Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer: Lars Odin Engeli (leder), Britt Enny Haugland (nestleder), Arild Forgard (medlem), Leif Jarle Thorsland (1.vara) INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET ONSDAG 23. JANUAR 2013 KL , møterom Monn SAKSLISTE: SAK 01/13 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA SAK 02/13 MØTEPLAN FOR KONTROLLUTVALGET 2013 SAK 03/12 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON FOR 2013 SAK 04/12 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Fast poster: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 01/13 E-post med vedlegg fra revisjonssjef Irene Loka til kontrollutvalgene Ref. 02/13 Innkalling til representantskapsmøte Kommunerevisjonen Vest Ref. 03/12 Notat fra Agder Sekretariat av regler ved valg av revisjonsordning for en kommune Åseral den 16. oktober 2012 Lars Odin Engeli Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill, tlf Kopi av innkallingen er sendt til: Ordfører, rådmann, revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 01/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 01/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen

3 Møte nr. 05/12 Dato: kl Sted: Rådhuset, møterom Monn ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Lars Odin Engeli, leiar Britt Enny Haugland, nestleder Arild Forgard, medlem Andre til stede: Revisor Silje Djuvik Støle Forvaltningsrevisor Veronika Andresen Utvalgssekretær Willy Gill Forfall: SAKSLISTE: SAK 13/12 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA SAK 14/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON SAK 15/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2013 Fast poster: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/12 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor UNDERSKRIFTER Lars Odin Engeli Leiar Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

4 Møtebok 10. oktober 2012 Åseral kontrollutval Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. SAK 13/12 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen SAK 14/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget prioriterte prosjektene og la disse inn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon. For øvrig vil kontrollutvalget på et senere tidspunkt bestille orientering fra administrasjonen om følgende områder: Finansforvaltningen Arbeidet med selvkost info om inntekter og utgifter Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til den framlagde Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill 2

5 Møtebok 10. oktober 2012 Åseral kontrollutval Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune Overordnet analyse Åseral kommune Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 5. desember 2011 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 30. august 2012 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: (prosjektene prioriteres i møtet) Kontrollutvalget vil i løpet av planperioden prøve å få gjennomført flest mulig prosjekt innenfor de budsjettrammer som blir gitt av kommunestyret. Forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til den framlagde Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. 3

6 Møtebok 10. oktober 2012 Åseral kontrollutval SAK 15/12 BUDSJETT FOR KONTROLL OG TILSYN 2013 Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2013 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: 1. Kommunerevisjonen Vest, representantskapet sak 13/12 2. Agder Sekretariat, styret sak 07/12 Kontrollutvalgssekretariatet Driftstilskuddet skal dekke den normale aktiviteten i kontrollutvalget, fra saksbehandling til utsending av innkallinger og utskrifter, samt arkivhold med mer. Styret i Agder Sekretariat behandlet budsjettet i møte og legger i sitt budsjett opp til at driftstilskuddet økes fra kr til kr i For ytterligere informasjon vises til styrets budsjettbehandling i sak 07/12 som følger vedlagt. Kommunerevisjonen Budsjettet er behandlet og vedtatt av både styre og representantskap. Forslaget innebærer 350 timer til regnskapsrevisjon og 100 timer til forvaltningsrevisjon/selskapskontroll m.m. Totalt sett økes Åseral kommunes tilskudd til revisjonen fra kr i 2012 til kr i For ytterligere informasjon vises til representantskapets budsjettbehandling i sak 13/12 som følger vedlagt. Kontrollutvalgets utgifter Ifølge den nye forskriften skal utgifter til kontrollutvalgets samlede virksomhet være en del av budsjettet for kontroll og tilsyn. Som tidligere er det en egen post i budsjettforslaget til dekning av utvalgets utgifter. Fortsatt er det slik at utgifter til godtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste m.m. til utvalgets medlemmer dekkes av en felles pott i kommunen. Det bør vurderes å overføre disse postene til budsjett for kontroll og tilsyn for å få samlet alle kontrollutvalgets utgifter. Budsjettforslaget: Det fremlagte budsjettforslag for kontroll og tilsyn bygger på Forrige års budsjettramme Vedtatt budsjett for Kommunerevisjonen Vest for

7 Møtebok 10. oktober 2012 Åseral kontrollutval Vedtatt budsjett for Agder Sekretariat for 2013 Budsjettforslag 2013 Vedtatt budsjett 2012 Vedtatt budsjett 2011 Tilskudd til Kr Kr Kr revisjonsdistrikt Andel av Kr Kr Kr sekretariatstjenester Kontrollutvalgets Kr Kr Kr utgifter Totalbudsjett Kr Kr Kr Forslag til vedtak: 1. Kontrollutvalget tilrår en budsjettramme for kontroll og tilsyn for 2013 på kr ,-. 2. Kontrollutvalgets vedtak skal i henhold til 18 i Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner følge formannskapets innstilling til kommunestyret som et eget vedlegg. FASTE POSTER Nytt fra revisor: Planleggingen av revisjonsåret 2012 er i gang. Nytt fra sekretær: Kontrollutvalgskonferanse 6 7. februar 2013 på Gardermoen send ut informasjon til leder Neste møte kl Planlagte saker: Bestilling forvaltningsrevisjon, møteplan 2013, plan for selskapskontroll EVENTUELT Jf. møtebok fra forrige møte. Leif Jarle Thorsland har gitt tilbakemelding om at han ikke kan møte fast på møtene i kontrollutvalget, men at han stort sett kan møte på kort varsel ved behov for varamann. REFERATER Ref. 04/12 Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Referatet ble tatt til etterretning. 5

