MØTEREFERAT/-PROTOKOLL

Transkript

1 Universitetsbiblioteket Arkivref: 2013/1372 MFO000 Dato: MØTEREFERAT/-PROTOKOLL Utvalg/møte i: Bibliotekstyret Møteleder/referent: Eirik Mikkelsen/Marianne Foss Møtedato: Til stede: Bibliotekstyret: Eirik Mikkelsen, NORUT, leder Hans-Kristian Hernes, HSL-fak Lena Aarekol, TMU Monica Alterskjær Sundset, BFE Helene Nordgård Andreassen, UB Jan Erik Frantsvåg, UB Administrasjonen UB: Helge Salvesen, bibliotekdirektør Marianne Foss, administrativ leder Forfall: Tove Marienborg, Nordnorsk vitensenter, nestleder Oliver Mizero, student August Hansen, student Merknadsfrist referat: Endelig referat: Referatet sendes til alle i styret når det er godkjent. Innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden ble godkjent. BS 61/13 Referatsaker (arkivreferanse 2013/ ) 1. Referat fra bibliotekstyremøtet Referat fra bibliotekstyremøtet (merknadsfrist ) 3. Referat fra møte i RESULTs styre BS 56/13 (behandlet på sirkulasjon) 5. BS 60/13 (behandlet på sirkulasjon) 6. Referat fra styringsdialogmøte med UiTs ledelse Bibliotekstyret tok referatsakene til orientering. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no

2 BS 62/13 Orienteringssaker (arkivreferanse 2013/ ) 1. Ny avtale om bibliotektjenester med Universitetssykehuset Nord-Norge (muntlig orientering) 2. Universitetsbibliotekets aktiviteter i samband med Forskningsdagene 2013 (muntlig orientering) 3. Status PROG muntlig orientering 4. Strategiplanarbeidet (muntlig orientering) Redegjørelser ble gitt av bibliotekdirektøren. Under pkt 3 informerte bibliotekdirektøren om at ny organisering ikke vil komme på plass fra , slik planen har vært, men at det nok vil nærme seg påske før alt er på plass. Bibliotekstyret tok redegjørelsene til orientering. BS 63/13 Regnskap Universitetsbiblioteket (UB) per (arkivreferanse 2012/2128-7) Innstilling til vedtak: Bibliotekstyret tar regnskapet og bibliotekdirektørens redegjørelse vedrørende økonomisk status per til orientering. Enstemmig vedtatt BS 64/13 Lønns- og driftsbudsjett 2014 Universitetsbiblioteket (UB) (arkivreferanse 2013/1494-3) Innstilling til vedtak: Bibliotekstyret vedtar et lønns- og driftsbudsjett for 2014 for Universitetsbiblioteket (UB), med en ramme på tusen kroner (eksklusiv internhusleie). Herav utgjør budsjettet til Ressurssenter for undervisning, læring og teknologi (RESULT) tusen kroner (eksklusiv internhusleie). Se oversikt i tabell 1. Tabell 2 viser detaljer for UBs budsjett uten RESULT, mens tabell 3 viser detaljer for RESULTs budsjett. Underskudd pga basiskutt, trådløst datanett og utskifting av IT-utstyr, til sammen tusen kroner, dekkes av UBs driftsavsetninger. Det samme gjelder 1/3 pliktavleveringsstilling, iht til tidligere vedtak. Budsjettet er vedtatt med forbehold om universitetsstyrets endelige vedtak. 1 Bibliotekdirektøren gis fullmakt til å foreta justeringer som måtte følge av universitetsstyrets vedtak, samt detaljfordeling og mindre omdisponeringer/justeringer. Tabell 1 Lønns- og driftsbudsjett hele UB 2014 Inntekter UB ekskl RESULT og internhusleie (tabell 2) Inntekter RESULT ekskl internhusleie (tabell 3) Sum driftsinntekter ekskl internhusleie Bevilgning husleie Saken skulle behandles i styremøtet , men realitetsbehandling ble utsatt til UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 2

