Sekretariat for kontrollutvalg i Agder SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: SIRDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 02/14 MØTEBOK Møtedato: 17. mars 2014 kl Sted: Rådhuset, møterom Rypa Tilstede: Morten Ovedal, leder Anne Grethe Liland Reidun Bygberg Haughom Dessuten møtte: Revisjonssjef Irene Loka Utvalgssekretær Kjell Ivar Hommen Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: SAK 05/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 06/14 ÅRLIG KONTROLL AV FINANSFORVALTNINGEN SAK 07/14 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Eventuelt Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post:

2 UNDERSKRIFTER Morten Ovedal Anne Grethe Liland Reidun Byberg Haughom Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, 1 varamedlem, ordfører, rådmann, revisorer og avisen Agder. 2

3 Møtebok 17. mars 2014 Sirdal kontrollutvalg SAK 05/14 GODKJENNING AV MØTEBOK Enstemmig vedtak: Møteboken fra 10. februar 2014 godkjennes. SAK 06/14 ÅRLIG KONTROLL AV FINANSFORVALTNINGEN Enstemmig vedtak: 1. Kontrollutvalget bestiller årlig kontroll av finansforvaltningen i samsvar med ISAE 3000, første gang for Rapporten sendes kontrollutvalget med kopi til rådmannen. Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 06/14 ÅRLIG KONTROLL AV FINANSFORVALTNINGEN Vedlegg: Forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning Bakgrunn for saken: Gjeldende finansforskrift regulerer kommunenes finansforvaltning. Finansforskriften ble fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 9. juni 2009 og trådte i kraft 1. juli Den nye forskriften regulerer kravene til kommunens reglement, rutiner og rapportering på området, og den tydeliggjør ansvarsdelingen mellom lokalpolitikere og administrasjonen. Forskriften slår fast at kommunen skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst én gang i løpet av valgperioden. Den presiserer også at kommunens finansreglement må samsvare med egen kunnskap på feltet. I tillegg stilles det noe mer detaljerte krav til innhold i reglementet, og kravene til rapportering er styrket. Administrasjonssjefen skal minst to ganger årlig legge fram rapporter om status for finansforvaltningen for kommunestyret. Videre er også kravene til de administrative rutinene for å vurdere og å håndtere risiko særlig presisert i den nye forskriften. Kommunestyret skal på sin side påse at en uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene og at disse rutinene er etablert og etterleves. 5 i forskriften gjelder kvalitetssikring av reglementet og den lyder som følger: 3

4 Kommunestyret og fylkestinget skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer om finansreglementet legger rammer for en finansforvaltning som er i tråd med kommunelovens regler og reglene i denne forskrift. Vurderingen skal skje før reglementet vedtas i kommunestyret og fylkestinget. 8 i forskriften gjelder rutiner for finansforvaltningen og den lyder som følger: Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og denne forskrift, og at finansforvaltningen er gjenstand for betryggende kontroll. Det skal herunder etableres rutiner for vurderingen og håndtering av finansiell risiko, og rutiner for å avdekke avvik fra finansreglementet. Kommunestyret skal påse at uavhengig instans med kunnskap om finansforvaltning vurderer rutinene. Kommunestyret skal også påse at slike rutiner er etablert og etterleves. Kontrollutvalget er kommunestyrets tilsynsorgan og det tilligger utvalget å føre tilsyn med kommunens finansforvaltning. Vurderinger: Det vil være praktisk at en vurdering av den årlige finansforvaltningen skjer ved utgangen av hvert år i forbindelse med årsoppgjøret ellers i kommunen. En slik gjennomgang må avtales særskilt med Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder som er kommunens revisor. Med utgangspunkt i kommunens finansreglement, forskriftens og kommunelovens krav, vil revisor årlig kontrollere om gjeldende bestemmelser og rutiner for finansforvaltningen etterleves. Revisjonen tilbyr en kontroll som utføres i samsvar med ISAE 3000 Attestasjonsoppdrag som ikke er revisjon eller begrenset revisjon av historisk økonomisk informasjon. Rapport fra gjennomgangen vil bli forelagt kontrollutvalget og kommunestyret. For å følge opp gjeldende regelverk anbefales det at kontrollutvalget bestiller årlig kontroll av finansforvaltningen. Forslag til vedtak: 3. Kontrollutvalget bestiller årlig kontroll av finansforvaltningen i samsvar med ISAE Kopi av vedtaket sendes rådmannen til informasjon. 4

5 SAK 07/14 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Enstemmig vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest om å lage en prosjektplan for prosjektet Gjennomgå kommunens rutiner for prosjektstyring, og å vurdere om disse gir en god oppfølging og rapportering av gjeldende prosjekter.» Saksfremstilling: Saksbehandler: Kjell Ivar Hommen SAK 07/14 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Bakgrunn: I Plan for forvaltningsrevisjon for perioden vedtatt av Sirdal kommunestyre i møte prioriteres følgende forvaltningsrevisjonsprosjekt øverst: Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Rapporten fra dette prosjektet ble oversendt kommunestyret fra kontrollutvalgets møte I ovennevnte Plan for forvaltningsrevisjon er også disse prosjektene med: Gjennomgå kommunens rutiner for prosjektstyring, og å vurdere om disse gir en god oppfølging og rapportering av gjeldende prosjekter Se på hvordan ansvarsfordeling mellom rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere er definert, samt hvordan ansvarsfordelingen fungerer i praksis Vurdere om kommunens saksbehandling av boligstøtteordningen er i henhold til saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven Vurdere eksisterende rutiner og foreta kontroll av om anskaffelser er i samsvar med rutiner og lov om offentlige anskaffelser Se på bemanningsnivået på ulike områder i kommunen Gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjekt innen sosialtjenesten med problemstillinger knyttet til ressursutnyttelse En vil foreslå at kontrollutvalget foretar bestilling av et nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt. 5

6 Kommunestyret har i sitt vedtak av planen gitt kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vil be Kommunerevisjon Vest om å lage en prosjektplan for prosjektet..» Prosjektplanen forventes ferdig til neste møte i kontrollutvalget som etter planen er 19. mai Eventuelt Dato for neste møte i kontrollutvalget fastsettes når det er klart når kommuneregnskapet for 2013 er klart til behandling. 6