Allmøte for administrativt ansatte. Mandag 09. mai 2016

Transkript

1 Allmøte for administrativt ansatte Mandag 09. mai 2016

2 Mål for møtet Sikre at alle er informert om de store prosessene som skjer i NTNU i forbindelse med reorganiseringsprosessen Forsøke å klargjøre hvordan prosessene påvirker fakultetet generelt og dere som administrativt ansatte spesielt 2

3 Det nye NTNU Ny organisasjon skal innføres fra Både ny faglig og administrativ organisering skal da være på plass. To utredninger foregår nå: Om administrativ organisering Høring Børresenutvalgets rapport (rapport 3) Utredning av intern administrativ organisering ved enhetene Om faglig organisering / instituttstruktur 3

4 Det nye fakultetet Navn besluttet i NTNU-styret: Fakultet for naturvitenskap (fra ) Følgende enheter ved dagens Fakultet for naturvitenskap og teknologi (NT), Fakultet for teknologi (FT) ved tidligere HiST og NTNU i Ålesund inngår i utredningen av faglig organisering: Avdeling for biologiske fag (Ålesund) Institutt for bioingeniørfag (FT) Institutt for kjemi og materialteknologi (FT) Institutt for matteknologi (FT) Institutt for biologi (NT) Institutt for bioteknologi (NT) Institutt for fysikk (NT) Institutt for kjemi (NT) Institutt for kjemisk prosessteknologi (NT) Institutt for materialteknologi (NT) 4

5 Studieprogram Vertsfakultet for alle NTNUs studieprogram blitt bestemt av rektor. Studieporteføljen til Fakultet for naturvitenskap skal bestå av alle studieprogram gitt av Institutt for kjemi og materialteknologi (FT) Institutt for matteknologi (FT) Avdeling for biologiske fag (Ålesund) Institutt for bioingeniørfag (FT) Det nåværende NT-fakultetet Vi skal sammen skal skape et fakultet med større slagkraft innen både forskning og utdanning. 5

6 Faglig organisering Utredning på høring ved fakultetet nå. Tre modeller for instituttstruktur er foreslått. Enhetene bedt i høringen om å: Vurdere de tre alternative modellene Evt. foreslå andre modeller Vurdere muligheter for evaluering av ønsket instituttstruktur Foreslå instituttnavn. Uttale seg om det er ønskelig med et formalisert nivå 4 ved fakultet B. Frist for utredning er 13. mai. Det skal leveres forslag på to alternative modeller. Første behandling i NTNU-styret og vedtak 25. august. 6

7 7 Administrativ organisering

8 Administrativ organisering 2 prosesser 1. Høringsrunde ifm Børresenutvalgets rapport (rapport 3). sendt ut høringsarbeidet skal foregå i mai Frist Detaljering av funksjoner/oppgaver på nivå 2 og 3, ref revidert bestilling: Forslag til den interne administrative organiseringen skjer i forhandlinger/drøftinger med arbeidstakerorganisasjonene i LOSAM Forhandlinger/drøftinger

9 Rapport nr. tre fra Børresen-utvalget, levert 2. mai Krav til gode administrative tjenester: Effektivitet Kvalitet Modernisering Fagnærhet

10 Hvordan oppnå kravene? Mer standardisering/digitalisering + ytterligere forenkling av tjenester og prosesser. Større grad av: Sentralisering på noen områder (transaksjonelle oppgaver) Desentralisering på noen områder (relasjonelle oppgaver) Oppgaver skal løses på færrest mulig nivå.

11 Gjennomgående prosesser Eksamen vurdering, begrunnelse/klage Studieplanlegging Studiekvalitet Rekruttering og mottak av nye ansatte Variabel lønn og reiseregning Plan, budsjett og oppfølgingsprosessen (PBO) Bestilling til betaling (BtB) 11

12 Funksjons- og oppgavefordeling Funksjon/oppgave Alt 1 Alt 2 (Strategisk) lederstøtte På alle nivå På alle nivå Utdanning- og utdanningsstøtte Nivå 1 og 2/3 som i dag Flere oppgaver lagt til nivå 2/3 Eksempler: Avvikling av eksamener som ikke krever sentral planlegging og koordinering Utskrift av vitnemål Tilrettelegging for utreisende studenter HR Nivå 1 og 2/3 som i dag Flere oppgaver lagt til nivå 2/3 Eksempler: Leder- og personalutvikling Konflikthåndtering IT IT-funksjon/enhet både på nivå 1 og 2/3 Én IT-avdeling med distribuerte tjenester Økonomi Nivå 1 og 2/3 Styrking av controller-oppgaver nivå 2/3 Kommunikasjon Dokumentasjon (arkiv) En avdeling som nå noe utvidelse av oppgaver Dokumentfunksjon/enhet både på nivå 1 og 2/3 Styrking av nivå 2/3 Eksempler: Forskningsformidling Lederstøtte Samles i en enhet 12

13 Stor eller liten omorganisering? Gjennomgående prosesser Flytting av funksjoner og oppgaver Omorganisering 13

14 Hva skal styret beslutte 16.6 og 25.8? Inndeling i administrative avdelinger på nivå 1. Ansvarsdeling av administrative oppgaver mellom nivå 1 og nivå 2/3. Gjennomgående administrative prosesser blir tema og ansvar for videre utredninger.