8 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 02/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 02/13 MØTEPLAN KONTROLLUTVALGET Vedlegg: Bakgrunn for saken: Det legges med dette frem forslag til møteplan for kontrollutvalget for Normalt sett vil det være behov for om lag 6 møter pr. år, fordelt med 3 møter på våren og 3 møter på høsten. Avhengig av saksmengde og tidsfrister kan det bli aktuelt å avlyse møter eller avholde ekstramøter. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget planlegger å avholde følgende møter i 2013:

9 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 03/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 03/13 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Vedlegg: Kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget behandlet planen i møte og vedtok innstilling til kommunestyret som skal fatte endelig vedtak i saken. I kontrollutvalgets forslag til plan er følgende prosjekter foreslått prioritert: Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse Styring av byggeprosjekter Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å undersøke kommunens rutiner og retningslinjer for styring av byggeprosjekter Oppfølging av politiske vedtak Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak Oppfølging av nyansatte Undersøke om kommunen har rutiner og planer for oppfølging av nyansatte, og om disse følges Budsjettstyring og kontroll. Undersøke kommunens rutiner for budsjettkontroll og rapportering Eiendomsforvaltning Vurdere kommunens system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen Interkommunale samarbeid Se på kommunens interkommunale samarbeid. Vurderinger: For å komme raskest mulig i gang med forvaltningsrevisjon i 2013, er det fornuftig med en bestilling allerede nå. En naturlig videre saksgang er at kontrollutvalget bestiller en prosjektplan for det prosjektet som ønskes gjennomført. Prosjektplanen vil sette rammene for gjennomføringen av prosjektet og drøfting omkring hva utvalget konkret ønsker svar på, vil være sentralt ved utarbeidelse av prosjektplanen. Mitt forslag er derfor at utvalget i samarbeid med revisor legger rammene for en prosjektplan i møtet. Jeg antar at utvalget vil følge opp prioriteringen som ligger i planen der prosjekt nr. 13 Undersøke kommunens rutiner og retningslinjer for styring av byggeprosjekter, er høyest prioritert.

10 Forslag til vedtak: 1. Under forutsetning av kommunestyrets godkjenning av plan for forvaltningsrevisjon , bestiller kontrollutvalget fra Kommunerevisjonen Vest forvaltningsrevisjon av følgende område: Styring av byggeprosjekter: Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å undersøke kommunens rutiner og retningslinjer for styring av byggeprosjekter. 2. Prosjektplan for gjennomføring av prosjektet bes fremlagt for kontrollutvalget til godkjenning innen så snart som mulig. 3. Kontrollutvalget ber om å bli holdt orientert om prosjektet etter behov. 4. Prosjektet skal gjennomføres innenfor de disponible budsjettrammer for 2013.

11 Agder Sekretariat PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Forslag pr ÅSERAL KOMMUNE Oktober 2012

12 Plan for forvaltningsrevisjon Åseral kommune Bakgrunn Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner bestemmer at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens virksomhet ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger. På denne bakgrunn har kontrollutvalget i Åseral kommune bestilt en overordnet analyse fra Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS som grunnlag for utarbeidelse av plan for forvaltningsrevisjon. Innholdet i plan for forvaltningsrevisjon Hjemmelen for forvaltningsrevisjon følger av kommuneloven (koml.) 77 nr. 4, som fastsetter at kontrollutvalget skal se til at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon).., jf. tilsvarende formulering i 9 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Etter 10 skal det minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret eller fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Det er videre fastsatt at kommunestyret vedtar planen. Formålet med forvaltningsrevisjon Hensikten med forvaltningsrevisjon er blant annet å bidra til en bedre og mer effektiv kommunal forvaltning. Når det utføres forvaltningsrevisjon, settes fokus på økonomi og måloppnåelse. Behovet for forvaltningsrevisjon er stort. Kommunen står overfor betydelige utfordringer. Innbyggerne stiller større krav til kvalitet, sentrale myndigheter stiller krav til økonomisk effektivitet, men også innhold i tjenester, markedet skaper økt konkurranse, og det er ofte manglende samsvar mellom mål og tilgjengelige ressurser. Dette medfører at kommunene som oftest må rette større fokus på ressursbruk, styring og ledelse. Det må styres etter flere variabler enn økonomiske data, med evaluering av måloppnåelsen og det blir stilt større krav til ledelse. Ved utøvelse av forvaltningsrevisjon bidrar kontrollutvalget bl.a. til: o å påvise forbedringsområder som bidrar til økt produktivitet og måloppnåelse i forhold til politiske vedtak og forutsetninger o å bidra med informasjon til kommunens beslutningstakere som er til nytte for - å styrke kommunestyrets grunnlag for styring - kontrollutvalgets tilsyn med forvaltningen - ledelsens vurdering av muligheter for mer sparsom/økonomisk drift, økt produktivitet, større effektivitet og bedre måloppnåelse - rasjonell, målrettet og kostnadseffektiv drift Statlig tilsyn med kommunesektoren er omtalt i koml. kap. 10A, og det er også gjennom Meld. St. 12 ( ) oppfordret til samordning av tilsyn, også i forhold til kommunens egenkontroll. Kontrollutvalget vil bidra til samordning mellom statlig tilsyn og kommunens egenkontroll. Agder Sekretariat 2

