INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET. Onsdag 28. august 2013 KL , møterom Monn.

Transkript

1 Agder Sekretariat Sekretariat for kontrollutvalg i Agder Postboks Kvinesdal Bankkonto: Organisasjonsnr.: Til kontrollutvalgets medlemmer: Lars Odin Engeli (leder), Britt Enny Haugland (nestleder), Arild Forgard (medlem) Elling Åsland (2.vara) innkalles som vara i sak 4. INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALET Onsdag 28. august 2013 KL , møterom Monn. SAKSLISTE SAK 04/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Utsatt fra tidligere møte SAK 08/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 09/13 ÅRLIG KONTROLL AV FINANSFORVALTNINGEN - BESTILLING Faste poster: Nytt fra revisor: Informasjon om planlegging av revisjonsarbeidet? Nytt fra sekretær: Planlegging av høstens møter EVENTUELT REFERATER Ref. 08/13 Agder Sekretariat, uttalelse fra fellesmøte for ledere av kontrollutvalg Ref. 09/13 Kommunerevisjonen Vest, uavhengighetserklæring fra regnskapsrevisor Ref. 10/13 Kommunestyret, suppleringsval til kontrollutvalet Åseral den 16. august 2013 Lars Odin Engeli Leder Willy Gill Utvalgssekretær Forfall og melding om mulig inhabilitet bes meldt til Willy Gill, tlf Kopi av innkallingen er sendt til: Ordfører, rådmann, revisor Eierkommuner: Audnedal, Bygland, Bykle, Evje og Hornnes, Farsund, Flekkefjord, Hægebostad, Iveland, Kvinesdal, Lindesnes, Lyngdal, Mandal, Marnardal, Sirdal, Valle, Åseral Ansatte: Daglig leder Kjell Ivar Hommen Telefon: Mobiltelefon: E-post: kjell.ivar@asekretariat.no Saksbehandler Willy Gill Telefon Mobiltelefon E-post: willy.gill@asekretariat.no

2 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 04/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 04/13 PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Vedlegg: 1. Forslag til plan for selskapskontroll datert Bakgrunn: Etter endringer i kommuneloven og tilhørende forskrifter med virkning fra , er kontroll og tilsyn med kommunalt eide selskaper en prioritert oppgave, og det er tatt inn egne bestemmelser om selskapskontroll, jf. kommuneloven 77 nr. 5 og 80. Selskapskontrollen består av en obligatorisk del som går ut på å føre tilsyn med forvaltningen av eierinteressene i selskapet (eierskapskontroll), og en frivillig del, som medfører at det også kan gjennomføres forvaltningsrevisjon når kontrollutvalget eller kommunestyret finner det nødvendig eller ønskelig. Selskapskontroll skal gjennomføres på bakgrunn av en plan for selskapskontroll og denne planen skal vedtas av kommunestyret minst en gang i løpet av valgperioden. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper (aksjeselskaper og interkommunale selskaper), herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht hvordan selskapskontrollen kan gjennomføres i heleide kontra deleide selskaper. I forrige periode ble det gjennomført selskapskontroll i følgende selskaper i regi av Åseral kontrollutval: Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap IKS Brannvesenet Sør IKS Konklusjon: Det er i forslag til Plan for selskapskontroll for Åseral kommune foreslått følgende prioritering av eierskapskontrollen for planperioden : Bortelid Alpinsenter AS Åseral Industrier AS Prioriteringen er basert på selskapenes tjenestetilbud til kommunens innbyggere, selskapenes samfunnsmessige ansvar, kommunens eierandel, økonomisk gevinst- og tapspotensial og kommunens motiv for eierskapet.

3 Forslag til innstilling: Kommunestyret vedtar Plan for selskapskontroll i Åseral kommune , der følgende selskaper prioriteres: Bortelid Alpinsenter AS Åseral Industrier AS Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å definere omfanget og innholdet i selskapskontrollen (eierskapskontroll og/eller forvaltningsrevisjon) og til å foreta eventuelle endringer i prioritering mellom de aktuelle selskaper og eventuelt prioritere nye selskaper dersom spesielle forhold skulle tilsi det.

