ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK

Transkript

1 Møte nr. 06/17 Dato: kl Sted: Rådhuset, Monn ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Inger Lise Austrud, leiar Thomas Repstad, medlem Toralf Tveit, møtte for Skeibrok Andre til stede: (Hele eller deler av møtet) Administrasjonen v/ Astrid Marie Engeli, Kjell Gunnar Olsen Agder Sekretariat: Willy Gill Forfall: Alexander Skeibrok, nestleiar Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 15/17 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 16/17 SLUTTRAPPORT VA LJOSLAND UTTALELSE FRA KONTROLLUTVALGET, NY BEHANDLING II SAK 17/17 RÅDMANNENS FINANSFORVALTNING 2016, REVISORS ATTESTASJONSUTTALELSE, NY BEHANDLING SAK 18/17 KONTROLLUTVALGETS ÅRSPLAN 2018 SAK 19/17 FORVALTNINGSREVISJON/SELSKAPSKONTROLL DRØFTING/BESTILLING FASTE POSTER Nytt fra revisor: Status/fremdriftsplan forvaltningsrevisjonsprosjekt Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Tilsyn med arkivordningen i Åseral kommune, rapport og oppfølging UNDERSKRIFT Inger Lise Austrud Leiar Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

2 SAK 15/17 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 16/17 SLUTTRAPPORT VA ANLEGG LJOSLAND VEST AUST, UTTALELSE FRA KONTROLLUTVALGET NY BEHANDLING II Administrasjonen svarte på spørsmål frå utvalet. Kontrollutvalet fattet følgande vedtak: Kontrollutvalets uttale til kommunestyret vedr. investeringsprosjektet VA anlegg Ljosland vest-aust: Kontrollutvalet har fått oversendt sluttrapport for prosjektet til handsaming. Saka har blitt handsama på fleire møter i kontrollutvalet hausten Kontrollutvalet viser til revisors uttale av Revisor har gjennomgått sluttregnskapet og kontrollert følgende: 1. At utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet 2. Det er samsvar mellom prosjektregnskapet og kommunens regnskap 3. Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett 2

3 Revisors konklusjon er som følger: Vedrørende pkt. 1 og 2: Ingen merknader Vedrørende pkt. 3: Sluttregnskapet er i all hovedsak avsluttet i samsvar med kommunens opprinnelige vedtatte kostnadsramme samt de årlige budsjettjusteringene. Regnskapet viser en overskridelse på kr i forhold til budsjett. Utvalet har bedt om tilleggsopplysningar frå administrasjonen og ein har motteke to tilleggsnotat i saka. Kontrollutvalet meiner at sluttrapporten med tilleggsnotater gjev naudsynt grunnlag for kommunestyret til å ta stilling til saka. Av rapporten framgår det tydeleg at dette har vore eit utfordrande prosjekt. Som følge av erfaringane frå prosjektet er det utarbeida «Retningslinjer for rolle, ansvar og arbeidsoppgaver i kommunale byggeprosjekt». Kontrollutvalet vil særleg påpeike følgande ovanfor kommunestyret: I rapportens kapittel 6, Oppsummering Kva kan vi lære? fremkommer det forhold som kommunestyret bør drøfte, herunder: I 6.1 er det detaljert beskrevet svakheter i prosessen, blant anna følgande: «Kunnskapen om at finansiering av hovudanlegg internt i felta mangla fantes då vedtaket blei gjort. Likevel blei vedtaket fatta med denne urette føresetnaden lagt til grunn. Altså har ein ikke lukkast med å bygge vedtaket på eit best mogleg avgjerdsgrunnlag sjølv om kunnskapen fantes». «Slik kan saka vera ei påminning om kor viktig det er at rådmannen maktar å stå mot politisk press» Investeringssaka og KOU si handsaming av finansieringa av arbeida blei begge sendt til kommunestyret etter fristen for utsending som tilleggssak» «Vi har ikkje vore dyktige nok til å skape god kontakt med aktuelle grunneigarar i forkant og undervegs i prosessen» Kontrollutvalet antar at kommunestyret vil drøfte desse forholda. For øvrig vil kontrollutvalet peike på misforholdet mellom opprinneleg takst og rettslig skjønn for kompensasjon til grunneigarar. Kontrollutvalet ser alvorleg på at kommunen ikkje har klart å skape naudsynt kontakt og samarbeid med berørte grunneigarar. Kontrollutvalet vil til slutt peike på at det er viktig å foreta naudsynte vurderingar omkring kven som representerer kommunen i slike prosjekt. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill 3