13 Plan for forvaltningsrevisjon Åseral kommune Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjonen Gjennomføring Etter at kommunestyret har vedtatt plan for forvaltningsrevisjon, vil kontrollutvalget sørge for å bestille forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget vedtar problemstillinger, prosjektplan og ressurser, og om det i så fall skal gjennomføres foranalyse. Bestillingen sendes kommunerevisjonen Rapportering I tråd med forskrift om revisjon 8 skal revisor rapportere fortløpende til kontrollutvalget om resultater av gjennomført forvaltningsrevisjon. Videre er kontrollutvalget pålagt ansvar for å rapportere til kommunestyret. Med mindre kommunestyret vedtar spesielle bestemmelser for når og hvordan denne rapporteringen skal foregå, er det opp til kontrollutvalget å finne en hensiktsmessig form og frekvens på dette. Rapport og resultater fra det enkelte forvaltningsrevisjonsprosjekt legges fortløpende frem for kommunestyret. Prioriteringer i denne planperioden Generelt Overordnet analyse er basert på innsamlet skriftlig informasjon og statistikk for den enkelte kommune dessuten samtaler med administrativ ledelse og ordfører. Vi viser til den overordnede analysen for nærmere opplysninger. På bakgrunn av denne analysen legges det opp til en utvelgelse av forvaltningsrevisjonsprosjekter basert på risiko- og vesentlighetsvurderinger (jf. vedlegg). Et prosjekt blir bl.a. iverksatt for å bidra til å redusere en mulig trussel. I tillegg vil dette være prosjekter som skal fokusere på en målrettet, rasjonell og kostnadseffektiv drift. Ved en konkret utvelgelse av prosjekter bør nytteverdien vurderes i forhold til forventet ressursbruk for å gjennomføre prosjektet. Ved utformingen av et prosjekt vil kontrollutvalget avgrense temaet slik at prosjektet blir konkret og gir kontrollutvalget de nødvendige opplysninger for deres kontroll med kommunen. Prioritering av forvaltningsrevisjoner I oversikten nedenfor er det foreslått forvaltningsrevisjoner ut fra de opplysningene som foreligger. Generelt ut fra de ressursene som er tilgjengelig, er det mest realistisk å forvente at det kan gjennomføres ett mindre prosjekt i Åseral kommune hvert år. Etter en helhetlig vurdering har kontrollutvalget valgt å foreslå følgende prosjekter for Åseral kommune for : Prioritet Prosj. nr. Navn/beskrivelse Styring av byggeprosjekter Mulig forvaltningsrevisjonsprosjekt kan være å undersøke kommunens rutiner og retningslinjer for styring av byggeprosjekter Oppfølging av politiske vedtak Se på kommunens system for å registrere, effektuere og ferdigmelde politiske vedtak Oppfølging av nyansatte Undersøke om kommunen har rutiner og planer for oppfølging av nyansatte, og om disse følges Budsjettstyring og kontroll. Undersøke kommunens rutiner for budsjettkontroll og rapportering Eiendomsforvaltning Vurdere kommunens system for planlegging og styring av eiendomsforvaltningen Interkommunale samarbeid Se på kommunens interkommunale samarbeid. Agder Sekretariat 3

14 Plan for forvaltningsrevisjon Åseral kommune En nærmere begrunnelse for valg av disse prosjektene, ligger i vedlegget (Overordnet analyse). Agder Sekretariat 4

15 UTSKRIFT AV MØTEBOK ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALGET Onsdag 10. oktober 2012 SAK 14/12 PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON Kontrollutvalget prioriterte prosjektene og la disse inn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon. For øvrig vil kontrollutvalget på et senere tidspunkt bestille orientering fra administrasjonen om følgende områder: Finansforvaltningen Arbeidet med selvkost info om inntekter og utgifter Kontrollutvalget vedtok følgende innstilling: Kommunestyret slutter seg til den framlagde Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune Overordnet analyse Åseral kommune Bakgrunn for saka: Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner har bestemmelser om at det skal utarbeides en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen skal utarbeides minst en gang i valgperioden, og senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert. Planen skal bygge på en overordnet analyse av kommunens sin virksomhet ut fra en vurdering av risiko og hva som er vesentlig. Plan for forvaltningsrevisjon skal vedtas av kommunestyret. Formelt grunnlag: Forvaltningsrevisjon er definert i Lov om kommuner og fylkeskommuner 77 hvor det heter: Kontrollutvalget skal påse at kommunens og fylkeskommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte. Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den

