FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 Møte nr. 01/14 Dato: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Harald Skaar, medlem Martin Reinertsen, nestleder Kirsti Mathiassen, medlem Beate Edvardsen, møtte for Kjærre Forfall: Anne Bente Aunevik Kjærre Andre til stede (hele eller deler av møtet): Personalsjef Olaf Eikeland Kommunalsjef Tore Haus Rådgiver Helse Mona Aspvik Revisor Monica Nilsen Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERING Likestillingsarbeidet i kommunen v/administrasjonen SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 SAK 03/14 NYTT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET FASTE POSTER Nytt fra revisor: Status årsoppgjørsrevisjon Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/14 Skatteregnskapet for 2013 Ref. 02/14 Brev av fra kontrollutvalgsleder til Farsund Høyre vedrørende forvaltningsrevisjon Underskrift Bjørn Pedersen Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1

2 ORIENTERINGER Likestillingsarbeidet i kommunen v/administrasjonen Personalsjef Olaf Eikeland Kommunalsjef Tore Haus Rådgiver Helse Mona Aspvik Det ble orientert om likestilling fra flere perspektiver; arbeidsgiverperspektiv, helse jf. folkehelseplan og skole/barnehageperspektiv. Kort oppsummert: - Positiv utvikling de siste 10 årene - Andel med 100% stilling er lavest innen Helse/sosial og særlig i enheter med turnus - Ikke alle ønsker full stilling, ca. halvparten ønsker den deltiden de har - Planlegger å innføre ordning med fast vikarstillinger - Likestilling, levekår og helse henger nøye sammen - Fokus på likestillingsarbeid i bred forstand Kontrollutvalget takket for en grundig orientering om arbeidet med likestilling. Diskusjon om avgrensning av tema/problemstilling i vedtatt forvaltningsrevisjonsprosjekt ufrivillig deltid Utvalget drøftet problemstillingen. Ser for seg en kartleggingsundersøkelse avgrenset til helse/omsorg. SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Forslag til møteprotokoll fra møte Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. 2

3 Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 godkjennes. 2. Det tas inn et nytt avsnitt om konkurranseutsettingsproblematikk som godkjennes av leder. 3. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Forslag til årsmelding for 2013 Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 03/14 NYTT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget drøftet forslaget og la inn følgende endring i reglementet: Avsnitt fra side 27 om møterett for leder og nestleder tas med under 3 som nytt avsnitt 4. 3

4 Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar kontrollutvalgets forslag til Reglement for kontrollutvalget datert Reglementet gjøres gjeldende straks det er vedtatt. 1. Forslag til nytt reglement for kontrollutvalget 2. Utdrag fra Reglement for kommunestyre og faste utvalg i Farsund kommune 3. Utdrag fra Delegasjonsreglementet i Farsund kommune 4. Forskrift om kontrollutvalget Gjennom noe tid har det vært et ønske fra nåværende kontrollutvalg å vurdere revisjon av gjeldende reglement for kontrollutvalget. Hensikten er å gjøre reglementet mer dekkende for kontrollutvalgets virksomhet. Et eget reglement vil tydeliggjøre kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. Kontrollutvalgets virksomhet er regulert av Kommuneloven med tilhørende forskrift for kontrollutvalg. I tillegg er det lokale bestemmelser i diverse reglementer, se vedlegg 2 og 3. Kontrollutvalget har innhentet reglementer fra flere kommuner og vurdert hvilke som er mest hensiktsmessige. Utvalget har tatt utgangspunkt i ett av disse og foretatt tilpasninger til lokale forhold og ønsker. Gjeldende bestemmelser i lokale reglementer er også innbakt så langt de passer. Reglementet inneholder følgende bestemmelser: 1 Valg og sammensetning 2 Kontrollutvalgets arbeidsområde og virkemåte 3 Saksbehandling 4 Kontrollutvalgets oppgaver 5 Taushetsplikt 6 Åpne høringer 7 Ikrafttredelse Vurderinger: Kontrollutvalget er kommunestyrets tilsynsorgan. Et eget reglement vil tydeliggjøre kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Forslag til reglement for kontrollutvalget legges frem til drøfting i utvalget. Når kontrollutvalget har ferdigbehandlet saken, sendes reglementet til kommunestyret for endelig behandling. 4

5 Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar kontrollutvalgets forslag til Reglement for kontrollutvalget datert Reglementet gjøres gjeldende straks det er vedtatt. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Årsoppgjørsrevisjon: Forventet ferdig levert regnskap 31.3 sammen med årsberetning. Nytt fra sekretær: EVENTUELT Vedr. politisk møteplan: Be om at møteplanen oppdateres med kontrollutvalgets datoer Status på vedtak for kommunestyrets saker i 2013: Be om en oversikt/orientering fra rådmannen i neste møte. REFERATER Ref. 01/14 Skatteregnskapet for 2013 Ref. 02/14 Brev av fra kontrollutvalgsleder til Farsund Høyre vedrørende forvaltningsrevisjon Vedr. ref. 2/13: Leder leste opp svaret til Farsund Høyre. Referatene ble tatt til orientering. 5