Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar, Anne Bente Aunevik Kjærre.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalget Bjørn Pedersen (leder), Martin Reinertsen (nestleder), Kirsti Mathiassen, Harald Skaar, Anne Bente Aunevik Kjærre. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tirsdag 6. mai 2014 kl i formannskapssalen SAKSLISTE SAK 04/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 05/14 ÅRSREGNSKAP 2014 FARSUND KOMMUNE ORIENTERING: Attestasjonsrapport Finansforvaltningen 2013 FASTE POSTER Nytt fra revisor: Status forvaltningsrevisjonsrapport spesialundervisning/tilpasset opplæring Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 03/14 Attestasjonsrapport Finansforvaltningen 2013 Farsund, den 29. april 2014 Bjørn Pedersen Leder Willy Gill Utvalgssekretær Kopi er sendt elektronisk til: Ordfører, rådmann og revisor. Forfall/inhabilitet bes meldt til: Willy Gill, tlf /e-post willy.gill@asekretariat.no Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak 04/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 04/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen

3 Møte nr. 01/14 Dato: kl Sted: Rådhuset, formannskapssalen FARSUND KOMMUNE KONTROLLUTVALGET MØTEBOK Tilstede: Bjørn Pedersen, leder Harald Skaar, medlem Martin Reinertsen, nestleder Kirsti Mathiassen, medlem Beate Edvardsen, møtte for Kjærre Forfall: Anne Bente Aunevik Kjærre Andre til stede (hele eller deler av møtet): Personalsjef Olaf Eikeland Kommunalsjef Tore Haus Rådgiver Helse Mona Aspvik Revisor Monica Nilsen Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Agder Sekretariat v/ Willy Gill Det var ikke merknader til innkallingen eller sakslisten. SAKSLISTE ORIENTERING Likestillingsarbeidet i kommunen v/administrasjonen SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEBOK SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 SAK 03/14 NYTT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET FASTE POSTER Nytt fra revisor: Status årsoppgjørsrevisjon Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/14 Skatteregnskapet for 2013 Ref. 02/14 Brev av fra kontrollutvalgsleder til Farsund Høyre vedrørende forvaltningsrevisjon Underskrift Bjørn Pedersen Leder Kopi av møteboken sendes: ordfører, rådmann, revisor, medlemmene 1

4 Møtebok Farsund kontrollutvalg ORIENTERINGER Likestillingsarbeidet i kommunen v/administrasjonen Personalsjef Olaf Eikeland Kommunalsjef Tore Haus Rådgiver Helse Mona Aspvik Det ble orientert om likestilling fra flere perspektiver; arbeidsgiverperspektiv, helse jf. folkehelseplan og skole/barnehageperspektiv. Kort oppsummert: - Positiv utvikling de siste 10 årene - Andel med 100% stilling er lavest innen Helse/sosial og særlig i enheter med turnus - Ikke alle ønsker full stilling, ca. halvparten ønsker den deltiden de har - Planlegger å innføre ordning med fast vikarstillinger - Likestilling, levekår og helse henger nøye sammen - Fokus på likestillingsarbeid i bred forstand Konklusjon: Kontrollutvalget takket for en grundig orientering om arbeidet med likestilling. Diskusjon om avgrensning av tema/problemstilling i vedtatt forvaltningsrevisjonsprosjekt ufrivillig deltid Utvalget drøftet problemstillingen. Konklusjon: Ser for seg en kartleggingsundersøkelse avgrenset til helse/omsorg. SAK 01/14 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til møteprotokoll fra legges med dette frem for godkjenning i kontrollutvalget. 2