16 økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget ba i sitt møte den 5. desember 2011 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS om å gjennomføre en overordnet analyse som skulle danne grunnlaget for Plan for forvaltningsrevisjon. I sitt møte den 30. august 2012 ga kontrollutvalget revisjonen innspill på områder som de mente var viktig å arbeide videre med i analysen. I forslaget til Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune foreslås disse områdene/prosjektene for forvaltningsrevisjon: (prosjektene prioriteres i møtet) Kontrollutvalget vil i løpet av planperioden prøve å få gjennomført flest mulig prosjekt innenfor de budsjettrammer som blir gitt av kommunestyret. Forslag til innstilling: Kommunestyret slutter seg til den framlagde Plan for forvaltningsrevisjon for Åseral kommune Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å gjøre forandringer i rekkefølgen av gjennomføringen av aktuelle prosjekter, og til å sette i gang andre prosjekt, dersom utvalget ser behov for det. Rett utskrift: Utskrift sendt elektronisk til: Willy Gill Utvalgssekretær Ordfører Rådmann Revisor

17 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 04/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 04/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll datert Bakgrunn: Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra , er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommuneloven 77 nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll), og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av en plan for selskapskontroll og denne planen skal vedtas av kommunestyret minst en gang i løpet av valgperioden. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper (aksjeselskaper og interkommunale selskaper), herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. I forrige periode ble det gjennomført selskapskontroll i følgende selskaper i regi av Åseral kontrollutval: Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap IKS Brannvesenet Sør IKS Konklusjon: Det er i forslag til Plan for selskapskontroll for Åseral kommune foreslått følgende prioritering av eierskapskontrollen for planperioden : Bortelid Alpinsenter AS Åseral Industrier AS Prioriteringen er basert på selskapenes tjenestetilbud til kommunens innbyggere, selskapenes samfunnsmessige ansvar, kommunens eierandel, økonomisk gevinst- og tapspotensial og kommunens motiv for eierskapet.

18 Forslag til innstilling: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Åseral kommune , der følgende selskaper prioriteres: Bortelid Alpinsenter AS Åseral Industrier AS Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det.

19 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Plan for selskapskontroll Åseral kommune

20 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn Innholdet i selskapskontrollen Formålet med selskapskontrollen Gjennomføring og rapportering av kontrollen Prioriteringer i denne planperioden Avslutning... 5 Plan for selskapskontroll Åseral kommune Side 1 av 5

21 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 1 Bakgrunn Kommunesektoren har siden slutten av 90-tallet vært preget av en økt fragmentering ved at deler av virksomheten har blitt skilt ut i foretak, interkommunalt samarbeid, interkommunale selskaper, aksjeselskaper o.l., herav ofte i form av egne rettssubjekter utenfor kommunelovens rammer. Valg av organisasjonsform legger rammene for kommunestyrets styringsmuligheter overfor fristilte selskaper, ettersom disse har egne selskapsorganer og er regulert av særskilt lovgivning, som bl.a. fastsetter forholdet mellom eierne (kommunen) og selskapsorganene. Dette innebærer utfordringer når det gjelder demokratisk, folkevalgt styring og kontroll av virksomheten. Eierstyring og selskapskontroll er kommunesektorens verktøy for å møte disse utfordringene. 2 Innholdet i selskapskontrollen Hjemmelen for selskapskontroll følger av kommuneloven 77 nr. 5, som fastsetter at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper m.m., jf. tilsvarende formulering i 13 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Etter 13 annet ledd skal det minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert.. Tredje ledd fastsetter at kommunestyret vedtar planen. Kontrollutvalgsforskriften 13 må også ses i sammenheng med koml. 80, som direkte regulerer kontrollutvalgets og den som utfører selskapskontrollen innsynsrett i selskaper, som er fullt ut eid direkte eller indirekte av kommuner/fylkeskommuner. Følgende figur viser selskapskontrollens omfang og innhold. Selskapskontroll Kommuneloven 77 nr. 5 (hjemmel) og 80 (innsynsrett) Forskrift om kontrollutvalg kap. 6 Eierskapskontroll Obligatorisk Forvaltningsrevisjon Frivillig Utfører: Sekretariatet, revisjonen eller andre Utfører: Kvalifisert og uavhengig revisor Omfatter kommunalt eierskap i: IKS er, aksjeselskaper og interkommunalt samarbeid som er egne rettssubjekter MEN innsynsretten i 80 kan kun benyttes overfor selskaper som fullt ut direkte eller indirekte er eid av kommuner/fylkeskommuner Figur: Selskapskontroll overordnet skisse Selskapskontroll kan deles i to deler, eierskapskontroll (obligatorisk) og forvaltningsrevisjon (frivillig). Eierskapskontrollen kan utføres av kontrollutvalgets sekretariat, kommunens revisjon eller andre som kontrollutvalget selv måtte bestemme. Forvaltningsrevisjon skal Plan for selskapskontroll Åseral kommune Side 2 av 5