3 Sum driftsinntekter inkl internhusleie Driftsavsetninger pr (prognose pr ) Disponible midler Utgifter UB ekskl RESULT og internhusleie (tabell 2) Utgifter RESULT ekskl internhusleie (tabell 3) Sum driftsutgifter ekskl internhusleie Internhusleie Sum driftsutgifter inkl internhusleie driftsutgifter = Aktiverte driftsavsetninger 1728 Avsetninger pr (prognose) Tabell 2 UBs Lønn- og driftsbudsjett ekskl RESULT Basisbevilgning (note 1/2013 og note 2/2014) Elektronisk publisering (EUREKA=Septentrio) Nordområdedatabasen (High North Research Documents) Basiskorreksjoner HiF Andre inntekter Sum driftsinntekter ekskl internhusleie Bevilgning husleie Sum driftsinntekter inkl internhusleie Driftsavsetninger pr Disponible midler Lønns- og driftskostnader Elektronisk publisering (Septentrio) Nordområdedatabasen (High North Research Documents) Prosjekter (ref UD og Uarctic) Særskilte IT-investeringer Sum driftsutgifter ekskl internhusleie Internhusleie Sum driftsutgifter driftsutgifter = Aktiverte driftsavsetninger Lønn pliktavleveringsstilling (note3) Prosjekter Utskifting IT-utstyr Trådløst datanett Modulbygg på campus Herav er tusen kroner øremerket spesielle tiltak 3 Herav er tusen kroner øremerket spesielle tiltak 4 Herav er øremerket spesielle tiltak UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 3

4 Sum avsetninger/disponert Avsetninger pr (prognose) Noter: 1. Basisbevilgning 2013: minus andel IT/AV utstyr i fellesrom (532 ) = Basisbevilgning 2014: minus rammekutt (458 ) og andel trådløst nett (190 ) = Lønn pliktavlevering: 2/3 åv i 2013 og 1/3 åv i 2014 Tabell 3 RESULT Lønns- og driftsbudsjett 2014 Generell basisbevilgning (inkl rammekutt 170') Faglig leder RESULT 877 Fagstillling i universitetspedagogikk 750 Rekrutteringsstillinger 3004 Samlet basisbevilgning Dekningsbidrag 50 Interne tilskudd (flexmidler, SAK-midler) 475 Andre inntekter (utleie av ansatte, øvrige prosjekter) 1586 Sum driftsinntekter ekskl internhusleie Bevilgning husleie 1619 Sum driftsinntekter inkl internhusleie Avsetninger pr (prognose pr ) Disponible midler Lønnskostnader Driftskostnader 2700 Sum driftsutgifter ekskl internhusleie Internhusleie 1619 Sum driftsutgifter inkl internhusleie driftsutgifter = 2 Sum avsetninger/disponert -2 Avsetninger pr (prognose) Bibliotekstyret gikk inn for å øke budsjettet med inntil 500 tusen kroner til tiltak som kan støtte opp om omorganiseringsprosessene på UB (RESULT, HiF, PROG). Videre ønsket bibliotekstyret presisert at budsjettet skal tas opp til ny behandling dersom universitetsstyrets vedtak viser seg å medføre større endringer for UB. Bibliotekdirektøren har etter møtet oppdaget en uoverensstemmelse mellom tekst og tabell i forslaget til vedtak. Korrekt sum i forslaget til samlet budsjett skal være tusen kroner (som i tabellen). Med bibliotekstyrets vedtak om økning blir samlet budsjett tusen kroner. 5 Herav er øremerket spesielle tiltak 6 Herav er 818 tusen kroner øremerket universitetspedagogikk UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 4

