Viser til beslutningsnotat fra universitetsdirektøren hvor følgende beslutning ble tatt vedrørende fellestjeneste for eksamen og vitnemål:

Transkript

1 Avdeling for utdanning Arkivref.: 2016/1514 Dato: Universitetsdirektøren Fellestjeneste for eksamen og vitnemål- revidert forslag Viser til beslutningsnotat fra universitetsdirektøren hvor følgende beslutning ble tatt vedrørende fellestjeneste for eksamen og vitnemål: Eksamen og vitnemål - Universitetsdirektøren støtter hovedinnretningen i forslaget. - Det gjenstår flere spørsmål ang. omfang og avgrensing. - Tjenesten er ikke forsøkt dimensjonert. Dimensjoneringen vil avhenge av den nærmere avgrensingen men også av oppsettet av andre fellestjenester, organisering og hvilke ressurser som gjøres tilgjengelig. Det vises også til brev fra Avdeling for utdanning av Dette svaret bygger videre på innholdet i det brevet. For å kunne besvare om vi kan inkludere flere områder i fellestjenester ba vi om tilbakemelding fra fakultet og institutt knyttet til rutiner innenfor følgende områder: Ajourføring av arbeidskrav i FS Muntlige og praktiske eksamener Ansvarsdeling sensurarbeid Håndtering av begrunnelser og klagesensur Vi vil understreke at det er utfordrende å skulle definere en fellestjeneste på et så bredt og komplisert felt som eksamen, samtidig som man må forholde seg til øvrige administrative omorganiseringer der det hersker mye usikkerhet. Det er vår oppfatning at vi er nødt til å definere en tjeneste som vi er sikre på at vil kunne forvalte sine oppgaver på en hensiktsmessig måte. Vi foreslår derfor ikke på dette tidspunktet å ta inn ansvarsområder og arbeidsoppgaver i fellestjenesten, der det er uklart om en fellestjeneste vil kunne håndtere oppgaven på en god eller ressursbesparende måte. Vi mener allikevel at fellestjenesten må ta sikte på å ta over flere arbeidsoppgaver etter hvert, der man ser at det er hensiktsmessig. Under er forslag til avgrensing og arbeidsdeling på de feltene der det tidligere har vært klart at vi var avhengige av mer informasjon for å kunne gi et svar. Avgrensinga som er foreslått her er basert på tilbakemeldinger vi har fått på notat om ytterligere avgrensing for fellestjeneste for eksamen og vitnemål, som ble sendt ut på høring 2. januar. Vi må nok en gang understreke at arbeidet med etableringa av denne fellestjenesten er langt fra fullført. Det gjenstår mye nødvendig arbeid med å detaljere arbeidsdeling og arbeidsflyt. Vi kan ikke se bort fra at dette videre arbeidet kan medføre justeringer av det som er foreslått her. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 Arbeidskrav Arbeidskrav er et problemområde på flere måter. Arbeidskravene blir ofte registrert seint, og veldig tett opp mot eksamen; det blir gjort feil i registrering av arbeidskrav som ikke blir oppdaga før studenter møter til sin eksamen; arbeidet involverer unødvendig mange administrative ledd. Vi ser imidlertid på tilbakemeldingene vi har mottatt fra en rekke av fakultetene, at det vil være problematisk å skulle overføre alt administrativt arbeid med arbeidskrav til fellestjenesten. En rekke enkle arbeidskrav burde kunne administreres av fellestjenesten uten problemer i emner der studenter for eksempel skal levere en skriftlig innlevering, holde et muntlig fremlegg eller lignende, vil det være uproblematisk for en fellestjeneste å ha ansvar for å følge opp med faglærer og gjøre det administrative arbeidet. Det er imidlertid en rekke emner ved UiT som har svært kompliserte og sammensatte kombinasjoner av arbeidskrav. Her er det vanskeligere å se at fellestjenesten skal kunne gjøre en like god jobb som fagnær administrasjon. I tillegg ønsker vi i utgangspunktet ikke en situasjon der visse arbeidskrav skal administreres av fellestjenesten, og andre arbeidskrav skal administreres av fagnær administrasjon, da dette vil være uoversiktlig og unødvendig kompliserende. Vi mener derfor at fagnær administrasjon fortsatt skal ha ansvar for å administrere arbeidskrav. Digitale løsninger bør tas i bruk ved registrering av arbeidskrav der dette er hensiktsmessig. Vi mener det vil være ressursbesparende om fagansvarlig registrerer arbeidskravene direkte i digitalt system som overfører resultatene direkte til FS, i stedet for at faglærer fører oversikt på papirprotokoll som deretter punches i FS av administrasjon. Fellestjenesten skal derfor ta ansvar for implementering av digital registrering av arbeidskrav. Dette inkluderer å få på plass en digital løsning for registrering av oppmøte. Vi ser også et behov for å ha en gjennomgang av bruken av arbeidskrav ved UiT. Det bør fastsettes tydelige retningslinjer for hva som kan utgjøre arbeidskrav, og klare rutiner og arbeidsflyt for arbeidet