22 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS utføres i henhold til kap. 3 i forskrift om revisjon og i henhold til god kommunal revisjonsskikk, og den må utføres av en kvalifisert og uavhengig revisor. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide, kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht. hvordan selskapskontrollen kan utføres i heleide kontra deleide selskaper. 3 Formålet med selskapskontrollen Selskapskontrollen er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger og i henhold til aktuelle lover og regler. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller derfor utenfor denne kontrollen. Ved behov kan det også gjennomføres forvaltningsrevisjon av selskaper. I et selskap med statlige eller private eierinteresser må imidlertid dette hvis ikke annet er avtalt mellom eierne, skje med utgangspunkt i åpne kilder fordi ikke innsynsretten etter 80 gjelder. Formålet med forvaltningsrevisjonen vil være å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. En slik revisjon vil dermed ha fokus på selve aktiviteten og resultater i selskapet. 4 Gjennomføring og rapportering av kontrollen 4.1 Gjennomføring Kontrollutvalget vurderer årlig omfanget av selskapskontroller og hvilke kontroller som skal gjennomføres med utgangspunkt i plan for selskapskontroll. Utvalget kan, i den grad det finner det nødvendig, be om at aktuelle selskaper oversender relevante dokumenter. Kontrollutvalget kan gjøre endringer i planen, hvis forutsetningene skulle endre seg. Selskapskontrollen gjennomføres av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS eller den som kontrollutvalget måtte bestemme. Kontroller i selskaper som har flere eierkommuner bør i størst mulig grad koordineres. Plan for selskapskontroll Åseral kommune Side 3 av 5

23 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 4.2 Rapportering Rapport etter gjennomført selskapskontroll sendes fra utøver til kontrollutvalget. Etter kontrollutvalgets behandling sendes rapporten kommunestyret 1. Kontrollutvalget rapporterer om gjennomførte selskapskontroller og resultatet av disse i sin årsrapport som legges fram for kommunestyret. Hvis kontrollutvalget har gjort endringer i plan for selskapskontroll, jf. punktet om Gjennomføring, som nevnt ovenfor, skal dette framgå av årsrapporten. 5 Prioriteringer i denne planperioden 5.1 Generelt I vedlegg er det listet opp selskaper som kommunen har eierinteresser i, både heleide og deleide, og en kort beskrivelse av hvert selskap. Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet 5.2 Gjennomførte selskapskontroller Åseral har i perioden gjennomført følgende selskapskontroller: Brannvesenet Sør IKS- Gjennomført i 2012 Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap IKS- Gjennomført i 2010 Andre selskapskontroller som er gjennomført av andre eiere(vest-agder Fylkeskommune) og som kan ha betydning for kommunen er: IKAVA IKS- Gjennomført i 2007 av Vest-Agder fylkesrevisjon Vest-Agder Museet IKS- Gjennomført i 2007 av Vest-Agder fylkesrevisjon 5.3 Prioritering av selskapskontroller I oversikten nedenfor er det foreslått kontroller ut fra de opplysningene som foreligger. Der det er flere kommuner som har eierinteresser i de samme selskapene, bør det som hovedregel gjennomføres koordinerte kontroller i disse selskapene. Det vurderes at det i inneværende planperiode gjennomføres selskapskontroll i følgende selskaper: 1 Oversendelse av rapport etter gjennomført selskapskontroll til kommunestyret er ikke obligatorisk, men anbefales som god praksis. Plan for selskapskontroll Åseral kommune Side 4 av 5

24 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bortelid Alpinsenter AS Åseral industrier AS Dersom det i perioden frem til 2015 etableres eierskap i nye selskaper som ikke er del av denne plan, kan det bestilles selskapskontroll særskilt for disse selskap. Dersom kontrollutvalget ønsker å revurdere planen innen nevnte periode er dette fullt mulig. Utvelgelsen bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Denne vurderingen ligger sammen med beskrivelsen av selskapet i vedlegget. 6 Avslutning Med regelverket om selskapskontroll sikres de folkevalgte bedre tilsyn og kontroll med den delen av den kommunale virksomheten som er organisert som interkommunale selskaper eller aksjeselskaper. Men kontroll og tilsyn er ikke bare spørsmål om behov og mulighet, men også om kontrollvilje. Avgjørende for om kommunen har tilfredsstillende kontroll og tilsyn med sine fristilte virksomheter vil til syvende og sist være om det er politisk vilje til kontroll med virksomhetene. I dette ligger at det stilles midler til disposisjon for kontrollutvalget for gjennomføring av selskapskontroll. For kommunestyret som øverste ansvarlige organ i kommunen vil det også være viktig hele tiden å vurdere om de organisasjonsformer som kommunen har valgt for sin virksomhet, er egnet til å fremme de mål og verdier for kommunens virksomhet som kommunestyret mener er viktige. Denne planen gjelder for perioden Plan for selskapskontroll Åseral kommune Side 5 av 5

