INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Ebba Farre Roksvold (leder), Idar Tronstad (nestleder), Siril Follerås Engedal (medlem), Hege Lønning (medlem), Rune Engeset (medlem). INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 29. november 2016 kl i formannskapssalen. SAKSLISTE: Kl Orientering fra rådmannen: Tema 1: Helse/omsorg med utgangspunkt i organisering, planverk, måloppnåelse, velferdsteknologi, utfordringer etc. SAK 19/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 20/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2017 SAK 21/16 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL I 2017 DRØFTING/BESTILLING FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Planlegging av møte EVENTUELT REFERATER Ref. 13/16 Bystyret, vedtak plan for forvaltningsrevisjon Ref. 14/16 Administrasjonen. Handlingsplan mobbing Mandal, 18. november 2016 Ebba Farre Roksvold Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: 1. varamedlem, ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no 1

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 19/16 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 19/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. 2

3 MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 04/16 Dato: , kl Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Idar Tronstad, nestleder Hege Lønning, medlem Siril Follerås Engedal, medlem Erik Hoffmoen, møtte for Engeset MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Administrasjonen v/ Irene Lunde, Heidi Haven, Vibeke Fjelldal Hansen, Inga Øybekk Kommunerevisjonen v/ Irene Loka. Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: Rune Engeset, medlem SAKSLISTE: Kl Orientering fra rådmannen: Tema 1: Tilbakemelding varsel om kritikkverdige forhold, jf. referatsak 08/16. Tema 2: Integrering/flyktningarbeid (Stikkord: Organisering, planverk, måloppnåelse, utfordringer, samarbeid med frivillige organisasjoner etc.) SAK 15/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 16/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 SAK 17/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON SAK 18/16 FORHANDLINGER MED GRUNNEIERE I STRØMSVIKA, VEDTAK I DRIFTSSTYRET FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Planlegging Nytt fra sekretær: Planlegging neste møte (saker og orienteringer) EVENTUELT REFERATER Ref. 10/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 11/16 Kommunerevisjonen Vest. Innkalling representantskapet Ref. 12/16 Bystyret, vedtak plan for selskapskontroll Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1 3

4 Møtebok Mandal kontrollutvalg ORIENTERINGER Tema 1: Tilbakemelding varsel om kritikkverdige forhold, jf. referatsak 08/16. Kontrollutvalget besluttet å lukke møtet under tema 1 med henvisning til offentlighetsloven 13,1 jf. Fvl. 13,1 og Kl. 31. Rådmannen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Konklusjon: Kontrollutvalget takket rådmannen for en nyttig orientering. Tema 2: Integrering/flyktningarbeid (Stikkord: Organisering, planverk, måloppnåelse, utfordringer, samarbeid med frivillige organisasjoner etc.) Rådmann, kommunalsjef, leder integreringsenheten og leder kvalifiseringsenheten orienterte og svarte på spørsmål fra utvalget. Konklusjon: Kontrollutvalget takket rådmannen for en nyttig orientering. SAK 15/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. 2 4

5 Møtebok Mandal kontrollutvalg SAK 16/16 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2017 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge driftsstyrets innstilling til bystyret som et eget vedlegg. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, vedtatt budsjett Agder Sekretariat, vedtatt budsjett 2017 Saksopplysninger: Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsendelse av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr i 2016 til kr i 2017, en økning tilsvarende 2,5%. For ytterligere informasjon vises til budsjettet som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Driftstilskuddet skal dekke gjennomføringen av revisjonsoppgaver. Budsjettet er fastsatt av representantskapet i møte den Budsjettet innebærer som tidligere år 550 timer til regnskapsrevisjon og 400 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll m.m. Mandal kommunes tilskudd til revisjonen økes fra i 2016 til kr i 2017, en økning tilsvarende 3,4%. For ytterligere informasjon vises til budsjettet som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Denne budsjettposten har stått uforandret i flere år, og den foreslås økt fra kr til kr Dette for at posten skal kunne dekke deltakelse på den årlige kontrollutvalgskonferansen for to av kontrollutvalgets medlemmer. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en fellespost i kommunen. 3 5

6 Møtebok Mandal kontrollutvalg Budsjettforslaget for 2017 Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme for kontroll og tilsyn Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for 2017 Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2017 Tabell: Budsjett for kontroll og tilsyn 2017 Budsjettforslag 2017 Vedtatt budsjett 2016 Vedtatt budsjett 2015 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets utgifter Kr Kr Kr Totalbudsjett Kr Kr Kr Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2017 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge driftsstyrets innstilling til bystyret som et eget vedlegg. SAK 17/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget drøftet prioritering av prosjektene med utgangspunkt i den overordnede analysen. Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Bystyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjektområde Navn/beskrivelse 1. Helse/omsorg Realistisk budsjettering enhet for Institusjon og forebyggende tjenester Helse/omsorg ABT kontoret, Se på kommunens tildeling og behandling av søknader om helse- og omsorgstjenester Byggesak Se på kvaliteten av saksbehandling, herunder overholdelse av frister innenfor byggesaksbehandling Etikk/varsling Etikk og varsling spørreundersøkelse/hvordan fungerer det? Flyktninger Se på kommunens arbeid med integrering av flyktninger. 4 6

