MØTEREFERAT/-PROTOKOLL

Transkript

1 Universitetsbiblioteket Arkivref: 2014/803 MFO000 Dato: MØTEREFERAT/-PROTOKOLL Utvalg/møte i: Bibliotekstyret Møteleder/referent: Eirik Mikkelsen/Marianne Foss Møtedato: Til stede: Bibliotekstyret: Forfall: Innkalling og dagsorden Innkallinga ble godkjent. Orienteringssaken (BS 10/14) ble behandlet som første sak. BS 9/14 Referatsaker (arkivreferanse 2014/803-6) 1. Referat fra bibliotekstyrets møte Regnskapsrapport 3. tertial Høringsuttalelse Strategi 2020 UiT Norges arktiske universitet 4. Suppleringsvalg av studentrepresentanter til bibliotekstyret Administrativ leder redegjorde for sammenhengen mellom denne regnskapsrapporten og årsregnskapet som bibliotekstyret behandlet i forrige møte (BS 7/14). Bibliotekstyret tok referatsakene til orientering. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 BS 10/14 Orienteringssaker (arkivreferanse 2014/803-7) 1. Orientering om RESULTs virksomhet RESULTs leder, Gunnar Grepperud, orienterte. Stikkord: RESULT får ny styreleder fra Etter- og videreutdanning ikke blant RESULTs oppgaver Pådriverrolle innen fleksibilisering av undervisning og undervisningskvalitet Kontaktpersoner etablert for hvert fakultet Bibliotekstyret tok redegjørelsen til orientering. BS 11/14 Virksomhetsplan 2014 (arkivreferanse 2014/1409-1) Bibliotekstyret vedtar framlagte forslag til virksomhetsplan for Universitetsbiblioteket for 2014, med de endringer som framkom i møtet. Innspill fra bibliotekstyret: Bibliotekstyret bemerket at UBs rekrutteringsstillinger var falt ut av bemanningsplanen og at bemanningsplanen ikke er tilpasset UBs stillingsstruktur. Bibliotekstyret hadde følgende innspill til tiltak som bør med i årsplanen: - Mål 1 Utdanning: o Tiltak rettet mot ansatte bør også utvikles - Mål 2 Forskning og utvikling: o Forskningsprosjektene ønskes konkretisert - Mål 3 Innovasjon, formidling og profilering: o Tiltak for eksterne brukere ønskes konkretisert - Mål 4 Organisasjon, forvaltning og infrastruktur: o Tiltak for oppfølging av fusjonene - konretisering Utvikle samarbeidsprosjekter Arbeidsmiljøtiltak Det var for øvrig noen mindre kommentarer. Bibliotekdirektøren følger opp innspillene. Rekrutteringsstillingene tas inn i bemanningsplanen. En mer tilpasset form på bemanningsplanen vurderes utarbeidet til neste års virksomhetsplan. Det vil bli skrevet begrunnelser og beskrivelser for de satsingsforslagene som mangler dette. BS 12/14 Handlingsplan for å begrense bruken av midlertidig tilsetting (arkivreferanse 2010/ ) Bibliotekstyret tar bibliotekdirektørens redegjørelse med hensyn til status for bruk av midlertidige stillinger ved Universitetsbiblioteket til orientering. Bibliotekstyret gir sin tilslutning til at UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 følgende tiltak iverksettes for å begrense bruken av midlertidige tilsettingsforhold, så langt dette er mulig: Redusere tid fra ledighet oppstår til nytilsatt er på plass o Starte rekrutteringsprosesser tidligere, for å redusere behov for vikar i påvente av fast tilsetting o Følge opp Universitetets tiltaksplan for effektivisering av tilsettingsprosesser Langsiktig planlegging i forhold til framtidige avganger Permisjonssøknader som ikke må innvilges med hjemmel i lov og retningslinjer, men som er basert på arbeidsgivers styringsrett, skal vurderes spesielt med tanke på mulighet for rekruttering og bruk av midlertidig tilsetting Kontinuerlig oppfølging av alle midlertidige tilsettingsforhold. Dette innebærer rapportering fra avdelingsleder til bibliotekdirektøren, på alle midlertidige tilsettinger, to ganger per år. Universitetsbiblioteket har, på grunn av den pågående omorganiseringsprosessen (PROG), stilt utlysning av en noen ledige stillinger i bero. Bibliotekdirektøren ønsker en rask prosess, når lederstillingene er besatt, for å få kartlagt kompetansebehovet i organisasjonen og få bemannet ledige stillinger så raskt som mulig. Støttestillinger og administrative stillinger lyses ut med generelle krav til kompetanse for stillinger i samme stillingskategori. Unntak kan kun iverksettes når det er behov for tjenestemenn for prosjekt av kort varighet, og der man må stille særlige krav til kompetanse BS 13/14 Tilsetting leder for bibliografiske tjenester godkjenning av utlysningstekst (arkivreferanse 2014/1369-1) Brev fra universitetsdirektøren (arkivreferanse 2013/ ) om godkjenning av ny bemanningsplan ble utdelt på møtet. stillingen som leder for de bibliografiske tjenestene ved Universitetsbiblioteket. Alternativt forslag (fra Andreassen og Frantsvåg): Andreassen og Frantsvåg framsatte alternativt forslag til formelt kvalifikasjonskrav: - utdanning på minimum masternivå, eventuelt bachelor kombinert med lang og relevant erfaring Forslaget falt mot to stemmer. Endelig vedtak (mot to stemmer): stillingen som leder for de bibliografiske tjenestene ved Universitetsbiblioteket, med de endringer som framkom i møtet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 BS 14/14 Tilsetting av leder for brukerrettede tjenester godkjenning av utlysningstekst (arkivreferanse 2014/1389-1) stillingen som leder for de brukerrettede tjenestene ved Universitetsbiblioteket. Enstemmig vedtak: stillingen som leder for de brukerrettede tjenestene ved Universitetsbiblioteket, med de endringer som framkom i møtet. BS 15/14 Tilsetting av nestleder for brukerrettede tjenester godkjenning av utlysningstekst (arkivreferanse 2014/1392-1) stillingen som nestleder for de brukerrettede tjenestene ved Universitetsbiblioteket. Enstemmig vedtak: stillingen som nestleder for de brukerrettede tjenestene ved Universitetsbiblioteket, med de endringer som framkom i møtet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 BS 16/14 Direkte tilsetting/kalling Professor II (arkivreferanse 2014/1493-1) Bibliotekstyret, som innstillingsmyndighet, innstiller for direkte tilsetting av Vidar Gynnild som professor II i 20 % stilling ved RESULT. Tilsettingen gjelder for 2 år fra BS 17/14 Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Helge Salvesen bibliotekdirektør helge.salvesen@uit.no Marianne Foss administrativ leder marianne.foss@uit.no Vedlegg: Reviderte utlysningstekster, jf BS 13/14, BS 14/14 og BS 15/14 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5