INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer Ebba Farre Roksvold, leder Arne Frivoll, nestleder Tommy Antonsen, medlem Hege Lønning, medlem Trond Birkeland, medlem INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 25. februar 2014 kl , bystyresalen SAKSLISTE: Orientering - Arbeidet mot mobbing i skolene v/ kommunalsjef Erik Tronstad: Planer, rutiner, status og utfordringer på området. Tilstanden på skolene når det gjelder nivå på mobbing, og tiltak som settes i verk. Resultat fra statlige tilsyn på når det gjelder mobbing. SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 SAK 03/14 MØTEPLAN FOR 2014 FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Mandal, 18. februar 2014 Ebba Farre Roksvold Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill på tlf Kopi av innkalling er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no 1 Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 01/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. 2

3 MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 05/13 Dato: , kl Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Trond Birkeland, medlem Gerd Windsland, møtte for Antonsen Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Hege Lønning, medlem Forfall: Tommy Antonsen MØTEBOK Andre til stede: Rådmann Knut Sæther Økonomisjef Wenke Nome Revisjonssjef Irene Loka Ass. Revisjonssjef Lene Rugland Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Agder Sekretariat v/willy Gill Det var ingen merknader til innkalling eller saksliste. SAKSLISTE ORIENTERINGER Rådmannens tilbakemelding etter gjennomført forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser Presentasjon av ny økonomisjef SAK 15/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 16/13 RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL/FORVALTNINGSREVISJON HALSE EIENDOM AS SAK 17/13 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2014 SAK 18/13 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON POLITISKE VEDTAK FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 16/13 Rådmannen, oppfølging på innkjøpsomr. (Rapport, Innkjøpsreglement, Notat) Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1 3

4 Møtebok Mandal kontrollutvalg ORIENTERINGER Rådmannens tilbakemelding etter gjennomført forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser. Rådmannen orienterte om administrasjonens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapporten vedrørende offentlige anskaffelser. Det vises for øvrig til skriftlig tilbakemelding fra rådmannen; se ref. 16/13. Konklusjon: Kontrollutvalget sier seg tilfreds med rådmannens tilbakemelding. Presentasjon av ny økonomisjef. Økonomisjef Wenke Nome presenterte seg og orienterte kort om sitt arbeidsfelt. SAK 15/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møtebok fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 16/13 RAPPORT FRA SELSKAPSKONTROLL/FORVALTNINGSREVISJON HALSE EIENDOM AS Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. 2 4

5 Møtebok Mandal kontrollutvalg 2. Bystyret tar innover seg rapportens anbefalinger når det gjelder kommunens rolle som eier i Halse Eiendom AS og vil ta disse med seg i det videre arbeidet. Bystyret merker seg spesielt følgende anbefalinger fra revisor i rapporten: «Vi anbefaler at eiers styring skjer gjennom generalforsamlingen i samsvar med aksjelovens bestemmelser om styring av selskap.» «Vi anbefaler at bystyret, rådmannen og selskapet er seg bevisst hvilke roller de hver innehar når kommunen legger virksomhet til eget selskap.» 3. Selskapet bes følge opp de konkrete anbefalinger som gjelder selskapet og rapportere til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. september Kontrollutvalget bes om å følge opp rapporten innen utgangen av Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Rapport fra november 2013 Selskapskontroll og forvaltningsrevisjon i Halse Eiendom AS Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har bestilt denne rapporten med bakgrunn i vedtatt plan for selskapskontroll og anmodning fra rådmannen om å å gjennomføre forvaltningsrevisjon av prosessen rundt bygging av Buen kulturhus. Formål. Hovedformålet med selskapskontrollen har vært å vurdere eierens oppfølging av eierskapet i Halse Eiendom AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Når det gjelder forvaltningsrevisjonen har formålet vært å vurdere om selskapet leverte i henhold til bestilling fra bystyret når det gjelder nytt kulturhus. Problemstillinger. Selskapskontrollen har tatt sikte på å besvare følgende hovedproblemstillinger: 1. Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser, og er rutinene gode nok? 2. Blir rutinene fulgt? 3. Utøves kommunenes eierinteresser i samsvar med bystyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? 4. Har selskapet levert i henhold til bestilling fra bystyret mht. nytt kulturhus? Funn. Kort oppsummert kan vi si at Kommunerevisjonen Vest har gjort følgende funn ved gjennomføringen av prosjektet: Problemstilling 1: Mandal kommune har etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser og disse synes å være tilstrekkelig for kommunens eierstyring. 3 5