7 Møtebok Mandal kontrollutvalg Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune Overordnet analyse Mandal kommune Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 22. september 2015 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 3. mai 2016 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. Revisjonen har nå gjennomført den overordnede analysen og denne peker på xx ulike områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. Tanken er at kontrollutvalget skal prioritere de mest aktuelle av disse områdene i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget kan også prioritere andre områder som man mener er aktuelle. Områder som ikke prioriteres i planen, kan følges opp på andre måter, f.eks. ved orienteringer fra administrasjonen til kontrollutvalget. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon:

8 Møtebok Mandal kontrollutvalg Med de ressurser som er tilgjengelig for kontrollutvalget til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (om lag 400 timer pr. år), er det realistisk å få gjennomført årlige prosjekter i løpet av perioden. Dersom nabokommuner prioriterer ett eller flere prosjekter med tilsvarende områder/tema som Mandal kommune, vil det være aktuelt å samordne gjennomføringen av prosjektene for en mest mulig effektiv ressursutnyttelse. Hensikten med forvaltningsrevisjon er å bidra til forbedringer i kommunen. Det er viktig med et godt samarbeid mellom administrasjonen, revisor og kontrollutvalget for å lykkes med dette. Forslag til innstilling: Bystyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. SAK 18/16 FORHANDLINGER MED GRUNNEIERE I STRØMSVIKA VEDTAK I DRIFTSSTYRET Møtet ble lukket under drøfting av om saken skulle gå for lukkede dører. Bakgrunnen for beslutning om å lukke møtet var mottatt internt notat i saken. Møtet ble besluttet lukket under henvisning til Kommuneloven 31 nr. 2, jf. Offentleglova 15, 1. ledd. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget har merket seg at forhandlinger fortsatt synes å foregå idet Mandal Havn Strømsvika nylig skal ha kommet til enighet med en av festerne. Endelig vedtak om ekspropriasjon er fortsatt ikke truffet av bystyret. Det er ikke ønskelig for kontrollutvalget å foreta vurderinger av enkeltpåstander fremført under pågående forhandlinger. 6 8

9 Møtebok Mandal kontrollutvalg Kontrollutvalget kan om ønskelig foreta en etterprøving av forhandlingene etter at disse er avsluttet. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Driftsstyret, utdrag fra protokoll Bystyresak og vedtak sak 115, varsel om ekspropriasjon Bakgrunn for saka: Driftsstyret fattet følgende vedtak under eventuelt, sak «Avisoppslag om forhandlinger med grunneiere i Strømsvika»: Med bakgrunn i oppslag i Lindesnes Avis om forhandlinger med grunneier i forbindelse med utbyggingen i Strømsvika: Kommunen må få klarhet i om dette tilbudet er gitt: «en million for arealet, dersom TT får ta ut stein på naboeiendom». Dette sendes til kontrollutvalget. I samråd med leder settes denne henvendelsen fra driftsstyret på sakslisten. Kontrollutvalget må avgjøre om dette er en sak for utvalget å ta opp, og eventuelt hvordan den skal følges opp. Saken legges frem for drøfting. FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Planlegging: Revisor gjennomgikk risikoområder og fokusområder, vesentlighetsgrenser. Nytt fra sekretær: Planlegging neste møte (saker og orienteringer) Tilleggstema orientering fra Helse; velferdsteknologi, diskutere bestilling av forvaltningsrevisjon/selskapskontroll, årsplan 2017, rapport Prosjektstyring nyåret 2017 EVENTUELT REFERATER Ref. 10/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 11/16 Kommunerevisjonen Vest. Innkalling representantskapet Ref. 12/16 Bystyret, vedtak plan for selskapskontroll Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 7 9

10 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 20/16 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 20/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN FOR 2017 Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. Min anbefaling er at det settes opp 3 møter våren 2017 og to møter høsten Ved behov kan det selvfølgelig avholdes flere møter. Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet skal foreligge før driftsstyrets behandling av saken. Tidspunkt for kontrollutvalgets regnskapsbehandling må følgelig koordineres med driftsstyrets møteplan. Årsplanen angir planlagt aktivitet i kontrollutvalget med saker og orienteringer gjennom året. Det er tanken at årsplanen skal være et arbeidsdokument som endres etter behov. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke tema det ønskes orientering om på møtene. Den overordnede analysen kan brukes som grunnlag for å velge tema for orienteringer. Øvrige temaer som kontrollutvalget er opptatt av kan selvfølgelig også settes opp. Basert på tidligere erfaringer foreslås følgende som kontrollutvalgets årsplan for 2017: Dag/tidspunkt Saker Orienteringer Tirsdag 17.1 Interimrevisjon, Bestilling FR Tirsdag Årsmelding KU Tirsdag Årsregnskap 2016 Årsmelding/årsregnskap Tirsdag Budsjett 2018 Planlegging av revisjonen Tirsdag Oppfølging årsregnskap 2016, årsplan KU 2018, Rapport FR Forslag til vedtak: Forslag til årsplan 2017 for kontrollutvalget vedtas med følgende møtedatoer: 10