4 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Plan for selskapskontroll Åseral kommune

5 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Innholdsfortegnelse 1 Bakgrunn Innholdet i selskapskontrollen Formålet med selskapskontrollen Gjennomføring og rapportering av kontrollen Prioriteringer i denne planperioden Avslutning... 5 Plan for selskapskontroll Åseral kommune Side 1 av 5

6 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 1 Bakgrunn Kommunesektoren har siden slutten av 90-tallet vært preget av en økt fragmentering ved at deler av virksomheten har blitt skilt ut i foretak, interkommunalt samarbeid, interkommunale selskaper, aksjeselskaper o.l., herav ofte i form av egne rettssubjekter utenfor kommunelovens rammer. Valg av organisasjonsform legger rammene for kommunestyrets styringsmuligheter overfor fristilte selskaper, ettersom disse har egne selskapsorganer og er regulert av særskilt lovgivning, som bl.a. fastsetter forholdet mellom eierne (kommunen) og selskapsorganene. Dette innebærer utfordringer når det gjelder demokratisk, folkevalgt styring og kontroll av virksomheten. Eierstyring og selskapskontroll er kommunesektorens verktøy for å møte disse utfordringene. 2 Innholdet i selskapskontrollen Hjemmelen for selskapskontroll følger av kommuneloven 77 nr. 5, som fastsetter at kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens ( ) interesser i selskaper m.m., jf. tilsvarende formulering i 13 første ledd i forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner. Etter 13 annet ledd skal det minst en gang i valgperioden utarbeides plan for gjennomføring av selskapskontroll. Dette skal skje senest innen utgangen av året etter at kommunestyret er konstituert.. Tredje ledd fastsetter at kommunestyret vedtar planen. Kontrollutvalgsforskriften 13 må også ses i sammenheng med koml. 80, som direkte regulerer kontrollutvalgets og den som utfører selskapskontrollen innsynsrett i selskaper, som er fullt ut eid direkte eller indirekte av kommuner/fylkeskommuner. Følgende figur viser selskapskontrollens omfang og innhold. Selskapskontroll Kommuneloven 77 nr. 5 (hjemmel) og 80 (innsynsrett) Forskrift om kontrollutvalg kap. 6 Eierskapskontroll Obligatorisk Forvaltningsrevisjon Frivillig Utfører: Sekretariatet, revisjonen eller andre Utfører: Kvalifisert og uavhengig revisor Omfatter kommunalt eierskap i: IKS er, aksjeselskaper og interkommunalt samarbeid som er egne rettssubjekter MEN innsynsretten i 80 kan kun benyttes overfor selskaper som fullt ut direkte eller indirekte er eid av kommuner/fylkeskommuner Figur: Selskapskontroll overordnet skisse Selskapskontroll kan deles i to deler, eierskapskontroll (obligatorisk) og forvaltningsrevisjon (frivillig). Eierskapskontrollen kan utføres av kontrollutvalgets sekretariat, kommunens revisjon eller andre som kontrollutvalget selv måtte bestemme. Forvaltningsrevisjon skal Plan for selskapskontroll Åseral kommune Side 2 av 5