6 Møtebok Mandal kontrollutvalg Problemstilling 2: Noen av prinsippene i eierskapsmeldingen følges ikke tilfredsstillende opp verken i selskapet eller i kommunen. For selskapet gjelder det: - Manglende utarbeidelse av etiske regler for selskapet - Styret gjennomfører ikke en egenevaluering - Styret har ikke signert protokollene fra flere møter - Eiermøte er ikke avholdt årlig - Sakslisten til generalforsamlingen sendes ikke til kontrollutvalg og kommunens revisor - Flere saker er direkte fremlagt for bystyret uten å være behandlet i generalforsamlingen først For kommunen gjelder det: - Mandal kommunens eiersynspunkter er ikke fremmet gjennom generalforsamlingen i alle saker - Innkalling til generalforsamling er ikke blitt fremlagt for bystyret i alle tilfeller Problemstilling 3: Rapporten peker på noen avvik; - Bystyrets oppfordring mht. å registrere styremedlemskapet i styrevervregisteret ikke er fulgt - Mandal kommunes eiersynspunkter er flere ganger fremmet i bystyresaker, og ikke gjennom generalforsamlingen som rette organ - Styreprotokoller oppbevares eksternt hos konsulent Problemstilling 4: Det ble formulert følgende tre underproblemstillinger for å besvare spørsmålet om selskapet har levert i henhold til bestilling fra bystyret mht. nytt kulturhus: 1. Har Mandal kommune som eier satt klare mål i forbindelse med nytt kulturhus? 2. Hvordan har kommunikasjonen fungert mellom eier og selskap? 3. Er prosjektet gjennomført innenfor de økonomiske rammene og forutsetningene? Revisor konkluderer som følger på underproblemstillingene: 1. Eier har satt mål for selskapet i forbindelse med bygging av nytt kulturhus 2. Det har vært tett kontakt mellom selskapet, rådmannen og bystyret gjennom prosessen, men revisor registrerer at saker er gått direkte fra styret via rådmannen til bystyret, og ikke gjennom generalforsamlingen som er selskapets øverste formelle eierorgan To saker som er framlagt for bystyret er utredet i fellesskap av representant fra Halse Eiendom AS og rådmannen med fare for rolleblanding pulverisering av ansvar. 3. Etter revisors mening ble det fra styret framlagt et investeringsprosjekt i samsvar med den investeringsrammen og planlagte finansiering som tidligere var gitt. Det fremkommer i saken til bystyret hvilke forutsetninger som ligger til grunn for prosjektet og finansieringen. Revisor peker likevel på at økonomiske konsekvenser for kommunens budsjett ikke er utredet tilstrekkelig. Anbefalinger. Revisor kommer med følgende anbefalinger med utgangspunkt i de funn som er gjort gjennomført eierskapskontroll og forvaltningsrevisjon: 4 6

7 Møtebok Mandal kontrollutvalg Revisor anbefaler at eier og selskap følger opp overordnede prinsipper gitt av bystyret i vedtatt eierskapsmelding Innkalling til generalforsamling anbefales sendt til kontrollutvalg og kommunens revisor Vi anbefaler at styret sørger for tilfredsstillende oppbevaring av protokoller og evt. andre dokumenter som oppbevares hos konsulent når avtalen opphører Vi anbefaler styret å sikre at styreprotokollene signeres i samsvar med aksjeloven 6-29 Vi anbefaler at styreinstruksen angir nærmere hvilke saker som skal behandles i generalforsamlingen, og i hvilke tilfeller generalforsamlingen skal informeres Vi anbefaler at eiers styring skjer gjennom generalforsamlingen i samsvar med aksjelovens bestemmelser om styring av selskaper. Vi anbefaler at bystyret, rådmannen og selskapet er seg bevisst hvilke roller de hver innehar når kommunen legger virksomhet til eget selskap. Revisor vil være tilstede i møtet for å presentere rapporten. Vurderinger: Hovedhensikten med gjennomføring av selskapskontroll og forvaltningsrevisjon er å gi grunnlag for forbedring. Den foreliggende rapporten viser at det på noen områder er potensiale for forbedringer. Noen av anbefalingene gjelder for kommunen som eier, mens andre anbefalinger gjelder for selskapet. Hvordan kommunen vil følge opp de anbefalingene som gjelder kommunen som eier, overlates til bystyret å bestemme. Det anbefales at det skjer en oppfølging av denne rapporten etter at selskapet og kommunen som eier har fått anledning til å følge opp anbefalingene. Forslag til innstilling: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. 2. Bystyret tar innover seg rapportens anbefalinger når det gjelder kommunens rolle som eier i Halse Eiendom AS og vil ta disse med seg i det videre arbeidet. 3. Selskapet bes følge opp de konkrete anbefalinger som gjelder selskapet. 4. Kontrollutvalget bes om å følge opp rapporten innen utgangen av