11 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 21/16 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 21/16 GJENNOMFØRING AV FORVALTNINGSREVISJON OG SELSKAPSKONTROLL I 2017 DRØFTING/BESTILLING Vedlegg: Saksopplysninger: Selskapskontroll. Bystyret behandlet Plan for selskapskontroll i møte den og fattet følgende vedtak: 1. Bystyret vedtar forslag til Plan for selskapskontroll for Mandal kommune der det planlegges gjennomføring av selskapskontroll i følgende selskaper: - Lindesnesregionens Medisinske senter (LRMS) - DDV Drift - DDV Strategi - Mandal Parkering AS - Malmø Hotell AS - Malmø Utvikling Felt 03 AS, Malmø Utvikling Felt 05 AS og Malmø Utvikling Felt 06 AS - Mandal Havn Strømsvika AS 2. Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det. Selskapskontroll er en av de pålagte oppgavene til kontrollutvalget og er et viktig virkemiddel for å sikre at selskapene underlegges folkevalgt styring og kontroll. Eierskapskontroll er den obligatoriske delen av selskapskontroll. I tillegg kan det gjennomføres frivillig forvaltningsrevisjon i selskapene. Problemstillinger ved en normal eierskapskontroll kan være: - Har kommunen etablert tydelige føringer for selskapene sine? Har kommunen en eierskapsmelding? - Fører kommunen kontroll med sine eierinteresser? Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de etterlevd? - Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? 11

12 Tema for eventuell forvaltningsrevisjon i selskaper kan være: - Måloppnåelse - Offentlige anskaffelser - Habilitet - Etikk og samfunnsansvar - Arbeidsmiljø - Økonomisk drift - Annet Forvaltningsrevisjon. Bystyret behandlet Plan for forvaltningsrevisjon i møte den og fattet følgende vedtak: Bystyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjektområde Navn/beskrivelse 1. Helse/omsorg Realistisk budsjettering enhet for Institusjon og forebyggende tjenester Helse/omsorg ABT kontoret, Se på kommunens tildeling og behandling av søknader om helse- og omsorgstjenester Byggesak Se på kvaliteten av saksbehandling, herunder overholdelse av frister innenfor byggesaksbehandling Etikk/varsling Etikk og varsling spørreundersøkelse/hvordan fungerer det? Flyktninger Se på kommunens arbeid med integrering av flyktninger. Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Gjennomføring av prosjekter. Når det gjelder selskapskontroll er noen av de foreslåtte selskaper eid sammen med øvrige kommuner. Flere av selskapene er også relativt nyetablerte. Det antas at kontroll av disse selskapene vil være fornuftig å gjennomføre i samarbeid med øvrige eierkommuner tidligst høsten 2017, men mest sannsynlig i Når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, er det prosjektet «Realistisk budsjettering enhet for Institusjon og forebyggende tjenester» som er øverst på prioriteringslisten. Dersom foreslått budsjett for kontroll og tilsyn 2017 vedtas, innebærer det 400 timer til gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Vurderinger: Kontrollutvalget inviteres til å drøfte hvilke prosjekter som bør prioriteres for gjennomføring i

13 Etter prioritering og bestilling av konkrete prosjekter, vil det for forvaltningsrevisjonsprosjekter bli utarbeidet en prosjektplan som blant annet omhandler hvilke problemstillinger prosjektet tar sikte på å besvare. Utarbeidelse av problemstillinger skjer i samarbeid mellom kontrollutvalget og kommunerevisjonen. Prosjektplanen skal godkjennes av kontrollutvalget før selve prosjektet kan påbegynnes. Også når det gjelder selskapskontroller, kan det være aktuelt for kontrollutvalget å komme med føringer for gjennomføringen dersom utvalget har særskilte områder som ønskes undersøkt. Saken legges frem for utvalget til drøfting/prioritering. Forslag til vedtak: 13

14 REFERATER Ref. 13/16 Bystyret, vedtak plan for forvaltningsrevisjon Ref. 14/16 Administrasjonen. Handlingsplan mobbing 14