7 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS utføres i henhold til kap. 3 i forskrift om revisjon og i henhold til god kommunal revisjonsskikk, og den må utføres av en kvalifisert og uavhengig revisor. Selskapskontrollen omfatter både heleide og deleide selskaper, herunder også selskaper med private eiere. På grunn av at innsynsretten etter 80 er begrenset til heleide, kommunale selskaper, vil det imidlertid være forskjeller mht. hvordan selskapskontrollen kan utføres i heleide kontra deleide selskaper. 3 Formålet med selskapskontrollen Selskapskontrollen er et middel for å påse at forvaltningen av kommunens eierinteresser fungerer tilfredsstillende i henhold til kommunestyrets vedtak og forutsetninger og i henhold til aktuelle lover og regler. Formålet med eierskapskontrollen er å kontrollere om den som utøver kommunens eierinteresser, utøver myndigheten slik det er fastsatt i den aktuelle virksomhetsloven samt ivaretar kommunens interesser i samsvar med kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Eierskapskontrollen begrenser seg til en vurdering av om eierne har etablert tilfredsstillende rammer for styring, og at virksomheten faktisk opererer i tråd med formålet. En materiell vurdering av selskapets organisering, drift og funksjon faller derfor utenfor denne kontrollen. Ved behov kan det også gjennomføres forvaltningsrevisjon av selskaper. I et selskap med statlige eller private eierinteresser må imidlertid dette hvis ikke annet er avtalt mellom eierne, skje med utgangspunkt i åpne kilder fordi ikke innsynsretten etter 80 gjelder. Formålet med forvaltningsrevisjonen vil være å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. En slik revisjon vil dermed ha fokus på selve aktiviteten og resultater i selskapet. 4 Gjennomføring og rapportering av kontrollen 4.1 Gjennomføring Kontrollutvalget vurderer årlig omfanget av selskapskontroller og hvilke kontroller som skal gjennomføres med utgangspunkt i plan for selskapskontroll. Utvalget kan, i den grad det finner det nødvendig, be om at aktuelle selskaper oversender relevante dokumenter. Kontrollutvalget kan gjøre endringer i planen, hvis forutsetningene skulle endre seg. Selskapskontrollen gjennomføres av Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS eller den som kontrollutvalget måtte bestemme. Kontroller i selskaper som har flere eierkommuner bør i størst mulig grad koordineres. Plan for selskapskontroll Åseral kommune Side 3 av 5

8 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS 4.2 Rapportering Rapport etter gjennomført selskapskontroll sendes fra utøver til kontrollutvalget. Etter kontrollutvalgets behandling sendes rapporten kommunestyret 1. Kontrollutvalget rapporterer om gjennomførte selskapskontroller og resultatet av disse i sin årsrapport som legges fram for kommunestyret. Hvis kontrollutvalget har gjort endringer i plan for selskapskontroll, jf. punktet om Gjennomføring, som nevnt ovenfor, skal dette framgå av årsrapporten. 5 Prioriteringer i denne planperioden 5.1 Generelt I vedlegg er det listet opp selskaper som kommunen har eierinteresser i, både heleide og deleide, og en kort beskrivelse av hvert selskap. Ved prioritering av selskapskontroll kan følgende kriterier være relevante i forbindelse med en risiko- og vesentlighetsvurdering: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet 5.2 Gjennomførte selskapskontroller Åseral har i perioden gjennomført følgende selskapskontroller: Brannvesenet Sør IKS- Gjennomført i 2012 Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap IKS- Gjennomført i 2010 Andre selskapskontroller som er gjennomført av andre eiere(vest-agder Fylkeskommune) og som kan ha betydning for kommunen er: IKAVA IKS- Gjennomført i 2007 av Vest-Agder fylkesrevisjon Vest-Agder Museet IKS- Gjennomført i 2007 av Vest-Agder fylkesrevisjon 5.3 Prioritering av selskapskontroller I oversikten nedenfor er det foreslått kontroller ut fra de opplysningene som foreligger. Der det er flere kommuner som har eierinteresser i de samme selskapene, bør det som hovedregel gjennomføres koordinerte kontroller i disse selskapene. Det vurderes at det i inneværende planperiode gjennomføres selskapskontroll i følgende selskaper: 1 Oversendelse av rapport etter gjennomført selskapskontroll til kommunestyret er ikke obligatorisk, men anbefales som god praksis. Plan for selskapskontroll Åseral kommune Side 4 av 5

