Årshjul eksamen. Detaljert

Transkript

1 Årshjul eksamen Detaljert Jogita Borg Pedersen Magnus Clark SKB AHS

2 Eksamen på AHS/ASP arrangeres gjennom hele studieåret, men hovedperiode i mai/juni og november/desember. Tid/ frister Aktivitet/ oppgave Ting å huske på 15.februar Oppmeldingsfrist eksamen ordinær vår kjører kontroll på at kull er meldt opp StudWeb. Ansvarlig Studenter Kommentar Bekreftelse av utdanningsplanen via StudWeb (Studentene har selv ansvar for å sjekke at de er riktig oppmeldt). 15.februar 15.februar og fremover Søknadsfrist særordning til eksamen for vårsemesteret Kontrollere tregangsregelen. Studenter Ulike oppmeldingsfrister for videreutdanningene For videreutdanninger frist for å søke om ekstern eksamen. Kontrollere at alle emner og er i en eksamensperiode er lagt inn med dato i FS. Februar/mars Tildeling av kandidatnummer til alle kandidater ved bachelorprogrammer. Behandle søknader i ephorte om tilrettelagt eksamen (søknadsfrist 15. februar). Eget skjema for studenter med dokumentert behov Dokumentasjon (ikke eldre enn 2 år) kan ettersendes Februar Februar/mars (etter eksamens- Registrere tilrettelegging i FS. Behandle søknader for privatister. Registrere privatister i FS. Sjekke at vi har bestilt nødvendig romkapasitet. Privatister søker på eget skjema Rombestilling for muntlig, FS super Sette opp oversikt over tid/sted for 2

3 meldinger er registrert for vårsemesteret) Evt bestille og reservere rom i Trondheim Spektrum (via Eksamensprosjektet) Fordele eksamener og kandidater på rom i FS. muntlig/praktisk og klinikkeksamen. muntlig og klinikk eksamen, gjøre den kjent for kandidatene (ansvaret for at det blir gjort, faglærere må komme med innspill/ samarbeide) Dialog viktig! Februar/mars Februar/mars Mars/ april Delta i felles eksamensprosjekt i den store eksamensperioden: -brev til Trondheim Spektrum om plassbehov; -melde inn eksamenspapirbehov; -brev til eksamensvakter med forespørsel om de er tilgjengelige; -registrere vakttilgjengelighet i FS; -tildele vaktoppdrag; -etterarbeid- ta mot avbud fra vakter, supplere med nye vakter, varsle alle som det gjelder. Varsle Drift og renhold om rom som benyttes under eksamen. Formidle spesialbehov ved eksamen (spesialstoler, innvilget bruk av PC, etc) til Drift og IT. Behandle søknader om avvikende eksamensform (f.eks. opplest oppgavetekst, ekstern eksamen, muntlig etterprøving osv.) Vedtaksbrevet signeres av studieleder og eksamenskontor. Eksamensvaktprosjektet/ Eksamenskontor Programmet, i samarbeid med (som har ansvar for gjennomføring) Sjekke hvordan dette kan registreres i FS, ALT gjør det i dag. Mars/april Bestiller vakter til eksamensdager utenom felles eksamensprosjektet (telefon, brev, registrering i FS) Bestiller nødvendige vakter for klinikk- og muntlige eksamen 3

4 Mars Sende ut påminnelse til programmene om studieplaner og er for hele året (frist 15. april) Fagansvarlige ved eksamen må også stå på oversikt Mars/april (ca. tre uker før eksamensperiodens start) Sende ut oversikt til faglærere med frist for levering av eksamensoppgaver dersom annen frist ikke er fastsatt. Oppgaven leveres både på bokmål og nynorsk senest 3 uker før. Klagesensorer Innen tre uker før April Mars/april Mars/april Oversikt over sensorer kan/bør leveres sammen med oppgaven. Registrere manglende obligatoriske aktiviteter i FS og sende brev (via ephorte) med advarsel til studenter som ikke har et tilstrekkelig antall godkjente øvinger. Oppdatere resultatstatus for studenter med manglende aktiviteter. Registrere og oppdatere opplysninger om sensorer i FS (inkl adresse oppgavene skal sendes til) Brev til institusjoner med forespørsel om aktuelle pasienter til eksamen. Tilbakemelding innen gitt frist. Institusjonen/klinikken sender informasjon (legeerklæringer/ rapporter etc.) om pasienter som har sagt ja til å være med. Brevet må være datert senest tre uker før. Klagesensorer eksamenskontoret Programmet i sammarbeid med eksamenskontoret) retter forespørsel til programmet om hvem som har ansvaret i år, og minne om hva som skal gjøres. Programmets ansvar, SKB sender brev. Tas i mot av ansvarlig på programmet SKB kan skrive ut lister fra FS med frist for retur slik at evt brev kan sendes ut. Studenter som ikke deltar på gruppearbeid eller har for stort fravær på obl. undervisning kan få arbeidskrav. Institusjonen/klinikke n sender informasjon (legeerklæringer/ rapporter etc) om pasienter som har sagt ja til å være med. 4