8 Møtebok Mandal kontrollutvalg SAK 17/13 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2014 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget planlegger å avholde følgende møter første halvår 2014: Møtenummer Møtedato Spesielle saker Orienteringer Orientering Mobbing Årsregnskap Møtene avholdes fra kl Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Det legges med dette frem forslag til møteplan for kontrollutvalget for I forslaget er det lagt opp til 5 møter fordelt på tre møter om våren og to møter om høsten. Avhengig av saksmengde og tidsfrister kan det bli aktuelt å avlyse møter eller avholde ekstramøter. Dersom kontrollutvalget allerede nå vet om aktuelle tema for orienteringer, kan disse også legges inn i møteplanen. Det samme gjelder spesielle saker. I forslaget er tirsdag kl beholdt som fast møtedag/tidspunkt. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget planlegger å avholde følgende møter i 2014: Møtenummer Møtedato Spesielle saker Orienteringer 6 8

9 Møtebok Mandal kontrollutvalg SAK 18/13 PROSJEKTPLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON POLITISKE VEDTAK Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Forslag til prosjektplan godkjennes Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til prosjektplan datert Bakgrunn for saken: Forvaltningsrevisor vil presentere prosjektplanen i møtet. Revisjonen foreslår følgende problemstillinger for prosjektet: Har Mandal kommune etablert et system og rutiner for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak? Blir utvalgte politiske vedtak iverksatt? Når det gjelder avgrensning av prosjektet, kriterier, metode, ressurser og tidsplan vises til prosjektplanen og til revisors presentasjon. Forslag til vedtak: 1. Forslag til prosjektplan godkjennes FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 16/13 Rådmannen, oppfølging på innkjøpsomr. (Brev, Rapport, Innkjøpsreglement, Notat) Konklusjon: Referatet ble tatt til etterretning, jf. orientering fra rådmannen. 7 9

10 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 02/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2013 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som inneholder informasjon om kontrollutvalgets oppgaver og arbeidet som er utført i Forslag til vedtak: 1. Forslag til årsmelding for 2013 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. 10

11 Mandal kommune Kontrollutvalgets årsmelding 2013 Forslag Agder Sekretariat 11

12 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Innledning Kommunestyret har det øverste tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget er et sentralt hjelpeorgan for kommunestyret, og skal utøve sitt arbeid ihht. kommuneloven og forskrift for kontrollutvalg. Kontrollutvalget rapporterer om sin virksomhet til kommunestyret. Kontrollutvalgets oppgaver I forskriften om kontrollutvalg 4 heter det: Kontrollutvalget skal føre det løpende tilsyn med den kommunale eller fylkeskommunale forvaltningen på vegne av kommunestyret eller fylkestinget, herunder påse at kommunen eller fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Utvalget kan ikke overprøve politiske prioriteringer som er foretatt av kommunens eller fylkeskommunens folkevalgte organer. Kontrollutvalget skal påse at: kommunens regnskap blir revidert på en betryggende måte det blir gjennomført forvaltningsrevisjon og gitt fullmakt til kommunerevisjonen om å gjennomføre forvaltningsrevisjon innenfor tildelte budsjettrammer det blir gjennomført selskapskontroll resultatene av sitt arbeid blir rapportert til kommunestyret administrasjonens oppfølging av revisjonsmerknader blir rapportert til kommunestyret Kontrollutvalget kan hos kommunen, uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal se etter at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Mandal kommune har benyttet samme revisjon i mange år, og kontrollutvalget mener at det er en forsvarlig revisjonsordning. Ansvarlig revisor har som foreskrevet fremlagt uavhengighetserklæring regnskapet. Kommuneregnskapet for 2012 ble behandlet i kontrollutvalget 7. mai 2013, sak 09/13. Administrasjonen v/ økonomisjef og regnskapsansvarlig presenterte årsregnskap/årsberetning. Kontrollutvalget avgav følgende uttalelse til bystyret om regnskapet: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet Mandal kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet og årsberetningen forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. Agder Sekretariat 2 12