5 Møtebok Farsund kontrollutvalg Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 02/14 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING FOR 2013 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 godkjennes. 2. Det tas inn et nytt avsnitt om konkurranseutsettingsproblematikk som godkjennes av leder. 3. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: Forslag til årsmelding for 2013 Bakgrunn for saken: Det er etablert en praksis med å utarbeide en enkel årsmelding fra kontrollutvalget og vedlagte forslag er utarbeidet etter samme mal som tidligere årsmeldinger. Foruten informasjon om kontrollutvalgets oppgaver, er det fokus på gjennomført regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Orienteringer fra administrasjonen er også en viktig del av kontrollutvalgets påse-ansvar og tema for disse orienteringene er medtatt i årsmeldingen. Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 godkjennes. 2. Årsmeldingen oversendes kommunestyret til orientering. SAK 03/14 NYTT REGLEMENT FOR KONTROLLUTVALGET Kontrollutvalget drøftet forslaget og la inn følgende endring i reglementet: Avsnitt fra side 27 om møterett for leder og nestleder tas med under 3 som nytt avsnitt 4. 3

6 Møtebok Farsund kontrollutvalg Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: 1. Kommunestyret vedtar kontrollutvalgets forslag til Reglement for kontrollutvalget datert Reglementet gjøres gjeldende straks det er vedtatt. Saksfremstilling: Saksbehandler: Willy Gill Vedlegg: 1. Forslag til nytt reglement for kontrollutvalget 2. Utdrag fra Reglement for kommunestyre og faste utvalg i Farsund kommune 3. Utdrag fra Delegasjonsreglementet i Farsund kommune 4. Forskrift om kontrollutvalget Bakgrunn for saken: Gjennom noe tid har det vært et ønske fra nåværende kontrollutvalg å vurdere revisjon av gjeldende reglement for kontrollutvalget. Hensikten er å gjøre reglementet mer dekkende for kontrollutvalgets virksomhet. Et eget reglement vil tydeliggjøre kontrollutvalgets ansvar og oppgaver. Kontrollutvalgets virksomhet er regulert av Kommuneloven med tilhørende forskrift for kontrollutvalg. I tillegg er det lokale bestemmelser i diverse reglementer, se vedlegg 2 og 3. Kontrollutvalget har innhentet reglementer fra flere kommuner og vurdert hvilke som er mest hensiktsmessige. Utvalget har tatt utgangspunkt i ett av disse og foretatt tilpasninger til lokale forhold og ønsker. Gjeldende bestemmelser i lokale reglementer er også innbakt så langt de passer. Reglementet inneholder følgende bestemmelser: 1 Valg og sammensetning 2 Kontrollutvalgets arbeidsområde og virkemåte 3 Saksbehandling 4 Kontrollutvalgets oppgaver 5 Taushetsplikt 6 Åpne høringer 7 Ikrafttredelse Vurderinger: Kontrollutvalget er kommunestyrets tilsynsorgan. Et eget reglement vil tydeliggjøre kontrollutvalgets rolle og oppgaver. Forslag til reglement for kontrollutvalget legges frem til drøfting i utvalget. Når kontrollutvalget har ferdigbehandlet saken, sendes reglementet til kommunestyret for endelig behandling. 4

7 Møtebok Farsund kontrollutvalg Forslag til innstilling: 1. Kommunestyret vedtar kontrollutvalgets forslag til Reglement for kontrollutvalget datert Reglementet gjøres gjeldende straks det er vedtatt. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Årsoppgjørsrevisjon: Forventet ferdig levert regnskap 31.3 sammen med årsberetning. Nytt fra sekretær: EVENTUELT Vedr. politisk møteplan: Be om at møteplanen oppdateres med kontrollutvalgets datoer Status på vedtak for kommunestyrets saker i 2013: Be om en oversikt/orientering fra rådmannen i neste møte. REFERATER Ref. 01/14 Skatteregnskapet for 2013 Ref. 02/14 Brev av fra kontrollutvalgsleder til Farsund Høyre vedrørende forvaltningsrevisjon Vedr. ref. 2/13: Leder leste opp svaret til Farsund Høyre. Konklusjon: Referatene ble tatt til orientering. 5