15 Fra: Torbjørn Willumsen Til: Willy Gill (sekretær kontrollutvalget) Kopi: Ebba Farre Roksvold; Irene Loka; Lene Rugland Emne: VS: bystyrevedtak til effektuering Forvaltningsrevisjon - kopi av protokollen Dato: 11. november :23:38 Hei, Vedlagt oversendes bystyrets vedtak for videre oppfølging. Vennlig hilsen Torbjørn Willumsen Mandal kommune Rådgiver Telefon: (+47) Mobil: (+47) Epost: Torbjorn.Willumsen@mandal.kommune.no Fra: Trine Merete Vasby Sendt: 11. november :17 Til: Torbjørn Willumsen Emne: bystyrevedtak til effektuering Forvaltningsrevisjon - kopi av protokollen Behandling i Bystyret : Kontrollutvalgets leder, Ebba Farre Roksvold orienterte Forslaget fra kontrollutvalget enstemmig vedtatt Vedtak i Bystyret : Bystyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Mandal kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjektområde Navn/beskrivelse 1. Helse/omsorg Realistisk budsjettering enhet for Institusjon og forebyggende tjenester Helse/omsorg ABT kontoret, Se på kommunens tildeling og behandling av søknader om helse- og omsorgstjenester Byggesak Se på kvaliteten av saksbehandling, herunder overholdelse av frister innenfor byggesaksbehandling Etikk/varsling Etikk og varsling spørreundersøkelse/hvordan fungerer det? Flyktninger Se på kommunens arbeid med integrering av flyktninger. 15

16 Bystyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. --- slutt på saksprotokoll

17 MANDAL KOMMUNE Handlingsplan mot krenkende atferd og mobbing Mål: Mandalsskolen skal være en trygg og god skole for alle. Mandalsskolen skal være preget av samarbeid, trivsel, respekt og medansvar. Alle ansatte i Mandalsskolen skal ha kjennskap til gjeldende lover og forskrifter, og etterleve disse. 1 17

18 INNHOLDSFORTEGNELSE 1) Formål ) Innledning ) Definisjoner av begreper... 4 Krenkende atferd... 4 Definisjoner på krenkende ord og handlinger: ) Avdekking... 5 Handlingsplikt ) Håndtering av mobbesaker og krenkende atferd... 6 Mål... 6 Prinsipp A-3 Det psykososiale miljøet, 3. avsnitt... 6 Enkeltvedtak... 6 SAMTALER MED ELEVER STRUKTURERES I DENNE REKKEFØLGEN ) Arbeid i etterkant av en mobbesak ) Forebygging og holdningsskapende arbeid a-3 Det psykososiale miljøet, 1. avsnitt: ) Kontinuerlig, langvarig og systematisk arbeid a-4. Systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane (internkontroll) ) ÅRSHJUL for arbeid med forebygging og avdekking 9a ) ANDRE ÅRLIGE OPPGAVER ) HUSK: ) Vedlegg og dokumenter Forslag til hvordan du som forelder ber om tiltak i forhold til Opplæringsloven 9a VARSLINGSSKJEMA Logg over henstillinger og enkeltvedtak

19 1) Formål Opplæringsloven Kapittel 9a omhandler elevenes skolemiljø. 9a-1 Alle elevar i grunnskolar og videregåande skolar har rett til et godt fysisk og psykososialt miljø som fremjar helse, trivsel og læring. Med psykososialt miljø menes her de mellommenneskelige forholdene på skolen, det sosiale miljøet, og hvordan elevene og personalet opplever dette. Det psykososiale miljøet skal virke positivt på elevenes helse, trivsel og læring, trygghet og sosiale tilhørighet. Det er den enkelte elevs subjektive opplevelse av å bli krenket som er utgangspunktet for skolens håndtering av opplæringsloven 9a, elevenes arbeidsmiljølov. Skolen legger vekt på: at det arbeides kontinuerlig, langvarig og systematisk med elevenes skolemiljø. at skolen, elevene og foresatte samarbeider om det forebyggende og holdningsskapende arbeidet. at tydelig ledelse er en forutsetning for å forebygge, avdekke og håndtere krenkende ord og handlinger. at alle ansatte ved skolen har en handlingsplikt til å undersøke, varsle og gripe inn dersom de får kunnskap eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende atferd. Barn og unge mener: Ingen barn er født onde. De preges av sine omgivelser og hendelser i livene deres. Voksne har derfor et særlig ansvar for å ivareta barn og lære dem å ta hensyn til- og å være sammen med andre på en god måte. Skolen må i større grad involvere og ansvarliggjøre foreldrene i saker som omhandler krenkelser og mobbing. Skolen må ta hensyn til alle parter i en mobbesak. Alle parter er offer og skal oppleve å føle seg ivaretatt og respektert som menneske i en slik prosess. Voksne har en plikt til å spørre elevene hvordan de har det, hva som skjer og om de kjenner noen som utsettes for krenkelser og mobbing. Elevene må kjenne til og forstå hvordan skolen jobber med krenkelser på skolen. Det gir bedre trygghet både til å be om hjelp og til å si ifra om noe man er vitne til. Ved at elevene får tilbakemelding på hvordan ting håndteres, øker forståelsen og tryggheten for at de er ivaretatt på en god måte. Elevene må kunne stole på at lærere ivaretar elevenes fortrolighet. «Vi må ha voksne vi kan stole på og som ikke gir videre opplysninger som kan føre til gjengjeldelse eller forverring av situasjonen.» 3 19