5 Mars/april Mars/april Programmet leser dokumentasjonen for å avgjøre hvilke pasienter som er aktuelle for å være med på eksamen. Ringer pasienter for å avtale dager de kan møte (Alle må møte to dager, en dag for undersøkelse og en dag for selve eksamen). Sender informasjon om parkering, evt. rekvisisjon til pasientene. Programmet/ faglærer SKB Eksamenskontor Ikke kompetanse i SKB fra Ordne med samtykkeerklæring, reiseskjema og lønnsskjema + kontaktopplysninger. Senest 2 uker før Senest 2 uker før 1 uke før Kontrakt til vaktene Registrere sensorkommisjoner i FS. Kontroll av kandidatlister/utsending av eksamensinformasjon på videreutdanningene Avtaler (også lønnsavtaler) med sensorer Legge inn de som har oppfylt kravet om obligatoriske aktiviteter etter at advarsel er sendt ut. Klagesensorer / Studiekonsulent Programmet Program og Eksamenskonto ret felles ansvar Tolket som at dette går inn under SPO lønnsarbeid 1-2 uker før mht. frister Etter dette oppdateres oppmøtelistene til eksamen i FS. Mottak, kopiering og pakking av eksamensoppgaver, kvitteringslister og vaktlister til eksamen på campus og ved eksterne eksamenssteder. 1-2 dag før Sendes ut til eksterne eksamenssteder. Klargjør eksamenspapir og eksamensrom. SKB-sentralt i hovedeksamens -periode 5

6 Kandidatlister og vaktlister må være klare. På eksamensdagen for skriftlig skole eksamen Rydde og gjøre klar eksamensrom Gjennomføring av eksamen: Eksamensoppgaver med kandidatlister og vaktliste utleveres til hovedvakter senest 30 min før eksamensstart. Kontakt med vakter, forefallende som oppstår under eksamensavviklingen. må ha telefonnummer til tilgjengelig faglærer/ fagansvarlig. All kontakt mellom studentene og faglærer på eksamensdagen går via, ikke via vaktene Drift På eksamensdag for hjemmeeksamen med utlevering/ innlevering Innen 1 dag for campus studenter og innen 1 uke etter for eksterne eksamener Etter endt eksamen leverer hovedvakten kvitteringsliste, vaktliste og eksamensbesvarelser til eksamensansvarlig/ eksamenskontoret. Registrer Ikke møtt til eksamen for kandidater som ikke har møtt opp, og timeantall på eksamensvakter i FS Leverer oppgave mot signering med evt vedlegg, svarer på evt spørsmål om innlevering. Mottak av innleverte oppgaver, i Servicesenter og pr. post Fordele oppgavene til eksamenskommisjoner. Når alle besvarelsene er mottatt og oppmøte registrert i FS skal besvarelsene distribueres til faglærere og sensorer, med tilhørende følgebrev og sensurlister. Sørge for vann og pappkopper på muntlig Sjekk utsatt innleveringsfrist og antall postlagte oppgaver Følgebrev, oppgavetekst, sensorveiledning, vurderingsprotokoll og begrunnelsesskjema Foreslår dette som et standardtilbud fra SKB. Ikke noe ekstra, blir rettferdig og sikrer likebehandling av alle studenter i eksamens-situasjonen Vanligvis utlevering pr. It s Learning Etter at klinikk- Registrere sensur Eksamens- 6

7 eksamen er ferdig Innen 15 virkedager etter Registrere sensur, med og uten deleksamener, overføre til protokoll offentliggjøres på StudentWeb. Vedlegg 1.1 kontoret Etter endt eksamensperiode Innen fire uker etter Etter klage er sensurert Brev med begrunnelse for Ikke bestått eksamen sendes kandidaten. Arkiveres i ephorte. Avlønne eksamensvakter (gjøres sentralt) Begrunnelse for sensur. Leveres elektronisk via StudentWeb til ephorte. Saksbehandling av klagesaker i ephorte/fs. Klage på formelle feil (ansvarlig avhenger av årsaken til klagen) Registrere evt endret karakter i FS. Oversendelsesbrevet arkiveres i ephorte, selve begrunnelsen arkiveres på kan starte saksbehandlingen og formidle klagen til klagesensur. Klage på formelle feil for muntlig, praktisk og klinikkeksamen (formelle feil som oppdages under eksamen: Avtale gjøres med studenten). HA / Studiekoordinator/ studieleder FS Super Saksbehandling av klage sårbart når studiekonsulentene har ferie. Som regel er det folk på April/mai Etter bacheloroppgave er levert Saksbehandling av ferdige klagesaker i ephorte/ FS. Legge eksamensplan for kommende studieår. Registrere er i studiehåndbok. Bestille rom for eksamen i høstsemesteret. Legge titler for bacheloroppgave i FS SKB må sette frist for når eks.plan må være klar. Frist rombestilling satt til Vi må sende ut info/påminnelse Engelsk tittel Studenter burde sjekke selv om titlene er riktig Midten av juni Skrive ut vitnemål / FS- 7