4 Nye vedlegg: Særutskrift sak 12/17 Tilleggsnotat I Tilleggsnotat II Nye saksopplysninger til møtet : Administrasjonen har oversendt tilleggsnotat II som svar på kontrollutvalgets vedtak av Spesifikasjon av nybygg/anlegg fordelt på leverandør vil bli fremlagt på møtet etter avtale med sekretær/leder. Kontrollutvalgets behandling : Kommunalsjef opplyste at det i tilleggsnotatet ved en feil ikke er orientert om spesifikasjon av nybygg/anlegg fordelt på leverandør. Kommunalsjef orienterte og svarte på spørsmål. Kontrollutvalget ber om at administrasjonen oppdaterer tilleggsnotatet med spesifikasjon av nybygg/anlegg fordelt på leverandør. I forhold til pkt. 4 i tilleggsnotatet ønsker kontrollutvalget en beskrivelse av tiltak utført i kommunal regi på det enkelte bruk i tillegg til økonomisk kompensasjon som er gitt, samt at oversikt over kompensasjon til grunneiere oppdateres med opprinnelig takst for de berørte bruk. Kontrollutvalget ber om å få oversendt oppdatert tilleggsnotat innen 6. november, slik at saken kan sluttbehandles av utvalget i planlagt møte 22. november. Nye Saksopplysninger til møtet : Kontrollutvalget fattet følgende vedtak ved behandling av saken i møte den : 1. Kontrollutvalget ønsker et bredere grunnlag for å avgi uttalelse til kommunestyret angående sluttrapport VA anlegg Ljosland vest-aust. Saken utsettes. 2. Kontrollutvalget ønsker at rapporten oppdateres på følgende punkter: - Opprinnelig budsjett og finansiering av prosjektet - Samlet prosjektregnskap og prosjektbudsjett - Spesifikasjon av juridisk bistand, konsulentbistand og nybygg/anlegg fordelt på leverandør - Oppstilling av kompensasjon til grunneiere, både av økonomisk art og praktisk arbeid fordelt på den enkelte grunneier (evt. pr. gnr/bnr) - Nærmere beskrivelse av læringen etter prosjektet, jf. retningslinjer for ansvar og roller vedtatt i Beskrivelse av hvordan kompensasjon fra Agder Energi på kr. 4 mill. skal håndteres - Beskrivelse av kommunestyrets behandlinger av prosjektet gjennom årene og hva som ligger i disse vedtakene, herunder budsjettmessige konsekvenser. - Entreprenørevaluering ønskes vedlagt rapporten - Nærmere beskrivelse av valg av entrepriseform og valg av entreprenør 3. Det bes om at oppdatert rapport oversendes kontrollutvalget innen 1. september. Tilleggsnotatet fra administrasjonen, samt evalueringsskjema ble oversendt til sekretariatet Denne dokumentasjonen gir informasjon om etterspurte forhold. 4

5 Vurderinger: Kontrollutvalget bes utforme sin uttalelse til sluttrapporten i møtet. Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret vedr. sluttrapport VA Anlegg Ljosland Vest-Aust: Kontrollutvalgets behandling : Kommunalsjef og økonomisjef presenterte sluttrapporten og svarte på spørsmål. Revisor presenterte innholdet i revisjonsrapporten. Utvalget drøftet saken. 1. Kontrollutvalget ønsker et bredere grunnlag for å avgi uttalelse til kommunestyret angående sluttrapport VA anlegg Ljosland vest-aust. Saken utsettes. 2. Kontrollutvalget ønsker at rapporten oppdateres på følgende punkter: - Opprinnelig budsjett og finansiering av prosjektet - Samlet prosjektregnskap og prosjektbudsjett - Spesifikasjon av juridisk bistand, konsulentbistand og nybygg/anlegg fordelt på leverandør - Oppstilling av kompensasjon til grunneiere, både av økonomisk art og praktisk arbeid fordelt på den enkelte grunneier (evt. pr. gnr/bnr) - Nærmere beskrivelse av læringen etter prosjektet, jf. retningslinjer for ansvar og roller vedtatt i Beskrivelse av hvordan kompensasjon fra Agder Energi på kr. 4 mill. skal håndteres - Beskrivelse av kommunestyrets behandlinger av prosjektet gjennom årene og hva som ligger i disse vedtakene, herunder budsjettmessige konsekvenser. - Entreprenørevaluering ønskes vedlagt rapporten - Nærmere beskrivelse av valg av entrepriseform og valg av entreprenør 3. Det bes om at oppdatert rapport oversendes kontrollutvalget innen 1. september. Vedlegg: 1. Sluttrapport VA anlegg Ljosland vest-aust 2. Revisjonsrapport datert vedrørende sluttregnskap VA anlegg Ljosland Bakgrunn for saken: Administrasjonen har fremlagt sluttrapport for prosjektet VA anlegg Ljosland vest-aust. Sluttrapporten gir en oppsummering av planlegging og gjennomføring av tiltaket. Det fremgår av rapporten at anlegget formelt ble overtatt av kommunen i desember Etterarbeid og juridiske prosesser har dratt ut i tid og derfor har ikke sluttrapporten fra utbyggingen kommet før nå. 5

