Trine Wollum, leder Øyvind Skaarer, nestleder Kaveh Abdali Kjell Tore Wirum

Transkript

1 MØTEPROTOKOLL Skedsmo kontrollutvalg Dato: kl. 16:00 Sted: Formannskapssalen, Skedsmo rådhus Arkivsak: 15/00008 Tilstede: Ikke møtt: Andre: Protokollfører: Trine Wollum, leder Øyvind Skaarer, nestleder Kaveh Abdali Kjell Tore Wirum Elin Garcia Avdelingssjef Barn og familier Ragnhild Ottestad og Barnevernsleder Bente Nederberg møtte under sak 37. Avdelingssjef Eiendomsavdelingen Hans Magnar Tokvam møtte under sak 38. Fra Romerike revisjon møtte daglig leder Nina Neset under sakene 37, 40, 41, 43, 44 og 45. Advokat Øyvind S. Førde møtte under sak 40, 41,43, 44 og 45. Forvaltningsrevisor Hanne Tømte var tilstede under alle sakene. Daglig leder i Rokus, Mona Moengen Sakene ble behandlet i en annen rekkefølge enn oppsatt. SAKSKART Side Saker til behandling 37/16 15/ Orientering fra barnevernet i Skedsmo kommune 3 38/16 15/ /16 15/ /16 16/ /16 16/ Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Eiendomsforvaltning, eiendomsstrategi, drift og vedlikehold Plan for forvaltningsrevisjon for Skedsmo kommune Overordnet analyse og Plan for selskapskontroll Henvendelse til kontrollutvalget - Unntatt etter offentlighetsloven Offl

2 42/16 16/ Høringsuttalelse til ny kommunelov 8 43/16 16/ Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten /16 16/ /16 16/ Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet Orientering fra revisor /16 16/ Referater 12 47/16 15/ Eventuelt 13 Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. Møtet ble hevet kl Skedsmo, Trine Wollum Leder 2

3 Saker til behandling 37/16 Orientering fra barnevernet i Skedsmo kommune 1 Skedsmo kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Barnevernleder Bente Nederberg ga utvalget en orientering om barnevernet og svarte på utvalgets spørsmål. Avdelingssjef Barn og familier Ragnhild Ottestad var også tilstede under behandlingen av saken Kontrollutvalget tar saken til orientering. 3

4 38/16 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Eiendomsforvaltning, eiendomsstrategi, drift og vedlikehold 1 Skedsmo kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar saken til orientering, og avslutter med dette sin oppfølging av revisjonsrapporten. Avdelingsleder i Eiendomsavdelingen Hans Magnar Tokvam la frem kommunens arbeid med oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten. Alle kommunens bygg (også leide) er nå lagt inn i vedlikeholdssystemet Facilit Kontrollutvalget tar saken til orientering, og avslutter med dette sin oppfølging av revisjonsrapporten. 4

5 39/16 Plan for forvaltningsrevisjon for Skedsmo kommune Skedsmo kontrollutvalg /16 Plan for forvaltningsrevisjon for Skedsmo kommune vedtas med de endringer som fremkom i møtet. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planen. Kontrollutvalget foretok en endelig prioritering av prosjektene og kom for øvrig med innspill til planen. Planen rettes i henhold til dette før oversendelse til kommunestyret. Plan for forvaltningsrevisjon for Skedsmo kommune vedtas. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planen. 5

6 40/16 Overordnet analyse og Plan for selskapskontroll Skedsmo kontrollutvalg /16 Overordnet analyse og plan for selskapskontroll for Skedsmo kommune vedtas med de endringer som fremkom i møtet. Saken oversendes kommunestyret med følgende forslag til vedtak: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planen. Sekretær la frem saken. Romerike revisjon kom med sine innspill. Kontrollutvalget kommer tilbake til saken i neste møte.. 6

7 41/16 Henvendelse til kontrollutvalget Unntatt etter offentlighetsloven Offl 13 1 Skedsmo kontrollutvalg /16 Møtet ble lukket under henvisning til at opplysningene i saken er taushetsbelagte i henhold til offentlighetsloven Offl 13. Kontrollutvalget ber Romerike revisjon gå inn i henvendelsen og gi utvalget en oversikt over hvilke problemstillinger som faller inn under utvalgets ansvarsområde og mandat til neste møte. 7

8 42/16 Høringsuttalelse til ny kommunelov 1 Skedsmo kontrollutvalg /16 Saken ble lagt frem uten innstilling. Sekretær la frem utkast til høringsuttalelse. Kjell Tore Wirum la frem et tillegg til uttalelse fra kontrollutvalget. De to innspillene sys sammen. Sekretær bearbeider høringsutkastet i tråd med kontrollutvalgets drøfting og oversender det til rådmannen med henstilling om at det innarbeides i kommunens høringsuttalelse. 8

9 43/16 Budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten Skedsmo kontrollutvalg /16 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Skedsmo kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for Budsjett 2017 Godtgjørelser kontrollutvalget Abonnementer Møteutgifter Kurs Sum kontrollutvalget Sekretærfunksjonen Revisjonen Totalt Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Skedsmo kommune Sekretær orienterte om budsjettforslaget og svarte på utvalgets spørsmål. 1. Følgende forslag til budsjettet for kontroll- og tilsynsordningen for Skedsmo kommune vedtas og oversendes kommunen som kontrollutvalgets forslag til ordningen for Budsjett 2017 Godtgjørelser kontrollutvalget Abonnementer Møteutgifter Kurs Sum kontrollutvalget Sekretærfunksjonen Revisjonen Totalt Forslaget følger formannskapets innstilling til kommunestyret vedrørende budsjettet for Skedsmo kommune

10 44/16 Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering av uavhengighet 1 Skedsmo kontrollutvalg /16 Oppdragsansvarlig revisorers egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. Oppdragsansvarlig revisorers egenvurdering av uavhengighet tas til orientering. 10

11 45/16 Orientering fra revisor 1 Skedsmo kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Revisor orienterte om det løpende revisjonsarbeidet. Det vil bli lagt frem en plan for r arbeidet med regnskapsrevisjon i løpet av høsten. Videre ble det orientert om fremdriften i arbeidet med selskapskontroll på NRBR. Det vil bli lagt frem en rapport på revisors ressursbruk i Skedsmo i neste møte. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 11

12 46/16 Referater 1 Skedsmo kontrollutvalg /16 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 12

13 47/16 Eventuelt 1 Skedsmo kontrollutvalg /16 Ingen vedtak. Ingen saker. Ingen vedtak. 13

14 14