25 Vedlegg 1 Åseral Kommune Beskrivelse og vurdering av selskapene 1 med henvisning til kriterier for vurderinger Følgende kriterier er angitt å ha betydning for om selskapskontroll skal gjennomføres: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet Oversikt over selskaper innenfor 80 Interkommunale selskaper (IKS) Komm. andel Opplysninger om selskapet/ Selskapets formål Andre eiere Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 5 % Selskapet skal utføre revisjon i og ha tilsyn med de deltagende kommuner i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser, i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. VURDERING Kommunen har eierandel på 5 %. Kommunen har ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet eller stilt kommunale garantier i henhold til regnskapet for Selskapet er regulert gjennom Lov om interkommunale selskap. Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Audnedal Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal 1 Selskapenes formål er i enkelte tilfeller forkortet

26 Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS(IKAVA) 1,23 % VURDERING Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS skal arbeide for at verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennhetens bruk, forskning og andre forvaltningsmessige og kulturelle formål i samsvar med arkivloven. Interkommunalt Arkiv i Vest- Agder IKS vil i samråd med kommunene og fylkeskommunen ha ansvar for ordning av deltakernes fjernarkiv, stå for opplæring og veiledning i arkivsystemer og arkivrutiner, rådgivning og tilsyn med arkivlokaler, samt bistå med annet arkivarbeid for deltakerne. Hver deltaker har krav på å få utført arbeid i rimelig forhold til innbetalt tilskudd i henhold til vedtatt arbeidsplan for hvert år. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS har anledning til å påta seg betalte konsulentoppdrag for private og offentlige arkivskapere, dersom dette ikke går ut over ordinære plikter i forhold til deltakerkommunene. Kommunen har eierandel på 1,23 %. Kommunen har ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet eller stilt kommunale garantier i henhold til regnskapet for Selskapet reguleres av Lov om interkommunale selskap. Vest-Agder fylkesrevisjon foretok selskapskontroll i 2007 på vegne av Vest-Agder fylkeskommune. Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Audnedal Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal Kristiansand Songdalen Søgne Vennesla V-A Fylkeskommune Vest-Agder Museet IKS 1 % Organisere innsamling, bevaring, dokumentasjon, forskning og formidling av kulturhistorie for Vest-Agder. Har ansvaret for drift og forvaltning av de samlinger og anlegg som eies av de museer som etter avtale er med i Vest- Agdermuseet. Museet skal bidra til at de deltakende kommuner får et godt museumstilbud. Vest-Agder-museet skal legge til rette for frivillig deltakelse i det museale arbeidet. Museet kan etter avtale gi faglig bistand til museer/kommuner som ikke er med i selskapet. De museumsfaglige oppgavene skal utføres i samsvar med IOMs museumsetiske regelverk. VURDERING Kommunen har eierandel på 1 %. Regnskapet viser et bokført egenkapitalinnskudd på 10`. Det er stilt kommunale garantier kr 100` i henhold til regnskapet for Selskapet er regulert av Lov om interkommunale selskap. Det ble foretatt selskapskontroll i 2008 på vegne av Vest-Agder Fylkeskommune. Vi har ikke vurdert at det Audnedal Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal Kristiansand Songdalen Søgne Vennesla V-A Fylkeskommune

27 foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Brannvesenet Sør IKS 3,02 % Selskapet yter tjenester innen brann og ulykkesberedskap. I tillegg ytes tjenester av forebyggende og kontrollerende art innen brann og beredskap. VURDERING Selskapet skal sikre den enkelte av kommunens innbyggere ved brann og forebygging av brann. Kommunen har eierandel på 3,02 %. Kommunen har ikke bokført egenkapitalinnskudd i selskapet. Det er stilt kommunal garanti i henhold til Brannvesenet Sør sitt årsregnskap 2011 på ideell andel av lån ca. kr 500`. Selskapet er regulert av Lov om interkommunale selskap. Det ble foretatt selskapskontroll i Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap IKS 50% Selskapets formål er å stå for innsamling og anlegge og drive nødvendige renovasjonsanlegg for de deltakende kommuner på en servicevennlig, miljømessig, økonomisk gunstig og faglig forsvarlig måte. Audnedal Farsund Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Hægebostad VURDERING Selskapet skal sikre at kommunen gjennomfører sitt samfunnsansvar innen renovasjon overfor den enkelte av kommunens innbyggere. Kommunen har en eierandel på 50 %. Kommunen har ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet i henhold til regnskapet for Selskapet er regulert av Lov om interkommunale selskaper. Kommunene har garantert for gjeld kr 417` i Sparebanken Sør. Videre er garanti inntil kr 7 150` til Returkraft AS. Selskapet har et udekket tap i regnskapet for 2011 på kr 1,2 mill. Det ble foretatt selskapskontroll i Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll.