6 Rapporten beskriver ellers grundig utfordringene som har vært i prosjektet og hvilken lærdom som kan trekkes av disse. Regnskapet for prosjektet viser en totalkostnad på kr , mot opprinnelig kostnadsramme på kr Det er gjennomført budsjettjusteringer underveis i prosjektet. Regnskapet viser en overskridelse på kr i forhold til budsjettet. Revisor har gjennomgått sluttregnskapet og kontrollert følgende: 1. At utgifter og inntekter bokført på prosjektet vedrører det aktuelle prosjektet 2. Det er samsvar mellom prosjektregnskapet og kommunens regnskap 3. Sluttregnskapet er avsluttet i samsvar med kommunestyrets vedtak om budsjett Revisors konklusjon er som følger: Vedrørende pkt. 1 og 2: Ingen merknader Vedrørende pkt. 3: Sluttregnskapet er i all hovedsak avsluttet i samsvar med kommunens opprinnelige vedtatte kostnadsramme samt de årlige budsjettjusteringene. Regnskapet viser en overskridelse på kr i forhold til budsjett. I e-post til kommunen kommenterer revisor at hun savner endelig budsjettall i rapporten, både på inntekts- og utgiftssiden. Revisor har forholdt seg til at endelig budsjett inkl. alle justeringer er kr mill. Administrasjonen vil presentere rapporten for kontrollutvalget i møtet. Revisor vil også være tilstede for å kommentere saken. Vurderinger: På bakgrunn av sluttrapporten, revisors brev og presentasjonen av rapporten i møtet, skal kontrollutvalget avgi uttalelse til kommunestyret i saken. Kontrollutvalgets uttalelse til kommunestyret vedr. investeringsprosjektet VA anlegg Ljosland vest-aust: SAK 17/17 RAPPORT OM KOMMUNENS FINANSFORVALTNING Rådmannens redegjørelse ble fremlagt og presentert for kontrollutvalet i møtet. Kontrollutvalet tar rådmannens redegjørelse til etterretning. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Nye saksopplysninger til møtet : Kontrollutvalget fattet følgende vedtak i saken ved førstegangsbehandlingen : 6

7 Revisjonen har gjennom flere år gjennomgått rådmannens finansforvaltning etter bestilling fra kontrollutvalget. Hensikten med gjennomgangen er å kontrollere om finansforvaltningen er i samsvar med forskrift om finansforvaltning og lokalt reglement vedtatt av kommunestyret. Kommunerevisjonen gjennomgikk som uavhengig instans i 2014 forslag til administrative rutiner for finansforvaltningen. Merknadene som ble gitt fra revisjonen da ble ikke hensyntatt da rutinene ble fastsatt Kontrollutvalget ber om rådmannens vurdering og begrunnelse for hvordan merknader i uttalelsen fra uavhengig instans er tatt til følge. Revisor har hvert år hatt merknader til rådmannens finansforvaltning. Kontrollutvalget forventer at revisors merknader til rådmannens finansforvaltning følges bedre opp. Kontrollutvalget ber om skriftlig tilbakemelding fra rådmannen på hver enkelt merknad fra revisor gitt i brev av Frist for tilbakemelding til kontrollutvalget settes til 6. november. Administrasjonen har bedt om utsettelse til med å fremlegge den skriftlige tilbakemeldingen for kontrollutvalget som følge av stort arbeidspress med budsjettet m.m. Forespørselen er innvilget etter avtale med sekretær/leder. Vedlegg: 1. Rapport fra Kommunerevisjonen Vest datert Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget har tidligere bestilt årlig gjennomgang av kommunens finansforvaltning. Hensikten med gjennomgangen er å kontrollere om finansforvaltningen er i samsvar med forskrift om finansforvaltning og lokalt reglement vedtatt av kommunestyret. Revisjonssjef vil fremlegge rapporten for kontrollutvalget. Revisors uttalelse til rådmannens finansforvaltning i 2016 er avgitt med forbehold. Rapporten inneholder seks punkter som angir grunnlaget for revisors forbehold. Det vises til vedlagte rapport. Revisor vil gjennomgå disse merknadene. Administrasjonen er bedt om å kommentere rapporten fra revisor. Ved behandling av fjorårets rapport den som gjaldt rådmannens finansforvaltning i 2015 fattet kontrollutvalget følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar rapport om kommunens finansforvaltning til etterretning. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen følge opp revisors merknader i rapporten. 3. Kontrollutvalget ber om at rådmannen får fastsatt Rutine for finansforvaltning innen 1. halvår Rådmannen er bedt om å gi tilbakemelding på oppfølgingen av dette vedtaket. 7

