ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK

Transkript

1 Møte nr. 03/16 Dato: kl Sted: Minne Kultursenter ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Inger Lise Austrud, leiar Alexander Skeibrok, nestleiar Thomas Repstad, medlem Forfall: Andre til stede: (Hele eller deler av møtet) Agder Sekretariat: Willy Gill Kommunerevisjonen Vest: Monica Nilsen, Helene Egeland Kommunen: Oddmund Ljosland, Kjell Gunnar Olsen, Øyvin Moltumyr Bortelid Alpinsenter AS: Sigbjørn Heggdal Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAKSLISTE SAK 09/16 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 10/16 OPPFØLGING SELSKAPSKONTROLL BORTELID ALPINSENTER AS SAK 11/16 RAPPORT OVERORDNET ANALYSE/PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Planlegging av 2. halvår EVENTUELT REFERATER Ref. 07/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 08/16 Agder Sekretariat, fellesmøte kontrollutvalgsledere Ref. 09/16 Agder Sekretariat, styremøte Ref. 10/16 Skatteoppkrevjaren i Åseral, årsrapport for 2015 UNDERSKRIFT Inger Lise Austrud Leiar Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

2 SAK 09/16 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 10/16 OPPFØLGING SELSKAPSKONTROLL BORTELID ALPINSENTER Kommunen og selskapet redegjorde for kontrollutvalget om oppfølgingen av anbefalingene i selskapskontrollen fra Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Kontrollutvalget er tilfreds med oppfølgingen av selskapskontrollen og tar redegjørelsen til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Utskrift av sak 03/14 Selskapskontroll i Bortelid Alpinsenter AS Bakgrunn for saken: Hensikten med denne saken er å følge opp hvordan selskapet og kommunen som eier har fulgt opp anbefalingene i rapporten etter gjennomført selskapskontroll i Kommunestyret fattet følgende vedtak i saken da den ble behandlet i sak 20/2014: 2

3 Vedtak: 1. Kommunestyret tek rapporten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen å førebu sak med oppfylging av tilrådingane som gjeld kommunen som eigar, så snart som mogleg. 3. Eigars representant i generalforsamlinga får oppdrag å fylgje opp tilrådingane som gjeld selskapet/styret. I samband med dette viser ein til tilrådingane til kommunen nr. 5 og Med omsyn til tilrådingane i punkt 4 meiner kommunestyret at dagens vedtekter med omsyn til selskapets formål er dekkande. 5. Kontrollutvalget får skriftleg attendemelding frå kommunen som eigar og frå selskapet om korleis rapportens tilrådingar er fulgt opp innan 1. september Åseral kommunestyre gir ordførar Oddmund Ljosland fullmakt til å stemme på eigars vegne i generalforsamlinga til Bortelid alpinsenter A/S. Hovedformålet med selskapskontrollen var å vurdere eiernes oppfølgning av eierskapet i Bortelid Alpinsenter AS etter de rammer kommuneloven og kontrollutvalgsforskriften foreskriver. Nedenfor vil jeg kort oppsummere konklusjonene og anbefalingene i rapporten. Hovedproblemstillinger: Har kommunen etablert rutiner for oppfølging og evaluering av sine eierinteresser? Er rutinene gode nok, og blir de fulgt? Utøves kommunens eierinteresser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, aktuelle lovbestemmelser og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse? Funn: Revisjonen beskriver følgende hovedfunn i rapporten: Åseral kommune har ikke utarbeidet og vedtatt eierskapsmelding. Selskapets vedtekter samsvarer ikke med dagens virksomhet. Manglende valg av representanter til generalforsamlingen Manglende vurdering av bokført egenkapital Følgende avvik i forhold til aktuelle lovbestemmelser og selskapsledelse er avdekket: Aksjeeierbok er ikke opprettet Brønnøysundregisteret er ikke oppdatert med vedtatte endringer i styret Det er ikke avholdt formelle styremøter i selskapet siden Selskapets årsregnskap og årsberetning skal styrebehandles. Kommunelovens 80, 3. ledd har krav om varsling av kontrollutvalget og kommunens revisor ved innkalling til møter i generalforsamlingen. Denne sendes ikke pr. d.d. Inngått festeavtale av er opplyst ikke å være tinglyst. Anbefalinger: Med utgangspunkt i de funn som ble gjort i denne selskapskontrollen, kom revisjonen med følgende anbefalinger: Anbefalinger til kommunen: 1. Kommunen bør utarbeide eierskapsmelding. 3

