Kontrollutvalgets årsmelding 2015

Transkript

1 Åseral kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2015 Vedtatt 20. april 2016 Agder Sekretariat

2 Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid ihht. kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Åseral kommune har benyttet samme revisjon i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Revisjon av kommuneregnskapet Kommuneregnskapet for 2014 ble behandlet i kontrollutvalget 22. april På bakgrunn av dette ga kontrollutvalget følgende uttalelse til kommuneregnskapet for 2014 i henhold til kontrollutvalgsforskriftens 7: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: «Kontrollutvalget har behandlet Åseral kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning datert 10. april 2015 og revisjonsbrev nr. 9 fra Kommunerevisjonen Vest, datert 13. april Kontrollutvalget gjør kommunestyret oppmerksom på følgende forhold i som er kommentert i revisjonsbrevet: Udekket beløp i investeringsregnskapet Budsjettavvik i driftsregnskapet Agder Sekretariat 2

3 Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet og revisjonsbrev nr. 9, har kontrollutvalget ingen merknader til Åseral kommunes årsregnskap for 2014.» I møte den fikk kontrollutvalget tilbakemelding fra administrasjonen hvordan revisors merknader er fulgt opp. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Planlegging av forvaltningsrevisjon. Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). Kontrollutvalget bestilte i møte den en overordnet analyse fra revisjonen som skal danne grunnlag for plan for forvaltningsrevisjon for Det tas sikte på at planforslaget skal foreligge på forsommeren Det er kommunestyret som skal vedta planen etter innstilling fra kontrollutvalget. Gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Det har ikke blitt gjennomført forvaltningsrevisjonsprosjekter i Oppfølging av tidligere gjennomført forvaltningsrevisjon. Prosjektet «Registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak» som ble gjennomført i 2014 med behandling i kommunestyret i 2015 har blitt fulgt opp av kontrollutvalget. Rådmannen har orientert utvalget om sin oppfølging av rapportens anbefalinger. Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra , er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres Agder Sekretariat 3

4 forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. Planlegging av selskapskontroll. Kontrollutvalget bestilte i møte den plan for selskapskontroll fra revisjonen. Det tas sikte på at planforslaget skal foreligge våren Det er kommunestyret som skal vedta planen etter innstilling fra kontrollutvalget. Gjennomføring av selskapskontroll. Det er ikke gjennomført selskapskontroll i Oppfølging av tidligere gjennomført selskapskontroll. Det ble gjennomført selskapskontroll i Bortelid Alpinsenter AS høsten 2013/vinteren Kontrollutvalget planla å følge opp denne rapporten i 2015, men denne oppfølgingen er utsatt til Spesielle saker i 2015 Kontrollutvalget har i flere møter gjennom året hatt fokus på Helsestasjonen, Åseral skule og samhandling helsestasjon og skule. Foruten en del faglige aspekter, jfr. statlig tilsyn i saken, hadde denne saken en del øvrige elementer som etiske retningslinjer, varsling, håndtering av varsler etc. har ved flere anledninger orientert utvalget om saken. I møte den konkluderte kontrollutvalget som følger: Konklusjon: «Kontrollutvalget ber om at endelig tilbakemelding fra fylkesmannen vedrørende tilsynsrapporten legges frem for utvalget så snart denne foreligger. Kontrollutvalget ser alvorlig på at denne saken har pågått over flere år og at det tok forholdsmessig lang tid før overordnet ledelse grep tak i saken. Kontrollutvalget ønsker å påpeke at varsling og varslere må håndteres på en god måte og i tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser. Det bør vurderes å innføre konkrete varslingsrutiner utover de rutiner som allerede er etablert.» har i etterkant orientert kontrollutvalget om at avvikene i tilsynsrapporten fra fylkesmannen er lukket. Kontrollutvalgets virksomhet Åseral kontrollutvalg har i 2015 hatt følgende tre faste medlemmer frem til valget. Medlemmer Lars Odin Engeli, leder Inger Lise Austrud, nestleder Arild Forgard, medlem Agder Sekretariat 4

5 Følgende medlemmer/varamedlemmer er valgt for perioden : Medlemmer Inger Lise Austrud, leder Alexander Skeibrok, nestleder Thomas Repstad, medlem Toralf Tveit, 1. varamedlem Arild Forgard, 2. varamedlem Møter og saker I løpet av 2015 har det vært avholdt 4 møter i kontrollutvalget. Det ble behandlet 11 saker i tillegg til referatsaker og orienteringer. Utvalget har gjennom året fått følgende orienteringer/presentasjoner gjennom året: Dato Ansvarlig Tema NAV + administrasjonen Helsestasjonen, Åseral skule og samhandling helsestasjon og skule Årsregnskapet 2014 Sluttrapport Åseral idrettspark, fotballbane og friidrettsanlegg NAV Åseral - Generell orientering med vekt på organisering/bemanning, oppgaver, økonomi, åpningstider, brukertilfredshet, utfordringer. Revisjonen Revisjonen Sekretariatet Tilsyn med helsestasjons- og skulehelsetenesta Skriftlig og muntlig redegjørelse over hvilke varsler (muntlige og skriftlige) som kommunen har mottatt, hvordan disse er fulgt opp og hvordan varsler/varslere er håndtert. Rapport om kommunens finansforvaltning Presentasjon av Kommunerevisjonen Vest Presentasjon av Agder Sekretariat og KU oppgaver Øvrige aktiviteter Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn i sitt møte den 18. november 2015 og oversendte det til kommunen i henhold til forskriften, som sier at forslaget skal følge med formannskapets forslag til kommunens budsjett ved kommunestyrebehandlingen. Sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte. Agder Sekretariat 5