med arbeidskrav. Dette skal fellestjenesten ta ansvar for; arbeidet må gjøres i samarbeid med fakultetene. Muntlige og praktiske eksamener Ansvaret for muntlige eksamener, praktiske eksamener og utøvende eksamener skal ligge til fagnær administrasjon. Dette er begrunna i at arbeidet med slike eksamener ofte krever mange spesielle hensyn, planlegginga er ofte avhengig av svært mange enkeltpersoner og det er mange biter som må falle på plass. Vi har vanskelig for å se at fellestjenesten vil kunne ha kapasitet til å håndtere dette arbeidet. Vi tar sikte på å begynne å bruke timeplanleggingssystemet TP også til eksamen. Systemet bør i den grad det er mulig også brukes til planlegginga av muntlige, praktiske og utøvende eksamener. Vi vil foreslå et tett samarbeid mellom fagnær administrasjon og fellestjenesten på dette. Fellestjenesten vil bidra med opplæring og brukerstøtte i TP. Sensur Basert på tilbakemeldingene vi har fått fra fakultetene er det tydelig store deler av sensurarbeidet ikke vil kunne håndteres av fellestjenesten. Det er allikevel deler av arbeidet vi ser det som nødvendig at skal håndteres av fellestjenesten. Vi foreslår derfor en arbeidsdeling, men detaljeringa av denne arbeidsdelinga fordrer en del videre arbeid i samarbeid med fakultetene og instituttene. Grovt sett vil vi si at arbeidet med oppnevning av sensorer, fastsettelse av kommisjoner, kontraktinngåelse og avlønning, og oppfølging av sensorer i forbindelse med frister skal håndteres fagnært. Dette inkluderer registrering av sensorer og sensorkommisjoner i FS. Fellestjenesten skal ha ansvar for registrering av karakterer i FS og publisering av karakterer i Studentweb. Så lenge vurderingsprotokoller fremdeles må arkiveres i ephorte vil fellestjenesten ha ansvar for dette. I utgangspunktet mener vi at fellestjenesten tar ansvar for oppdatering av protokoller i WISEflow, overføring av sensur fra WISEflow til FS og brukerstøtte til sensorer. Det må bemerkes at det er nødvendig med videre arbeid med å definere detaljert arbeidsfordeling og flyt på sensur. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Begrunnelser og klager Arbeidet med begrunnelser og klager er å anse som en underkategori til sensur. Arbeidsdeling på sensurfeltet legger derfor føringer på arbeidsdeling på begrunnelser og klager. Når det kommer til begrunnelser mener vi arbeidet skal håndteres av fagnær administrasjon. Det vil si at fagnær administrasjon skal registrere forespørselen om begrunnelse i FS. I emner der begrunnelse gis etter henvendelse fra student, skal fagnær administrasjon kontakte sensor og innhente begrunnelse; om sensor ønsker å gi begrunnelse muntlig, gjør hun det. I tilfeller der sensor gir begrunnelse muntlig etter en fastsatt ordning, er det fagnær administrasjon som organiserer dette med sensor, og som formidler til studentene når de kan få sin begrunnelse. Det følger at fagnær administrasjon håndterer avlønning av eksterne sensorer ved begrunnelser. Når det kommer til klagesensurering er det en del tekniske forskjeller fra hvordan den ordinære sensuren håndteres dette gjelder eksamener som sensureres digitalt. På grunn av manglende funksjonalitet for klagesensur i WISEflow, må klagesensur gjøres utenfor systemet, og sensorenes karakterer må føres på gammeldags vurderingsprotokoll. Fagnær administrasjon skal ha ansvaret for å oversende besvarelsene som skal sensureres til klagekommisjon sammen med protokoll. Arbeidsdelinga slik den er satt opp over er basert på den funksjonaliteten vi har per i dag i de ulike systemene. På sikt forventer vi bedre funksjonalitet både når det gjelder begrunnelser og klagesensurering. Vi forventer at det vil medføre vesentlige endringer i både arbeidsdeling og rutiner når ny funksjonalitet er tilgjengelig. Dette skal være fellestjenestens ansvar å sørge for, i samarbeid med fakultetene. Det skal være fellestjenestens ansvar å fastsette de rutinene som gjelder for begrunnelse og klage, for å sikre enhetlige rutiner det skal allikevel være rom for å gi begrunnelser på ulike måter innafor disse rutinene. Videre var det foreslått i notatet datert 2. januar at henvendelser om begrunnelser og klage skulle sendes direkte til fellestjenestens RT-kø. Dette forslaget vil vi fremdeles holde på, selv om det strengt tatt vil føre til administrativt merarbeid i viderefordeling av henvendelsene. Vi ønsker å tilby studentene et felles kontaktpunkt å forholde seg til. Mange studenter ved UiT må i dag forholde seg til mange ulike kontaktpunkter når de skal be om begrunnelse, utfra hvor emnene de har tatt administreres fra. Dette gjelder spesielt studenter som tar emner fra ulike fakulteter. Forslaget forutsetter opprettelsen av et mer enhetlig