4 2. Kommunestyret bør sikre oppfølging og evaluering av sine eierinteresser i Bortelid Alpinsenter AS. 3. Kommunestyret bør følge opp den bokførte egenkapitalen i selskapet er til stede. 4. Selskapets vedtekter kan synes å avvike med hensyn til selskapets formål. Vi (revisjonen) vurderer at dagens drift er utleie av anlegg i motsetning til formålet som er angitt i vedtektene 3 å være «sørge for drift av alpinsenteret i Bortelid». Vi anbefaler at vedtektene oppdateres i samsvar med formålet. 5. Vi (revisjonen) anbefaler at vedtektene 6 endres. Kommunestyret bør selv utpeke hvem som skal representere kommunen som eiers representant i generalforsamlingen. 6. Kommunestyret bør sikre at valgt representant har den nødvendige fullmakt til å møte som eiers representant i generalforsamlingen. Anbefalinger til selskapet: Enkelte av funnene er knyttet til oppfølging av styret og revisor anbefaler at eiers representant i generalforsamlingen følger disse opp. 1. Aksjeeierbok er ikke opprettet 2. Brønnøysundregisteret er ikke oppdatert med vedtatte endringer i styret. 3. Det er ikke avholdt formelle styremøter i selskapet fra kommunen overtok som 100% eier i 1999 og frem til i dag. Selskapets årsregnskap og årsberetning skal styrebehandles. 4. Kommunelovens 80, 3. ledd har krav om varsling av kontrollutvalget og kommunens revisor ved innkalling til møter i generalforsamlingen. Denne sendes ikke pr. d.d. 5. Inngått festeavtale av er opplyst ikke å være tinglyst. Oppfølging: Kommunen som eier og selskapet ved daglig leder er bedt om å rapportere sin oppfølging av rapportens anbefalinger til kontrollutvalget i møtet. Vurderinger: Sett fra kontrollutvalgets side er formålet med selskapskontroller og forvaltningsrevisjon å være med og bidra til forbedringer. Av ulike grunner er kontrollutvalgets oppfølging av rapporten blitt utsatt frem til nå. Etter at administrasjonen og selskapet har rapportert om sin oppfølging av anbefalingene i rapporten, må kontrollutvalget ta stilling til om kommunestyrets vedtak er fulgt opp av administrasjonen og selskapet på en tilfredsstillende måte. Saken legges frem uten forslag til vedtak. Forslag til vedtak: 4

5 SAK 11/16 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Prioritet Prosjektnummer og område Tema Drift og vedlikehold Utbygging av infrastruktur Varslingsrutiner Hvilke rutiner er etablert, er disse kjent og hvordan blir avvik fulgt opp Skole og barnehage Skole og barnehages oppfølging av virksomhetsplan Integrering Kommunens arbeid med integrering og oppfølging av integreringsplanen Prosjektstyring Styring og gjennomføring av byggeprosjekter Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune Overordnet analyse Åseral kommune Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 18. november 2015 Kommunerevisjonen Vest, VestAgder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 17. februar 2016 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. 5

6 Revisjonen har nå gjennomført den overordnede analysen og denne peker på 23 ulike områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon. Tanken er at kontrollutvalget skal prioritere de mest aktuelle av disse områdene i plan for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget kan også prioritere andre områder som man mener er aktuelle. Områder som ikke prioriteres i planen, kan følges opp på andre måter, f.eks. ved orienteringer fra administrasjonen til kontrollutvalget. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: Med de begrensede ressurser som er tilgjengelig for kontrollutvalget til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll (om lag 100 timer pr. år), er det realistisk å få gjennomført 2 3 mindre prosjekter i løpet av perioden. Større og eventuelt flere prosjekter vil kreve tilleggsbevilgning fra kommunestyret. Det anbefales å prioritere 4 6 områder slik at kontrollutvalget har noen prosjekter å velge mellom. De 23 prosjektområdene er bare kort beskrevet på overordnet nivå. Ved bestilling/gjennomføring av konkrete prosjekter vil kontrollutvalget i samarbeid med revisjonen utforme mer konkrete problemstillinger som ønskes besvart i forvaltningsrevisjonen. Dersom nabokommuner prioriterer ett eller flere prosjekter med tilsvarende områder/tema som Åseral kommune, vil det være aktuelt å samordne gjennomføringen av prosjektene for en mest mulig effektiv ressursutnyttelse. Forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til framlagt «Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune » der følgende områder/prosjekter prioriteres: Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen for gjennomføring av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekter dersom utvalget ser behov for det. 6

7 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: Planlegging av 2. halvår Møtedato Orienteringer Saker Oppvekst og levekår med fokus på skolen Budsjett EVENTUELT Ressurser til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalget drøftet om tilgjengelige ressurser er tilstrekkelig for å få gjennomført de prosjekter som utvalget ønsker. Kontrollutvalget har gjennom budsjettet til revisjonen tilgjengelig 100 timer pr. år til gjennomføring av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Konklusjon: Basert på de senere års erfaringer, mener kontrollutvalget at tilgjengelige ressurser ikke er tilstrekkelige for å få gjennomført årlig forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i ønsket omfang. Utvalget ønsker at det stilles til rådighet økte ressurser på området og sender dette inn som et innspill tidlig i budsjettprosessen for Kontrollutvalget vil komme tilbake til tallfesting av behovet i budsjettsaken for Informasjon om kontrollutvalget på kommunens nettside. Kontrollutvalget ba sekretær følge opp at nødvendige dokumenter om kontrollutvalget legges ut på nettsiden. REFERATER Ref. 07/16 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæringer Ref. 08/16 Agder Sekretariat, fellesmøte kontrollutvalgsledere Ref. 09/16 Agder Sekretariat, styremøte Ref. 10/16 Skatteoppkrevjaren i Åseral, årsrapport for 2015 Konklusjon: Referatene ble tatt til etterretning. 7