9 Kommunerevisjonen Vest, Vest-Agder IKS Bortelid Alpinsenter AS Åseral industrier AS Dersom det i perioden frem til 2015 etableres eierskap i nye selskaper som ikke er del av denne plan, kan det bestilles selskapskontroll særskilt for disse selskap. Dersom kontrollutvalget ønsker å revurdere planen innen nevnte periode er dette fullt mulig. Utvelgelsen bygger på en risiko- og vesentlighetsvurdering. Denne vurderingen ligger sammen med beskrivelsen av selskapet i vedlegget. 6 Avslutning Med regelverket om selskapskontroll sikres de folkevalgte bedre tilsyn og kontroll med den delen av den kommunale virksomheten som er organisert som interkommunale selskaper eller aksjeselskaper. Men kontroll og tilsyn er ikke bare spørsmål om behov og mulighet, men også om kontrollvilje. Avgjørende for om kommunen har tilfredsstillende kontroll og tilsyn med sine fristilte virksomheter vil til syvende og sist være om det er politisk vilje til kontroll med virksomhetene. I dette ligger at det stilles midler til disposisjon for kontrollutvalget for gjennomføring av selskapskontroll. For kommunestyret som øverste ansvarlige organ i kommunen vil det også være viktig hele tiden å vurdere om de organisasjonsformer som kommunen har valgt for sin virksomhet, er egnet til å fremme de mål og verdier for kommunens virksomhet som kommunestyret mener er viktige. Denne planen gjelder for perioden Plan for selskapskontroll Åseral kommune Side 5 av 5

10 Vedlegg 1 Åseral Kommune Beskrivelse og vurdering av selskapene 1 med henvisning til kriterier for vurderinger Følgende kriterier er angitt å ha betydning for om selskapskontroll skal gjennomføres: 1. Selskapets tjenestetilbud til kommunens innbyggere 2. Selskapets samfunnsmessige ansvar 3. Kommunens eierandel 4. Økonomisk gevinst- og tapspotensial 5. Kommunens motiv for eierskapet Oversikt over selskaper innenfor 80 Interkommunale selskaper (IKS) Komm. andel Opplysninger om selskapet/ Selskapets formål Andre eiere Kommunerevisjonen Vest, Vest Agder IKS 5 % Selskapet skal utføre revisjon i og ha tilsyn med de deltagende kommuner i henhold til kommunelovens 60 og tilhørende forskrifter om revisjon og kontrollutvalg. Tilsvarende gjelder også kommunale foretak og interkommunale selskaper som deltakerkommunene er medeiere i. Selskapet kan også påta seg andre revisjonsoppdrag hvor eierkommunene har interesser, i den utstrekning revisorlovgivningen gir adgang til dette. VURDERING Kommunen har eierandel på 5 %. Kommunen har ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet eller stilt kommunale garantier i henhold til regnskapet for Selskapet er regulert gjennom Lov om interkommunale selskap. Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Audnedal Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal 1 Selskapenes formål er i enkelte tilfeller forkortet