RTkø-nettverk enn det som finnes i dag merk at vi ikke foreslår å opprette et slikt nettverk for å håndtere begrunnelser og klager. Henvendelser om begrunnelse og klager fordeles videre til riktig RT-kø av fellestjenesten. Mer detaljert arbeidsdeling og arbeidsflyt bør defineres på dette området i det videre arbeidet med arbeidsdeling og flyt på sensur generelt. Tilrettelegging I henhold til forslag i notatet datert 2. januar vil fellestjenesten behandle alle søknader om tilrettelegging på eksamen. Fagnær adminstrasjon vil ha ansvaret for tilrettelegging i studiehverdagen. Vi mener at fellestjenesten i utgangspunktet skal være studentenes kontaktpunkt for tilrettelegging. Vi er naturligvis allikevel nødt til å ta høyde for at vi har mange ulike studentsett ved UiT, og at tilrettelegging er et ømfintlig område. I alle tilfeller skal terskelen for å ta kontakt angående tilrettelegging så lav som mulig, og vi skal gjøre det enkelt og oversiktlig for studentene. På noen fakulteter eller studieprogram har studentene veldig tett kontakt med de administrative, og det vil være naturlig for dem å kontakte fagnær administrasjon angående tilrettelegging. Ved andre fakulteter og studier vet studentene knapt hvem de administrative er, og om man henviser til fagnær administrasjon, vil de måtte gå på leiting etter hvem de skal snakke med. Vi foreslår derfor at studentene skal kunne ta kontakt på den måten de ønsker, og at det er dette vi informerer om på nettsidene våre under tilrettelegging. Trenger studenter tilrettelegging på sine studier, kan de kontakte fellestjenesten for eksamen, eller de kan kontakte fagnær administrasjon (vi forutsetter ikke her at termen fagnær administrasjon er den som vil bli brukt). Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 Nøyaktige rutiner for hvordan fellestjenesten og fagnær administrasjon skal opptre overfor hverandre og studenten i slike tilfeller må fastsettes i videre arbeid, men det skal alltid være snakk om å sette studenten i kontakt med rette vedkommende, og ikke om å henvise studenten videre. Med det mener vi at når en student for eksempel kontakter fellestjenesten om tilrettelegging i studiehverdagen skal hun ikke få beskjed om å kontakte «studiekonsulent». Studenten skal i det aller minste få navnet på rett person å kontakte, og aller helst skal fellestjenesten kontakte rette vedkommende på vegne av studenten. Selv om tilrettelegging i studiehverdagen skal håndteres av fagnær administrasjon, skal fellestjenesten ha et overordna ansvar for tilrettelegging. Fellestjenesten skal støtte fagnær administrasjon i tilretteleggingssaker, og det skal gjeninnføres et felles forum for tilrettelegging i regi av fellestjenesten. Også her er det nødvendig med videre arbeid for å fastsette arbeidsdeling og arbeidsflyt på et mer detaljert nivå. Vitnemål I svar til notatet datert 2. januar ble det stilt spørsmål ved arbeidsdeling på utskrift av vitnemål. Vi mener at det er klart at fellestjenesten skal ta over vitnemålsproduksjonen for hele UiT. Som med de andre feltene som er tatt opp i dette svaret, må det gjøres et videre arbeid med å fastsette mer detaljert arbeidsdeling og arbeidsflyt. Det er også en forutsetning at digitale signaturer kommer på plass i FS, slik at vitnemål kan skrives ut og sendes uten å måtte fysisk signeres av direktører og dekaner. Dette vil også gjøre at vitnemålsproduksjonen ikke er stedsavhengig selv om man vil måtte finne løsninger i tilfeller der studenter ønsker å hente sitt vitnemål personlig. Dimensjonering Det er krevende å skulle gi tilbakemelding på dimensjoneringen av tjenesten. De oppgavene som tjenestene skal utføre, ligger i dag på alle 3 nivåer i organisasjonen. På nivå 1 har vi to faste 100% stillinger knyttet til dagens tjeneste. Det er også mange som har eksamensavvikling som deler av sin stilling, en typisk oppgave for studiekonsulent på instituttnivå. Fakultetene har også organisert seg ulikt for å ivareta eksamensoppgavene, noen har sentralisert hele tjenesten, mens ansvaret ligger på instituttnivået hos andre. For å kunne implementere fellestjeneste for eksamen og vitnemål må denne bemannes av personer som i dag har eksamen som sitt arbeidsfelt på fakultets- og eller insituttnivå. De oppgavene som vi i dette notatet peker på som oppgaver for fagnær administrasjon, innebærer at det fortsatt bør være ansatte lokalt som ivaretar dette. Om disse fortsatt skal være organisert på nivå 3 eller organiseres som en fellestjeneste på nivå 2, anbefaler vi at vurderes i sammenheng med prosessen som pågår for fremtidig organisering av administrasjonen. Vennlig hilsen Heidi Adolfsen studiedirektør heidi.adolfsen@uit.no Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5