15 Administrativ organisering NTs høringsinnspill pr Hovedtrekk Anbefaler å organisere adm.ressurser på nivå 2 og 3 som en matrise dvs: Administrativt ansatte utfører oppgaver på tvers av instituttgrenser og fakultetsadministrasjon/institutt. Notatet: kultet+b+- +fremtidig+administrativ+organisering.pdf/3e48a dc9-b5c5-0ab98cff78e9 (Ligger også på nettsiden 15

16 Administrativ organisering detaljering av administrative funksjoner på nivå 2/3 Detaljering av funksjoner/oppgaver på nivå 2 og 3 intern organisering av administrative funksjoner ved Fakultet for naturvitenskap Frist 4.juni - Utredning av drøftings- og forhandlingsgrunnlag Forhandling/drøfting i LOSAM/SESAM i perioden 5. juni til 15. august 16

17 Høringsprosess og utredningsarbeid på NT Workshop med alle administrative ansatte, og noen brukere av administrative tjenester, som gir innspill. 23.mai kl Seksjonsledere/kontorsjefer utarbeider utkast til høringssvar Vedtas av ledergruppa Bakgrunn for vurderingene som skal gjøres i workshopen og som skal ligge til grunn i NTs utredningsarbeid og høringssvar er: Børresenutvalgets rapport 3 NTs innspill fra Styrevedtaket av modell 2 samt innsparingskrav (5% + 5%) 17

18 Milepæler i omorganiseringen av administrasjonen (ca.-datoer) JUNI JULI AUG SEPT OKT NOV DES : Kartlegging nåværende stillingsinnhold / kompetanse : LOSAM-forhandlinger intern org. 1.6: Frist utredning intern organisering av adm. enheter. 16.6: Første styrebehandling adm. hovedstruktur : Stillingene i nye enheter beskrives. 25.8: Styret fatter endelig beslutning. 1.9: Ledere utpekes : Innplassering i nye stillinger / enheter. 1.12: Beskjed om endelig plassering Ny organisasjon i drift.

19 Reorganisering; Hva skjer i 2016 April-juni 2016: Stillingsbeskrivelser for alle ved gamle NT skal utarbeides NT er allerede i gang uavhengig av fusjon Kompetanseprofil skal registreres (kommer tilbake til dataverktøy) 25. aug okt: Bemanningsplaner i Fakultet for naturvitenskap utformes. 1. okt. - des: Ansatte skal innplasseres i Fakultet for naturvitenskap. Dette gjelder både vitenskapelige, administrative og tekniske. 19

20 Administrativt ansatte hva betyr dette for dere? Organisering av nivå 1 vil påvirke organiseringen av nivå 2 og 3 i de tilfeller funksjoner blir sentralisert og i de tilfeller arbeidsprosesser skal være gjennomgående. Vil bli innplassert i ny organisasjon Følger adm. organisering, men denne påvirkes selvsagt av den faglige organiseringen Vi skal fortsatt støtte opp under promærvirksomheten, utdanning og forskning Vi får nye kolleger og nye måter å jobbe på 20

21 Hva betyr dette for oss som fakultet? Omfanget av endringer er avhengig av hva styret beslutter den 25. august. Anne sitter som dekan fram til Instituttledere avhenger av faglig organisering, men sitter i utgangspunktet til Ingen blir sagt opp Overordnet skal vi: Drive med den samme undervisningen Ha forskningsaktivitet som i dag Fortsette å ha store ambisjoner Felles mål, nye kolleger, kulturbygging blir viktig fremover 21

22 Medvirkning Workshop Personalmøter, medarbeidersamtaler Leder skal invitere sine ansatte til å komme med synspunkter Medarbeider har også selv ansvar for å ta opp forhold og for å søke informasjon (se bl.a. Innsida og Fusjonskafe 19 mai på Dragvoll Tillitsvalgte representerer deg og har medbestemmelse i ulike fora (f.eks LOSAM) 22

23 Omstillingsavtale og -håndbok NTNU ønsker sikkerhet for ansatte i forbindelse med fusjonen. Avtalen har derfor stillingsgaranti og flyttegaranti til og med 31.juli Avtalen forlenges automatisk med tre måneder, avhengig av instituttstruktur / tilsetting av instituttledere Omstillingshåndbok viktig verktøy i omstillingen: Retningslinjer for innplassering Personalpolitiske virkemidler Kartlegging av arbeidsmiljøkonsekvenser Oppfølging av risikovurderinger Rektor Gunnar Bovim og de tillitsvalgte signerte avtalen 13.november 2015.