11 Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS(IKAVA) 1,23 % VURDERING Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS skal arbeide for at verdifullt kommunalt og fylkeskommunalt arkivmateriale blir tatt vare på og gjort tilgjengelig for allmennhetens bruk, forskning og andre forvaltningsmessige og kulturelle formål i samsvar med arkivloven. Interkommunalt Arkiv i Vest- Agder IKS vil i samråd med kommunene og fylkeskommunen ha ansvar for ordning av deltakernes fjernarkiv, stå for opplæring og veiledning i arkivsystemer og arkivrutiner, rådgivning og tilsyn med arkivlokaler, samt bistå med annet arkivarbeid for deltakerne. Hver deltaker har krav på å få utført arbeid i rimelig forhold til innbetalt tilskudd i henhold til vedtatt arbeidsplan for hvert år. Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder IKS har anledning til å påta seg betalte konsulentoppdrag for private og offentlige arkivskapere, dersom dette ikke går ut over ordinære plikter i forhold til deltakerkommunene. Kommunen har eierandel på 1,23 %. Kommunen har ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet eller stilt kommunale garantier i henhold til regnskapet for Selskapet reguleres av Lov om interkommunale selskap. Vest-Agder fylkesrevisjon foretok selskapskontroll i 2007 på vegne av Vest-Agder fylkeskommune. Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Audnedal Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal Kristiansand Songdalen Søgne Vennesla V-A Fylkeskommune Vest-Agder Museet IKS 1 % Organisere innsamling, bevaring, dokumentasjon, forskning og formidling av kulturhistorie for Vest-Agder. Har ansvaret for drift og forvaltning av de samlinger og anlegg som eies av de museer som etter avtale er med i Vest- Agdermuseet. Museet skal bidra til at de deltakende kommuner får et godt museumstilbud. Vest-Agder-museet skal legge til rette for frivillig deltakelse i det museale arbeidet. Museet kan etter avtale gi faglig bistand til museer/kommuner som ikke er med i selskapet. De museumsfaglige oppgavene skal utføres i samsvar med IOMs museumsetiske regelverk. VURDERING Kommunen har eierandel på 1 %. Regnskapet viser et bokført egenkapitalinnskudd på 10`. Det er stilt kommunale garantier kr 100` i henhold til regnskapet for Selskapet er regulert av Lov om interkommunale selskap. Det ble foretatt selskapskontroll i 2008 på vegne av Vest-Agder Fylkeskommune. Vi har ikke vurdert at det Audnedal Farsund Flekkefjord Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Sirdal Kristiansand Songdalen Søgne Vennesla V-A Fylkeskommune

12 foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Brannvesenet Sør IKS 3,02 % Selskapet yter tjenester innen brann og ulykkesberedskap. I tillegg ytes tjenester av forebyggende og kontrollerende art innen brann og beredskap. VURDERING Selskapet skal sikre den enkelte av kommunens innbyggere ved brann og forebygging av brann. Kommunen har eierandel på 3,02 %. Kommunen har ikke bokført egenkapitalinnskudd i selskapet. Det er stilt kommunal garanti i henhold til Brannvesenet Sør sitt årsregnskap 2011 på ideell andel av lån ca. kr 500`. Selskapet er regulert av Lov om interkommunale selskap. Det ble foretatt selskapskontroll i Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll. Hægebostad og Åseral Renovasjonsselskap IKS 50% Selskapets formål er å stå for innsamling og anlegge og drive nødvendige renovasjonsanlegg for de deltakende kommuner på en servicevennlig, miljømessig, økonomisk gunstig og faglig forsvarlig måte. Audnedal Farsund Hægebostad Kvinesdal Lindesnes Lyngdal Mandal Marnardal Hægebostad VURDERING Selskapet skal sikre at kommunen gjennomfører sitt samfunnsansvar innen renovasjon overfor den enkelte av kommunens innbyggere. Kommunen har en eierandel på 50 %. Kommunen har ikke foretatt egenkapitalinnskudd i selskapet i henhold til regnskapet for Selskapet er regulert av Lov om interkommunale selskaper. Kommunene har garantert for gjeld kr 417` i Sparebanken Sør. Videre er garanti inntil kr 7 150` til Returkraft AS. Selskapet har et udekket tap i regnskapet for 2011 på kr 1,2 mill. Det ble foretatt selskapskontroll i Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas selskapskontroll.