13 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Kontrollutvalget deler revisors bekymring for svekket likviditet og for økningen i lånegjelden som medfører økte rente- og avdragsutgifter. For øvrig støtter kontrollutvalget opp om revisors anbefalinger om rutinegjennomgang knyttet til budsjettregulering av avvik i drift og investering. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter for øvrig, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 15. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Mandal kommunes årsregnskap for I samme møte, sak 08/13 ble også årsregnskapet for 2012 for Mandal Havn KF behandlet. Havnefogd presenterte regnskap/årsberetning. Kontrollutvalget avgav følgende uttalelse til bystyret om havneregnskapet: Uttalelse fra kontrollutvalget til bystyret: Kontrollutvalget har behandlet regnskapet til Mandal Havn KF for Sammen med årsregnskap og årsberetning fra foretaket, forelå revisjonsberetning fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget mener at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 8. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til årsregnskapet for 2012 for Mandal Havn KF. Kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon Det er kontrollutvalget som etter kommunelovens bestemmelser har ansvaret for at det utføres forvaltningsrevisjon i kommunen. Dette fremgår av 77 nr. 4 som har følgende ordlyd: Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon.) Kapittel 5 i forskrift om kontrollutvalg inneholder utfyllende bestemmelser om kontrollutvalgets oppgaver ved forvaltningsrevisjon. Ifølge forskriftens 10 skal kontrollutvalget minst en gang i valgperioden utarbeide en plan for gjennomføring av Agder Sekretariat 3 13

14 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 forvaltningsrevisjon. Resultatet av gjennomført forvaltningsrevisjon skal rapporteres til kommunestyret (jf. forskriftens 12). Plan for forvaltningsrevisjon Agder Sekretariat utarbeidet forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden med grunnlag i en Overordnet analyse som Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS hadde gjennomført etter bestilling fra kontrollutvalget. Følgende plan ble vedtatt av bystyret etter innstilling fra kontrollutvalget: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse 1 1 Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak. 2 9 Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å undersøke kommunens arbeid med mobbing i skolene Aktuelt for forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å se på kommunens flyktningtjeneste. 4 3 Se på hvordan ansvarsfordeling mellom rådmann, kommunalsjefer og enhetsledere er definert, samt hvordan ansvarsfordelingen fungerer i praksis Aktuelt forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være undersøke kommunens arbeid med å nå målsettinger satt i Eldreplan 2020 for helse- og omsorgssektoren Det kan være aktuelt å gjennomføre et forvaltningsrevisjonsprosjekt for å evaluere barneverntjenesten etter omorganiseringen. Gjennomført forvaltningsrevisjon i FR Offentlige anskaffelser: Rapport fra forvaltningsrevisjonsprosjektet Offentlige anskaffelser ble ferdig ved slutten av 2012, og ble behandlet i kontrollutvalget Utvalget vedtok følgende innstilling: 1. Bystyret ser alvorlig på de uregelmessigheter og mangler som er avdekket i rapporten og ber rådmannen umiddelbart følge opp rapportens anbefalinger med nødvendige tiltak. 2. Bystyret ser særlig alvorlig på at ansvarsfordelingen har vært uklar og på at konkurransemomentet i svært liten grad har vært ivaretatt. 3. Bystyret ber rådmannen gi en foreløpig tilbakemelding til kontrollutvalgets møte 7. mai og en skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak på området innen 3. desember Etter bystyrets behandling av saken, ble kontrollutvalget bedt om å vurdere sammenhengen med sak fra kontrollutvalget i Utvalget vurderte denne sammenhengen i møte og fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget registrerer at utvalget ved behandling av sak 02/13 forvaltningsrevisjonsrapport offentlige anskaffelser, ikke var informert om sak 69/04, Agder Sekretariat 4 14