5 Endelig vedtak: Bibliotekstyret vedtar et lønns- og driftsbudsjett for 2014 for Universitetsbiblioteket (UB), med en ramme på tusen kroner (eksklusiv internhusleie). Herav utgjør budsjettet til Ressurssenter for undervisning, læring og teknologi (RESULT) tusen kroner (eksklusiv internhusleie). Se oversikt i tabell 1. Tabell 2 viser detaljer for UBs budsjett uten RESULT, mens tabell 3 viser detaljer for RESULTs budsjett. Underskudd pga basiskutt, trådløst datanett og utskifting av IT-utstyr, til sammen tusen kroner, dekkes av UBs driftsavsetninger. Det samme gjelder 1/3 pliktavleveringsstilling, iht til tidligere vedtak. I tillegg har bibliotekstyret vedtatt å benytte inntil 500 tusen kroner til tiltak som kan støtte opp om omorganiseringsprosessene på UB (RESULT, HiF og PROG). Budsjettet er vedtatt med forbehold om universitetsstyrets endelige vedtak. 7 Dersom universitetsstyrets vedtak medfører større endringer, ber bibliotekstyret om å få budsjettet tilbake for ny behandling. Bibliotekdirektøren gis fullmakt til å foreta mindre justeringer som måtte følge av universitetsstyrets vedtak, samt detaljfordeling og mindre omdisponeringer/justeringer. Tabell 1 Lønns- og driftsbudsjett hele UB 2014 Inntekter UB ekskl RESULT og internhusleie (tabell 2) Inntekter RESULT ekskl internhusleie (tabell 3) Sum driftsinntekter ekskl internhusleie Bevilgning husleie Sum driftsinntekter inkl internhusleie Driftsavsetninger pr (prognose pr ) Disponible midler Utgifter UB ekskl RESULT og internhusleie (tabell 2) Utgifter RESULT ekskl internhusleie (tabell 3) Sum driftsutgifter ekskl internhusleie Internhusleie Sum driftsutgifter inkl internhusleie driftsutgifter = Aktiverte driftsavsetninger 2228 Avsetninger pr (prognose) Tabell 2 UBs Lønn- og driftsbudsjett ekskl RESULT Basisbevilgning (note 1/2013 og note 2/2014) Elektronisk publisering (EUREKA=Septentrio) Nordområdedatabasen (High North Research Documents) Basiskorreksjoner HiF Andre inntekter Saken skulle behandles i styremøtet , men realitetsbehandling ble utsatt til Herav er tusen kroner øremerket spesielle tiltak 9 Herav er tusen kroner øremerket spesielle tiltak UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 5

6 Sum driftsinntekter ekskl internhusleie Bevilgning husleie Sum driftsinntekter inkl internhusleie Driftsavsetninger pr Disponible midler Lønns- og driftskostnader Elektronisk publisering (Septentrio) Nordområdedatabasen (High North Research Documents) Prosjekter (ref UD og Uarctic) Særskilte IT-investeringer Tiltak knyttet til omorganiseringsprosessene Sum driftsutgifter ekskl internhusleie Internhusleie Sum driftsutgifter driftsutgifter = Aktiverte driftsavsetninger Lønn pliktavleveringsstilling (note3) Prosjekter Utskifting IT-utstyr Trådløst datanett Modulbygg på campus Tiltak knyttet til omorganiseringsprosessene Sum avsetninger/disponert Avsetninger pr (prognose) Noter: 1. Basisbevilgning 2013: minus andel IT/AV utstyr i fellesrom (532 ) = Basisbevilgning 2014: minus rammekutt (458 ) og andel trådløst nett (190 ) = Lønn pliktavlevering: 2/3 åv i 2013 og 1/3 åv i 2014 Tabell 3 RESULT Lønns- og driftsbudsjett 2014 Generell basisbevilgning (inkl rammekutt 170') Faglig leder RESULT 877 Fagstillling i universitetspedagogikk 750 Rekrutteringsstillinger 3004 Samlet basisbevilgning Dekningsbidrag 50 Interne tilskudd (flexmidler, SAK-midler) 475 Andre inntekter (utleie av ansatte, øvrige prosjekter) 1586 Sum driftsinntekter ekskl internhusleie Herav er øremerket spesielle tiltak 11 Herav er øremerket spesielle tiltak UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 6

7 Bevilgning husleie 1619 Sum driftsinntekter inkl internhusleie Avsetninger pr (prognose pr ) Disponible midler Lønnskostnader Driftskostnader 2700 Sum driftsutgifter ekskl internhusleie Internhusleie 1619 Sum driftsutgifter inkl internhusleie driftsutgifter = 2 Sum avsetninger/disponert -2 Avsetninger pr (prognose) BS Litteraturbudsjett 2014 Universitetsbiblioteket (UB) Innstilling til vedtak: Bibliotekstyret vedtar et litteraturbudsjett for 2014 på totalt tusen kroner, som vist i tabell 1 nedenfor. Midlene er fordelt i samsvar med gjeldende fordelingsnøkkel. Underskudd på 190 tusen kroner dekkes av litteraturavsetningene. Resultat litteratur 2013 overføres til avsetninger. Budsjettet er vedtatt med forbehold om universitetsstyrets endelige vedtak. 13 Bibliotekdirektøren gis fullmakt til å foreta justeringer som måtte følge av universitetsstyrets vedtak, samt detaljfordeling og mindre omdisponeringer/justeringer. Tabell 1 Litteraturbudsjett Inntekter 1000 kr 1000 kr Litteraturbevilgning Nye fag / studier Litteraturbevilgning - fusjon Reduksjon pga trådløst nett Sum disponible midler til innkjøp av litteratur Avsetninger pr Sum disponible midler inkl. avsetninger Utgifter Spesielle formål Litteraturmidler fordelt iht. fordelingsnøkkel: Humaniora 18,3 % Samfunnsvitenskap 20,2 % Matematikk og naturvitenskap 21,9 % Teknologi 7,3 % Medisinske fag ekskl. UNN-midler 28,9 % Herav er 818 tusen kroner øremerket universitetspedagogikk 13 Saken skulle behandles i universitetsstyrets møte , men realitetsbehandling ble utsatt til UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 7