13 Heleide kommunale aksjeselskaper) Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere Bortelid Alpinsenter AS 100 % Drift av alpinsenteret i Bortelid. Kommunen har en eierandel på 100 % og en balanseført verdi av egenkapitalinnskuddet på kr 1 mill. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Selskapet er regulert av aksjeloven. Selskapet hadde et resultat på - kr 32`og en bokført egenkapital på kr 794` i regnskapet for 2011(Purehelp.no). Vi har vurdert at det kan foretas selskapskontroll ut fra selskapets økonomi, samt formål og virksomhet. (Kriterium 4 og 5) Åseral Industrier AS 100% Formålet er produksjon av varer, tjenester og annen næringsvirksomhet for å skape grunnlag for sysselsetting av yrkeshemmede og mindre arbeidsføre arbeidstakere. VURDERING Kommunens tiltak for å sikre arbeidstrening etter gitte retningslinjer. Kommunen har en eierandel på 100 % og en balanseført verdi av egenkapitalinnskuddet på kr Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Selskapet er regulert av aksjeloven. Selskapet hadde et resultat på kr 85`og en bokført egenkapital på kr 4 mill. i regnskapet for 2011(Purehelp.no). Vi har vurdert at det kan foretas selskapskontroll ut fra selskapets formål og virksomhet. (Kriterium 3 og 5)

14 Oversikter over selskaper utenfor 80 (Begrenset selskapskontroll) Deleide kommunale aksjeselskaper Komm. andel Opplysninger om selskapet Andre eiere Agder Energi AS 1,03 % Utnytte, produsere, distribuere og omsette energi. Bidra til en sikker og rasjonell energiforsyning. Utnytte beslektede og lønnsomme forretningsmuligheter innen energi, kommunikasjon og infrastruktur Kommunal og privat eierinteresse VURDERING Kommunen har en eierandel på 1,03 % og en balanseført verdi av aksjene på kr 82,2 mill. Det er stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap 2011 med kr 0,6 mill. Det er etablert rutiner for oppfølging av eierskapet. Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Varodd AS 0,03 % Produksjon og omsetning, samt annen virksomhet, som kan føre til økte muligheter for sysselsetting av yrkesvalghemmede, fortrinnvis fra kommuner i Vest-Agder. Kommunale og private eierinteresser VURDERING Kommunen har en eierandel på 0,03 % og en balanseført verdi av egenkapitalinnskuddet på kr 500. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Visit Sørlandet AS 0,6 % Områdemarkedsføring, profilering og merkevarebygging via tilrettelegging for salg og markedsføring for reiselivet på Sørlandet. Selskapets virksomhet tar ikke sikte på å skaffe aksjeeierne økonomisk utbytte. Eventuelt overskudd skal benyttes til å fremme selskapets formål. Selskapet kan eie aksjer/andeler i andre selskap. Kommunale og private eierinteresser VURDERING Kommunen har en eierandel på 0,6 % og en balanseført verdi av

15 Deleide kommunale aksjeselskaper Komm. andel Opplysninger om selskapet egenkapitalinnskuddet på kr 30`. Det er ikke stilt kommunal garanti overfor selskapet i henhold til kommunens årsregnskap Vi har vurdert at det ikke foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Andre eiere Setesdal Kompetansesenter AS 25 % Oppføre bygg som skal bortleies til regional reiselivsorganisasjon for drift av regionalt informasjons- og kompetansesenter. Kommunale og private eierinteresser VURDERING Lindesnesregionen Næringshage AS 1,31 % VURDERING Kommunekraft AS 1% VURDERING Kommunen har en eierandel på 25 % og en bokført verdi på egenkapitalinnskuddet som utgjør kr 50`. Det er ikke stilt kommunal garanti i henhold til årsregnskapet Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Være utvikler for og koordinator av en samlokalisering av kunnskapsbasert næringsvirksomhet i Mandalsregionen. Dette skal skje i tilknytning til en eiendom hvor Sjøsanden Næringshage AS skal være leietakere. Kommunen har en eierandel på 1,31 % og en bokført verdi på egenkapitalinnskuddet som utgjør kr 50`. Det er ikke stilt kommunal garanti i henhold til årsregnskapet Av selskapets innskutte egenkapital pr 2011 er ca. 50 % tapt (Purehelp.no). Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Formidle aksjeeiernes disponible kraft, herunder konsesjonskraft, og drive annen virksomhet tilknyttet slik formidling. Kommunen har en eierandel på 1 % og en bokført verdi på egenkapitalinnskuddet som utgjør kr 1`. Det er ikke stilt kommunal garanti i henhold til årsregnskapet Vi har ikke vurdert at det foreligger risiko og vesentlige forhold som indikerer at det bør foretas begrenset selskapskontroll. Audnedal Lindesnes Mandal Marnardal Private eiere

