MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 05/16 Dato: , kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Idar Tronstad, nestleder Hege Lønning, medlem Siril Follerås Engedal, medlem Rune Engeset, medlem MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Administrasjonen v/ Heidi Haven, Marit Svindland, Tone Hinna Hovdenak Kommunerevisjonen v/ Lene Rugland. Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: SAKSLISTE: Kl Orientering fra rådmannen: Tema 1: Helse/omsorg med utgangspunkt i organisering, planverk, måloppnåelse, velferdsteknologi, utfordringer etc. SAK 19/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 20/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2017 SAK 21/16 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL I 2017 DRØFTING/BESTILLING FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Planlegging av møte EVENTUELT REFERATER Ref. 13/16 Bystyret, vedtak plan for forvaltningsrevisjon Ref. 14/16 Administrasjonen. Handlingsplan mobbing Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1

2 ORIENTERINGER Tema 1: Helse/omsorg med utgangspunkt i organisering, planverk, måloppnåelse, velferdsteknologi, utfordringer etc. Administrasjonen orienterte og svarte på spørsmål med utgangspunkt i bestilt tema. Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en nyttig orientering. SAK 19/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 20/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2017 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Forslag til årsplan 2017 for kontrollutvalget vedtas med følgende møtedatoer: 7. mars 25. april 6. juni Møtedatoer for høsten 2017 fastsettes på junimøtet. 2

3 Dag/tidspunkt Saker Orienteringer Tirsdag 7.3 Interimrevisjon, Bestilling FR, Rapport Handlingsplan mobbing FR investeringsprosjekter, Sak om oppfølging handlingsplan mobbing Tirsdag 25.4 Årsmelding KU, årsregnskap Årsregnskap og årsmelding 2016 for kommune og havn Beregning av tilskudd til trossamfunn v/ revisor Tirsdag 6.6 Møteplan høsten, Byggesak, jf. plan FR, prioritet 3 Tirsdag Budsjett 2018 Planlegging av revisjonen Tirsdag Oppfølging årsregnskap 2016, årsplan KU 2018, Rapport FR Helse/omsorg Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. Min anbefaling er at det settes opp 3 møter våren 2017 og to møter høsten Ved behov kan det selvfølgelig avholdes flere møter. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet skal foreligge før driftsstyrets behandling av saken. Tidspunkt for kontrollutvalgets regnskapsbehandling må følgelig koordineres med driftsstyrets møteplan. Årsplanen angir planlagt aktivitet i kontrollutvalget med saker og orienteringer gjennom året. Det er tanken at årsplanen skal være et arbeidsdokument som endres etter behov. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på møtene. Den overordnede analysen kan brukes som grunnlag for å velge tema for orienteringer. Øvrige temaer som kontrollutvalget er opptatt av kan selvfølgelig også settes opp. Basert på tidligere erfaringer foreslås følgende som kontrollutvalgets årsplan for 2017: Dag/tidspunkt Saker Orienteringer Tirsdag 17.1 Interimrevisjon, Bestilling FR Tirsdag Årsmelding KU Tirsdag Årsregnskap 2016 Årsmelding/årsregnskap Tirsdag Budsjett 2018 Planlegging av revisjonen Tirsdag Oppfølging årsregnskap 2016, årsplan KU 2018, Rapport FR 3

4 Forslag til vedtak: Forslag til årsplan 2017 for kontrollutvalget vedtas med følgende møtedatoer: SAK 21/16 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL I 2017 DRØFTING/BESTILLING Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget ber revisjonen forberede forvaltningsrevisjonsprosjekt vedrørende Helse/omsorg, Realistisk budsjettering enhet for Institusjon og forebyggende tjenester Prosjektplanen behandles på møtet 7. mars Selskapskontroll utsettes til Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Saksopplysninger: Selskapskontroll. Bystyret behandlet Plan for selskapskontroll i møte den og fattet følgende vedtak: 1. Bystyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Mandal kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: - Lindesnesregionens Medisinske senter (LRMS) - DDV Drift - DDV Strategi - Mandal Parkering AS - Malmø Hotell AS - Malmø Utvikling Felt 03 AS, Malmø Utvikling Felt 05 AS og Malmø Utvikling Felt 06 AS - Mandal Havn Strømsvika AS 2. Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges folkevalgt styring og kontroll. 4

5 Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. I tillegg kan det gjennomføres frivillig forvaltningsrevisjon i selskapene. Problemstillinger ved en normal eierskapskontroll kan være: - Har kommunen etablert tydelige føringer for selskapene sine? Har kommunen en eierskapsmelding? - Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de etterlevd? - Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Tema for eventuell forvaltningsrevisjon i selskaper kan være: - Måloppnåelse - Offentlige anskaffelser - Habilitet - Etikk og samfunnsansvar - Arbeidsmiljø - Økonomisk drift - Annet Forvaltningsrevisjon. Bystyret behandlet Plan for forvaltningsrevisjon i møte den og fattet følgende vedtak: Bystyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjektområde Navn/beskrivelse 1. Helse/omsorg Realistisk budsjettering enhet for Institusjon og forebyggende tjenester Helse/omsorg ABT kontoret, Se på kommunens tildeling og behandling av søknader om helse- og omsorgstjenester Byggesak Se på kvaliteten av saksbehandling, herunder overholdelse av frister innenfor byggesaksbehandling Etikk/varsling Etikk og varsling spørreundersøkelse/hvordan fungerer det? Flyktninger Se på kommunens arbeid med integrering av flyktninger. Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Gjennomføring av prosjekter. Når det gjelder selskapskontroll er noen av de foreslåtte selskaper eid sammen med øvrige kommuner. Flere av selskapene er også relativt nyetablerte. Det antas at kontroll av disse 5

6 selskapene vil være fornuftig å gjennomføre i samarbeid med øvrige eierkommuner tidligst høsten 2017, men mest sannsynlig i Når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, er det prosjektet «Realistisk budsjettering enhet for Institusjon og forebyggende tjenester» som er øverst på prioriteringslisten. Dersom foreslått budsjett for kontroll og tilsyn 2017 vedtas, innebærer det 400 timer til gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Vurderinger: Kontrollutvalget inviteres til å drøfte hvilke prosjekter som bør prioriteres for gjennomføring i Etter prioritering og bestilling av konkrete prosjekter, vil det for forvaltningsrevisjonsprosjekter bli utarbeidet en prosjektplan som blant annet omhandler hvilke problemstillinger prosjektet tar sikte på å besvare. Utarbeidelse av problemstillinger skjer i samarbeid mellom kontrollutvalget og kommunerevisjonen. Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget før selve prosjektet kan påbegynnes. Også når det gjelder selskapskontroller, kan det være aktuelt for kontrollutvalget å komme med føringer for gjennomføringen dersom utvalget har særskilte områder som ønskes undersøkt. Saken legges frem for utvalget til drøfting/prioritering. Forslag til vedtak: FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Orienterte om momsproblematikk vedr. idrettshall Holum. Nytt fra sekretær: Kontrollutvalgskonferansen 2017, leder og nestleder meldes på. EVENTUELT REFERATER Ref. 13/16 Bystyret, vedtak plan for forvaltningsrevisjon Ref. 14/16 Administrasjonen. Handlingsplan mobbing Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. Ref. 14: Fremlegges som egen sak med orientering fra administrasjonen i neste møte. 6