8 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Farsund kommune Sak: 05/14 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 05/14 ÅRSREGNSKAP 2013 FARSUND KOMMUNE Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2013 Årsrapport for 2013 Revisjonsberetning, datert 11. april 2014 Oppsummeringsnotat, datert 11. april 2014 Saksopplysninger: Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift, og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr. 0. Revisor har i revisjonsberetningen ingen presiseringer eller forbehold til årsregnskapet eller til årsberetningen. Når det gjelder budsjett, har revisor tatt forbehold i revisjonsberetningen med følgende begrunnelse: Investeringsregnskapet viser en lavere regnskapsmessig utgift i forhold til regulert budsjett med ca. kr 25 mill. Deler av avviket er ikke redegjort for i årsberetningen. Budsjettavviket gjelder i all hovedsak prosjektet «Alcoaparken» som er styrt etter en politisk prosjektmodell. Dette forholdet er kommentert i oppsummeringsbrevet/nummerert brev nr. 13. I samme dokument er også omtalt prosess knyttet til vedtak av budsjett for For nærmere informasjon om disse forhold vises til vedlagte oppsummeringsbrev. Brevet er også sendt administrasjonen som vil få anledning til å kommentere brevet i møtet 6. mai. Både administrasjon og revisor vil være tilstede i møtet og vil kunne gi utfyllende opplysninger og svare på spørsmål. Administrasjonen vil gjennomgå/presentere kommunens årsregnskap og årsberetning.

9 Behandling av årsregnskapet: Behandling av årsregnskap og årsberetning vil være som følger, jf forskrift om årsregnskap og årsberetning: - Rådmann og fagansvarlig for regnskap avlegger årsregnskapet - Rådmann utarbeider årsrapport - Revisor avgir revisjonsberetning til kommunestyret - Kontrollutvalget avgir uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret - Formannskapet innstiller overfor kommunestyret om godkjenning og disponering/inndekning (Kontrollutvalgets uttalelse skal foreligge når formannskapet behandler regnskapet) - Kommunestyret godkjenner årsregnskapet Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Farsund kommunes regnskap for Sammen med årsregnskap og årsberetning forelå revisjonsberetning og oppsummeringsbrev fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget viser til forbehold i revisjonsberetningen vedrørende investeringsbudsjettet, samt kommentarer i oppsummeringsbrevet. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 11. april 2014 og oppsummeringsbrevet datert 11. april 2014, har kontrollutvalget ingen merknader til Farsund kommunes årsregnskap for 2013.

10 KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST.AGDER IKS Til ko'tnmunestyret Farsund kommune Dato: Vår ref: l94ll REVISORS BERETNING Uttalelse om årsregnskapet Vi har revidert årsregnskapet for Farsund kommune som viser k til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 0. fusregnskapet består av balanse per 31. desember 2013, driftsregnskap, investeringsregnskap og økonomiske oversikter for regnskapsåret avsluttet per denne datoen, og en beskrivelse av vesentlige anvendte regnskapsprinsipper og andre noteopplysninger. A dm i ni s tr a sj on s sj efe ns ansv ar fo r år s r e gm s køp e t Administrasjonssjefen er ansvarlig for å utarbeide arsregnskapet og for at det gir en dekkende fremstilling-i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge, og for slik intern kontroli som administrasjonssjefen finner nødvendig for å muliggiøre utarbeidelsen av et årsregnskap som ikke inneholder vesentlig feilinformasjon, verken som følge av misligheter eller feil. Revisors oppgaver og Pliher Vår oppgave er å gi uttrykk for en mening om dette arsregnskapet på bakgrunn av var revisjon. Vi har gjlnnomført revisjonen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal revisjonsskikk i Norge, henider InternationJ St*d*ds on Auditing. Revisjonsstandardene krever at vi etterlever etiske krav og planlegger og gjennomfører revisjonen for å oppnå betryggende sikkerhet for at arsregnskapet ikke inneholder vesentlig feilinformasjon' En revisjon innebærer utførelse av handlinger for å innhente revisjonsbevis for belerpene og opplysningene i årsregnskapet. De valgte handlingene avhenger av revisors skjønn, herunder *oalti"g"" av risikoåne for at arsregnskapet inneholder vesentlig feilinformasjon, enten det skyldes Lirligh.t.r eller feil. Ved en slik risikovurdering tar revisor hensln'r til den interne kontrollen som er relevant for kommunens utarbeidelse av et arsregnskap som gir en dekkende fremstilling. Formålet er å utforme revisjonshandlinger som er hensiktsmessige etter omstendighetene, men ikke for å gi uttrykk for en mening om effektiviteten av kommunens interne kontroll. -En revisjon omfafter også en vurdering av om de anvendte regnskapsprinsippene er hensiktsmessige og om regnskapsestimatene utarbeidet av ledelsen er rimelige, samt en vurdering av den samlede presentasjonen av årsregnskapet. Etter vår oppfatning er innhentet revisjonsbevis tilstrekkelig og hensiktsmessig som grunnlag for var konklusjon. Ilovedkontor Avdelingskontorer LYngdal Flekkedord Kirkegaten 50 Postboks Flekke{ord 4577 LYngdal Telefon Telefon A I 92 E-post: post@komrev-vest.no Teiefaks Organisasjonsnummer: I 69MVA Mandal Store Elvegate 1 A 4514 Mandai Teiefon I 48 Telefaks l