20 2) Innledning Elever på skolen og SFO skal ikke bli utsatt for krenkende ord eller handlinger som mobbing, diskriminering, vold, rasisme eller utestenging på skolen og på skoleveien. Nulltoleranse mot krenkende atferd og mobbing er et hovedprinsipp. 3) Definisjoner av begreper Krenkende atferd Krenkende atferd er en fellesbetegnelse på alle former for atferd som uoverlagt eller tilsiktet rammer andre mennesker fysisk eller psykisk. Krenkende atferd kan skje som enkelthandling eller gjentatt handling. Krenkende atferd er handling som utføres uten respekt for andres integritet. Mobbing, vold, rasisme og diskriminering er eksempler på krenkende ord eller handlinger. Loven gjelder også andre former for krenkende atferd, slik som negative enkeltstående utsagn om en persons utseende, klær, tro, dialekt osv. Hva som oppleves krenkende, varierer ut fra den enkeltes tidligere erfaringer og bakgrunn. Definisjoner på krenkende ord og handlinger: Utestenging: Vold: Rasisme: betyr at noen så godt som alltid blir holdt utenfor en gruppe eller klasse. innebærer at noen bruker fysisk makt for å skade andre. innebærer at noen blir forskjellsbehandlet eller plaget, for eksempel fordi de har en annen hudfarge eller snakker et annet språk. Diskriminering: betyr at en person blir dårligere behandlet eller trakassert, for eksempel på grunn av kjønn, funksjonsevne, tro, hudfarge eller opprinnelse. Mobbing Mobbing defineres som psykisk og/eller fysisk vold rettet mot et offer, utført av enkeltpersoner eller grupper. Mobbing forutsetter et ujevnt styrkeforhold mellom offer og plager, og episodene gjentas over tid (Læringsmiljøsenteret, Erling Roland). Digital mobbing Digital mobbing er en aggressiv handling eller oppførsel utøvd ved bruk av elektroniske hjelpemidler av ei gruppe eller en person, gjentatt over tid mot et offer som ikke kan forsvare seg (Smith et al. 2008). 4 20

21 Skjult mobbing Det er skult mobbing når noen plager medelever indirekte, og aggresjonen er fordekt. Indirekte mobbing består av mange ulike teknikker som varierer, men som har det til felles at de ikke har et tydelig aggressivt uttrykk slik som slag, spark og stygge bemerkninger (Læringsmiljøsenteret). 4) Avdekking 9a-3 Det psykososiale miljøet, 2. avsnitt: Dersom nokon som er tilsett ved skolen, får kunnskap eller mistanke om at ein elev blir utsett for krenkjande ord eller handlingar som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal vedkommande snarast undersøkje saka og varsle skoleleiinga, og dersom det er nødvendig og mogleg, sjølv gripe direkte inn. Handlingsplikt Skolen skal i sin daglige virksomhet arbeide med å avdekke tilfeller av mobbing, krenkende atferd, diskriminering, vold og rasisme. Alle ansatte ved skolen har en handlingsplikt som består av: - plikt til å gjøre undersøkelser raskt - plikt til å varsle rektor ved bruk av meldeskjema, (vedlegg 3) - plikt til å gripe inn Oppfylles ikke handlingsplikten, kan ansatte straffes med bøter eller fengsel i inntil 3 måneder, jf. opplæringsloven 9a-7. Avdekking kan være at ansatte, elever eller foresatte melder fra om at noen opplever krenkende ord og handlinger. Skolen skal sikre at elevens subjektive opplevelse kommer fram, og at tiltak settes i gang så raskt som mulig. Dette må dokumenteres. Varslingsskjemaet skal oppbevares av rektor til bruk dersom det skulle bli en mobbesak. Barn og unge mener: Rektor avgjør hvem som følger opp den enkelte sak. Prinsippet er at saken skal ordnes på lavest mulig nivå gjennom kontaktlærer. 5 21

22 5) Håndtering av krenkende atferd og mobbesaker Mål Skolen tar ansvar og initiativ for å stoppe mobbing og krenkende atferd. Dette gjøres på måter som i neste omgang forebygger mobbing og krenkelser ved skolen. Prinsipp I samtale med elevene skal man støtte mobbeofferet og stille krav til plagerne uten å forhandle med dem. I alle saker er det viktig at lærer konstaterer overfor plagerne at mobbing finner sted og krever at dette tar slutt umiddelbart. 9A-3 Det psykososiale miljøet, 3. avsnitt Dersom ein elev eller forelder ber om tiltak som vedkjem det psykososiale miljøet, deriblant tiltak mot krenkjande åtferd som mobbing, diskriminering, vald eller rasisme, skal skolen snarast mogleg behandle saka etter reglane om enkeltvedtak i forvaltningslova. Om skolen ikkje innan rimeleg tid har teke stilling til saka, vil det likevel kunne klagast etter føresegnene i forvaltningslova som om det var gjort enkeltvedtak. Enkeltvedtak Muntlige eller skriftlige henvendelser fra elever og foresatte om forhold knyttet til skolemiljøet, skal besvares med et enkeltvedtak. Ved en henvendelse, skal foresatte få informasjon om sin rett til å få enkeltvedtak når de ber om tiltak. Ved varsling fra ansatte om kunnskap om eller mistanke om at en elev blir utsatt for krenkende ord og handlinger, skal rektor etter undersøkelse avgjøre om det skal fattes et enkeltvedtak. Dersom det settes inn tiltak som er inngripende for den eleven det gjelder, må det fattes enkeltvedtak. Observatør fyller ut varslingsskjema og gir til rektor. Kontaktlærere informeres. Rektor vurderer videre behandling av saken. 6 22

