AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 AUDNEDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Møte nr. 02/14 Dato: kl Sted: Kommunehuset, kommunestyresalen Tilstede: Bodil Stensrud, leder Anne Reidun Pytten, nestleder Jens Ågedal, medlem Ingrid L. Refsnes, medlem Hans Gunnar Sveindal, medlem Forfall: Andre til stede (hele eller deler av møtet): Rådmann Kjell Olav Hæåk Kommunalsjef Kristine Valborgland Enhetsleder Jan Terje Ågedal Revisor Monica Nilsen Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ikke merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE: ORIENTERINGER: Rådmann Kjell Olav Hæåk orienterer om følgende tema: 1. Hvordan ansvarsfordeling mellom rådmann, kommunalledere og enhetsledere er definert, samt hvordan ansvarsfordelingen fungerer i praksis. 2. Innkjøp av arkitekttjenester vedr. Byremoheimen, anskaffelsesprosessen, jf. Lov om offentlige anskaffelser 3. Lovpålagte eller ikke lovpålagte tjenester kartlegging informasjon. Er det gjort et arbeide på dette området? 4. Kort presentasjon av kommunens etiske retningslinjer, samt informasjon om oppfølging og etterlevelse av retningslinjene. SAK 04/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE SAK 05/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 SAK 06/14 RAPPORT FORVALTNINGSREVISJON POLITISKE VEDTAK Fast post: Informasjon fra revisor: Informasjon fra sekretær: EVENTUELT REFERATER 1

2 Underskrift: Bodil Stensrud Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 2

3 ORIENTERINGER: Innkjøp av arkitekttjenester vedr. Byremoheimen, anskaffelsesprosessen. Enhetsleder Jan Terje Ågedal orienterte om anskaffelsen. Etter spørsmål orienterte han også om organisering av større investeringsprosjekter etter styringsgruppemodellen. Etiske retningslinjer. Kommunalsjef Kristine Valborgland presenterte nylig vedtatte etiske retningslinjer. Fokus nå er å gjøre reglementet kjent i kommunen, både for ansatte og politikere. Hvordan ansvarsfordeling mellom rådmann, kommunalledere og enhetsledere er definert, samt hvordan ansvarsfordelingen fungerer i praksis. Rådmann Kjell Olav Hæåk orienterte om temaet med utgangspunkt i lovgrunnlag, delegasjon, organisering, lokale reglementer og rutiner, system for intern kontroll, planverk, rapportering, ledermøter/personalmøter og samarbeid med tillitsvalgte og verneombud på sentralt og lokalt nivå. Lovpålagte eller ikke lovpålagte tjenester kartlegging informasjon. Rådmann Kjell Olav Hæåk orienterte om må, bør og kan-oppgaver, den kommunale frihet til å ta på seg oppgaver, krav om statlig hjemmel for å pålegge kommunen oppgaver, lovpålagte oppgaver etter loven og kommunal myndighetsutøvelse. Rådmannen orienterte om ikke lovpålagte oppgaver med særlig fokus på oppgaver som ikke er lovpålagt i Audnedal. Hvilke ikke lovpålagte oppgaver som prioriteres bestemmes av kommunens økonomi og politiske prioriteringer. Formålet vil ofte være å høyne velferdsnivået og bedre trivsel, sikre arbeidsplasser etc. Konklusjon: Utvalget takket rådmannen/administrasjonen for gode orienteringer. SAK 04/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. 3

4 Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 05/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Saken utsettes til neste møte. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2013 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2013 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 06/14 RAPPORT FRA FORVALTNINGSREVISJON POLITISKE VEDTAK Forvaltningsrevisor Veronika Andresen presenterte rapporten. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og rapportere skriftlig til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. november

5 Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport fra Kommunerevisjonen Vest datert februar 2014 Bakgrunn for saken: Etter oppdrag fra kontrollutvalget har Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS (heretter kalt revisjonen) gjennomført et forvaltningsrevisjonsprosjekt med følgende tema: Registrering, effektuering og ferdigmelding av politiske vedtak. Prosjektets problemstillinger lyder som følger: 1. Har Audnedal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? 2. Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? Formålet med prosjektet er å undersøke i hvilken grad kommunen har utarbeidet et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. Videre å undersøke om et utvalg av politiske vedtak er iverksatt iht. vedtak. Utvalget av vedtak er avgrenset til kommunestyrevedtak for årene 2011 og Prosjektet hadde ikke som tema å undersøke om saker blir forsvarlig utredet. Heller ikke å vurdere hensiktsmessigheten av vedtakene. Følgende revisjonskriterier er brukt i prosjektet: Kommunen skal ha system og rutiner for iverksetting av politiske vedtak System og rutiner for iverksetting av politiske vedtak bør formaliseres og dokumenteres. Disse bør klargjøre roller, ansvar og myndighet. De bør vedlikeholdes og jevnlig følges opp. Iverksetting/oppfølging av politiske vedtak bør inngå og synliggjøres i faste rapporteringer. Angående system og rutiner: Kommunen bruker ephorte saksbehandlingssystem. I systemet er det en funksjon for vedtaksoppfølging som kommunen forsøksvis tok i bruk høsten Kommunen har utarbeidet en skriftlig rutine for saker til politisk behandling. Det foreligger ikke skriftlige rutiner for saker/vedtak når videre oppfølging skal skje i kommunen, eller for ferdigmelding av vedtak. Dersom vedtaksfunksjonen i ephorte tas i bruk vil gjeldende rutiner og praksis endres. Kommunen har i dag ikke system for rapportering til kommunestyret om oppfølging av vedtak, men har planer om å innføre dette. Angående kontrollerte kommunestyrevedtak: Av et utvalg på 19 kontrollerte kommunestyrevedtak for årene 2011 og 2012, vurderer kommunen 16 av vedtakene som iverksatt og 3 vedtak som delvis iverksatt. 5

6 Gjennomgangen av vedtakene synliggjør at kommunen har god kontroll på oppfølging/iverksetting av kommunestyrevedtak. Anbefalinger: Revisjonen kommer med følgende anbefalinger som omhandler formalisering og dokumentering vedrørende iverksetting av politiske vedtak: Revisjonen anbefaler at kommunen tar i bruk et system for vedtaksoppfølging. Revisjonen anbefaler at det utarbeides skriftlige rutiner for vedtaksoppfølging. Revisjonen anbefaler at det utarbeides skriftlige rutiner for rapportering om vedtaksoppfølging. Høring: Rapporten har blitt sendt på høring til kommunen v/rådmannen. Rådmannen har ingen merknader til rapporten utover at han takker for et godt og ryddig samarbeid i prosjektet. Vurderinger: Det overordnede målet med gjennomføring av forvaltningsrevisjon er å være et grunnlag for forbedring. Rapporten viser at politiske vedtak normalt blir iverksatt som forutsatt. Likevel er det mulighet for forbedringer når det gjelder formalisering og dokumentering og denne rapporten anses å være et godt bidrag i så måte. Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret tar rapporten til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp rapportens anbefalinger og rapportere skriftlig til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. november FASTE POSTER Informasjon fra revisor: Revisor orienterte om status for årsoppgjørsrevisjonen. Informasjon fra sekretær: Utvalgssekretær orienterte kort om vedtak i Lindesnes kommunestyre og Mandal bystyre angående problematikk omkring revisjonsordning/evt. konkurranseutsetting. EVENTUELT REFERATER 6