomheten drives på en best mulig måte. Målsettingen for kontrollutvalget som kommunestyrets kontrollorgan, er å være en aktiv og troverdig samarbeidspartner. Kontrollutvalget ønsker å ha god kontakt med både kommunestyret og det politiske miljø, samt med kommunens administrasjon. 2. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalget er kommunestyrets organ for kontroll og tilsyn med forvaltningen, jf kommunelovens 77. Oppgavene er nærmere regulert i forskrift om kontrollutvalg av 1. juli Kontrollutvalget har blant annet følgende oppgaver: Påse at kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte Påse at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gir fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer Påse at det blir gjennomført selskapskontroll Kontrollutvalget skal rapportere resultatene av sitt arbeid til kommunestyret Kontrollutvalget skal rapportere administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. 3. Møteplan Dato (foreløpig) Saker til behandling (foreløpig oversikt) Mandag Årsmelding 2016 Mandag Kommuneregnskapet for 2016 Mandag

6 Mandag Budsjett 2018 Mandag Årsplan for kontrollutvalget Kurs og konferanser Kontrollutvalgskonferanse, Gardermoen, 1. og 2. februar Orientering Rådmannen orienterte om forhold omkring mulig interessekonflikt og habilitetskonflikt knyttet til ansatte i kommunen som også har andre roller/engasjement som privatpersoner. Rådmannen orienterte kontrollutvalget om forhold omkring mulige interessekonflikter og habilitetskonflikter knyttet til ansatte i kommunen som også har andre roller/engasjement som privatpersoner. Kontrollutvalget vil anbefale at bystyret evaluerer og om mulig konkretiserer punkt 4. i de vedtatte etiske retningslinjer. Fast post: Revisor orienterer Revisor orienterte om hvilke områder som revisjonen vil ha fokus på i regnskapsrevisjonen for Eventuelt Etter årsplanen er neste møte i kontrollutvalget 23. januar