Outsourcing i Posten - utfordringer og erfaringer med konkurranseutsetting av lønns- og personaltjenester

Transkript

1 Outsourcing i Posten - utfordringer og erfaringer med konkurranseutsetting av lønns- og personaltjenester Svalaug Handagard Posten Norge AS Posten Norge AS

2 Agenda Posten Norge Prosessen vi har vært igjennom Fremtidige utfordringer Posten Norge AS

3 Agenda Posten Norge Prosessen vi har vært igjennom Fremtidige utfordringer Posten Norge AS

4 Verdens mest fremtidsrettede postbedrift Posten Norge AS

5 Posten Posten er Norges største selskap målt i antall ansatte i Norge hvorav i morselskapet (Q3 2005) Har Norges største salgsnett med over 1500 salgsteder 80 % av våre tjenester er konkurranseutsatt og 85% av inntektene kommer fra bedriftskunder Fra forvaltning til forretning (2004): Omsetning: mill Resultat før skatt: mill. ROCE: 19,5 % Posten Norge AS

6 Posten konsernet er en nordisk virksomhet med over ansatte Posten Norge AS

7 Postens forretningsidé Posten utvikler og leverer helhetlige, verdiøkende kommunikasjons- og logistikkløsninger gjennom fysiske og elektroniske nettverk for nasjonale og internasjonale kunder Posten Norge AS

8 Bemanning og omsetning per årsverk Posten Norge Konsern KNOK Omsetning/årsverk Omsetning siste 12 mnd/årsverk Glidende 12 mnd Bemanning årsverk Posten Norge AS ErgoGroup Datterselskaper ekskl Ergo mar.01 sep.01 mar.02 sep.02 mar.03 sep.03 mar.04 sep.04 mar.05 sep Q Q Posten Norge AS

9 Utvikling i medarbeidertilfredshet Trivselindeks Totalindeks Posten Norge AS

10 Agenda Posten Norge Prosessen vi har vært igjennom Fremtidige utfordringer Posten Norge AS

11 Områder der det er foretatt outsourcing: HR: IT-baserte lønns-og personaladministrative tjenester og kursadministrering HMS Tidligere bedriftshelsetjeneste IKT: utvikling og drifting av forretningskritiske applikasjoner og Itinfrastruktur inkl. brukerstøtte Regnskap: E-faktura, fakturaadministrasjon Servicetjenester: Renhold, kantinedrift Posten Norge AS Bluegarden HMS Norge AS ErgoGroup Lindorff ISS

12 Hva var målet for outsourcing innen HR? Prosjektets mål var effektive administrative prosesser. Målet skulle nås ved et netto uttak av 624 årsverk innen stabsfunksjonene lønn, personal, regnskap og økonomi i løpet av (hvorav 450 innen lønn og personal). (Målsatt brutto uttak 763 årsverk.) Utgangspunktet var bemanning pr. 1. juni 2000 (1.490 personer innen lønn, personal, regnskap og økonomi). Sikkerhet for reelt gevinstuttak forutsatte at målet ble nådd gjennom identifikasjon og uttak av personer Posten Norge AS

13 Hvordan ble outsourcingen gjennomført? 2000 Forprosjekt EAP- Effektive Administrative Prosesser. Beslutning i Styret i Posten Norge om outsoursing av ulike støttefunksjoner. Gjennomføring av delprosjekt økonomi/regnskap. Gjennomføring delprosjekt lønn/ personal. Virksomhet overført til helt eller delvis eide selskaper Nedbemanning, omstilling og overføring av ansatte (ca. 620) Etablering av lønnsog personalsentre i Bluegarden 140 medarbeidere fra Posten Utvikling og implementering av Personalportal Omorganisering av lønns- og personalarbeidet i Posten mer fokus på direkte rapportering i system av leder selv 2002 Sluttføre omorganisering av lønn/personal. Evaluere resultater og iverksette eventuelle korreksjoner. Fra prosjekt til ordinær drift Posten Norge AS

14 Hvordan ble outsourcingen gjennomført? Personalarkiv flyttet til sentralt lager. Ny avtale forberedes for Konkurranseutsetting høsten Outsourset HMS- etablert selskap I samarbeid med Telenor HMS Norge ( ca. 130 ansatte) ErgoBluegarden solgt Ny kontrakt inngått med Bluegarden fra med løpetid frem til Alle personalmapper scannes for elektronisk tilgang. ( aktive mapper) Vaktplan/Driftsplanleggingssystem implementert Ny forbedret PersonalPortal Fra lederregistrering til større grad av egenregistering Elektronisk lønnsslipp HMS Norge solgt Ny avtale forberedes for konkurranseutsetting 1. halvår Posten Norge AS