8 Signere vitnemål Kopiere og sende ut vitnemål Arkivere kopiene (samarbeid eksamenskontor og servicesenter) Sende til hjemstedsadresse Vedlegg 1.1 Super Dekan/ studieleder Servicesenteret Hele året Skrive ut og sende duplikat Juni/ juli, etter at studie-håndboka er vedtatt i avd.styret Opprette undervisnings- og eksamensforekomster i FS. / FS Super Registrere, trekkfrist og sensurfrist i FS. Legge inn og oppdatere utdanningsplaner i FS Begynnelse av juli Oppmeldingsfrist ny/utsatt (1.juli) eksamen august Midten av august Offisiell studiestart for høstsemesteret September Skrive ut og sende vitnemål etter ny/utsatt eksamen 15. september Oppmeldingsfrist eksamen ordinær høst. /FS Super Studentene kjører kontroll på at kull er meldt opp StudWeb. Bekreftelse av utdanningsplanen via StudWeb (Studentene har selv ansvar for å sjekke at de er riktig oppmeldt). 15. september Søknadsfrist særordning til eksamen for høstsemesteret. 15. september og fremover Kontrollere tregangsregelen. Studentene Ulike oppmeldingsfrister for videreutdanningene For videreutdanninger frist for å søke om ekstern eksamen. Kontrollere at alle emner og er i en eksamensperiode er lagt inn med dato i FS. 8

9 September/ oktober Tildeling av kandidatnummer til alle kandidater. Behandle søknader i ephorte om tilrettelagt eksamen (søknadsfrist 15. februar). Registrere tilrettelegging i FS. Eget skjema for studenter med dokumentert behov Dokumentasjon (ikke eldre enn 2 år) kan ettersendes September September/ oktober (etter eksamensmeldinger er registrert for høstsemesteret) Behandle søknader for privatister. Registrere privatister i FS. Sjekke at vi har bestilt nødvendig romkapasitet. Evt bestille og reservere rom i Trondheim Spektrum (via Eksamensprosjektet) Bestille rom for eksamen i vårsemesteret. Fordele eksamener og kandidater på rom i FS. Privatister søker på eget skjema Rombestilling for muntlig og klinikk-eksamen. FS super Sette opp oversikt over tid/sted for muntlig og klinikk eksamen, gjøre den kjent for kandidatene (ansvaret for at det blir gjort, faglærere må komme med innspill/ samarbeide) Dialog viktig! Sjekke hvordan dette kan registreres i FS, ALT gjør det i dag. September/ oktober September/ oktober Delta i felles eksamensprosjekt i den store eksamensperioden: -brev til Trondheim Spektrum om plassbehov; -melde inn eksamenspapirbehov; -brev til eksamensvakter med forespørsel om de er tilgjengelige; -registrere vakttilgjengelighet i FS; -tildele vaktoppdrag; -etterarbeid- ta mot avbud fra vakter, supplere med nye vakter, varsle alle som det gjelder. Varsle Drift og renhold om rom som benyttes under eksamen. Formidle spesialbehov ved eksamen (spesialstoler, innvilget bruk av PC, etc) Eksamensvaktprosjektet 9