11 -{OMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS Konklusjon Etter vår mening er årsregnskapet avgitt i samsvar med lov og forskrifter og gir i det alt vesentlige en dekkende fråstillittg-u,, den finansielle stillingen til Farsund kommune per 31. desember 2013, og av resultatet for regiskapsåret som ble avsluttet per denne datoen i samsvar med lov, forskrift og god kommunal regnskapsskikk i Norge' / Uttalelser om øvrige forhold Konklusj on med forbehold om budsj ett Investeringsregnskapet viser en lavere regnskapsmessig utgift i forhold til regulert budsjett med ca kr 25 mill. Deler av awiket er ikke t.j.gort for i arsberetningen. Budsjettawiket gjelder i all hovedsak prosjektet <Alcoaparken) som er styrt etter en politisk prosjektmodeli' Basert på vår revisjon av årsreg0skapet som beskrevet ovenfor' mener vi' med wmtak av forholdet beskrevet i avsnittet ovenfor,-at de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak, åg at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett. Konklusj on om år sb er etningen Basert på var revisjon av årsregnskapet som beskrevet ovenfof, mener vi at opplysningene i arsbereiningen om årsregnskupeier kånsistente med årsregnskapet og er i samsvar med lov og forskrifter. Konklusjon om registrering og dokumentasjon Basert pa rrat revijjon uu åirrjgr,.rkapet som beskrevet ovenfor, og kontrollhandlinger vi har furye1 nødvendig i henhold til -intemasjonal standard for attestasjonsoppdrag (ISAE) 3009 <Alestasj-onsoppdrag som ikke,,,"uir. on eller forenklet revisorkontroll av historisk finansiell informasjonn, *..,.i vi at ledelsen har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av kommunen-s regnskapsopplysninger i samsvar med lov og god bokføringsskikk i Norge. r r) I *lnt{t-+:l(u'.wl Lene Ruglånd Oppdragsansvarli g revisor ' / ll ". Fl.*.'^ J;\a'-- MdnicaNilsen Registrert revisor Kopi: Kontrollutvalget Formannskapet Rådmannen side 2