23 SAMTALER MED ELEVER STRUKTURERES I DENNE REKKEFØLGEN 1. Observatør gir beskjed til kontaktlærer til både plager og den plagede. Varslingsskjema leveres til rektor. Ansvarlig: Den enkelte 2. Samtale med den plagede. Ansvarlig: Kontaktlærer og/eller sosiallærer 3. Samtale med plager(e) Ansvarlig: Kontaktlærer(e) og/eller sosiallærer Informasjon til foreldrene Kontaktlærer må her vurdere om saken er så alvorlig at skolen skal informere foreldrene allerede på dette tidspunktet. Dersom problemet vedvarer trer punkt 4 7 inn: 4. Oppfølgingssamtaler med den plagede Ansvarlig: Kontaktlærer/sosiallærer og ledelsen. 5. Oppfølgingssamtaler med plager Ansvarlig: Kontaktlærer/sosiallærer og ledelsen. 6. Samtale med foreldrene til den plagede Ansvarlig: Kontaktlærer/sosiallærer og ledelsen. 7. Samtale med foreldrene til plager Ansvarlig: Kontaktlærer/sosiallærer og ledelsen. Digital mobbing er skolens anliggende uansett når på døgnet dette finner sted. Ved behandling av slike saker følges punktene 4 til 7. Skult mobbing følger punktene 1 til 7, men en kan også i mer omfattende saker følge prosedyrer i «Innblikk» (Tove Flach) Barn og unge mener: Barn og unge gir utrykk for at de er glad for at det presiseres at digital mobbing ansees som skolens anliggende uansett når/ hvor det foregår. 7 23

24 6) Arbeid i etterkant av en mobbesak Prinsippet er at læreren ikke bare griper inn, men følger nøye med videre, både i forhold til offer og plager. Dersom plager ikke følger opp de avtalene som er inngått, kan reaksjoner være: Plageren får møte med offerets foreldre sammen med læreren, og evt. med ledelsen Møte mellom plager, egne og offerets foreldre og læreren, og evt. med ledelsen Bortvisning fra skolen etter rektors avgjørelse Bekymringsmelding til barnevernet Bekymringsmelding/rapport til politiet En eller flere plagere kan skifte klasse midlertidig eller permanent, men de må ikke flyttes til samme klasse Bytte av skole Undervisning utenfor klassen Anmeldelse av straffbare forhold Atferden til plageren offentliggjøres i klassen Atferden til plageren blir gjenstand for samtale i klassen De to siste kulepunktene vil være aktuelle i saker som angår hele klasser. Reaksjonene vurderes individuelt i hvert enkelt tilfelle. Barn og unge mener: Barn og unge er opptatt av at årsakene til mobbing kan være svært komplekse og at begge parter må behandles med respekt og sees på som offer. 8 24

25 7) Forebygging og holdningsskapende arbeid 9a-3 Det psykososiale miljøet, 1. avsnitt: Skolen skal aktivt og systematisk arbeide for å fremje eit godt psykososialt miljø, der den enkelte eleven kan oppleve tryggleik og sosialt tilhør. Mål: Alle elever skal oppleve et godt arbeidsmiljø Utdanningsdirektoratet har utarbeidet materiell for helhetlig arbeid med læringsmiljø som er forskningsbasert. Materiellet gir konkrete forslag til arbeid og omfatter følgende områder: Klasseledelse Relasjoner mellom lærer og elev Relasjoner mellom elevene Regler og regelhåndhevelse Sosial kompetanse og læringsmiljø Mobbing Gjensidige forventninger (mellom deltakerne i skolesamfunnet) Samarbeid skole / hjem Involvering av elever i læringsarbeidet Fysiske miljø. 8) Kontinuerlig, langvarig og systematisk arbeid 9a-4. Systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane (internkontroll) Skolen skal aktivt drive eit kontinuerleg og systematisk arbeid for å fremje helsa, miljøet og tryggleiken til elevane, slik at krava i eller i medhald av dette kapitlet blir oppfylte. Skoleleiinga har ansvaret for den daglege gjennomføringa av dette. Arbeidet skal gjelde det fysiske, så vel som det psykososiale miljøet. Med kontinuerlig menes det at det systematiske arbeidet må være en rød tråd i skolens arbeid og ikke bare noe som gjøres når det oppstår ubehagelige situasjoner eller ved oppstarten av et nytt skoleår. Arbeidet skal drives hele tiden, gjennom hele skoleåret. Barn og unge mener: Krenkende atferd og mobbing skal være et fast tema på elevrådsmøtene på alle skolene. 9 25