16 Agder Sekretariat Kontrollutvalget i Åseral kommune Sak 08/13 Møtedato: Saksbehandler: Willy Gill SAK 08/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen

17 Møte nr. 02/13 Dato: kl Sted: Rådhuset, kommunestyresalen ÅSERAL KOMMUNE KONTROLLUTVALET MØTEBOK Tilstede: Lars Odin Engeli, leiar Arild Forgard, medlem Leif Jarle Thorsland, møtte for Haugland Forfall: Britt Enny Haugland, nestleiar Andre til stede: Rådmann Kjell Gunnar Olsen, deler av møtet Økonomisjef Svein Ove Nepstad, deler av møtet Avdelingssjef Øyvin Moltumyr, deler av møtet HR-rådgiver Ellen Ubostad Haaland, deler av møtet Revisor Silje Djuvik Støle Agder Sekretariat v/ Willy Gill SAKSLISTE ORIENTERINGER Kl Presentasjon av regnskap/årsberetning for 2012 v/ økonomisjef/rådmann Presentasjon av revisjonsberetning/oppsummeringsbrev v/ revisor Kl Finansforvaltningen v/økonomisjef Kl Selvkost v/ økonomisjef og avdelingssjef Kl Kort informasjon om system for oppfølging av vedtak v/ rådmann Kl Innkjøp/anskaffelser/regelverk/retningslinjer v/ HR-rådgiver SAKER SAK 05/13 GODKJENNING AV MØTEBOK FRA SAK 06/13 KOMMUNEREKNESKAP ÅSERAL KOMMUNE 2012 SAK 07/13 KONTROLLUTVALETS ÅRSMELDING 2012 Faste poster: Nytt fra revisor: Nytt fra sekretær: EVENTUELT REFERATER Ref. 04/13 Skatt Sør, brev av kontroll av kommunale aksjeselskap Ref. 05/13 Kommunerevisjonen Vest, innkalling til representantskapsmøte Ref. 06/13 Agder Sekretariat, innkalling til fellesmøte for ledere av kontrollutvalg Ref. 07/13 Agder Sekretariat, e-post vedr. suppleringsval til kontrollutvalet UNDERSKRIFTER Lars Odin Engeli Leiar Utskrift sendes: Kontrollutvalgets medlemmer, ordfører, rådmann og revisor

18 Møtebok 24. april 2013 Åseral kontrollutval Det var ingen merknader til innkalling og saksliste. ORIENTERINGER Kontrollutvalget fikk følgende orienteringer: Presentasjon av regnskap/årsberetning for 2012 v/ økonomisjef/rådmann Presentasjon av revisjonsberetning/oppsummeringsbrev v/ revisor Finansforvaltningen v/økonomisjef Selvkost v/ økonomisjef og avdelingssjef Kort informasjon om system for oppfølging av vedtak v/ rådmann Innkjøp/anskaffelser/regelverk/retningslinjer v/ HR-rådgiver Konklusjon og videre oppfølging: Kontrollutvalget takket for gode orienteringer. Utvalget ønsker sak til neste møte om årlig kontroll av finansforvaltningen. Våren 2014 ønsker utvalget ønsker å få en oversikt fra administrasjonen over gjennomførte anskaffelser i 2013 og hvordan anskaffelsene er fulgt opp i henhold til gjeldende regelverk. SAK 05/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRA MØTE Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Vedlegg: Forslag til møteprotokoll fra møte Bakgrunn for saken: Forslag til protokoll fra møte legges frem for godkjenning. Forslag til vedtak: 1. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes 2. Leder gis fullmakt til å undertegne møteprotokollen 2