8 Vurderinger: For 2016 er det flere merknader fra revisor til rådmannens finansforvaltning og disse medfører at revisor tar forbehold i sin rapport. Rådmannen er bedt om å komme med sine kommentarer til revisors rapport til finansforvaltningen. Jeg vil anbefale kontrollutvalget å gjennomgå revisors merknader i møtet sammen med administrasjonen og revisor. Kontrollutvalget bør for øvrig vurdere å innføre rutine med å informere kommunestyret om gjennomført kontroll av rådmannens finansforvaltning. Innholdet i rådmannens tilbakemelding til kontrollutvalget i møtet vil kunne påvirke ordlyden i vedtaket. Derfor legges saken frem uten forslag til vedtak. SAK 18/17 ÅRSPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2018 Kontrollutvalget vedtar forslag til årsplan for Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Bakgrunn for saken: Normalt sett er det behov for rundt 5 møter i kontrollutvalget årlig. I forslaget har jeg satt opp de saker og orienteringer som er planlagt så langt. For øvrig anbefaler jeg at det allerede nå tenkes på hvilke øvrige tema det ønskes orientering om på møtene resten av året. Årsplanen vil bli oppdatert underveis. Forslag til årsplan 2018: Møtedato Spesielle saker Orienteringer Møte , evt. Årsmelding KU 2017, Bestilling FR utforming av Interimrevisjon ved revisjonen Info fra skolesektoren 24.1 problemstillinger etc. Møte 2 Rapport forvaltningsrevisjon 7.3 evt Møte 3 Mai/juni Møte 4 September Møte 5 Nov/des. Årsregnskapet 2017 Budsjett 2019 Rapport FR/SK Oppfølging årsregnskapet 2017 Presentasjon årsregnskap og årsmelding Integrering og integreringsplan 8

9 Kontrollutvalget vedtar forslag til årsplan for 2017 med følgende møtedatoer: SAK 19/17 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON/ SELSKAPSKONTROLL - DRØFTING Utvalet drøfta saka. Prosjekt nr. 06 og 07 synes mest aktuelle for gjennomføring i Bestilling utsettes til neste møte. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Saksopplysninger: Forvaltningsrevisjon. Plan for forvaltningsrevisjon for perioden er vedtatt av kommunestyret med følgende prioriterte prosjekter: Prioritet Prosjektnummer og Tema område 1 20 Drift og vedlikehald Utbygging av infrastruktur 2 07 Varslingsrutinar Kva rutiner er etablert, er desse kjent og korleis blir avvik fulgt opp 3 11 Skule og barnehage Skule og barnehage sin oppfylgjing av verksemdsplan Integrering Prosjektstyring Kommunens arbeid med integrering og oppfylgjing av integreringsplanen Styring og gjennomføring av byggeprosjekter Kommunestyret gjev kontrollutvalet fullmakt til å gjere endringar i rekkefylgjen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gong andre prosjekter dersom utvalet ser behov for det. Selskapskontroll. Plan for selskapskontroll for perioden er vedtatt av kommunestyret med følgende prioriteringer: 1. Åseral Industrier AS - Lindesnesregionens Medisinske Senter 9

10 - DDV Drift - DDV Strategi Gjennomføring av prosjekter. Selskapskontroll i Åseral Industrier er gjennomført. De andre selskapene er relativt nyetablerte og er eid sammen med øvrige kommuner. Kontroll av disse selskapene vil være fornuftig å gjennomføre i samarbeid med øvrige eierkommuner. Når det gjelder gjennomføring av forvaltningsrevisjon, er prosjektet «Utbygging av infrastruktur» under arbeid. Vurderinger: Gjennomføring av prosjekt i 2018 fremlegges for drøfting og eventuell bestilling. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Tilsyn med arkivordningen i Åseral kommune, rapport og oppfølging Konklusjon: Kontrollutvalget ber om å få tilbakemelding på kommunens oppfølging av punkt 6 innen Kontrollutvalget ønsker å bli varsla også ved oppstart av statlige tilsyn (pågående og nye). 10