15 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 daværende kontrollutvalgs rapport vedrørende rutiner knyttet til byggeprosjekter. Dersom utvalget hadde vært kjent med at kommunens byggeprosjektrutiner også var gjenstand for kritikk i 2004, hadde utvalget hatt muligheten til å vurdere sak 02/13 i lys av den foregående saken. Av rådmannens redegjørelse til bystyret fremgår følgende: Parallelt med kontrollutvalgets arbeid med rapporten, har det vært arbeidet med å forbedre rutiner og prosedyrer for byggeprosjekter i Mandal kommune. Dette arbeidet har foregått med innspill og kommentarer fra kontrollutvalget. Rådmannen er tilfreds med at kontrollutvalget konstaterer at byggeprosjekter i fremtiden vil være forsvarlig ivaretatt gjennom disse prosedyrene. (understrekning fra kontrollutvalget) Kontrollutvalget konstaterer med sterk beklagelse at så ikke har skjedd. Å fastslå samtlige årsaker i dag til at kommunen etter 2004 ikke har maktet å følge opp lov om offentlige anskaffelser til tross for innskjerpingen, antas å være meget ressurskrevende. I tillegg anses det lite hensiktsmessig, bl.a. fordi mesteparten av den daværende kommunale ledelse i mellomtiden har blitt skiftet ut. Ut fra de foreliggende opplysninger synes det imidlertid som om hovedproblemet i 2004-saken var mangel på skriftlighet i rutinene. Dette var rettet opp i 2013-saken, hvor hovedproblemet synes å være manglende respekt for regelverket, særlig med hensyn til konkurranseutsetting. Kontrollutvalget foreslår at bystyret tar saken til etterretning. FR Oppfølging av politiske vedtak: Kontrollutvalget bestilte gjennomføring av prosjektet «Oppfølging av politiske vedtak - se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak». På bakgrunn av omfattende arbeid med gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i Halse Eiendom AS, ble ikke prosjektplan lagt frem og godkjent før Prosjektet forventes sluttført i løpet av første halvår FR Forundersøkelse sedumtak kulturhus: Kommunerevisjonen gjennomførte en forundersøkelse knyttet til anskaffelse av sedumtak på kulturhuset Buen. Rapporten avdekket ikke kritikkverdige forhold. Kontrollutvalget vedtok å avslutte saken uten videre undersøkelser. SK/FR Halse Eiendom AS: Omtale av dette prosjektet følger i neste kapittel om selskapskontroll. For øvrig vises til det informasjon om orienteringer til kontrollutvalget gjennom året, se slutten av årsmeldingen. Kontrollutvalget er klar over at det ikke er ressurser til å gjennomføre alle prosjektene i plan for forvaltningsrevisjon. Derfor er utvalget bevisst på å be om å få orienteringer fra administrasjonen på de områder som man ikke kan prioritere. Agder Sekretariat 5 15