15 Prosessmodell for outsoursing Ordinær drift Rendyrket organisert virksomhet internt i shared services (1997-) Etablert selskap med helt eller delvis eierskap/ la inn virksomhet i allerede etablert datterselskap (1999-)- vunnet erfaring Konkurranseutsatt (2002-) Solgt selskap (2003-) Ny konkurranseutsetting Posten Norge AS

16 Hvorfor ble outsourcingen vellykket Solid forankret beslutning og oppslutning fra arbeidstagerorganisasjonene Løpende resultatrapportering og tett oppfølging Outsourcing av prosesser, ikke av funksjoner Klar arbeidsdeling mellom Posten og den valgte leverandør Tydelig skille mellom strategisk stab og tjenesteproduksjon Bevissthet på å unngå unshared services Posten Norge AS

17 Agenda Posten Norge Prosessen vi har vært igjennom Fremtidige utfordringer Posten Norge AS

18 Forslag til overordnet fremdriftsplan (forutsatt kjøp etter forhandlinger) 1/ / /3-06 1/ / /12-07 Kartlegging og analyse 15 mnd Beslutning Anskaffelse Avvikling = Valg av sourcingsstrategi Implementering = Valg av leverandører = Eksisterende tjenesteavtale opphører Posten Norge AS

19 Kompetanseområder innen HR Kompetanseområder Håndteres av Posten? BG Strategi og policy Strategisk rådgivning Kompleks operativ rådgivning Operativ rådgivning Transaksjonsbasert rådgivning Utarbeide strategier og policies innen HR Kompetanse for realisere HR strategiene Kompetanse for å håndtere større endringsprosesser eller enkeltsaker som har prinsipiell betydning Kompetanse for å håndtere konkrete saker hvilke måter/bestemmelser kan benyttes Kompetanse for å finne hvilke regler som gjelder Konkret saksbehandling/-håndtering og utførelse Saksbehandling / utførelse Posten Norge AS

20 Prosesser organisering - systemløsning Humanstrategien Bemanning Prosesser og oppgaver Belønning HMS og Samfunnsansvar System og tjenesteleveranser Ledelsesutvikling Kompetanseutvikling Kultur og verdi Saksbehandling / utførelse Transaksjonsbasert rådgivning Operativ rådgivning Strategisk rådgivning Kompleks Operativ rådgivning Strategi og policy Organisasjonsutvikling Organisasjon Organisering Systemløsning Tjenesteleverandør Posten Norge AS Tjenesteleveranse Systemstøtte

21 Erfaringer med dagens HR-organisering - hypotese Strategi og policy Strategisk rådgivning Kompleks operativ rådgivning Operativ rådgivning Transaksjonsbasert rådgivning Saksbehandling / utførelse Posten Norge AS

22 Usikkerhetsfaktorer og utfordringer knyttet til dagens organisering Dekker dagens prosesser de behov Posten har innen HR-området? Er HR arbeidet i konsernet organisert slik at den støtter organisasjonens behov? Udekket kompetanse for å ivareta Postens behov for hyppige endringer? Kan en sourcingsstrategi gi mulighet for mer fleksibilitet og bedre håndtering av HR enn dagens avtaleform? Har vi en god helhetlig sourcingsstrategi? Hvordan er modenhet hos leverandører i markedet som sourcingspartner på tjenestespekteret innen HR-området Utover tradisjonelle transaksjonsbaserte tjenester? Kan medføre leverandørutvikling? Mye av Postens operative HR-kompetanse ligger i dag hos BG! Prisen på tjenestene som er outsourcet er trolig høye ift hva markedet signaliserer (- i følge benchmark) Posten Norge AS

23 Noen råd om outsourcing Involver relevante personer i organisasjonen, ikke alle som anser seg meningsberettigede. Forankre beslutningen hos sponsor på toppnivå i bedriften: CEO/CFO. Kontroller leverandørens ytelser løpende. Velg en leverandør med verdier og kultur du kjenner og kan forholde deg til. Behold en liten og sterk strategisk HR-funksjon. Følg implementeringen nøye; både hos leverandøren og i egen organisasjon. Gjør bare outsourcing om du virkelig mener det, men om du gjør det, gjør det grundig hele veien Posten Norge AS