26 9) ÅRSHJUL for arbeid med forebygging og avdekking 9a Måned Aktivitet Ansvar August Planleggingsdag Gjennomgang av Kapittel 9a Opplæringsloven (hefte fra UDIR). Gjelder alle ansatte ved virksomheten Gjennomgår planen for psykososialt miljø Alle elever får tilsendt ordensreglementet med hjem. Underskrift fra foresatte om at de er lest Elevrådet gjennomgår 9a på første møte. De drøfter tiltak og aktiviteter vedrørende skolemiljøet. Krenkende atferd og mobbing er tema på hvert elevrådsmøte Foreldremøter for alle klassetrinn med gjennomgang av Opplæringslovens 9a. 1.klasse elever og foresatte får utdelt brosjyrene som er utgitt av UDIR Klassene lager trivselsregler som gjelder i klassene. Klassene gjennomgår ordensreglementet. September Konstituering av SU / FAU/ SMU Gjennomgang av Opplæringslovens 9a, og evaluering av handlingsplanen. Endringer journalføres og spilles inn til rektormøtet som foretar endelig justering Planen gjennomgås i klassen slik at elevene er kjent med prosedyrene og konsekvenser ved mobbing Elevsamtaler med alle elevene. Sosiogram utarbeides i alle klasser Oktober Utviklingssamtale med alle foreldrene gjennomføres. Trivsel og sosial kompetanse er viktige temaer Gjennomføre elevundersøkelsen til UDIR trinn Rektormøtet vedtar revidert handlingsplan Februar Gjennomføre trivselsundersøkelse i klassene ( med navn) Elevsamtaler med fokus på trivsel Utviklingssamtale med alle foreldrene gjennomføres. Trivsel og sosial kompetanse er viktige temaer. Foreldreundersøkelsen gjennomføres. Mars Følge opp resultatene av trivselsundersøkelsen Resultatsamtale med fokus på blant annet Rektor Rektor Kontaktlærer Elevrådsleder Rektor Kontaktlærerne FAU-leder og rektor Kontaktlærer Kontaktlærer Kontalklærer/inspektør Kommunalsjef Kontaktlærer Kontaktlærerne Kontaktlærerne FAU leder og rektor Kontaktlærer/Sosial lærer/ledelsen 10 26

27 klassemiljøet Møte i skolemiljøutvalget April Hele året Se elevene hver dag (håndhilse i døra) Gode vaktrutiner Trivselsvakter Ukentlige samtaler mellom sosiallærer og rektor med fokus på elevens trivsel Arbeid med enkeltelever, grupper og klasser ( ART, SPT, samtaler) Fellessamlinger på tvers av klassetrinn med fokus på Respekt Jevnlig samtale med kontaktlærerne om klassemiljøet Klassegjennomgang/resultatsamtale med fokus på blant annet klassemiljøet (gjennomføres en gang pr år). - kontaktlærer, timelærer - inspektør - Kontaktlærer for elevråd og elever - rektor, sosiallærer - sosiallærer - går på omgang mellom de ulike trinn - sosiallærer -rektor, inspektør, kontaktlærer, spes.ped koordinator 11 27

28 10) ANDRE ÅRLIGE OPPGAVER Oppgave Kartlegging av mobbing to ganger per år gjennom utviklingssamtalen/elevsamtalen. Kontaktlærer rapporter funn til rektor. Rektor bestemmer videre oppfølging. Årlig trivselsundersøkelse med navn Elevundersøkelsen (Udir) gjennomføres trinn Årlig tema på foreldremøter, elevråd og skolemiljøutvalg Retningslinjer for inspeksjon Avdekking av mobbing og krenkelser i de voksnes daglige møte med elevene. Ansvar for oppfølging Kontaktlærer /rektor Rektor/ Sosiallærer/kontaktlærer Rektor /sosiallærer/ kontaktlærer Rektor/alle ansatte Rektor/inspektør/alle Ansatte Alle ansatte 11) HUSK: Oppgave Ansvar Dokumentasjon 1. Undersøkelser og observasjon. Settes i gang umiddelbart Rektor/sosiallærer /kontaktlærer Meldeskjema Vedlegg 3 2. Samtaler med eleven som opplever seg krenket. For å skaffe informasjon og gi støtte. Skolen skal sikre at elevens egen subjektive opplevelse kommer fram. Rektor/sosiallærer /kontaktlærer Referat 3. Samtaler med foresatte til eleven som opplever seg krenket. Skolen har ansvar for å legge til rette for et godt samarbeid når det gjelder tiltak som kan/bør gjøres. 4. Samtale med eleven som krenker Er det flere som plager, snakkes det med én om gangen. Hensikten med samtalen er å gi beskjed om at slik atferd er uakseptabel og må stoppe umiddelbart. Gjøre avtaler om oppfølging. 5. Samtale med foresatte til krenker Skolen har ansvar for å legge til rette for et godt samarbeid når det gjelder tiltak som kan/bør gjøres. 12 Rektor/sosiallærer /kontaktlærer Rektor/sosiallærer /kontaktlærer Rektor/sosiallærer /kontaktlærer Referat Referat Referat 6. Rektors vurdering etter Rektor Meldeskjema faktainnhenting 7. Hvis enkeltvedtak fattes Rektor Enkeltvedtak 28

