MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK

Transkript

1 MANDAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Møte nr. 03/16 Dato: , kl Sted: Rådhuset, bystyresalen Tilstede: Ebba Farre Roksvold, leder Idar Tronstad, nestleder Hege Lønning, medlem Siril Follerås Engedal, medlem Rune Engeset, medlem MØTEBOK Andre til stede: (hele eller deler av møtet) Kommunerevisjonen v/ Irene Loka. Agder Sekretariat v/willy Gill Forfall: SAKSLISTE: SAK 07/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2015 utsatt fra forrige møte SAK 12/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 13/16 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON STYRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER SAK 14/16 FINANSFORVALTNINGEN REVISORUTTALELSE FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 07/16 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Ref. 08/16 Rådmannen, tilbakemelding varsel om kritikkverdige forhold Ref. 09/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Underskrift Ebba Farre Roksvold Leder Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor 1

2 SAK 07/16 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. 3. Utvalget anbefaler at leder orienterer bystyret om årsmeldingen i neste møte. Forslag til årsmelding for 2015 Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget. Jeg har utarbeidet et forslag til årsmelding som er basert på tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2015 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes bystyret til orientering. SAK 12/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA MØTE Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. Forslag til møtebok fra møte

3 Forslag til møtebok fra legges frem for godkjenning. 1. Møteboken fra godkjennes. 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteboken. SAK 13/16 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON STYRING AV INVESTERINGSPROSJEKTER I MANDAL KOMMUNE Revisjonssjef presenterte prosjektplanen med vekt på gjennomgang av foreslåtte problemstillinger. Disse ble gjennomgått og diskutert. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan datert og ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet i tråd med denne. Forslag til prosjektplan datert I møte den bestilte kontrollutvalget en prosjektplan med beskrivelse av hvordan dette prosjektet kan gjennomføres. Forslag til prosjektplan foreligger nå og den inneholder blant annet forslag til problemstillinger. Kontrollutvalget må ta stilling til om de foreslåtte problemstillinger er egnet til å gi svar på de spørsmål man ønsker svar på. Prosjektplanen inneholder en fyldig beskrivelse av prinsipper for prosjektstyring. Utover dette beskriver også prosjektplanen valg av metode, samt planlagt ressursbruk og tidsplan. Det tas sikte på at endelig rapport fra prosjektet foreligger i løpet av året. Revisjonssjef vil orientere kontrollutvalget nærmere om innholdet i prosjektplanen i møtet. Kontrollutvalget godkjenner prosjektplan datert og ber Kommunerevisjonen Vest om å gjennomføre forvaltningsrevisjonsprosjektet i tråd med denne. 3

4 SAK 14/16 FINANSFORVALTNINGEN 2015 REVISORUTTALELSE Kontrollutvalget tar revisors attestasjonsuttalelse om rådmannens finansforvaltning i 2015 til orientering. Attestasjonsuttalelse fra revisor til rådmannens finansforvaltning datert Bakgrunn: Revisors attestasjonsuttalelse er sendt til kontrollutvalget med kopi til rådmannen. Revisjonen har kontrollert rådmannens etterlevelse av forskrift, reglement og rutiner for finansforvaltningen i Mandal kommune i Rådmannen er ansvarlig for at finansforvaltningen gjennomføres i henhold til finansreglement fastsatt i samsvar med lov og forskrift, samt etablerte rutiner for finansforvaltningen. Revisjonens oppgave er å avgi en uttalelse om rådmannens finansforvaltning. Attestasjonsoppdraget er utført i samsvar med internasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE 3000). Revisors konklusjon er at rådmannen i det alt vesentlige har etterlevd forskrift om kommuners og fylkeskommuners finansforvaltning, samt kommunens vedtatte finansreglement og rutiner. Det vises for øvrig til attestasjonsuttalelsen som følger vedlagt. Vurderinger: I og med at revisjonen ikke har merknader til rådmannens finansforvaltning, anbefaler jeg kontrollutvalget å ta attestasjonsuttalelsen til orientering. Kontrollutvalget tar revisors attestasjonsuttalelse om rådmannens finansforvaltning i 2015 til orientering. FASTE POSTER: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Møteplan 2. halvår

5 Møtedato Orienteringer Saker Integrering/flyktningarbeid Plan for forvaltningsrevisjon, Budsjett Helse/omsorg Forvaltningsrevisjon Prosjektstyring EVENTUELT REFERATER Ref. 07/16 Agder Sekretariat, protokoll fra styremøte Ref. 08/16 Rådmannen, tilbakemelding varsel om kritikkverdige forhold Ref. 09/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Konklusjon: Ref. 08/16: Kontrollutvalget ønsker at rådmannen i neste møte orienterer utvalget om hva saken gjaldt og hvilken konklusjon som ble trukket. Ref. 7/16 og 9/16: Referatene ble tatt til orientering. 5