10 September/ oktober til Drift og IT. Behandle søknader om avvikende eksamensform (f.eks. opplest oppgavetekst, ekstern eksamen, muntlig etterprøving osv.) Vedtaksbrevet signeres av studieleder og eksamenskontor. Programmet, i samarbeid med (som har ansvar for gjennomføring) September/ oktober Oktober/ november (ca. tre uker før eksamensperiodens start) Bestiller vakter til eksamensdager utenom felles eksamensprosjektet (telefon, brev, registrering i FS) Sende ut oversikt til faglærere med frist for levering av eksamensoppgaver dersom annen frist ikke er fastsatt. Oppgaven leveres både på bokmål og nynorsk senest 3 uker før. Bestiller nødvendige vakter for muntlig eksamen Klagesensorer Innen tre uker før November Senest 2 uker før Senest 2 uker før Oversikt over sensorer kan/bør leveres sammen med oppgaven. Registrere manglende obligatoriske aktiviteter i FS og sende brev (via ephorte) med advarsel til studenter som ikke har et tilstrekkelig antall godkjente øvinger. Oppdatere resultatstatus for studenter med manglende aktiviteter. Registrere og oppdatere opplysninger om sensorer i FS (inkl adresse oppgavene skal sendes til) Registrere sensorkommisjoner i FS. Kontroll av kandidatlister/utsending av eksamensinformasjon på videreutdanningene Brevet må være datert senest tre uker før. Klagesensorer Klagesensorer Programmets ansvar, SKB sender brev. eksamenskontoret / Studiekonsulent SKB kan skrive ut lister fra FS med frist for retur slik at evt brev kan sendes ut. Studenter som ikke deltar på gruppearbeid eller har for stort fravær på obl. undervisning kan få arbeidskrav Avtaler (også lønnsavtaler) Programmet Tolket som at dette 10

11 1 uke før med sensorer Legge inn de som har oppfylt kravet om obligatoriske aktiviteter etter at advarsel er sendt ut. Etter dette oppdateres oppmøtelistene til eksamen i FS. Program og felles ansvar går inn under SPO lønnsarbeid 1-2 uker før mht. frister 1-2 dag før Mottak, kopiering og pakking av eksamensoppgaver, kvitteringslister og vaktlister til eksamen på campus og ved eksterne eksamenssteder. Sendes ut til eksterne eksamenssteder. Klargjør eksamenspapir og eksamensrom. Eksamensprosjektet i hoved eksamensperiode Kandidatlister og vaktlister må være klare. På eksamensdagen for skriftlig skole eksamen Rydde og gjøre klar eksamensrom Gjennomføring av eksamen: Eksamensoppgaver med kandidatlister og vaktliste utleveres til hovedvakter senest 30 min før eksamensstart. Kontakt med vakter, forefallende som oppstår under eksamensavviklingen. må ha telefonnummer til faglærer/ fagansvarlig. All kontakt mellom studentene og faglærer på eksamensdagen går via, ikke via vaktene Drift Etter endt eksamen leverer hovedvakten kvitteringsliste, vaktliste og eksamensbesvarelser til eksamensansvarlig/ eksamenskontoret. Registrer Ikke møtt til Sørge for vann og pappkopper på muntlig Foreslår dette som et standardtilbud fra SKB. Ikke noe ekstra, blir rettferdig og sikrer likebehandling av alle studenter i eksamens-situasjonen 11

12 På eksamens-dag for hjemmeeksamen med utlevering/ innlevering Innen 1 dag for campus studenter og innen 1 uke etter for eksterne eksamener Innen 15 virkedager etter eksamen for kandidater som ikke har møtt opp, og timeantall på eksamensvakter i FS. Leverer oppgave mot signering med evt vedlegg, svarer på evt spørsmål om innlevering. Mottak av innleverte oppgaver, i Servicesenter og pr. post Fordele oppgavene til eksamenskommisjoner. Når alle besvarelsene er mottatt og oppmøte registrert i FS skal besvarelsene distribueres til faglærere og sensorer, med tilhørende følgebrev og sensurlister. Registrere sensur, med og uten deleksamener, overføre til protokoll offentliggjøres på StudentWeb. Sjekk utsatt innleveringsfrist og antall postlagte oppgaver Følgebrev, oppgavetekst, sensorveiledning, vurderingsprotokoll og begrunnelsesskjema Vanligvis utlevering pr. It s Learning Etter endt eksamensperiode Innen fire uker etter Brev med begrunnelse for Ikke bestått eksamen sendes kandidaten. Arkiveres i EPhorte. Avlønne eksamensvakter (gjøres sentralt) Begrunnelse for sensur. Leveres elektronisk via StudentWeb til ephorte. Saksbehandling av klagesaker i ephorte/ FS. Klage på formelle feil (ansvarlig avhenger av årsaken til klagen) Oversendelsesbrevet arkiveres i ephorte, selve begrunnelsen arkiveres på kan starte saksbehandlingen og formidle klagen til klagesensur. Klage på formelle feil for muntlig, praktisk og klinikkeksamen (formelle feil som oppdages under eksamen: Avtale gjøres med studenten). HA / Studiekoordinator/ studieleder Saksbehandling av klage sårbart når studiekonsulentene har ferie. Som regel er det folk på 12

13 Etter klage er sensurert Registrere evt endret karakter i FS. Saksbehandling av ferdige klagesaker i ephorte/ FS. FS Super Vedlegg