29 Rektor fatter enkeltvedtak raskest mulig om elevens rett etter 9a-1 er ivaretatt eller ikke - Begrunnelse om retten er ivaretatt eller ikke - Nevne de faktiske forhold som vedtaket bygger på - Begrunne valg av eventuelle tiltak - Hvordan følge opp og evaluere tiltakene Konklusjonen må komme frem klart og tydelig - Klagerett sikres 8. Hvis enkeltvedtak ikke fattes Eventuelle tiltak må likevel dokumenteres. (Dersom det settes inn tiltak som er inngripende for den eleven det gjelder, både krenker og krenket, må det fattes enkeltvedtak.) 9. Evaluering av tiltak / enkeltvedtak Når tiltakene evalueres, vurderes også behov for nye enkeltvedtak. 10. Sanksjoner Sanksjoner må være i tråd med ordensreglementet. Skolene må dokumentere bruk av sanksjoner. Skolen må vurdere om det skal fattes egne enkeltvedtak hvis sanksjonen er inngripende. 11. Oppfølging Problemsituasjonene følges inntil de opphører helt. Alle involverte elever skal følges opp. Det tar tid å komme over alvorlige krenkelser. Den/de som krenker har også problemer. 12. Dersom krenkende atferd ikke opphører, skal andre eksterne parter inn i saken, for eksempel PPT, familiekontoret, kommunepsykolog, ABUP eller politi. 13. Hvis det er voksne ved skolen som viser krenkende atferd overfor elever kan dette bli en personalsak. Rektor Rektor Rektor/kommunalsjef ( v/ skolebytte) Rektor /kontaktlærer Rektor Rektor Se vedlegg 5 for forslag til mal Referat Referat/ evt. nye enkeltvedtak Referat/ enkeltvedtak Referat Referat Referat 13 29

30 12) Vedlegg og dokumenter På de neste sidene finnes diverse skjemaer til bruk ved saker som omhandler mobbing og krenkende adferd

31 Vedlegg 1 MANDAL KOMMUNE Forslag til hvordan du som forelder ber om tiltak i forhold til Opplæringsloven 9a Til rektor ved: Tiltak for et bedre psykososialt miljø Elevens navn: Klasse: Bakgrunn for hvorfor jeg/vi ber om tiltak Du må først si noe om hvorfor du ber om tiltak. Hva har skjedd? Tiltak Du behøver ikke foreslå tiltak. Hvis du har forslag til hvordan skolemiljøet kan bli bedre for barnet ditt, skriver du hva du mener skolen bør gjøre. Du kan også skrive om tiltakene bør gjelde for en enkelt elev eller for en gruppe elever. Jeg/vi ber skolen treffe et vedtak så snart som mulig. Dato: Underskrift: 15 31

32 Hva sier loven? Opplæringsloven 9a-1 gir alle elever en individuell rett til et godt psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring. Skolen skal sørge for at det psykososiale miljøet fører til at eleven føler trygghet og sosial tilhørighet. Dette følger av opplæringsloven 9a-3 første ledd. Elevens egen oppfatning av det psykososiale miljøet avgjør om elevens rett er oppfylt eller ikke. Skolen har plikt til å oppfylle elevens rett til et godt psykososialt miljø. Rektor har ansvaret for den daglige oppfølgingen av dette. Henstillingen leveres til rektor 16 32

33 Vedlegg 2 VARSLINGSSKJEMA Brukes av skolens personale dersom man har mistanke om krenkende atferd, eller ser krenkende atferd. OBSERVASJON VEDRØRENDE ELEVENES PSYKOSOSIALE SKOLEMILJØ Dato for observasjon: Sted: Elever involvert i hendelsen: (Elevenes navn, klasse) Beskrivelse av hendelsen: (Hva er observert? Mobbing, vold, rasisme, diskriminering, utestengning, annen form for krenkende ord/handling). Annen faktainformasjon: Underskrift og dato: Varslingsskjema leveres til rektor. Videre behandling: Underskrift og dato: (Rektor) 17 33

34 Vedlegg 3 Logg over henstillinger og enkeltvedtak i forhold til Opplæringsloven 9a -3 tredje ledd for skole Dato for henstilling fra foreldre Hva gjelder saken Dato for enkeltvedtak fattet Antall henstillinger skoleåret: Antall enkeltvedtak skoleåret: 18 34