28 Heleide kommunale aksjeselskaper) Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere Bortelid Alpinsenter AS 100 % Drift av alpinsenteret i Bortelid. Kommunen har en eierandel på 100 % og en balanseført verdi av egenkapitalinnskuddet på kr 1 mill. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Selskapet er regulert av aksjeloven. Selskapet hadde et resultat på - kr 32`og en bokført egenkapital på kr 794` i regnskapet for 2011(Purehelp.no). Vi har vurdert at det kan foretas selskapskontroll ut fra selskapets økonomi, samt formål og virksomhet. (Kriterium 4 og 5) Åseral Industrier AS 100% Næringsvirksomhet i samarbeid med arbeidsmarkedsetaten for å skape arbeidsplasser for yrkedshemmede og annen ledig arbeidskraft, og annen virksomhet som står i naturlig sammenheng med dette. VURDERING Kommunens tiltak for å sikre arbeidstrening etter gitte retningslinjer. Kommunen har en eierandel på 100 % og en balanseført verdi av egenkapitalinnskuddet på kr Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Selskapet er regulert av aksjeloven. Selskapet hadde et resultat på kr 85`og en bokført egenkapital på kr 4 mill. i regnskapet for 2011(Purehelp.no). Vi har vurdert at det kan foretas selskapskontroll ut fra selskapets formål og virksomhet. (Kriterium 5)

29 Oversikter over selskaper utenfor 80 (Begrenset selskapskontroll) Deleide kommunale aksjeselskaper Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere Agder Energi AS 1,03 % Utnytte, produsere, distribuere og omsette energi. Bidra til en sikker og rasjonell energiforsyning. Utnytte beslektede og lønnsomme forretningsmuligheter innen energi, kommunikasjon og infrastruktur Kommunal og privat eierinteresse VURDERING Kommunen har en eierandel på 1,03 % og en balanseført verdi av aksjene på kr 82,2 mill. Det er stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap 2011 med kr 0,6 mill. Det er etablert rutiner for oppfølging av eierskapet. Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Varodd AS 0,03 % Produksjon og omsetning, samt annen virksomhet, som kan føre til økte muligheter for sysselsetting av yrkesvalghemmede, fortrinnvis fra kommuner i Vest-Agder. Kommunale og private eierinteresser VURDERING Kommunen har en eierandel på 0,03 % og en balanseført verdi av egenkapitalinnskuddet på kr 500. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Visit Sørlandet AS 0,6 % Områdemarkedsføring, profilering og merkevarebygging via tilrettelegging for salg og markedsføring for reiselivet på Sørlandet. Selskapets virksomhet tar ikke sikte på å skaffe aksjeeierne økonomisk utbytte. Eventuelt overskudd skal benyttes til å fremme selskapets formål. Selskapet kan eie aksjer/andeler i andre selskap. Kommunale og private eierinteresser VURDERING Kommunen har en eierandel på 0,6 % og en balanseført verdi av

30 Deleide kommunale aksjeselskaper Komm. andel Opplysninger om selskapet egenkapitalinnskuddet på kr 30`. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Andre eiere Setesdal Kompetansesenter AS 25 % Oppføre bygg som skal bortleies til regional reiselivsorganisasjon for drift av regionalt informasjons- og kompetansesenter. Kommunale og private eierinteresser VURDERING Lindesnesregionen Næringshage AS 1,31 % VURDERING Kommunekraft AS 1% VURDERING Kommunen har en eierandel på 25 % og en bokført verdi på egenkapitalinnskuddet som utgjør kr 50`. Det er ikke stilt kommunal garanti i henhold til årsregnskapet Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Være utvikler for og koordinator av en samlokalisering av kunnskapsbasert næringsvirksomhet i Mandalsregionen. Dette skal skje i tilknytning til en eiendom hvor Sjøsanden Næringshage AS skal være leietakere. Kommunen har en eierandel på 1,31 % og en bokført verdi på egenkapitalinnskuddet som utgjør kr 50`. Det er ikke stilt kommunal garanti i henhold til årsregnskapet Av selskapets innskutte egenkapital pr 2011 er ca. 50 % tapt (Purehelp.no). Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Formidle aksjeeiernes disponible kraft, herunder konsesjonskraft, og drive annen virksomhet tilknyttet slik formidling. Kommunen har en eierandel på 1 % og en bokført verdi på egenkapitalinnskuddet som utgjør kr 1`. Det er ikke stilt kommunal garanti i henhold til årsregnskapet Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Audnedal Lindesnes Mandal Marnardal Private eiere