16 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Kontrollutvalgets oppgaver ved selskapskontroll Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra , er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommunelovens 77, nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll) og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av plan for selskapskontroll, som skal vedtas av kommunestyret. Gjennomført selskapskontroll i Plan for selskapskontroll ble behandlet av kontrollutvalget i møte Selskapskontroll med forvaltningsrevisjon i Halse Eiendom AS ble et omfattende og krevende prosjekt. Rapport ble fremlagt for kontrollutvalget og utvalget vedtok følgende innstilling til bystyret: 1. Bystyret tar rapporten til etterretning. 2. Bystyret tar innover seg rapportens anbefalinger når det gjelder kommunens rolle som eier i Halse Eiendom AS og vil ta disse med seg i det videre arbeidet. Bystyret merker seg spesielt følgende anbefalinger fra revisor i rapporten: «Vi anbefaler at eiers styring skjer gjennom generalforsamlingen i samsvar med aksjelovens bestemmelser om styring av selskap.» «Vi anbefaler at bystyret, rådmannen og selskapet er seg bevisst hvilke roller de hver innehar når kommunen legger virksomhet til eget selskap.» 3. Selskapet bes følge opp de konkrete anbefalinger som gjelder selskapet og rapportere til kontrollutvalget om gjennomførte tiltak innen 1. september Kontrollutvalget bes om å følge opp rapporten innen utgangen av Øvrige undersøkelser Etter oppdrag for bystyret har kontrollutvalget i 2012 arbeidet med sak angående utviklingen i lånegjelden for Mandal kommune. Denne saken ble avsluttet fra kontrollutvalgets side Utvalget fattet da et omfattende vedtak med følgende konklusjon: Konklusjon: Den økonomiske situasjonen som kommunen nå befinner seg i, synes i stor grad å ha sammenheng med lovlig fattede investeringsvedtak av Mandal bystyre i årene Bystyret har et selvstendig ansvar for disse vedtakene. I rammesakene for 2010 og 2011 har Rådmannen kommet med generelt formede advarsler/råd til bystyret om en anstrengt gjeldssituasjon. Imidlertid har Rådmannen i sine innstillinger anbefalt samtlige kjøp uten å vise til sine kommentarer i den forutgående rammesaken. Dette anses uheldig idet bystyret dermed ikke fikk noen konkret påminnelse i den enkelte sak om mulige konsekvenser av investeringsvedtakene. Saken ble deretter oversendt bystyret. Agder Sekretariat 6 16

17 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Kontrollutvalgets medlemmer Mandal kontrollutvalg hadde følgende faste medlemmer første halvår 2013: Åse Lill Kimestad, leder Idar Tronstad, medlem Trond Birkeland, medlem Ebba Farre Roksvold, nestleder Jim Toft, medlem Mandal kontrollutvalg hadde følgende faste medlemmer andre halvår 2013: Ebba Farre Roksvold, leder Arne Torbjørn Frivoll, nestleder Tommy Antonsen, medlem Trond Birkeland, medlem Hege Lønning, medlem Møter, saker og orienteringer I løpet av 2013 har det vært avholdt fem møter. Utvalget har behandlet 18 saker. I tillegg kommer referatsaker og orienteringer. Kontrollutvalget har fått følgende orienteringer i løpet av 2013: : Barnevern Sør v/ barnevernleder Jan Terje Einarsmo Tema: Orientering av tjenesten, faglige satsingsfelt og økonomi : Årsregnskap/årsberetning 2012 v/ økonomisjef og regnskapsansvarlig Årsregnskap/årsberetning Mandal Havn KF 2012 v/ havnefogd Tiltak offentlige anskaffelser v/ økonomisjef : Rådmannens tilbakemelding etter gjennomført forvaltningsrevisjon offentlige anskaffelser Ressurser til kontroll og tilsyn Etter kontrollutvalgets forskrift 18 skal kontrollutvalget legge frem forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen. Kontrollutvalget behandlet forslag til budsjett for Kontroll og Tilsyn i sitt møte den og oversendte det til kommunen. Kontrollutvalget opplever at det stilles nødvendige midler til rådighet for kontroll og tilsyn. Sekretær for kontrollutvalget Kontrollutvalgene i Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle og Åseral har felles sekretariat gjennom Agder Sekretariat, som er et selskap dannet etter 27 i kommuneloven. Selskapet har 2 ansatte. Agder Sekretariat 7 17

18 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Mandal kommune Sak 03/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 03/14 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2014 Vedlegg: Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget behandlet denne saken i forrige møte Det ble da lagt inn 3 møter for våren 2014; 25. februar, 6. mai og 10. juni. Møtetidspunkt ble endret fra kl til kl Det vil være en fordel å fastsette også høstens møter allerede nå. Mitt forslag til møtedatoer for høsten er: 14. oktober og 2. desember. Møtenummer Møtedato Spesielle saker Orienteringer Orientering Mobbing Årsregnskap (kommune + havn) FR Politiske vedtak Budsjett Oppfølging SK/FR Halse Eiendom AS For øvrig vil det være fornuftig å planlegge orienteringer for møtene fremover. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget vedtar forslag til møteplan for