8 Landbruks- og fiskerifag 3,4 % Sum utgifter rene litteraturformål 100,0 % Sum utgifter litteratur inkl. spesielle formål Inntekter utgifter Andre tiltak (øremerkede midler) UNN-avtalen - tilskudd til litteratur klinisk medisin 1560 Ikke avklart Open Access publ.fond (inkl tilleggsbev. 2013) Store norske leksikon Bibliotekstyret uttrykte bekymring for om midlene knyttet til fusjonen med HiF vil dekke de faktiske ekstrakostnadene som vil påløpe litteraturavtalene i den forbindelse, og ønsket at dette skulle komme fram i vedtaket. Styret ba om at det utarbeides en rapport om utviklingen av litteraturbudsjettets kjøpekraft, hvor man søker å vise virkningen av ulike faktorer som forholdet mellom utenlandsk og norsk prisstigning på litteratur, valutakurser og fusjonen. Enstemmig vedtak: Bibliotekstyret vedtar et litteraturbudsjett for 2014 på totalt tusen kroner, som vist i tabell 1 nedenfor. Midlene er fordelt i samsvar med gjeldende fordelingsnøkkel. Underskudd på 190 tusen kroner dekkes av litteraturavsetningene. Resultat litteratur 2013 overføres til avsetninger. Bibliotekstyret uttrykker bekymring for om midlene knyttet til fusjonen med HiF vil dekke de faktiske ekstrakostnadene som vil påløpe litteraturavtalene i den forbindelse. Bibliotekdirektøren bes utarbeide en rapport til styret om utviklingen av litteraturbudsjettet. Budsjettet er vedtatt med forbehold om universitetsstyrets endelige vedtak. 14 Dersom universitetsstyrets vedtak medfører større endringer, ber bibliotekstyret om å få budsjettet tilbake for ny behandling. Bibliotekdirektøren gis fullmakt til å foreta mindre justeringer som måtte følge av universitetsstyrets vedtak, samt detaljfordeling og mindre omdisponeringer/justeringer. Tabell 1 Litteraturbudsjett Inntekter 1000 kr 1000 kr Litteraturbevilgning Nye fag / studier Litteraturbevilgning - fusjon Reduksjon pga trådløst nett Sum disponible midler til innkjøp av litteratur Avsetninger pr Sum disponible midler inkl. avsetninger Utgifter Spesielle formål Litteraturmidler fordelt iht. fordelingsnøkkel: Humaniora 18,3 % Samfunnsvitenskap 20,2 % Matematikk og naturvitenskap 21,9 % Teknologi 7,3 % Medisinske fag ekskl. UNN-midler 28,9 % Saken skulle behandles i universitetsstyrets møte , men realitetsbehandling ble utsatt til UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 8

9 Landbruks- og fiskerifag 3,4 % Sum utgifter rene litteraturformål 100,0 % Sum utgifter litteratur inkl. spesielle formål Inntekter utgifter Andre tiltak (øremerkede midler) UNN-avtalen - tilskudd til litteratur klinisk medisin 1560 Ikke avklart Open Access publ.fond (inkl tilleggsbev. 2013) Store norske leksikon BS Møteplan våren 2014 Forslag til møtedatoer ble fremmet i møtet. Enstemmig vedtak: Møteplan for bibliotekstyret våren 2014: Fredag kl 9-12 Onsdag kl 9-12 Tirsdag kl 9-12 Onsdag kl 9-12 BS Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Helge Salvesen bibliotekdirektør Marianne Foss administrativ leder UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / / postmottak@uit.no / uit.no 9