31 From: Willy Gill To: "Bjørn Pedersen"; "Alf Skeime"; "Benjamin LeMaitre"; "Harald Lande"; "Ebba Farre Roksvold"; "Åsa og Lars Engeli" Cc: "Agder Sekretariat, Kjell Ivar Hommen"; Irene Loka Subject: VS: Kostnader og konkurranseutsetting - revisjon Date: 14. desember :33:00 Attachments: Notat til representantskapet fra styret om kostnader i selskapet.pdf Oversendelse av notat fra bdo pdf Notat fra BDO pdf Videresender e-post fra revisjonssjef Irene Loka. Med hilsen Agder Sekretariat Willy Gill Fra: Irene Loka [mailto:irene.loka@komrev-vest.no] Sendt: 13. desember :57 Til: Agder Sekretariat, Kjell Ivar Hommen; Willy Gill; Felles postmottak (Far); Flekkefjord; Kvinesdal kommune; Lyngdal kommune; Mandal kommune; Marnardal kommune; info@audnedal.kommune.no; Postmottak Hægebostad kommune; postmottak.lindesnes; Sirdal kommune; Åseral kommune Emne: Kostnader og konkurranseutsetting - revisjon Til kontrollutvalgene v/agder Sekretariat Etter avtale med kontrollutvalget i Farsund oversendes et notat om kostnader fra styret til representantskapet i Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS datert Bakgrunnen er et notat fra BDO v/partner Thor Ståle Hansen, datert som er sendt til kontrollutvalgslederne. Denne e-posten bes også sendt øvrige kontrollutvalg. I tilknytning til notatet fra BDO har jeg noen kommentarer. Jeg ser at BDO er enig med Kommunerevisjonen Vest i at de totale utgiftene til revisjon vil være avhengig av den enkelte kommunes egen internkontroll og mengde oppdrag. For øvrig antar jeg at det bygger på en misforståelse og manglende kunnskap om hvordan det interkommunale selskapet fungerer når BDO skriver at de forventer at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS også vil delta i en konkurranse om revisjonstjenester. Kommunerevisjonen Vest er et selskap som er etablert av våre eiere med det formål å utføre revisjonstjenester i egenregi. Det vil si at tjenestene ikke er basert på konkurranse. Dersom våre eiere skulle bestemme seg for å konkurranseutsette revisjonstjenester, innebærer det at de i forkant av dette vil avvikle Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS. Hvis en enkeltkommune skulle velge å gå ut av selskapet, virker det unaturlig at de øvrige eierne da vil endre selskapsavtalen for å kunne levere inn pris i anbudskonkurransen til denne kommunen. Selskapet er basert på selvkost og en fordeling av kostnader mellom eierne ut fra timeforbruk. Det virker lite sannsynlig at selskapet vil dumpe prisen for å få denne kommunen som kunde.

32 Timeprisen i selskapet er gitt i styrets notat og vises absolutt å være konkurransedyktig. Kostnadene til revisjon er kommunene i stor grad selv med å påvirke. Å konkurranseutsette revisjonen har i realiteten som konsekvens at Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS oppløses. Denne e-posten går også til ordfører og rådmann i våre eierkommuner. Vennlig hilsen Irene Loka revisjonssjef Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS Mobil Kirkegaten 50, 4400 Flekkefjord

33 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJONEN VEST VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET INNKALLING TIL Onsdag , kl. 18:00 Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. Lyngdal rådhus kantine 1. etg.

34 INNKALLING TIL REPRESENTANTSKAPSMØTE KOMMUNEREVISJON VEST, VEST-AGDER IKS REPRESENTANTSKAPET Følgende medlemmer er innkalt: Svein Bøgwald Hans Gunnar Sveindal Judith Birkeland Alf Skeime Benjamin Le Maitre Bård Melvin Bulæg Kjersti Aukland Hansen Jens Monstad Gunhild E. Halvorsen Ribe Lars Odin Engeli Lars Tjelland Helge Elle Irene Loka Helene Stegemoen Egeland Kvinesdal kommune Audnedal kommune Flekkefjord kommune Hægebostad kommune Lindesnes kommune Lyngdal kommune Mandal kommune Marnardal kommune Sirdal kommune Åseral kommune Farsund kommune Styreleder Revisjonssjef Ansattes representant SAKSLISTE: 01/2013 Godkjenning av innkallingen og saksliste til representantskapet. 02/2013 Valg av to representanter til å underskrive protokoll fra møtet. 03/2013 Valg av nytt styremedlem 04/2013 Kostnader i Kommunerevisjonen Vest MELDINGER M-01/2013 Referat fra representantskapsmøte M-02/2013 Referat fra styremøte M-03/2013 Referat fra styremøte Evt. forfall meldes til revisjonssjef på telefon eller e-post Irene.Loka@komrev-vest.no Varamedlemmer mottar sakspapirer, men møter bare etter særskilt innkalling. Flekkefjord, Irene Loka revisjonssjef

35 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Sak nr: 03/2013 Representantskapet Møtedato: Saksbeh.: Irene Loka Valg av styremedlem Vedlegg: E-post datert fra Unni Fr. Hald som trekker seg fra styret. Forslag til nytt styremedlem fra bystyret i Mandal I e-post den meddelte Unni Hald at hun trakk seg fra styret fordi styrevervet medførte inhabilitet for selskapet ifm selskapskontroll av et kommunalt selskap. Mandal bystyre har i denne forbindelse i møte , foreslått Lise Klemsdal Løkling som ny kandidat til styret. Saken legges fram uten innstilling. Flekkefjord, Irene Loka Revisjonssjef 1

36 Fra: Unni Fredrikke Hald Til: Irene Loka Emne: Fw: Kommunerevisjonen Vest. Dato: 25. oktober :19:38 Hei. Viser til telefonsamtale i går og sender deg kopi av mailen til formannen i Representantskapet. Takk for meg og hils resten av styret. Hilsen U.Fr.H. From: Unni Fredrikke Hald Sent: Thursday, October 25, :10 PM To: svein.bogwald@erametgroup.com Subject: Kommunerevisjonen Vest. Representantskapet Kommmunerevisjonen Vest,Vest-Agder IKS v/ formannen. På grunn av annet styreverv som vil føre til inhabiltiet som styremedlem av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS trekker jegmeg fra styrevervet i Kommunerevsjonen Vest. Hilsen Unni Fr.Hald. Mandal, den