19 Møtebok 24. april 2013 Åseral kontrollutval SAK 06/13 KOMMUNEREGNSKAP ÅSERAL KOMMUNE 2012 Økonomisjef og rådmann presenterte årsregnskap og årsberetning. Revisor orienterte om revisjonsberetning og oppsummeringsbrev. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Åseral kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning av 15.4 og oppsummeringsbrev datert 15.4 fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget forutsetter at forholdet vedrørende investeringsbudsjettet, som medfører forbehold i revisjonsberetningen, bringes i orden i løpet av inneværende regnskapsår. Det samme gjelder revisors anbefaling om å sørge for nødvendige budsjettendringer. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 15. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Åseral kommunes årsregnskap for Saksfremstilling: Saksbehandler Willy Gill Lover, forskrifter: Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15. desember 2000, med endringer i 2004 Saksdokumenter vedlagt saken: Årsregnskapet for 2012 utsendt direkte fra kommunens sekretariat Årsberetningen for 2012 utsendt direkte fra kommunens sekretariat Revisjonsberetning, datert Oppsummeringsbrev fra revisjonen, datert Saksopplysninger: Hovedtall. Driftsregnskapet viser kr til fordeling drift og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr Tidsfrister. Regnskapsutkast og noter ble levert til revisjonen 26.februar Årsberetning ble levert 22. mars Frist for å levere regnskap og årsberetning er hhv. 15. februar og 31. mars. 3

20 Møtebok 24. april 2013 Åseral kontrollutval Kvalitet. Ifølge revisor er det fremlagte regnskap med noter og årsberetning oversiktlig og informativt, og gir god informasjon om økonomiforvaltningen og kommunens økonomiske stilling ved årsskiftet. Revisors oppsummeringsbrev. Følgende forhold er kommentert i oppsummeringsbrevet fra revisor til kontrollutvalget: Budsjettavvik investering forbehold fra revisor på budsjett og årsberetning Budsjettavvik finanstransaksjoner For ytterligere informasjon om disse forhold vises til neste punkt i saksutredningen og til selve oppsummeringsbrevet. Revisjonsberetning. Revisjonsberetning er avgitt 15. april Det er tatt forbehold om investeringsbudsjettet på følgende grunnlag: Åseral kommune har ikke praktisert budsjettjusteringer mellom de enkelte regnskapsår. Som følge av dette viser flere investeringsprosjekter i 2012 store avvik mellom budsjett og regnskap. Tilsvarende gjelder for finansiering av investeringene. Det er tatt forbehold på årsberetningen på følgende grunnlag: Det er ikke redegjort for budsjettavviket i investeringsregnskapet i administrasjonssjefens årsberetning, slik forskrift om årsregnskap og årsberetning 10 krever. For ytterligere informasjon vises til selve revisjonsberetningen, og til informasjon fra revisor i møtet. Forslag til vedtak: Uttalelse fra kontrollutvalget til kommunestyret: Kontrollutvalget har behandlet Åseral kommunes regnskap for Sammen med årsregnskapet forelå årsberetning fra rådmannen, samt revisjonsberetning av 15.4 og oppsummeringsbrev datert 15.4 fra Kommunerevisjonen Vest. Kontrollutvalget forutsetter at forholdet vedrørende investeringsbudsjettet, som medfører forbehold i revisjonsberetningen, bringes i orden i løpet av inneværende regnskapsår. Det samme gjelder revisors anbefaling om å sørge for nødvendige budsjettendringer. Kontrollutvalget mener for øvrig at presentasjonen av regnskapet med tilhørende spesifikasjoner og noter, samt rådmannens årsberetning, tilfredsstiller de formelle krav i regnskapsforskriften og regnskapsbrukernes informasjonsbehov. Ut over dette og det som fremgår av revisjonsberetningen til årsregnskapet datert 15. april 2013, har kontrollutvalget ingen merknader til Åseral kommunes årsregnskap for