12 KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS Til kontrollutvalget Falsund kommune Dato: Var refi Nummerert brev nr 13 REGNSKAPSREVISJONEN FOR I henhold til kommunelovens $ 78 og forskrift om revisjon 5 4,2.ledd skal revisor rapportere resultatene av sin revisjon og kontroll i brev til kontrollutvalget. Revisjonen har, gjennom sine handlinger, avdekket forhold som er av en slik art at de har betydning for vår konklusjon i revisjonsberetningen. Vi vil oppsummere dette nedenfor. Investeringsbudsjett Vi har tatt forbehold i vår beretning knyttet til budsjettawik i investering. I vår revisjonsberetning skal vi bekrefte at <de disposisjoner som ligger til grunn for regnskapet i det alt vesentlige er i samsvar med budsjettvedtak, og at budsjettbeløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett>. I regnskapsskjema 2A er det prosentvis høye awik mellom kommunestyrets vedtatte, forventede investeringsutgifter og faktiske utgifter for 2013 med ca kr 25 mill. Awiket er delvis forklart i rådmannens årsberetning. (Jfr. Regnskapsforskriftens $ 10). Prosjektet <Alcoaparken> bli styrt etter en politisk prosjektmodell. Rådmannen har derfor ikke gitt redegjørelse i forhold til dette prosjektet. Vi gjør kommunestyret oppmerksom på awiket som foreligger, og har i vår revisjonsberetning tatt forbehold på budsjettawiket. Kommuneloven $ 46 nr.3 understreker at budsjettet skal være realistisk og $ 47 nr. 3 heter det at kommunestyret skal vedta nødvendige endringer i budsjettet dersom det skjer endringer i inntektene eller utgiftene i løpet av året. Vi ser at det er etablert rutine som ivaretar budsjettjusteringer gjennom året. Vi vil likevel anbefale at budsjettoppfølging og budsjettjusteringer fortsatt har prioriteti2014 og videre fremover, for å unngå avvik av vesentlig betydning. Kommunen har i år redusert de ubrukte lånemidler fra2012. Ubrukte lånemidler var kr 93 milli2012 og kr 10 mill pr 3I Dette er i tråd med departementets anbefalinger. Vedtatt Budsjett for 2013 Kommuneloven $ 45 stiller krav om at kommunen innen utgangen av kalenderåret skal vedta budsjettet for kommende kalenderår. Kommunestyret vedtok i møte den llovedkontor Flekke{ord Kirkegaten Fiekkenord Telefon E-post: post@komrev-vest.no Organisasjonsnummer: I 69NA/A Avdelingskontorer Lyngdal Postboks Lyngdal Telefon I 92 Telefaks Mandal Store Elvegate I A 4514 Mandal Telefon I 48 Telefaks

13 KOMMUNEREVISJONEN VEST, VEST-AGDER IKS kommunens budsjett for Det ble imidlertid fattet nytt vedtak med påfølgende presiseringer i kommunestyremøtet den Dette ble begrunnet med at opprinnelig vedtak inneholdt forhold som måtte avklares og presiseres. Fylkesmannen ble gf ort oppmerksomphat det er budsjettvedtaket fra som er innarbeidet i kommunens budsjettdokument for Fylkesmannen har ved sin gjennomgang av budsjettet for 2013 tatt utgangspunkt i budsjettet vedtatt den Vi mener at vedtatt budsjett i desember 2012 skulle vært presentert som kommunens vedtatte budsjett for 2013 og ikke budsjettet vedtatt i januar Da det er vedtatt budsjett, inklusiv endringer som kommunen måler driften mot, har vi vurdert at eventuell feilpresentasjon ikke er av vesentlig betydning for brukeme av regnskapet. Vi anbefaler at kommunens budsjettrutine overholdes i forhold til kommunelovens krav om å vedta budsjettet før arsskiftet. Oppsummeringsbrevet sendes som nummerert brev til kontrollutvalget, med kopi til administrasjonen. Administrasjonen vil få anledning til å komme med eventuell kommentarer til brevet r møtet 6. mai 2014 der regnskapet blir presentert. Vi regner også med at eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget til administrasjonen i forbindelse med årsregnskapet og årsberetning kan besvares r møtet. Oppdragsansvarlig revisor il\ #"*^.- tj'lc-*^ ivhnica Nilsen Rdgistrert revisor Kopi: Rådmann August Salvesen og Økonomisjef Anita Ore side 2

14

15